Las redes sociales en la organización de eventos

Transcripción

1 Resumen Los avances tecnológicos que se vienen sucediendo en el día a día, han transformado cuestiones importantes vinculadas a la comunicación. Internet, ha generado que la relación entre los individuos cambie, y más aún que la relación entre las empresas y los clientes deje de ser unidireccional para pasar a ser bidireccional (el usuario pasa a ser un receptor y a través del efecto feedback, de respuesta, se convierte en el emisor de información que es utilizada por la compañía y que sirve para su posicionamiento). Minuto a minuto, aparecen nuevas herramientas y plataformas que permiten el intercambio de contenidos, la creación y la difusión. Es muy difícil que una empresa no tenga presencia en las redes sociales. Uno de los ámbitos que más está utilizando esta posibilidad y muchas de las plataformas (como Facebook), es el área de organización de eventos, que no sólo utiliza las redes sociales a la hora de difundir y promocionar, sino que lo hace durante todo el proceso: en la planificación, en la puesta en marcha y posteriormente en la evaluación. Palabras claves Cliente- empresa- interacción- intercambio- contenido- web 2.0- herramientas-redes sociales- usuario. 2

2 Desarrollo En la actualidad, los avances tecnológicos que se vienen dando desde hace más de dos décadas han modificado y reestructurado la forma en que nos comunicamos en la vida cotidiana. Un aporte importante es el que se produjo con la informatización acelerada en la forma que tienen las personas de relacionarse entre sí, la manera que buscan información y la rapidez con que lo hacen. Esto trae aparejado una transformación en lo que concierne a la relación empresa-consumidor en el mundo de los negocios; un consumidor cada vez más interactivo, presente en la red permanentemente, informado, con necesidad de obtener respuestas inmediatas, en todo momento y en cualquier parte del mundo. Aparecen entonces conceptos como: información, interactuar, difundir, diseño centrado en el usuario, Word Wide Web (creada por Tim Berners-Lee y Robert Cailliau, en los años 90); conceptos que se enmarcan dentro de lo que se puede denominar Web 2,0 y que se refiere a cambios en la forma en la que los usuarios utilizan la web, como plataforma que brinda aplicaciones para crear y compartir. Un sitio Web 2.0 permite a los usuarios interactuar y colaborar entre sí, como creadores de contenido, generado por ellos mismos en una comunidad virtual; a diferencia de sitios web estáticos donde los usuarios se limitan a la observación pasiva de la información elaborada para ellos. Es posible encontrar muchas herramientas que permiten compartir información, entre ellas: 3

3 -Los Blogs: es un espacio web personal en el que su autor escribe textos, noticias, publica imágenes o videos. Aquí los receptores participan en forma activa dejando sus comentarios en los denominados post. -Las Redes sociales: son aquéllas en las que los usuarios publican contenidos, imágenes, interactúan con otras personas, como es el caso de Facebook o Twitter, del lado del contacto con amigos. Del otro lado, podemos encontrar aquéllas redes que son más profesionales y a las que se acude por ejemplo en cuestiones vinculadas al ámbito laboral, y aquí una de las más grandes de contactos es LinkedIn. Las redes sociales se basan en el usuario, es el quien las construye y quien actualiza el contenido constantemente; además son interactivas (chat, juegos, foros). Con ellas, los usuarios pueden segmentarse de acuerdo a características comunes, como por ejemplo la identidad (buscan destacarse en algún ámbito, por ejemplo la red de profesionales LinkedIn), o también de acuerdo a la cuestión relacionada con el fortalecimiento de vínculos (es el caso de Facebook). En el Modulo de Relaciones Publicas I, Cátedra Preci, (2013) se señala que: En Internet las compañías importantes dejan de lado el concepto de sitio web que remite a un espacio estático, para orientarse al desarrollo de canales online webchannels donde se integran escenarios de weblogs corporativos, contenidos heterogéneos, sumados a las bondades de las tecnologías de distribución. (pág. 127). 4

