INDICE I. INTRODUCCION 1 II. PRESENTACION DE LOS PROCEDIMIENTOS 3. Atención de audiencia 4

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1 INDICE PAGINA I. INTRODUCCION 1 II. PRESENTACION DE LOS PROCEDIMIENTOS 3 Atención de audiencia 4 Acuerdo con titular de dependencia de la Administración Pública Municipal 7 Visitas a colonias de la cabecera municipal y localidades en general 10 Realización de reuniones para evaluar el avance de los Programas de la Administración Pública Municipal 13 Elaboración de la agenda diaria del Presidente Municipal 16 Atención de solicitudes de audiencia del Presidente Municipal 19 Organización de eventos del Presidente Municipal 22 Elaboración del Informe Mensual del Presidente Municipal para el Ayuntamiento 25 Cobertura de los actos del Presidente Municipal y del Ayuntamiento 28 Atención de solicitudes de información de periodistas y medios de comunicación 32

2 Elaboración de Síntesis Informativa 35 Elaboración de Notas Informativas 38 III. BIBLIOGRAFÍA 41 I. INTRODUCCION 2

3 I. INTRODUCCION EL PRESENTE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS TIENE COMO OBJETIVO FUNDAMENTAL SERVIR DE INSTRUMENTO DE APOYO EN EL FUNCIONAMIENTO INSTITUCIONAL, AL COMPENDIAR EN FORMA ORDENADA, SECUENCIAL Y DETALLADA LAS OPERACIONES REALIZADAS POR LA PRESIDENCIA MUNICIPAL. 3

4 COMPRENDE LA DESCRIPCION DE LOS PROCEDIMIENTOS DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA PRESIDENCIA, ASI COMO LAS POLITICAS DE OPERACIÓN O LINEAMIENTOS QUE RIGEN LA REALIZACION DE DICHOS PROCEDIMIENTOS. EL MANUAL ESTARA SUJETO A CAMBIOS EN SU CONTENIDO A FIN DE MANTENERLO ACTUALIZADO, CADA VEZ QUE SE PRESENTEN MODIFICACIONES EN LA EJECUCION DE LOS PROCEDIMIENTOS DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS. ASI PUES, LA PRESIDENCIA MUNICIPAL PONE A DISPOSICION DE SU PERSONAL EL PRESENTE DOCUMENTO, EL CUAL FUE APROBADO POR EL AYUNTAMIENTO EN SESION CELEBRADA EL DIA DE DE 2003, Y HABRA DE CONTRIBUIR, NECESARIAMENTE, AL MEJOR DESEMPEÑO DE LAS FUNCIONES DE DICHO PERSONAL Y, POR TANTO, A MEJORAR SUS NIVELES DE EFICACIA Y EFICIENCIA. 4

5 II. PRESENTACION DE LOS PROCEDIMIENTOS 5

6 ATENCION DE AUDIENCIA 6

7 POLITICAS DE OPERACION PARA LA ATENCION DE AUDIENCIA SOLO SE REALIZA SI ESTA AGENDADO EL SOLICITANTE, PUDIENDO RESOLVERSE INMEDIATAMENTE SOBRE EL PLANTEAMIENTO O DEMANDA 7

8 DEL MISMO SOLO SI SE REQUIERE LA INTERVENCION DEL PRESIDENTE MUNICIPAL, DE LO CONTRARIO, SE TURNARA A LA SECRETARIA PARTICULAR PARA SU TRAÁMITE ANTE LA DEPENDENCIA QUE CORRESPONDA. 8

9 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DEPENDENCIA: Presidencia Municipal UNIDAD ADMINISTRATIVA: Presidencia Municipal NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Atención de audiencia RESPONSAB ACTIVIDAD FORM TANT LE ATO OS Presidencia 1. Recibe a Agend Origi Municipal solicitante de a nal audiencia según agenda. 2. Recoge planteamiento o demanda del solicitante. Si requieren de su intervención 3. Resuelve sobre planteamiento o demanda. Si no requieren su intervención 4. Instruye a Secretario Secretaría Particular para que Memor Origin Particular tramite resolución án al y 9

10 ACUERDO CON TITULAR DE DEPENDENCIA DE LA ADMINISTRACION PUBLICA MUNICIPAL 10

11 POLITICAS DE OPERACION EL ACUERDO CON TITULAR DE DEPENDENCIA DEBE REALIZARSE, CUANTAS VECES SEA NECESARIO, PARA TRATAR ASUNTOS DE SU COMPETENCIA QUE ASI LO REQUIERAN, DEBIENDO PROPORCIONAR EL MISMO LA INFORMACION QUE LE SEA REQUERIDA SOBRE EL AVANCE DE 11

12 LOS ASUNTOS TRATADOS EN ACUERDO CON EL PRESIDENTE MUNICIPAL DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO DEPENDENCIA: Presidencia Municipal UNIDAD ADMINISTRATIVA: Presidencia Municipal NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Acuerdo con titular de dependencia de la Administración Pública Municipal. Responsable Actividad Formato Tantos 12

13 Secretaría Particular 1. Agenda acuerdo de titular Informe Original y de dependencia con copia Presidente Municipal. Presidencia Municipal 2. Recibe en acuerdo a titular de dependencia. 3. Instruye a Secretario Particular para dar seguimiento a asuntos tratados en acuerdo. Secretaría Particular 4. Solicita a titular de Memorán Original y dependencia información de dum copia avance de asuntos tratados en acuerdo y archiva. 5. Informa a Presidente Informe Original y Municipal sobre avance de copia asuntos tratados en acuerdo y archiva. Presidente Municipal 6. Revisa informe e instruye a Secretario Particular para que agende nuevo acuerdo. Fin del procedimiento. 13

14 VISITAS A COLONIAS DE LA CABECERA MUNICIPAL Y A LOCALIDADES EN GENERAL 14

15 POLITICAS DE OPERACION LAS VISITAS A COLONIAS DE LA CABECERA MUNICIPAL Y A LOCALIDADES EN GENERAL DEBEN AGENDARSE PREVIAMENTE, RESOLVIENDOSE EN EL MISMO LUGAR AQUELLOS PLANTEAMIENTOS Y DEMANDAS QUE NO ADMITAN DEMORA, CASO CONTRARIO, SE TURNAN A LA DEPENDENCIA QUE CORRESPONDA PARA SU ATENCION. 15

16 DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO DEPENDENCIA: Presidencia Municipal UNIDAD ADMINISTRATIVA: Presidencia Municipal NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Visitas a colonias de la cabecera municipal y a localidades en general. RESPONSABLE ACTIVIDAD FORMATO TANTOS 16

17 Presidencia Municipal 1. Instruye a Secretario Agenda Original Particular para que agende visita a colonia o localidad. 2. Realiza reuniones con vecinos de colonia o localidad. 3. Recoge planteamientos y demandas de vecinos. si requieren solución inmediata 4. Resuelve sobre planteamiento o demanda. si no requieren solución inmediata 5. Instruye a Secretario Particular para que tramite resolución ante dependencia que corresponde. Secretaría Particular 6. Tramita ante dependencia Memorán Original y que corresponda y archiva. dum copia 7. Informa a Presidente Informe Original y Municipal sobre tramite y copia archiva. 17

18 REALIZACION DE REUNIONES PARA EVALUAR EL AVANCE DE LOS PROGRAMAS DE LA ADMINISTRACION PUBLICA MUNICIPAL 18

19 POLITICAS DE OPERACION LAS REUNIONES PARA EVALUAR EL AVANCE DE LOS PROGRAMAS DE LA ADMINISTRACION PUBLICA MUNICIPAL DEBEN REALIZARSE POR LO MENOS CADA TRES MESES Y, EN CASO DE DETECTARSE DESVIACIONES EN DICHO AVANCE, DICTARSE LAS MEDIDAS NECESARIAS PARA GARANTIZAR EL CUMPLIMIENTO DE LOS PROGRAMAS. 19

20 DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO DEPENDENCIA: Presidencia Municipal UNIDAD ADMINISTRATIVA: Presidencia Municipal NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Realización de reuniones para evaluar el avance de los programas de la Administración Pública Municipal. RESPONSABLE ACTIVIDAD FORMATO TANTOS 20

