PLAN DE CAMPAÑA COMUNICACIÓN EXTERNA

Transcripción

1 PLAN DE CAMPAÑA COMUNICACIÓN EXTERNA 1. Público Objetivo: a) P.O. Primario: Población adulta usuaria de nuestros servicios, de ambos sexos, entre 20 a 60 años de edad, de la zona urbana y urbano marginal. Considerando el número de conexiones domiciliarias (6,824 a dic/10) estimamos un total aproximado de 36,112 personas a quienes nos estamos dirigiendo. b) P.O. Secundario: Trabajadores de la empresa Dirigentes de las Organizaciones Vecinales de las localidades de Nazca y Vista Alegre Periodistas de las diferentes localidades de los medios radiales y televisivos Autoridades y funcionarios de instituciones públicas y privadas. c) Aliados: Periodistas Gobierno distrital de Vista Alegre Proveedores Oficinas o departamentos de relaciones públicas de otras instituciones RR.HH. de la empresa: para el trabajo coordinado con los trabajadores. a. Conducta actual, ideal y factible Público Objetivo Primario Conducta Actual Conducta Ideal Conducta Factible A pesar de los esfuerzos de mantener comunicados a los usuarios/as de la EPS, según el sondeo realizado en nov/10, sólo El 100% de los usuarios conocen del accionar de la empresa, saben como El 70% del POP, conoce acerca del accionar institucional de la EPS. Asimismo, saben cómo el 15 % manifiesta haber recibido presentar un reclamo y presentar un reclamo telefónicamente información de la empresa, hay una baja utilizan los medios adecuados y están debidamente porcentual de 10 puntos en referencia al y se sienten iden- informados y sensibilizados sondeo mar/10. Según la Oficina de Comercial, existe desconocimiento en la formulación de los reclamos. Asimismo el 34% de los usuarios/as encuestados manifiestan estar satisfechos tificados con la EPS. respecto a la empresa.

2 o muy satisfechos con la calidad del servicio. Los temas que más desean conocer son: EDUSAN y Conservación/ Adaptación al Cambio Climático y obras/ proyectos ejecutados, en ejecución y por ejecutarse. Durante el 2010 se llevó a cabo la campaña de información externa, quedando algunas actividades pendientes, las cuales serán reforzadas este año. 2. Objetivos de Comunicación. Informar al 70% del POP sobre el accionar institucional, en un plazo de 9 meses. 3. Mensajes: 3.1. Promesa. EPS EMAPAVIGSSA, se preocupa por emitir información oportuna y adecuada a sus usuarios/as; sobre cortes y racionamientos del servicio, pago puntual y otros. 3.2 Soporte de la promesa Informar oportunamente a los usuarios/as a través de los diferentes canales y herramientas de comunicación Tono comunicacional. Se usará un tono coloquial, con lenguaje simple y cotidiano, de manera que los mensajes lleguen claramente al POP. a. Mensaje principal. En EPS EMAPAVIGSSA, nos preocupamos por brindarte la información a tiempo. En EPS EMAPAVIGSSA, nos preocupamos por mantenerte informado. b. Mensaje secundario. Amigo Usuario: Tu preocupación es la nuestra, cuéntanos para poder resolverla. Amigo Usuario: Tu opinión es importante para nosotros Amigo Usuario: Tu opinión cuenta para nosotros. c. Slogan de la campaña informativa al usuario EPS EMAPAVIGSSA, siempre a tu servicio

3 4. Selección de Medios: Público Primario Mensaje / Objetivo Que conozcan sobre el accionar institucional de la empresa. Medios masivos - Entrevistas televisivas a funcionarios de la EPS. - Spots radiales y televisivos. - Notas de prensa. - Comunicados. - Publirreportajes televisivos y radiales. - Perifoneo. Medios interpersonales (personalizados y grupales) - Ferias informativas EDUSAN - Charlas informativas EDUSAN Medios de apoyo - Material Impreso: Afiches, volantes, Murales en centros de servicio y otras instituciones, según convenio, etc. Secundario Que conozcan el accionar institucional de la empresa; y ayuden difundir estos hechos. a - Entrevistas televisivas y radiales al POS. - Boletín Virtual e impreso - Información a través de la página web. - Video Institucional - Reuniones de trabajo - Conferencias de Prensa - Carpetas informativas con diapositivas, informes y otros. - Material publicitario. 5. Materiales de comunicación: Material Características / Usos Cantidad Spots Radiales - Realización de 4 Spots radiales: 1º Spot, del buen uso de los servicios sanitarios (BUS) y Valor Económico del agua (VEA), emitir 02 meses. 2º Con el mensaje Detección de fugas y conexiones clandestinas una duración de 50 Segundos a emitir durante 2 meses. 3º Con el mensaje Facilidades de Pago - CAR con una duración de 50 Segundos a emitir durante 2 meses. 4º Con el mensaje Cumpliendo Metas con una duración de 40 segundos a emitir durante 3 meses. 5 Con el mensaje de mejor atención al cliente, con una duración de 40 segundos. 4 Entrevistas en Entrevista a funcionarios de Comercialización, Proyectos y 10 TV y Radio. obras, Operaciones y Control de Calidad, Gerencia General (Tema a incluir: La EPS y la Comunidad) y GyG (Tema: Valorando el Agua) de acuerdo a sus avances en el canal y