4 Las nuevas tecnologías permiten crear novedosas formas de conexiones interpersonales; el enfoque empresa como medio diseña la agenda temática original y las redes de Conversaciones las distribuyen. Bienvenidas las experiencias de comunicación. (Modulo de Relaciones Publicas I, Cátedra Preci, Pág. 128). De esta manera se produce entonces, en los últimos 20 años, el traspaso de una comunicación estática, pasiva, a una comunicación en la que los usuarios y receptores se convierten en emisores por el simple hecho de interactuar todo el tiempo en la red; reciben, codifican, decodifican, envían. Difundir un evento a través de las redes sociales Las redes sociales, como se mencionó anteriormente, permiten una forma de comunicarse al instante, con gran cantidad de información y entre muchas personas. Pero no sólo eso, poco a poco esta relación se ha ido trasladando a las grandes corporaciones y compañías para promover sus servicios y productos y para poder conocer más a los consumidores; conocer sus opiniones, comunicarse directamente con ellos, y así lograr alto impacto y ventas. Se trata de un ida y vuelta entre compañía y usuario: él busca información de productos y servicios que ofrece la empresa, intercambia opiniones con otros usuarios. Lo más importante es aquél contenido que se crea mediante todas las herramientas (blogs, foros), que pueden contribuir a la imagen de la organización de manera positiva o negativa, y que influye en los comportamientos de los consumidores a la hora de tomar decisiones en la elección y adquisición. 5

5 Las organizaciones necesitan desarrollar conversiones francas, sinceras y representativas de sus valores. Los clientes ya no son oyentes pasivos de los mensajes empresariales. En el nuevo escenario no hay espacio para la arrogancia, pomposidad y antigua prepotencia empresaria. La confianza se logra cuando se desarrollan espacios de comunicación abiertos y libres para conectar a las personas en intereses comunes. ((Modulo de Relaciones Publicas I, Cátedra Preci, Pago. 129). Dentro del ámbito corporativo formar parte de la web 2.0 tiene varias ventajas, vale mencionar algunas: ayudan al intercambio en lo que es la comunicación interna de las empresas (muchas tienen sedes en varios lugares y se comunican a través de una Intranet, por ejemplo, creada para tal fin). Además, estimulan la relación con el cliente, porque al dar a conocer sus noticas, abrir foros, responder mails, intentan conocer las necesidades y expectativas. Existe un feedback, una respuesta. El uso de las redes sociales en la organización de eventos es un acontecimiento cada vez más usual ya que los usuarios no sólo se informan del evento sino que participan, interactúan con los demás, ya sea para compartir una opinión positiva o negativa o para conocer los servicios. De aquí que algunas ventajas tienen que ver con la participación pre, durante y post evento (a través de comentarios por ejemplo) y con el poder seguir el evento, presenciándolo de forma virtual. Hoy en día, organizar un evento puede resultar más dinámico por los grandes avances tecnológicos. 6

6 Un evento puede definirse como una acción de comunicación, como la necesidad de comunicar algo al otro, que puede ser un público o privado. Siempre existe un mensaje a comunicar, que varía de acuerdo al tipo de evento (congreso, exposición, eventos sociales) y que tomando algo prestado del periodismo, debe responder a las 5 W (Who? ( Quién?), What? ( Qué?), Where? ( Dónde?), When? ( Cuándo?), Why? ( Por qué?), How? ( Cómo?). Mensaje al fin, que debe ser transmitido por algún medio. En la etapa de planificación, es necesario que se preste mucha atención a la cuestión de la difusión, porque uno de los objetivos más relevantes tiene que ver con la llegada a nuestro público y la asistencia masiva al evento. Las redes sociales no pueden reemplazar a la organización del evento propiamente dicho, pero ayudan en lo que tiene que ver con su comunicación; con la llegada a los usuarios. Se trata de un agregado a los otros medios de difusión tradicionales (como la publicidad en gráfica, en radio), a un costo reducido para obtener un gran beneficio. Y aquí es donde entran en juego todas esas herramientas que forman parte de la web 2.0, esos canales que particularmente, en el caso de Eventos, pueden ser de gran utilidad: -El sitio web del evento es el lugar al que el usuario entra, se informa acerca del mismo (para posteriormente, quizás recomendarlo a otro usuario). Es por eso que el diseño de la página debe ser completo, atractivo y contener: información del evento, el logo, marca, FAQ (preguntas frecuentes) formas de contacto, hipervínculos a otras páginas donde se esté promocionando el evento, por ejemplo Facebook. 7

7 - El correo electrónico: las invitaciones puerta a puerta, prácticamente son reemplazadas, excepto cuando así lo requiera. Para eventos masivos y abiertos se suele enviar invitaciones por este medio, tomando las direcciones de alguna base de dato. Y puede, por ejemplo, obtenerse rápidamente una respuesta acerca de la asistencia o no del cliente al evento. -Tener un blog ayuda a conocer al usuario, al consumidor, sus opiniones, sus gustos. Dentro de él es importante que esta publicada información del evento, noticias, programas, precios, duración (información que debe estar también en la página web). Este tipo de promoción y difusión forma parte del pre-evento. En el momento del evento propiamente dicho hay que estar conectados: a través de twitter se puede por ejemplo compartir contenido al instante sin importar si la distancia. Ahora sí, ya en la última instancia, en la etapa final del evento, las redes sociales están presentes. En la evaluación, mediante las diferentes herramientas uno puede medir como fue el impacto que generó el evento analizando por ejemplo, la cantidad de visitas y comentarios que los usuarios postearon en la página o el blog. De la misma forma en que se pueden ver estas cosas en las redes como Facebook o Twitter, la empresa organizadora puede subir imágenes o videos (youtube, por ejemplo) como también hacer un newsletter con una síntesis y los momentos más importantes. Con esta información en mano, la compañía puede hacer sus propias conclusiones y reacomodar lo que pudo haber fallado, o fortalecer lo que salió bien y mantener así a su público, para eventos próximos. 8

8 Así como se determinó qué es una web 2.0, actualmente, todas las herramientas arriba detalladas son las que permiten que un evento (tradicional) se convierta en evento 2.0 (es decir que pueda intercambiarse, diseñarse, difundirse en la web, en las redes sociales). Se trata del reemplazo del acceso restringido por el libre, de la audiencia limitada por la audiencia pública, masiva; se trata del mensaje que se convierte en algo viral y que circula por todos lados. Facebook crea tu evento Si bien existen varias plataformas, una de las más conocidas es Facebook que comenzó en la universidad americana de Harvard como un sistema por el cual los estudiantes estaban conectados entre sí e intercambiaban información relativa a los estudios, hasta que finalmente se hizo pública. A la hora de difundir un evento, Facebook nos brinda dos tipos de servicios. Por un lado crear la página de la empresa organizadora del evento, con información abundante (eventos anteriores, servicios que brinda, imágenes, Hipervínculos). La página tiene la ventaja de que siga existiendo aun si el evento ya ha sido realizado, de modo que la gente pueda seguir conectada con otros eventos y puedan convertirse en público potencial. Además los usuarios pueden acceder a la información de la empresa en general (y no solamente al evento propiamente dicho). La otra cara que ofrece Facebook, es la posibilidad de crear un evento (propiamente dicho), con tan sólo hacer un clic, y poder invitar a todos tus amigos (contactos) y a los 9

9 que no están en tu lista (también). En el mismo podes agregar direcciones, imágenes, texto (noticias relacionadas al evento, entrevistas) y podes determinar su carácter, si público o privado. También ofrece la oportunidad de que los usuarios confirmen su asistencia o no al evento y a gran escala, por más que no concurran, el evento puede llegar a usuarios de todo el mundo. Facebook, es un amigo más, un contacto con el cual generás conversaciones, respondés a las publicaciones que se hacen en tu muro. Así mismo, se pueden crear grupos vinculados al evento. Entonces a través de ellos, la organización puede segmentar al público de acuerdo a distintos intereses y grupos, y dirigirse a cada uno con cosas específicas del evento. Son variados los beneficios que brinda, porque además uno puede mantener todo el tiempo el evento ahí, en primera plana. Lo puede publicar en el muro, en la lista de noticias, modificar información cuantas veces sea necesario, así como también nuevamente ver la cantidad de visitas y la opinión de los usuarios con el simple icono del dedo hacia arriba (me gusta). Así como las redes sociales transformaron la relación entre el cliente y la empresa, la plataforma Facebook, también lo hizo: el usuario puede hacerse seguidor de alguna web, en este caso del evento, y estar en el día a día. Este usuario probablemente sea un posible cliente y necesite en algún momento de los servicios de la empresa. Facebook es una de las grandes agendas digitales a la que cualquier empresa o compañía desea utilizar como herramienta para poder posicionarse en el mercado. 10

10 BIBLIOGRAFIA Preci, C. (2013). Modulo Relaciones Públicas I. Web 2.0 Disponible en: 11