GESTIÓN DE LOS RECURSOS Y SERVICIOS DEL CENTRO

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1 Página: 1 de 9 GESTIÓN DE LOS RECURSOS Y SERVICIOS DEL CENTRO EDICIÓN FECHA MODIFICACIÓN Edición inicial Actualizar contenidos Cambio de codificación de PRA-6303 a PRA-009. Añadir un punto nuevo (12 GESTIÓN DEL RIESGO) Elaboración: Revisión: Aprobación: Mercedes García Domínguez Administradora de la EPS Fecha: Presidente Comité de la Calidad Fecha: Luis Pardos Director de la EPS

2 Página: 2 de 9 ÍNDICE 1 OBJETO 2 CAMPO DE APLICACIÓN 3 RESPONSABILIDADES 4 ENTRADAS AL PROCEDIMIENTO 5 SALIDAS DEL PROCEDIMIENTO 6 DESARROLLO 7 FLUJOGRAMA 8 CALENDARIO DE ACTUACIONES 9 INDICADORES 10 ACTUACIONES PARA LA MEJORA 11 ACTUACIONES PARA GARANTIZAR LA INFORMACIÓN PÚBLICA 12 GESTIÓN DEL RIESGO 13 DOCUMENTOS DEL PROCEDIMIENTO 14 DOCUMENTOS DE REFERENCIA

3 Página: 3 de 9 1 OBJETO Este proceso tiene por objeto definir las actividades realizadas por el Centro para: Identificar las necesidades de recursos materiales y los objetivos de los servicios para contribuir a la calidad del proceso de enseñanza-aprendizaje de las enseñanzas impartidas en el Centro. Planificar la adquisición de recursos y las actuaciones de los servicios en función del presupuesto y de la prioridad. Gestionar los recursos materiales y las prestaciones de los servicios. Mejorar continuamente la gestión de los recursos materiales y las prestaciones de los servicios para adaptarse permanentemente a las nuevas necesidades y expectativas. Informar de los resultados de la gestión de los recursos materiales y los servicios a los órganos que corresponda y a los distintos Grupos de Interés. Así se asegura que las actuaciones realizadas en el Centro, tanto en gestión académica como en gestión administrativa, se desarrollan con las necesarias garantías de seguridad y de adecuación al desempeño que las justifica, posibilitando la consecución de los logros de calidad demandados por el Sistema de Garantía Interna de la Calidad (SGIC) de la EPS. Clasificación del procedimiento: de Apoyo. 2 CAMPO DE APLICACIÓN Este proceso se aplica a todas las actividades que el Centro realiza para la gestión de los recursos materiales, así como a todas las actividades realizadas por los servicios administrativos, técnicos y de apoyo a la docencia. Recursos materiales: las instalaciones (aulas, salas de estudio, aulas de informática, laboratorios docentes, salas de reunión, puestos de lectura en biblioteca, despachos de tutorías) en las que se desarrolla el proceso de enseñanza-aprendizaje, así como la gestión del equipamiento, material científico y técnico necesario para este proceso. Servicios administrativos, técnicos y de apoyo a la docencia: Conserjería, Secretaría, Laboratorios, Reprografía, Biblioteca, así como otros servicios realizados por empresas contratadas por la Universidad de Zaragoza: Cafetería, Mantenimiento, Jardinería, etc. 3 RESPONSABILIDADES La responsabilidad principal de este procedimiento corresponde a: Administradora del Centro. La responsabilidad secundaria corresponde a:

4 Página: 4 de 9 Responsables de las diferentes áreas de servicios en el Centro. 4 ENTRADAS AL PROCEDIMIENTO Este procedimiento requiere los siguientes documentos: FRA Listado de documentos del SGIC de la EPS Carta de Servicios de la EPS Listado de las instalaciones EPS: Horarios del curso, Calendario de exámenes y Calendario de actividades académicas y culturales del Centro: Aplicación on line para proceder a la reserva de instalaciones: Programa de actuación de la Dirección del Centro: Presupuesto Anual de la UZ: Información del procedimiento PRC-023 Satisfacción. 5 SALIDAS DEL PROCEDIMIENTO Carta de Servicios de la EPS Listado de las instalaciones EPS: Consulta de ocupación de instalaciones: Informe de Gestión la Dirección de la EPS:

