EN EL COLEGIO AMERICANO DE CALI NOS COMUNICAMOS BIEN

Transcripción

1 EN EL COLEGIO AMERICANO DE CALI NOS COMUNICAMOS BIEN Nuestro personal debe conocer qué hace el Colegio, cómo lo hace, cuándo, dónde y por qué, así es más fácil que las labores diarias se realicen con éxito, pues todos hablamos un mismo idioma y perseguimos el mismo objetivo. Es importante tener una excelente inducción para el personal nuevo y re inducción para los trabajadores antiguos. Conocer los planes de mejoramiento En el Colegio existen mecanismos que posibilitan la circulación de información entre áreas, individuos y grupos, pues nuestro objetivo es que todo el personal tenga información suficiente y oportuna para que pueda interactuar acertadamente a nivel interno y externo. Publicaciones periódicas e impresos Circular Comunicados Internos Plegables informativos Plegables publicitarios Volantes Afiches Pendones Boletín Americanista

2 El Colegio Americano de Cali, cuenta con un sistema de carteleras organizado y se ha convertido en un medio atractivo y ágil para la divulgación de actividades y procesos que desarrolla la Institución; adicionalmente se cuenta con carteleras exclusivas para la información que se genera desde los Consejos del Gobierno Escolar. Debemos producir material sonoro y audiovisual El lenguaje sonoro y audiovisual es una herramienta útil para la comunicación interna, y complementa el esfuerzo hecho desde los impresos. Video institucional Video clips de las áreas o programas que lo requieran Nuevas Tecnologías El Colegio Americano de Cali, no puede estar ajeno al uso y aprovechamiento de los nuevos desarrollos de la tecnología, con el objetivo de adecuarlas a sus necesidades y posibilidades Por eso, contamos con una página Web interactiva y seguimos trabajando para mejorar día a día. Boletín Americanista virtual El propósito es crear una versión virtual de nuestro impreso informativo para que sea consultado a través de nuestra página web.

3 E- mail Los mensajes a través del correo electrónico son una herramienta vital para la comunicación con compañeros, jefes, estudiantes y padres de familia. Utiliza el correo institucional, acostúmbrate a revisarlo diariamente. Cuando utilizamos el correo electrónico, el gasto del papel disminuye. Recuerda que debemos cuidar el medio ambiente. Redes Sociales Debemos ser parte del desarrollo global y a las oportunidades que nos dan las nuevas tecnologías. Estar presentes en las principales redes sociales, nos da la ventaja de llegar a un público mayor de forma gratuita, para que conozcan la propuesta educativa que ofrecemos, crear estrategias para lograr el posicionamiento del Colegio, y en especial, contactar egresados con los que sería imposible comunicarse de otra manera, debido a que los datos de contacto ya no son los mismos.

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5 RETROALIMENTACIÓN Todo proceso comunicativo exige que el mismo sea de doble vía, que permita el diálogo y el intercambio, por eso debemos aprovechar las reuniones periódicas como un mecanismo no sólo para transmitir información sino para recoger dudas, inquietudes y propuestas en miras a lograr el mejoramiento continuo. Asiste a las reuniones, lleva el material preparado y ten claro de qué vas a hablar. Reuniones Consejo Académico Reuniones Consejo Directivo Reuniones Consejo Estudiantil Reuniones Consejo de Padres Reuniones Consejo de Coordinaciones Reuniones Grupo Interdisciplinar Reuniones Comité de Calidad Nota: las decisiones tomadas en dichas reuniones que pueden ser de conocimiento público, deben reportarse inmediatamente a la Coordinación de Comunicaciones para proceder a su publicación. Sistema de Sugerencias Existen mecanismos para recibir y dar trámite a las sugerencias que surjan sobre el accionar del Colegio. Buzón virtual en la página web Buzón físico ubicado en diferentes puntos de la Institución ( recepción, Portería, Secretaría Secundaria, Secretaría Preescolar y Primaria)

6 El funcionamiento eficaz y eficiente de los procesos comunicacionales en una organización, no puede depender sólo de los esfuerzos que una dependencia haga o promueva, es necesario que en dicha gestión participen las diversa áreas de la Institución, quienes deben promover el mejoramiento continuo y la calidad de dichos procesos. Es necesario que todos los trabajadores asuman la comunicación como un proceso básico de su vida personal y social. Investigación y evaluación Es necesario que el Colegio conozca cómo lo están percibiendo, qué está sucediendo con los procesos de comunicación, y cuál es el impacto que tienen las actividades propuestas. Por este motivo debe gestionar investigaciones y estudios sobre su realidad. Realización de diagnósticos con los distintos públicos internos acerca del funcionamiento de la comunicación. Sondeo y evaluación sobre el efecto logrado con las estrategias de comunicación.

7 COMUNICACIÓN EXTERNA El público externo del Colegio Americano de Cali, lo conforman los diversos entornos que lo rodean, en términos muy generales podemos decir que los siguientes, son públicos para los cuales se deben diseñar estrategias comunicativas: Gobierno Proveedores Comunidad caleña Empresas privadas Entidades y organismos del sector educativo Medios masivos de comunicación Identidad e Imagen Corporativa Las organizaciones generan diversas percepciones en sus públicos, quienes a partir de ahí se forman un imagen, permitiéndoles tomar posiciones, ya sean neutrales, favorables o desfavorables frente a la Institución. Es por esto que el Colegio debe gestionar los procesos que conduzcan a crear una serie de percepciones en los públicos de tal manera que la imagen que éstos se formen corresponda con la identidad organizacional y esté cercana a la imagen deseada. Aplicación del Manual de Identidad Corporativa Es importante utilizar los colores institucionales cada vez que se crea un diseño o decoración. Entregar el manual de uso de la identidad corporativa a todos los proveedores que lo requieran. Debes estar pendiente que los formatos institucionales tengan el logo sin distorsión, la Coordinación de Calidad, está pendiente de que este ítem se cumpla. Proyección en medios masivos de comunicación Sin duda, uno de los públicos externos a los que se debe apuntar con estrategias claras son los medios de comunicación, ellos con su capacidad de divulgación, cubrimiento y el poder que pueden llegar a tener como legitimadores de opinión, pueden incidir positiva o negativamente sobre nuestra imagen.

8 Por ello es necesario que dispongamos de recursos para mantener con los medios unas relaciones cordiales y respetuosas. Boletines de prensa Visitas a medios Pauta publicitaria Campeones de Robótica en Login - Telepacífico Piezas publicitarias El Colegio debe generar sus propias piezas publicitarias para informar externamente, sobre todo con el criterio de segmentación. Diseño para pauta publicitaria en periódicos, vallas, centros comerciales, Stand en eventos educativos Plegables, volantes y afiches promocionales Expocolegios Feria Artes y Letras

9 Tropezón en UNICENTRO Proyección al entorno El Colegio por su propia dinámica al pertenecer a la Iglesia Presbiteriana Cumberland realiza diversas acciones y programas que muestran el compromiso de la Institución con la comunidad, aportando al mejoramiento de su calidad de vida. Todas estas acciones hay que darlas a conocer y fortalecerlas porque a través de las mismas estamos comunicando. Proyecto social Es necesario crear y afianzar relaciones con empresas que puedan aportar al mejoramiento de la Institución. Envío de impresos promocionales a entidades públicas y privadas Envío de material informativo a líderes comunitarios, culturales, cívicos, etc. Visitas a jardines infantiles. Participación en eventos de ciudad.