4 Spot Televisivos Perifoneo radioemisoras contratados, durante el programa de noticias de mayor sintonía. Las entrevistas tendrán una duración aproximada de 10 minutos cada una. - Realización de 2 Spots televisivos: 1º Con el mensaje dar a conocer el sistema operacional de agua. 2º Con el mensaje Facilidades de Pago-CAR con una duración de 50 Segundos a emitir durante 2 meses. - Comunicación mediante equipo de perifoneo a las zonas donde ocurra algún incidente, previa grabación de un Cd continuo con la información a transmitir en las zonas que se requiera. 2 En cada distrito o localidad. Notas de Según prensa y requerimiento. - Entregar a los medios de comunicación en general. comunicados TV y Radial Página Web - Implementar constantemente la página web. Cada 2 meses. Buzón de - Establecer formatos y activar el Buzón de sugerencias en cada 2 Sugerencias localidad donde está la EPS. Periódico Mural - Los periódicos murales (interno y externo) tendrán que estar en formato estandarizado, en papel de fondo, rótulos de secciones y artículos. Se pondrán mínimo 4 hojas bond A4 a colores dentro del periódico mural y serán cambiados mensualmente; además se colocará los materiales impresos que se realice en las diferentes campañas de acuerdo al cronograma. 2 Materiales Impresos diapositivas y - Volantes: de acuerdo a las necesidades se imprimirán volantes a un solo color en papel borrador dando a conocer los cortes de servicio, averías, problemas, incidentes, etc. 3, Plan de Trabajo: a. Actividades / Acciones: De producción Spots televisivos, spots radiales, Materiales Impresos, Diapositivas. De coordinación Entrevistas en TV y radio, charlas Informativas EDUSAN, perifoneo. De distribución y difusión Spots televisivos, spots radiales, Notas de prensa, comunicados por perifoneo

5 b. Recursos: De monitoreo Indicadores de gestión del PMO, SIME De evaluación Sería recomendable elaborar algunos instrumentos simples para determinar si se están logrando los objetivos. Recursos humanos - Responsable de Imagen Institucional, Comunicación y Educación Sanitaria para la adecuada ejecución y difusión de la campaña. - Funcionarios de la institución que brindarán las entrevistas en los medios. Recursos materiales - CDs (para grabación de spots televisivos, radiales, y perifoneos). - Ecran, proyector. - Útiles de escritorio. - Equipo de TV y radio para el monitoreo de los spots y entrevistas. - Movilidad para el traslado de personal y equipo para las actividades que lo requieran.

6 7. Cronograma: I. Planeación y Diseño Actividad - Aprobación del Plan de campaña. X - Coordinación con áreas comprometidas: Control de Calidad, Comercial, Operacional, GG. X - Preparación de información para Materiales. X X - Buscar Cotización de impresión y producción de materiales. X - Elaboración de materiales impresos y guiones de spots televisivos, radiales y microclips. X X II. Producción de materiales - Realización de Spots televisivos, radiales y microclips. X X - Validación de materiales impresos, radiales, televisivos y microclips. X X - Impresión y producción de materiales X X III. Ejecución y realización Meses A M J J A S O N D - Difusión de información radial X X X X X X X X X - Emisión de spot radial I (VEA Y BUS) X X - Emisión de spot radial II (detec. de fugas y conex cland.) X X - Emisión de spot radial III (CAR) X X -Emisión de spot radial IV (Metas) - Emisión de spot radial V Oficina de atención al cliente X X - Emisión de spot televisivo I X X X - Emisión de spot televisivo II X X X - Emisión de Video Institucional en atención al cliente X X X X X X - Realización de entrevistas X X X X X X X X X - Realización de Perifoneo X X X X X X X X X - Evaluación y Monitoreo de actividades X X

7 8. Presupuesto: Actividad/Insumo Unidad Cantidad COSTOS S/. Unidad Total Material de escritorio 20,00 Realización de spots radiales sobre: - El buen uso de los servicios sanitarios (BUS) Spot - Guerra al robo de agua Spot Conexiones clandestinas - Te lo hacemos fácil - Facilidades de Pago - CAR Spot Spot - Cumpliendo Metas Realización de spot televisivo sobre: - Transparencia en la gestión Spot tv 1 100,00 100,00 - Facilidades de pago Spot tv 1 100,00 100,00 Grupos focales para validación de spots y material impreso Refrigerio (para 10 personas) Impresión de Volantes Millar 3 40,00 120,00 DVD (de 100) Caja CDs (de 100) Caja Movilidad para coordinaciones Traslado 50 2,00 100,00 TOTAL