5 Página: 5 de 9 6 DESARROLLO PROCESO DE GESTIÓN DE LOS RECURSOS MATERIALES. 1 La identificación de necesidades de los recursos se realizará conforme al entorno normativo y a las políticas y objetivos del Centro, las propuestas de mejora indicadas en el Informe de Gestión que elabora la Dirección; el presupuesto anual asignado a la Unidad, así como los programas y convocatorias en los que se pueda participar desde la Unidad para mejorar los recursos económicos del centro. 2 Si la propuesta para cubrir las necesidades detectadas, o parte de las mismas, no puede ser asumida por el Centro, se solicitará financiación por parte de la Universidad de Zaragoza. 3 En caso de que no sea aceptada se archivará dicha solicitud y se detallará esta incidencia en el siguiente informe de Gestión. 4 La Administradora, si cuenta con recursos suficientes, valorará la conveniencia de asumir el coste de las necesidades detectadas e informará a Dirección sobre las actuaciones a realizar. 5 A través de encuestas de satisfacción de los usuarios, página web del centro ( y el procedimiento de Quejas y Sugerencias establecido por la Gerencia de la Universidad de Zaragoza ( se obtendrá la valoración sobre los recursos materiales de todos los sectores de la Comunidad Universitaria. 6 La responsable de este procedimiento valorará la suficiencia y fiabilidad de estos datos para poder proceder al análisis de los resultados y verificará si los recursos son adecuados. En caso contrario revisará en lo necesario la planificación de actuaciones sobre los mismos. Informará a la Dirección sobre el resultado de las encuestas y sobre las quejas y sugerencias que se reciban 7 El proceso concluye con la rendición de cuentas en Junta de Centro a través del Informe de Gestión anual, en el que se dará cuenta de las actuaciones llevadas a cabo sobre los recursos materiales del centro y se reflejarán las propuestas a realizar en el curso siguiente. PROCESO DE GESTIÓN DE LOS SERVICIOS El proceso de gestión de los servicios propios del Centro es una competencia de la Administradora del Centro que será quien realice la labor de definición de los objetivos de los mismos. Esta tarea la realizará, dentro del entorno normativo y conforme a las políticas y objetivos del Centro y de la Universidad de Zaragoza. 1 La Administradora realizará la definición de actuaciones de los servicios prestados por el Centro y será el responsable de la elaboración de la Carta de Servicios de la EPS. La elaboración, desarrollo, seguimiento y control de la carta de servicios se realizará conforme a lo establecido por el Comité de Calidad de la Gerencia de la Universidad de Zaragoza.

6 Página: 6 de 9 2 A tal efecto, el grupo de trabajo constituido para la elaboración y seguimiento de la carta de servicios realizará anualmente el estudio y análisis de indicadores y elaborará el informe correspondiente sobre ese seguimiento, informe que elevará a la Gerencia y a la Dirección del Centro. Todas la áreas de servicio de centro deberán adecuar sus actividades conforme a lo establecido en el Sistema de Garantía Interna de la Calidad del Centro y sus procedimientos, de acuerdo con la normativa de la Universidad de Zaragoza y la de la EPS y teniendo en cuenta los compromisos adquiridos en la Carta de Servicios. 3 A través de encuestas de satisfacción de los usuarios, página web del centro ( y el procedimiento de quejas y sugerencias establecido por la Gerencia de la Universidad de Zaragoza ( se obtendrá información relacionada con los servicios prestados en el centro. 4 La responsable de este procedimiento valorará la suficiencia y fiabilidad de estos datos e informará a Dirección sobre los resultados de las encuestas que se pudieran realizar o las quejas y sugerencias que se reciban. Dicha información también se trasladará al grupo encargado del seguimiento de la carta, para que se incluyan en el informe sobre el seguimiento de la carta. 7 FLUJOGRAMA Proceso de gestión de los recursos materiales INICIO 1 SE IDENTIFICAN LAS NECESIDADES RELATIVAS A RECURSOS MATERIALES 2 EL CENTRO TIENE QUE ASUMIR LAS NECESIDADES? NO SE INFORMA AL VICERRECTORADO CORRESPONDIENTE EL VICERRECTORADO ASUME LAS NECESIDADES? NO 4 SÍ EL DIRECTOR DEFINE LAS ACTUACIONES SOBRE LOS RECURSOS MATERIALES, CONTANDO CON LA INFORMACIÓN DE LA ADMINISTRADORA SÍ SE SOLVENTA LA NECESIDAD 3 SE COMUNICA A JUNTA DE CENTRO Y SE ARCHIVA LA SOLICITUD 5 SE REALIZAN ENCUESTAS DE SATISFACCIÓN 6 LA ADMINISTRADORA ANALIZA LOS RESULTADOS Y ELABORA UN INFORME DE RESULTADOS 7 SE PRESENTA ANTE JUNTA DE CENTRO UN INFORME DE GESTIÓN QUE INCLUYE PROPUESTAS DE ACTUACIÓN PARA EL CURSO SIGUIENTE FIN

