MANUAL DE COMUNICACIONES CON EGRESADOS TABLA DE CONTENIDO CICLO DE GESTIÓN INTEGRACIÓN DEL EGRESADO OFICINA DE RELACIÓN CON EGRESADOS

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1 MANUAL DE COMUNICACIONES CON TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN... 1 OBJETIVO... 2 ALCANCE... 2 CRITERIOS Y LINEAMIENTOS... 2 CANALES DE COMUNICACIÓN... 2 SEGMENTACIÓN... 3 CODIFICACIÓN... 4 MONITORIZACIÓN DE IMPACTOS EN MAIL... 4 RELACIONAMIENTO CON EL GRUPO DE INTERES... 5 PROPUESTA DE COMUNICACIONES POR AREAS CON LOS :... 5 INTRODUCCIÓN Los egresados son parte fundamental de la Comunidad Javeriana, definido en la Política de Relacionamiento con Egresados Javeriana Colombia (Cali y Bogotá), las políticas de comunicación institucional, el Faro de Marca, El Manual de Comunicaciones, la Planeación estratégica al 2021, y el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 sobre Habeas Data en Colombia, entre otros documentos institucionales. Toda interacción y comunicación institucional con los egresados debe propender por fortalecer la relación con ellos, enviándoles mensajes que les haga sentir parte de esta comunidad, les agregue valor enalteciendo la identidad javeriana y apoyen de todas las formas posibles su desarrollo profesional. La Universidad debe velar por la existencia de lazos con sus Egresados, para apoyarlos en lo que sea pertinente y contribuir a que su trabajo sea útil a la sociedad, y beneficiarse de sus experiencias. Para los programas y actividades institucionales se utilizará la marca REGRESA Colombia, donde utilizaremos comunicación de común acuerdo con la Sede Central, como videos de Regresa, actividades de encuentros y capítulos nacionales e internacionales, material gráfico promocional. Con estos preceptos se presenta el Manual de Comunicaciones con Egresados que establece el protocolo para comunicarse con ellos.

2 OBJETIVO Mejorar la eficiencia y eficacia de la comunicación con los egresados, que permita fidelizarlos, por medio de una comunicación permanente, relevante y de valor agregado, con un protocolo de participación de las diferentes unidades. ALCANCE Este manual de comunicación externa con el egresado, es para la comunidad Javeriana de Cali que requiera comunicación constante o periódica con el grupo de interés. CRITERIOS Y LINEAMIENTOS Criterios para el envío de comunicaciones a egresados: Que sean relevantes. Que agreguen valor. Que generen deseo de recibirlos. Que tenga criterio editorial. Que sean breves. Que las comunicaciones sean segmentadas según público de interés. Que las comunicaciones se programen establecido fechas y periodicidad No enviar más de dos correos semanales al mismo destinatario. Centralizar el envío de correos a egresados para priorizar y clasificar según segmentos los correos masivos. Escribir y colocar de manera clara y visible la fecha, horario y lugar donde se desarrollará la actividad, curso etc. (caso del afiche). Diseñar y comunicar de acuerdo con el faro de marca: Las piezas graficas deben ser enviadas en alta calidad. Los requerimientos deben ser enviados con 10 días hábiles antes de evento, actividad o promoción, al correo de egresados@javerianacali.edu.co. CANALES DE COMUNICACIÓN Los siguientes son los canales de comunicación desarrollados para los egresados: Página Web: Comunicación directa: correo, teléfono, contacto personal, call center Redes Sociales Boletín electrónico mensual para Egresados Carteleras físicas dentro del campus Emisora Javeriana Medios de comunicación externos Impresos institucionales Página web: La ORE, ha dispuesto una página web donde se encontrará información actualizada permanentemente para los egresados. 2

3 Para la publicación en la página, se debe enviar bajo las siguientes condiciones: Banner inicial: Medidas: 568x334 pixeles. Enviar link de direccionamiento (opcional). Para publicar en la sección de talleres y conferencias: Enviar objetivo del evento. Fecha, lugar y hora. Link de inscripción o enlace. Objetivo del evento. Imagen, medida: 226x126 pixeles. Redes sociales: por medio de la fan page de egresados: se realizará publicación de contenidos diariamente. Tipo de publicación para redes: Anuncios e invitaciones a eventos institucionales y comerciales si hay convenio jurídico adscrito a la universidad. Anuncio de cursos, diplomados y actividades institucionales Convocatorias de becas de estudio y de empleo. Noticias de relevancia y de carácter al egresado. Noticias publicadas en la web institucional. Cartelera: La Oficina de Relación con Egresados tiene establecidos espacios físicos, de alto tránsito para egresados y público general, para promover las actividades, eventos y programas. Estos lugares también pueden resultar una forma útil y efectiva de comunicar los mensajes. SEGMENTACIÓN El solicitante deberá enviar la segmento de egresados objetivo, de acuerdo con el target, para no generar envíos de información que no sea de interés. En la base de datos se podrá encontrar los siguientes perfiles asociados: Género: Hombre-Mujer Edad: fecha de nacimiento (AAAA-MM-DD) Zona geográfica: ciudad de residencia Profesión: programas académicos de grado Fecha de graduación: Años académicos de graduación. 3