21 Presidencia Municipal 1. Recibe de la Tesorería Información Copia Municipal información de programáti avance de programas. ca presupuestal. 2. Instruye a Secretario Particular para que convoque a titulares de dependencias a reunión de evaluación. Secretaría Particular 3. Cita a titulares de Memorán Original y dependencias a reunión de dum copia evaluación y archiva. Presidencia Municipal 4. Realiza reunión de evaluación con titulares de dependencias y evalúa. si existen desviaciones en el cumplimiento de los programas 5. Dicta medidas para corregir desviaciones y evalúa en reunión posterior. Fin del procedimiento 21

22 ELABORACION DE LA AGENDA DIARIA DEL PRESIDENTE MUNICIPAL 22

23 POLITICAS DE OPERACION LA ELABORACION DE LA AGENDA DIARIA DEL PRESIDENTE MUNICIPAL ESTÁ SUJETA A LAS SOLICITUDES DE AUDIENCIA QUE REALICEN LOS PARTICULARES Y LAS INVITACIONES PARA EVENTOS QUE SE RECIBAN DE LOS OTROS NIVELES DE GOBIERNO Y DE INSTITUCIONES Y ORGANISMOS DE LOS SECTORES PRIVADO Y SOCIAL. 23

24 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DEPENDENCIA: Presidencia Municipal UNIDAD ADMINISTRATIVA: Secretaría Particular NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaboración de la agenda diaria del Presidente Municipal. RESPONSABLE ACTIVIDAD FORMATO TANTOS 24

25 Secretaría Particular 1. Recibe solicitudes de Solicitud Original audiencia e invitaciones para Invitación Original eventos. 2. Revisa disponibilidad de Agenda Original agenda diaria. Si hay disponibilidad. 3. Programa actividad en la Agenda Original agenda diaria. Si no hay disponibilidad 4. Programa actividad en Agenda Original agenda de la fecha más próxima. Fin del procedimiento. 25

26 ATENCION DE SOLICITUDES DE AUDIENCIA DEL PRESIDENTE MUNICIPAL 26

27 POLITICAS DE OPERACION LA ATENCION DE SOLICITUDES DE AUDIENCIA DEL PRESIDENTE MUNICIPAL ESTA SUJETA A LA DISPONIBILIDAD DE SU AGENDA CUANDO SE REQUIERE DE SU INTERVENCION, DE LO CONTRARIO, SE TURNA A LA DEPENDENCIA QUE CORRESPONDA PARA SU ATENCION. 27

28 DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO DEPENDENCIA: Presidencia Municipal UNIDAD ADMINISTRATIVA: Secretaría Particular NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Atención de solicitudes de audiencia del Presidente Municipal. RESPONSABLE ACTIVIDAD FORMATO TANTOS 28

29 Secretaría Particular 1. Recibe al solicitante de audiencia. 2. Recaba planteamiento o demanda del solicitante. Solicitud Original Si la demanda no requiere la intervención del Presidente Municipal 3. Turna demanda a dependencia correspondiente. Memorándum Original y copia Si la demanda requiere la intervención del Presidente Municipal 4. Agenda audiencia con le Presidente Municipal. Fin del procedimiento. Agenda Original 29

30 ORGANIZACION DE EVENTOS DEL PRESIDENTE MUNICIPAL 30

31 POLITICAS DE OPERACION LA ORGANIZACION DE EVENTOS DEL PRESIDENTE MUNICIPAL TIENE COMO PRINCIPAL DIRECTRIZ QUE ESTOS SE ENCUENTREN PROGRAMADOS EN LA AGENDA DEL PROPIO PRESIDENTE MUNICIPAL PARA PROCEDER A REALIZAR LA LOGISTICA, DIFUSION Y SUPERVISION QUE REQUIEREN LOS MISMOS. 31

32 DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO DEPENDENCIA: Presidencia Municipal UNIDAD ADMINISTRATIVA: Secretario Particular NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Organización de eventos del Presidente Municipal. RESPONSABLE ACTIVIDAD FORMATO TANTOS 32

33 Secretaría Particular 1. Programa evento en agenda del Presidente Municipal. Agenda Original 2. Coordina logística con Dependencias Municipales. 3. Difunde evento en medios de comunicación. 4. Supervisa realización de evento. Fin del procedimiento. 33

34 ELABORACION DEL INFORME MENSUAL DEL PRESIDENTE MUNICIPAL PARA EL AYUNTAMIENTO 34

35 POLITICAS DE OPERACION LA ELABORACION DEL INFORME MENSUAL DEL PRESIDENTE MUNICIPAL PARA EL AYUNTAMIENTO ES UNA OBLIGACION QUE ESTABLECE AL MISMO PRESIDENTE MUNICIPAL LA LEY DE GOBIERNO Y ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL Y DEBE CONTENER LOS ASPECTOS MAS RELEVANTES DE LOS ASUNTOS MUNICIPALES EN EL MES DE QUE SE TRATE. 35

36 DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO DEPENDENCIA: Presidencia Municipal UNIDAD ADMINISTRATIVA: Secretaría Particular NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaboración del Informe Mensual del Presidente Municipal para el Ayuntamiento. RESPONSABLE ACTIVIDAD FORMATO TANTOS 36

37 Secretaría Particular 1. Solicita información a Mermorán Original y Dependencias. dum copia 2. Revisa e integra Informe Original y información recibida. copia 3. Elabora informe. Informe Original 4. Turna informe a Presidente Agenda Original Municipal. 5. Agenda Sesión de Cabildo Informe Copia para rendición del Informe del Presidente Municipal. 6. Archiva copia de Informe. Fin del procedimiento. 37

38 COBERTURA DE LOS ACTOS DEL PRESIDENTE MUNICIPAL Y DEL AYUNTAMIENTO 38

39 POLITICAS DE OPERACION LA COBERTURA DE LOS ACTOS DEL PRESIDENTE MUNICIPAL Y DEL AYUNTAMIENTO SE REALIZA A SOLICITUD DE LA SECRETARIA PARTICULAR Y REQUIERE DEL CONTACTO PERMANENTE CON REPORTEROS DE LA FUENTE, COLUMNISTAS Y DIRECTIVOS DE LOS MEDIOS DE COMUNICACION PARA HACERLES LLEGAR CON OPORTUNIDAD LA INFORMACION EMITIDA 39

40 DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO DEPENDENCIA: Presidente Municipal UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección de Comunicación Social NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cobertura de actos del Presidente Municipal y del Ayuntamiento. RESPONSABLE ACTIVIDAD FORMATO TANTOS 40

41 Dirección de 1. Recibe del Secretario Agenda Original Comunicación Social Particular agenda del Presidente Municipal y del Ayuntamiento. 2. Avisa a medios de Oficio Original y comunicación de realización copia de evento. 3. Asigna equipo de prensa para cubrir evento. Si requiere materiales o recursos 4. Solicita a Oficialía Mayor Requisición Original y mediante requisición. copia Al recibir material. 5. Envía equipo de prensa a cubrir evento. Una vez cubierto el evento. 6. Revisa información del Boletín Original y evento elaborada por el copia equipo de prensa, consistente Fotografía Original y en boletín, fotos y videos. copia Video Original y copia 41

42 DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO DEPENDENCIA: Presidente Municipal UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección de Comunicación Social NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cobertura de actos del Presidente Municipal y del Ayuntamiento. RESPONSABLE ACTIVIDAD FORMATO TANTOS 42

43 7. Envía información del evento a los medios de comunicación. Boletín Fotografía Video Copia Copia Copia 8. Archiva información. Boletín Fotografía Video Original Original Original Fin del procedimiento 43

44 ATENCION DE SOLICITUDES DE INFORMACION DE PERIODISTAS Y MEDIOS DE COMUNICACION 44

45 POLITICAS DE OPERACION LA ATENCION DE SOLICITUDES DE INFORMACION DE PERIODISTAS Y MEDIOS DE COMUNICACION DEBERA REALIZARSE DE TAL FORMA QUE LA INFORMACION SOLICITADA Y ENTREGADA A LOS MEDIOS DE COMUNICACION ESTE DE ACUERDO A LAS NECESIDADES DEL SOLICITANTE, YA SEA VIDEO, FOTOS, AUDIO O DISEÑO GRAFICO. 45

