COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL

Transcripción

1 COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL 2013

2 FUNDAMENTOS La comunicación Institucional puede definirse como el tipo de comunicación realizada de modo organizado por una institución y sus representantes, y dirigida a las personas y grupos del entorno social en el que desarrolla su actividad. Tiene como objetivo establecer relaciones de calidad entre la institución y los públicos con quienes se relaciona, adquiriendo una notoriedad social e imagen pública adecuada a sus fines y actividades.

3 La comunicación institucional está relacionada con el marketing, la publicidad, la prensa y las relaciones públicas, pero va más allá de las funciones realizadas por ellas, pues busca transmitir la personalidad de la institución, la imagen y los valores que la fundamentan. No puede separarse la identidad de una institución y sus valores, del modo de comunicar. Su identidad debe estar en armonía con el contenido, con el modoy con la finalidad de su comunicación.

4 Existen tres posibles imágenes -que no siempre coinciden- en la comunicación de una institución: la imagen que se desea dar, la imagen real de la institución y la imagen percibida. Una buena comunicación institucional busca laarmonía entre las tres imágenes procurando que se identifiquen y evitando que la imagen que se comunica no corresponda con la realidad o que la institución sea percibida de un modo equívoco y que la percepción no coincida con la realidad.

5 La comunicación institucional no se identifica solamente con la información ofrecida por quienes coordinan las actividades comunicativas en la escuela. Hay un tipo de comunicación institucional formal que es la que realizan quienes han sido oficialmente designados para ello. Hay otro tipo de comunicación que es informal: la que transmiten quienes forman la institución con su modo de actuar y proceder, ya que aunque no estén investidos de autoridad son percibidos como parte representativa de la organización. Todo acto realizado por la institución tiene, por tanto, una repercusión social que muchas veces es interpretada por la sociedad como comunicación institucional.

6 COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL MISIÓN Velar por la imagen positiva y la buena reputación de la Escuela VISIÓN Ser generadores de imágenes positivas para la Escuela Responsabilidad Compromiso Esfuerzo Superación VALORES

7 MISIÓN Apoyar el éxito de los mexicanos en los EE.UU. mediante el desarrollo de competencias lingüísticas y culturales. Apoyar a la comprensión e integración binacional a través de la educación, la capacitación lingüística, la difusión cultural, la extensión académica y las sinergias con organismos educativos en los Estados Unidos.

8 VISIÓN Somos una de las entidades líderes en San Antonio en el ámbito lingüístico y cultural pues aportamos soluciones y eventos innovadores y de alto valor a necesidades lingüísticas binacionales y de comprensión y colaboración intercultural entre la Región y México. Nuestro personal colabora en un ámbito de efectividad, respeto y enfoque a nuestra misión y visión, sabiendo que la organización cuida de apoyar en la satisfacción de sus necesidades e inquietudes de vida y desarrollo.

9 ESTRATEGIAS DE LA COMUNICACIÓN Para planificar una buena estrategia de comunicación es necesario saber QUÉ mensaje queremos transmitir y A QUIÉNES queremos llegar. Esta comunicación sedivide en INTERNA Y EXTERNA. La estrategia de comunicación consiste en definir con claridad quiénes somos y qué ofrecemos.

10 ESTRATEGIAS DE LA COMUNICACIÓN INTERNA La comunicación permanente entre las personas que integran el personal de una INSTIUCIÓN es básica para el éxito de ésta. Sin comunicación no es posible ir todos en una misma dirección. Atrás quedan tiempos en que, ignorándose este aspecto, se funcionó con frecuencia en esquemas de ordeno y mando exclusivamente. Pero, incluso con esta forma de dirigir, sin una buena comunicación vertical y hacia abajo no seobtendrían resultados positivos.

11 ESTRATEGIAS DE LA COMUNICACIÓN INTERNA La comunicación interna es imprescindible para que todo el personal de la empresa, al nivel que sea necesario, conozca cuales son esos planes, los objetivos a alcanzar y su grado de participación y esfuerzo en esa tarea. Si no existe comunicación interna o ésta no es la adecuada, el personal no sabrá a donde se dirige el barco, la ruta a seguir y que se espera del aporte de cada cual. Esta situación, normalmente, inviabilizará los planes y oscurecerá los objetivos a alcanzar.

12 ESTRATEGIAS DE LA COMUNICACIÓN INTERNA La institución tiene que promover acciones eficaces para lograr una buena comunicación interna, vertical y horizontal, en todas las estructuras orgánicas de la empresa. Esta comunicación deberá ser bidireccional, es decir de arriba abajo y viceversa, y de unos a otros en niveles iguales. Se deben mantener canales abiertos de comunicación para informar, promover, estimular y dar a conocer toda clase de contenidos, relativos a sus planes, objetivos y acciones a realizar al personal. También, debe de utilizar esos cauces o canales de comunicación para conocer, informarse, pulsar las opiniones y sugerencias del personal.

13 ESTRATEGIAS DE LA COMUNICACIÓN INTERNA Deben ser objeto de comunicación interna bidireccional: la política de la calidad los objetivos de la calidad establecidos los requisitos de la calidad a cumplir por la institución los logros y metas alcanzados los resultados obtenidos en los indicadores establecidos Esto nos ayudará a trabajar juntos hacia una misma meta u objetivo y lograr trabajar en equipo las situaciones en crisis que se presenten.

14 ESTRATEGIAS DE LA COMUNICACIÓN EXTERNA Definir quiénes somos y qué ofrecemos de manera distintiva, clara, simple y persuasiva, es una tarea que sólo los grandes logran desarrollar con éxito. La estrategia de comunicación de Coca-Cola fue durante algunos años una de las más eficaces del mundo. Coca-Cola era lo auténtico ( the real thing ). Ante una estrategia de líder como esta, Pepsi respondió con acierto con mensajes de rebeldía ( Estas loco? Bebe Pepsi o Generation Next ). Todas las tácticas de comunicación de los dos grandes de la cola mundial, en publicidad, en patrocinio, en promoción, seguían esa simple línea: lo auténtico una, la rebeldía la otra.

15 ESTRATEGIAS DE LA COMUNICACIÓN EXTERNA Las Relaciones Públicas y la manera que teníamos de comunicarnos con la gente están cambiando. Nos obligan a un continuo esfuerzo por conocer realmente bien la evolución de Internet, de las distintas aplicaciones, del comportamiento del consumidor, estudios, tendencias, etc., no sirve crear una página en Facebook o una cuenta en Twitter: eso lo hace cualquiera. Las herramientas que usa la gente para compartir y distribuir su contenido son las mismas que podemos utilizar para llegar a ellos. Debemos entender los mercados, las necesidades de la gente y hablar con ellos como ellos lo hacen. Construir Relaciones con ellos en dónde estén y dónde compartan y distribuyan nuestra información y contenido.

16 ESTRATEGIAS DE LA COMUNICACIÓN EXTERNA Debemos dejar de ser spamers con las notas de prensa y utilizar las herramientas que nos permitan acercarnos a la gente directamente. Escuchar las conversaciones, responder preguntas y ayudar a la gente para que nos permita generar confianza y potenciar las relaciones con la escuela. Ello nos permitirá mejorar la institución, nuestros cursos o nuestras actividades culturales. Los bloggers no escribirán de nuestra escuela si les enviamos una nota de prensa, cada día son bombardeados con miles de ellas. Debemos construir y personificar historias. Tenemos que construir relaciones. Los mensajes corporativos no son conversaciones.

17 ESTRATEGIAS DE LA COMUNICACIÓN EXTERNA Las Relaciones Públicas trabajan con personas, no con nuevas herramientas. La tecnología evoluciona, las personas siempre somos las mismas. Debemos posicionar nuestra imagen en una nueva era de la Comunicación. Participar no es una opción, es una obligación, la importancia radica en el uso que se haga de los Social Media en la estrategia, de ello dependerá el éxito o el fracaso de las nuevas Relaciones Públicas.

18 OBJETIVOS DE LA COMUNICACIÓN Las acciones que genera una marca en redes sociales no generan clientes, pues ya lo son, lo que hace es que quienes no lo son deseen serlo. Determinarqué queremos conseguir y cuáles son nuestros objetivos. Decidir a quiénes vamos a dirigir nuestra comunicación. Pensar cuál es la idea que queremos transmitir. Fijar el presupuesto con el que contamos (cuánto). Seleccionar los medios apropiados y su frecuencia de utilización. Ejecutar el plan de medios y medir su impacto.

19 Comunicación Institucional (CIN) Objetivos: 1. Confiabilidad y alineación de la información que emana de la Institución 2. Integridad de la imagen Institucional

20 Comunicación Institucional (CIN) Procesos medulares de operación Planeación y Ejecución Elaboración de la propuesta anual de estrategia y ajustes en los procesos y medios de comunicación Institucional Aseguramiento de la confiabilidad y alineación de la comunicación Institucional Elaboración de los elementos de comunicación institucional conforme a lo establecido en las líneas de responsabilidad de la unidad Indicadores de desempeño 1. Cumplimiento con el programa acordado. 1. Índice de errores en la comunicación que emana de la institución. 2. Índice de desviación del mensaje o enfoque de la comunicación que emana de la institución. 1. Índice de comunicados emitidos en tiempo, en el formato establecido y sin error. Impacto del plan de comunicación institucional 1. Cumplimiento con los objetivos establecidos en el plan de comunicación institucional. 2. Percepción en las encuestas de opinión, redes sociales y medios informativos.

21 Comunicación Institucional (CIN) Atención al público Aportar al público la información sobre programas, eventos o iniciativas de la institución con efectividad, confiabilidad y calidad de servicio Indicadores de desempeño 1. Índice de error en la información aportada. 2. Índice de solicitudes de información atendidas en tiempo 3. Índice de contactos realizados conforme a los lineamientos de atención al público. 4. Índice de quejas o comentarios negativos sobre la calidad de atención a los solicitantes de información

22 Efectividad Presupuestaria Comunicación Institucional (CIN) Efectividad en la elaboración de los presupuestos anual y trimestral de la unidad Indicadores de desempeño 1. Índice de impactos negativos en los programas y proyectos de comunicación producidas por deficiencias en la planificación presupuestaria. 2. Índice de presupuestos presentados en tiempo, sin error y en los formatos establecidos Efectividad en el ejercicio del presupuesto 1. Índice de cumplimiento con el presupuesto

23 Comunicación Institucional (CIN) Cumplimiento Administrativo Indicadores de desempeño Reporteo 1. Índice de reportes presentados en tiempo, sin error y conforme a los formatos establecidos. Registro y archivo 1. Índice de error u omisión en los archivos de la Unidad.

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