MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA ESCUELA UNIVERSITARIA / FACULTAD DE

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1 ÍNDICE 1- OBJETO 2- ÁMBITO DE APLICACIÓN 3- REFERENCIAS / NORMATIVA 4- DESARROLLO 5- RESPONSABILIDADES 6- SEGUIMIENTO, EVALUACIÓN Y MEJORA 7- RENDICIÓN DE CUENTAS 8- ARCHIVO 9- DIAGRAMA DE FLUJO ANEXO I: PLANTILLAS EVIDENCIAS Edición Fecha Motivo de modificación 00 28/10/2009 Edición inicial 01 29/12/2009 Modificaciones tras revisión por Unidad para la Calidad Elaboración: Revisión: Subdirección/Vicedecanato competente en materia de Unidad para la Calidad Calidad Fecha: 28/10/2009 Fecha: 28/10/2009 Aprobación: -Junta de centro -Vicerrectorado de Tecnologías y Calidad Fecha: MPSGIC-06-1 Edición 01 29/12/2009 Página 1 de 12

2 1- OBJETO El objetivo del presente procedimiento es establecer las líneas de actuación necesarias a fin de posibilitar una óptima gestión de los recursos materiales existentes y adquiridos por el Centro y que quedan dispuestos al servicio de los miembros de la comunidad universitaria. Al hablar de recursos materiales, nos estamos refiriendo tanto a las instalaciones del Centro (aulas, salas de estudios, aulas de informática, laboratorios ) como al equipamiento, material científico, técnico, asistencial y artístico, necesarios todos ellos, para el desarrollo del proceso de enseñanza-aprendizaje. 2- ÁMBITO DE APLICACIÓN Este procedimiento se aplica a todas las actividades que desde el Centro se realizan para determinar las necesidades, planificar la adquisición, actualización, gestión y verificación de la adecuación de los recursos materiales del Centro. 3- REFERENCIAS / NORMATIVA Real Decreto 1393/2007, de 29 de octubre, por el que se establece la ordenación de las enseñanzas universitarias oficiales. Real Decreto 861/2010, de 2 de julio, por el que se modifica el Real Decreto 1393/2007, de 29 de octubre, por el que se establece la Ordenación de Enseñanzas Universitarias Oficiales. Ley 31/1995 de Prevención de riesgos laborales y la instrucción de 26 de febrero de 1996 de la Secretaría del Estado para la Administración Pública. Memoria de Responsabilidad Social de la Universidad de Huelva. Plan Estratégico de la Universidad de Huelva. 4- DESARROLLO El proceso de gestión de recursos materiales comienza con la identificación de necesidades de recursos de las titulaciones por parte del Equipo Directivo/Decanal del Centro, que será el encargado, además, de realizar un uso y mantenimiento efectivo de los recursos. Con este proceso se pretende conseguir una correcta gestión de los recursos materiales que inciden directamente en la calidad de los mismos. Tras la definición de necesidades, el Centro deberá establecer si la adquisición es competencia del Centro, o bien no lo es. Si la adquisición es competencia del Centro, el Equipo Directivo/Decanal del Centro comprobará la disponibilidad de recursos en el Centro; en el caso de que no existiese dicha disponibilidad se solicitarían los recursos a las instancias competentes, y si éstas contasen con ellos se procedería a la adquisición de los recursos; en caso contrario se informa al órgano implicado y acaba el procedimiento. En el caso de que existiese financiación en el Centro y éste pudiese asumir el gasto, realizarán la MPSGIC-06-1 Edición 01 29/12/2009 Página 2 de 12