7 Página: 7 de 9 Proceso de gestión de los servicios INICIO 1 LA ADMINISTRADORA DEL CENTRO ELABORA LA CARTA DE SERVICIOS, DONDE SE DEFINEN LAS ACTUACIONES DE LOS SERVICIOS PRESTADOS POR EL CENTRO 2 LA ADMINISTRADORA Y LOS RESPONSABLES DE LAS DIFERENTES ÁREAS DE SERVICIOS REALIZAN EL SEGUIMIENTO DEL FUNCIONAMIENTO Y USO DE DICHOS SERVICIOS 3 SE REALIZAN ENCUESTAS DE SATISFACCIÓN 4 SE PRESENTA ANTE JUNTA DE CENTRO UN INFORME DE GESTIÓN QUE INCLUYE PROPUESTAS DE ACTUACIÓN PARA EL CURSO SIGUIENTE FIN 8 CALENDARIO DE ACTUACIONES El seguimiento de los resultados del proceso está integrado en el mismo, ya que está prevista una recogida de información entre los usuarios de los recursos materiales y los servicios del Centro. (Carta de servicios) El análisis de estos resultados se realizará a través del grupo encargado del seguimiento de la cara de servicios del Centro, siguiendo el procedimiento establecido por la gerencia de la Universidad de Zaragoza y los compromisos adquiridos en la Carta. El informe anual de resultados de la carta de servicios se incorporará en el informe de Gestión y Programa de Actuación de la Dirección. 9 INDICADORES 1: Puestos en aulas: Nº de alumnos matriculados / Nº de puestos de uso simultáneo al día en las aulas de mobiliario. 2: Puestos en laboratorios: Nº de alumnos matriculados en titulaciones que exijan el uso de laboratorios / Nº de puestos en los laboratorios de uso simultáneo. 3: Puestos en bibliotecas: Nº total de alumnos matriculados / Nº total de puestos en biblioteca. 4: Puestos de ordenadores: Nº total de alumnos matriculados / Nº total de puestos en la sala de ordenadores. 5: Número de incidencias, reclamaciones, sugerencias, oportunidades, propuestas, etc. derivadas de la aplicación del procedimiento. Responsable Mecanismo/Procedimiento Periodicidad Indicador Objetivo Administradora de la Un curso IA Conocer el estado de las Contabilizar / Evolución EPS académico FIA instalaciones del Centro Administradora de la Un curso IA Conocer el estado de las Contabilizar / Evolución EPS académico FIA instalaciones del Centro Administradora de la Un curso IA Conocer el estado de las Contabilizar / Evolución EPS académico FIA instalaciones del Centro

8 Página: 8 de 9 Administradora de la EPS Propietario del procedimiento Contabilizar / Evolución Contabilizar / Analizar la evolución Un curso académico Un curso académico IA FIA IA FIA Conocer el estado de las instalaciones del Centro Asegurar la aplicación del procedimiento y garantizar su mejora 10 ACTUACIONES PARA LA MEJORA El análisis de los indicadores proporciona datos que reflejan el estado de las instalaciones del Centro, en particular en lo que se refiere a su funcionalidad. De esta forma es posible conocer qué instalaciones necesitan mejoras y/o modificaciones. 11 ACTUACIONES PARA GARANTIZAR LA INFORMACIÓN PÚBLICA La EPS publica en su página web el estado operativo de sus instalaciones. 12 GESTIÓN DEL RIESGO El propietario del procedimiento, bien de modo propio o a instancias de cualquiera de los usuarios del mismo, realizará un análisis de riesgos derivado de la aplicación del procedimiento, consignando todas las incidencias, reclamaciones, sugerencias, oportunidades, propuestas, etc. (FRA Incidencias del procedimiento) que garanticen tanto su eficiencia como su mejora y cuyo estudio y evolución (FIA ) serán realizados por el propietarios del procedimiento y presentados en las reuniones del Comité de la Calidad del Centro. 13 DOCUMENTOS DEL PROCEDIMIENTO En este procedimiento da evidencia de sus actuaciones en los siguientes documentos: Instrucciones técnicas: No hay. Formatos de los registros: FRA Incidencias (en la aplicación del procedimiento) Formatos de los registros de indicadores: FIA : ficha del indicador IA FIA : ficha del indicador IA FIA : ficha del indicador IA FIA : ficha del indicador IA FIA : ficha del indicador IA