46 DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO DEPENDENCIA: Presidencia Municipal UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección de Comunicación Social NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Atención de solicitudes de información de periodistas y medios de comunicación. RESPONSABLE ACTIVIDAD FORMATO TANTOS 46

47 Dirección de Comunicación Social 1. Recibe verbal o telefónicamente solicitud de información de los medios de comunicación. 2. Busca Información solicitada. Una vez obtenida la información 3. Analiza y prepara información de acuerdo a las necesidades del solicitante. Si requiere de algún material 4. Solicita a Oficialía Mayor el material mediante requisición. Requisición Original y copia 5. Adecua información en el formato requerido, como video, foto, audio y diseño gráfico. 6. Envía información al solicitante. Fin del procedimiento. 47

48 ELABORACION DE SINTESIS INFORMATIVA 48

49 POLITICAS DE OPERACION LA ELABORACION DE SINTESIS INFORMATIVA TIENE COMO PRINCIPAL DIRECTRIZ PROPORCIONAR OPORTUNAMENTE INFORMACION PERIODISTICA AL PRESIDENTE MUNICIPAL A FIN DE MANTENERLO INFORMADO DE LOS ACONTECIMIENTOS OCURRIDOS EN EL MUNICIPIO, EL ESTADO Y EL PAIS. 49

50 DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO DEPENDENCIA: Presidencia Municipal UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección de Comunicación Social NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaboración de Síntesis Informativa RESPONSABLE ACTIVIDAD FORMATO TANTOS 50

51 Dirección de 1. Selecciona información de Periódico 2 originales Comunicación Social periódicos. 2. Transcribe notas Síntesis principales de periódicos. 3. Imprime síntesis Síntesis Original y informativa. copia 4. Envía síntesis a la Síntesis Original Presidencia Municipal. 5. Archiva copia de síntesis. Síntesis Copia Fin del procedimiento. 51

52 ELABORACION DE NOTAS INFORMATIVAS 52

53 POLITICAS DE OPERACION LA ELABORACION DE NOTAS INFORMATIVAS TIENE COMO PRINCIPAL ORIENTACIÓN MANTENER INFORMADA A LA CIUDADANIA, CON APEGO A LA VERDAD Y A LOS HECHOS, SOBRE LAS ACCIONES POLITICAS, SOCIALES Y MATERIALES QUE LLEVAN A CABO EL AYUNTAMIENTO Y LA ADMINISTRACION PUBLICA MUNICIPAL CON EL OBJETO DE PROMOVER EL DESARROLLO DE LA COMUNIDAD. 53

54 DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO DEPENDENCIA: Presidencia Municipal UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección de Comunicación Social NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaboración de notas informativas RESPONSABLE ACTIVIDAD FORMATO TANTOS 54

55 Dirección de Comunicación Social 1. Recopila información. 2. Elabora nota informativa. Nota informa tiva Original 3. Imprime nota informativa. Nota informativa Original y copia 4. Envía nota informativa a medios de comunicación. Nota informativa Copia 5. Archiva nota informativa. Nota informativa Original Fin del procedimiento. 55

56 III. BIBLIOGRAFIA 56

57 III. BIBLIOGRAFIA o LEY DE GOBIERNO Y ADMINISTRACION MUNICIPAL. BOLETIN OFICIAL DEL GOBIERNO DEL ESTADO No.31, 15 DE OCTUBRE DE o REGLAMENTO INTERIOR DEL AYUNTAMIENTO DEL MUNICIPIO DE GUAYMAS. BOLETIN OFICIAL DEL GOBIERNO DEL ESTADO No.6, 18 DE JULIO DE o MANUAL DE ORGANIZACION DE LA PRESIDENCIA MUNICIPAL. AYUNTAMIENTO DE GUAYMAS, MAYO DE

58 o GUIA TECNICA PARA LA ELABORACION DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS. SECRETARIA DE LA CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO, o CUESTIONARIO PARA LA RECOPILACION DE INFORMACION DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA PRESIDENCIA MUNICIPAL. 58

59 H. AYUNTAMIENTO DE GUAYMAS, SONORA. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA PRESIDENCIA MUNICIPAL 59

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