3 adquisición/mantenimiento directamente. Cuando la adquisición/mantenimiento no es competencia del Centro, se elevará la correspondiente solicitud al órgano competente. Adquiridos los recursos, se difundirá a través del procedimiento de información pública y se utilizarán dichos recursos a lo largo del curso académico. Al final del curso, la Comisión de Garantía de Calidad del Centro emitirá el Informe de evaluación y propuestas de mejora, para finalmente, informar y rendir cuentas a los grupos de interés. 5- RESPONSABILIDADES - Equipo directivo/equipo decanal: se encargan de identificar las necesidades asociadas a los recursos materiales y de realizar la adquisición y el mantenimiento de los mismos, así como de llevar a cabo la gestión de su utilización a lo largo del curso. Igualmente determinarán si la adquisición es competencia o no del Centro, y una vez adquiridos los recursos serán también responsables de darles dufusión. - Comisión de Garantía de Calidad del Centro: procede a la realización del informe de evaluación y propuestas de mejora así como a informar y rendir cuentas a los grupos de interés. 6- SEGUIMIENTO, EVALUACIÓN Y MEJORA La Comisión de Garantía de Calidad del Centro es la encargada de evaluar el proceso a través de las evidencias y los resultados de las encuestas de satisfacción (aquellos ítems que estén relacionados con la gestión de los recursos materiales), entre otra información, y elaborar el correspondiente informe de evaluación y propuestas de mejora tras lo que lo enviará a la Junta de Centro e informará y rendirá cuentas a los implicados en el proceso. Además de la información mencionada anteriormente también se cuenta con una batería de indicadores para este procedimiento, dichos indicadores serán analizados anualmente lo que nos mostrará la evolución del proceso en cuestión: Indicadores (desarrollados en el Proceso de medición y análisis de resultados): IN73: Número de espacios destinados al trabajo y estudios de los alumnos por tipología. IN74: Grado de ocupación de los espacios destinados al trabajo y estudios de los alumnos por tipología (sala de lectura, talleres, laboratorios ). IN75: Puestos de lectura en bibliotecas y salas de lectura. IN76: Fondos bibliográficos (monografías, revistas, publicaciones electrónicas, bases de datos ). IN77: Puestos de salas de ordenadores. MPSGIC-06-1 Edición 01 29/12/2009 Página 3 de 12

4 7- RENDICIÓN DE CUENTAS La Comisión de Garantía de Calidad del Centro remitirá el Informe de evaluación y propuestas de mejora a la Junta de Centro para su información, a continuación se publicará en la web del Centro para conocimiento de todos los grupos de interés. Es importante destacar que las propuestas de mejora serán una información inicial básica para comenzar la siguiente anualidad. 8- ARCHIVO Identificación de evidencias Responsable custodia Temporalización Análisis de necesidades Equipo Directivo/Equipo Julio Decanal Ficha de solicitud Equipo Directivo/Equipo Octubre a Julio Decanal Informe de evaluación y Comisión de Garantía de Julio propuestas de mejora Calidad del Centro Documento sobre rendición de cuentas a los implicados Comisión de Garantía de Calidad del Centro Julio MPSGIC-06-1 Edición 01 29/12/2009 Página 4 de 12

5 9- DIAGRAMA DE FLUJO LOGO CENTRO FICHA DE PROCESO: GESTIÓN DE RECURSOS MATERIALES Código: P06.1 Fecha: 29/12/2009 Versión: 01 QUIÉN QUÉ HACE DOCUMENTOS Equipo directivo/decanal Equipo directivo/decanal Equipo directivo/decanal Equipo directivo/decanal Comisión de Garantía de Calidad del Centro -POLÍTICA Y OBJETIVOS DE CALIDAD DEL CENTRO - POLÍTICAS MEDIOAMBIENTALES - POLÍTICAS DE SOSTENIBILIDAD - POLÍTICAS DE PREVENCIÓN DE RIESGOS - PROPUESTAS DE MEJORA DERIVADAS DE LA ANUALIDAD ANTERIOR SOLICITUD DE RECURSOS AL ÓRGANO COMPETENTE NO SE ADQUIERE? INFORMACIÓN AL ÓRGANO IMPLICADO FIN SI NO IDENTIFICACIÓN DE LAS NECESIDADES RELACIONADAS CON LA ADQUISICIÓN Y MANTENIMIENTO DE RECURSOS MATERIALES ES COMPETENCIA DEL CENTRO? SI LO PUEDO ASUMIR? SI SE REALIZA LA ADQUISICIÓN Y MANTENIMIENTO DIFUSIÓN E INFORMACIÓN UTILIZACIÓN DE RECURSOS MATERIALES A LO LARGO DEL CURSO ACADÉMICO EVALUACIÓN Y PROPUESTAS DE MEJORA NO SI BÚSQUEDA DE FINANCIACIÓN ADICIONAL SE CONSIGUE FINANCIACIÓN? INFORMACIÓN AL ÓRGANO IMPLICADO FIN NO PROCESO DE INFORMACIÓN PÚBLICA Julio De Octubre a Julio Julio - Análisis de necesidades - Ficha de solicitud - Informe de evaluación y propuestas de mejora Comisión de Garantía de Calidad del Centro INFORMACIÓN Y RENDICIÓN DE CUENTAS A LOS IMPLICADOS - Documento información y rendición de cuentas a los implicados Elaborado: Unidad para la Calidad Revisado: Subdirección/Vicedecanato competente en materia de Calidad Aprobado: -Junta de Centro -Vicerrectorado de Tecnologías y Calidad MPSGIC-06-1 Edición 01 29/12/2009 Página 5 de 12

6 ANEXO I PLANTILLAS EVIDENCIAS MPSGIC-06-1 Edición 01 29/12/2009 Página 6 de 12

7 E01-P06.1 Documento de análisis de necesidades RECURSOS EXISTENTES NECESIDADES MPSGIC-06-1 Edición 01 29/12/2009 Página 7 de 12

8 E02-P06.1 Ficha de solicitud El Equipo Directivo / Decanal de la Escuela Universitaria / Facultad de solicita a (órgano competente), la adquisición del siguiente recurso material, con motivo de Fecha y firma: MPSGIC-06-1 Edición 01 29/12/2009 Página 8 de 12

9 E03-P06.1 Informe de evaluación y propuestas de mejora (Propuesta de evaluación: este esquema servirá de guía para la elaboración del correspondiente informe, que deberá contener como mínimo los aspectos contemplados en el mismo) P03.6 PROCESO DE GESTIÓN DE RECURSOS MATERIALES Evidencias: E01-P06.1 Documento de análisis de necesidades E02-P06.1 Ficha de solicitud Indicadores IN73 Número de espacios destinados al trabajo y estudios de los alumnos por tipología Puntuación IN74 Grado de ocupación de los espacios destinados al trabajo y estudios de los alumnos por tipología (sala de lectura, talleres, laboratorios ) Puntuación IN75 Puestos de lectura en bibliotecas y salas de lectura Puntuación IN76 Fondos bibliográficos (monografías, revistas, publicaciones electrónicas, bases de datos ) Puntuación IN77 Puestos de salas de ordenadores Puntuación Resultados de las encuestas de satisfacción (ítems relacionados con la gestión de los recursos materiales) MPSGIC-06-1 Edición 01 29/12/2009 Página 9 de 12

10 COMENTARIOS: Información derivada del proceso de gestión de quejas, sugerencias, reclamaciones y felicitaciones Aspectos a valorar ( 1 significa totalmente en desacuerdo y 5 totalmente de acuerdo ): Los recursos materiales se gestionan de forma eficaz Los recursos materiales se adecuan a las necesidades del programa formativo Los recursos son adecuados en continuidad y calidad El mantenimiento de los recursos materiales es adecuado Satisfacción de los grupos de interés con los recursos materiales existentes COMENTARIOS: MPSGIC-06-1 Edición 01 29/12/2009 Página 10 de 12

11 Puntos fuertes: Puntos débiles: Propuestas de mejora: Temporalización: Responsable: MPSGIC-06-1 Edición 01 29/12/2009 Página 11 de 12

12 E04-P06.1 Documento sobre la información y rendición de cuentas a los grupos de interés RENDICIÓN DE CUENTAS A LOS GRUPOS DE INTERÉS Grupos de interés a los que se ha informado y rendido cuentas: Acuerdos que se han tomado: Mecanismos que se han utilizado para la información: Otros aspectos a valorar: MPSGIC-06-1 Edición 01 29/12/2009 Página 12 de 12