4 CODIFICACIÓN DE CORREOS MASIVOS VÍA MAILING Todos los correos masivos dirigidos a los egresados deben salir por medio de la plataforma Pardot, con la periodicidad acordada con la siguiente codificación: EG.FACULTAD/DEPENDENCIA.NOMBRE.DEL.EVENTO.FECHA La carpeta asociada debe ser / Las campañas creadas son: DG.ACTIVIDADES.FACULTADES.2017 Promoción de carreras, actividades de facultades y dependencias. EG.DG.EVENTOS. Para actividades y eventos con egresados, organizados en conjunto con la Oficina de Relación con Egresados. Ejemplo: MONITORIZACIÓN DE IMPACTOS EN MAIL Con el objetivo de analizar, evaluar y corregir los resultados de las estrategias comunicativas, se realizará una monitoreo periódico de los impactos de las comunicaciones enviadas a los egresados, por parte de la Oficina de Relaciones con el Egresado. La Oficina de Relaciones con el Egresado será el responsable del envío de las comunicaciones a los egresados y entregará al usuario el reporte de la efectividad del correo; los usuarios que utilicen Pardot podrán auto-gestionar y hacer los envíos, con la periodicidad acordad y realizando el registro y codificación respectiva, identificando el área remitente para generar credibilidad e identidad institucional. 4

5 RELACIONAMIENTO CON EL GRUPO DE INTERES Tabla1. Quienes se relacionan con los egresados y les envían comunicaciones: Unidades que se relacionan con el egresado La oficina de Relaciones con el Egresados. Los Decanos y los Directores de Programa de pregrado y posgrado. La oficina de Comunicaciones La Rectoría, con Planeación. La Oficina de promoción. El Centro de Consultoría y Educación continua. Campus Nova periodicidad Esporádico Periódico Propósito Fidelizar, actualizar datos, bolsa de empleo, informar de servicios, programas, actividades y beneficios. Fortalecer los procesos de convocatoria, vinculación y cooperación de los egresados con la Universidad. Procedimiento de acreditación. Informar de los avances y logros de la Universidad. Recolectar información de percepción de los egresados para los procesos de acreditación. Ofertar los programas de pregrado y posgrado. Ofertar los diplomados y seminarios. PROPUESTA DE COMUNICACIONES POR AREAS CON LOS : La oficina de Relaciones con el egresado emitirá los correos para los egresados llevando el registro y control de los mismos, de lo cual presentará un reporte de envío al tercer día de enviado, con porcentaje de efectividad, % de recibidos, % de correos abiertos para el usuario que solcito el envío. Tabla N 2 Frecuencia y responsables Qué Comunicar al egresado Ofertas Laborales ORE Actualización de datos ORE A Quiénes Por cuál medio frecuencia Todos Publicación de oferta en plataforma de empleo. de egresados, call center, landing page, entre otros diario permanente 5

6 Qué Comunicar al egresado Oferta de Talleres de empleabilidad y temas de interés de Regresa ORE A Quiénes Por cuál medio frecuencia de egresados, correos masivos según segmento de interés Mensual Divulgación de convenios ORE de egresados Mensual Encuestas de programas y actividades académicas de Facultades y Programas Egresado por programa o periodos determinados de egresados, correos masivos según segmento de interés Esporádico Procesos de acreditación: encuestas, citaciones, reportes, percepción Egresado por programa o periodos determinados Correo masivo Esporádico Noticias institucionales, logros, avances de Oficina de Comunicaciones Medios, Página web institucional, redes, boletín de egresados Mensual boletín en Oferta de pregrados y posgrados. Oficina de Promoción Institucional Según segmento Medios, Página web, redes, correo con boletín segmentado Quincenal Oferta de diplomados y seminarios, de Centro de Servicios Según segmento Medios, Página web, redes, correo con boletín segmentado Quincenal Este documento se construyó con la participación de la Oficina de Relaciones con el Egresado, Secretaría General, Centro de Servicios Informáticos. Así mismo con las Oficinas de Jurídica, Planeación, Comunicaciones, Promoción y Educación Continua. Santiago de Cali, julio de