9 Página: 9 de 9 14 DOCUMENTOS DE REFERENCIA Normativa Universidad Zaragoza: Normativas y Reglamentos ya establecidos en los Centros y Generales de la Universidad de Zaragoza para establecer necesidades, planificar consecución, gestionar las adquisiciones y las existencias y seguir los resultados de los recursos materiales y servicios universitarios prestados en los Centros Legislación aplicable en materia de contratación-adquisición de productos y servicios por los organismos públicos. Normativa de ejecución presupuestaria de la Universidad de Zaragoza. Encuestas de Satisfacción de Usuarios: para conocer la opinión de los usuarios de los recursos materiales y servicios (se realizan on line). Partes de Incidencias: donde se recogen las incidencias relacionadas con los recursos materiales y los servicios (diario), del procedimiento PRA-007 Mantenimiento de Edificios e Instalaciones Procedimiento PRA-008 Mantenimiento de Equipos Informáticos y de Comunicaciones Procedimiento de reclamaciones de la UZ (on line, sede electrónica) Informe de Gestión Anual: emitida por la Dirección al final de cada anualidad del proceso. Formulario de reserva de espacios (on line) Procedimiento PRA-013 de Gestión de Compras ITC Análisis de riesgos

10 INCIDENCIAS PRA-009 PROCESO DE GESTIÓN DE LOS Código: FRA Fecha: Página: 1 de 1 Revisión: 1 Consignar incidencias, reclamaciones, sugerencias, oportunidades, propuestas, etc. derivadas de la aplicación del procedimiento. Formato cumplimentado por: Fecha: Firma: Elaboración: Revisión: Aprobación: Fecha: Fecha: Luis Pardos Director de la EPS Fecha:

11 INDICADOR IA PRA-009 GESTIÓN DE LOS RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROPIOS DEL CENTRO Código: FIA Página: 1 de 1 Revisión: 2 Indicador 1: Nombre: Puestos en aulas Fórmula: Nº de alumnos matriculados / Nº de puestos de uso simultáneo al día en las aulas de mobiliario. Periodo de cálculo: Un curso académico Sistema de seguimiento: Evolución Responsable: Administradora del Centro Formato cumplimentado por: Fecha: Firma: Elaboración: Revisión: Aprobación: Mercedes García Domínguez Administradora de la EPS Fecha: Fecha: Luis Pardos Director de la EPS

12 INDICADOR IA PRA-009 GESTIÓN DE LOS RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROPIOS DEL CENTRO Código: FIA Página: 1 de 1 Revisión: 2 Indicador 2: Nombre: Puestos en laboratorios Fórmula: Nº de alumnos matriculados en titulaciones que exijan el uso de laboratorios / Nº de puestos en los laboratorios de uso simultáneo. Periodo de cálculo: Un curso académico Sistema de seguimiento: Evolución Responsable: Administradora del Centro Formato cumplimentado por: Fecha: Firma: Elaboración: Revisión: Aprobación: Mercedes García Domínguez Administradora de la EPS Fecha: Fecha: Luis Pardos Director de la EPS

13 INDICADOR IA PRA-009 GESTIÓN DE LOS RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROPIOS DEL CENTRO Código: FIA Página: 1 de 1 Revisión: 2 Indicador 3: Nombre: Puestos en bibliotecas Fórmula: Nº total de alumnos matriculados / Nº total de puestos en biblioteca. Periodo de cálculo: Un curso académico Sistema de seguimiento: Evolución Responsable: Administradora del Centro Formato cumplimentado por: Fecha: Firma: Elaboración: Revisión: Aprobación: Mercedes García Domínguez Administradora de la EPS Fecha: Fecha: Luis Pardos Director de la EPS

14 INDICADOR IA PRA-009 GESTIÓN DE LOS RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROPIOS DEL CENTRO Código: FIA Página: 1 de 1 Revisión: 2 Indicador 4: Nombre: Puestos de ordenadores Fórmula: Nº total de alumnos matriculados / Nº total de puestos en la sala de ordenadores Periodo de cálculo: Un curso académico Sistema de seguimiento: Evolución Responsable: Administradora del Centro Formato cumplimentado por: Fecha: Firma: Elaboración: Revisión: Aprobación: Mercedes García Domínguez Administradora de la EPS Fecha: Fecha: Luis Pardos Director de la EPS

15 INDICADOR IA PRA-009 PROCESO DE GESTIÓN DE LOS RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS Código: FIA Fecha: Página: 1 de 1 Revisión: 1 Indicador 5 Nombre: Número de incidencias, reclamaciones, sugerencias, oportunidades, propuestas, etc. derivadas de la aplicación del procedimiento. Fórmula: Número Periodo de cálculo: Un curso académico Sistema de seguimiento: Contabilizar / Evolución Responsable: propietario del procedimiento Formato cumplimentado por: Fecha: Firma: Elaboración: Revisión: Aprobación: Fecha: Fecha: Luis Pardos Director de la EPS Fecha: