AUDITORÍAS INTERNAS EDICIÓN FECHA MODIFICACIÓN. Revisión: 09/03/2018 Antonio Garcés Tébar Comité de la Calidad de la EPS

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1 Página: 1 de 7 AUDITORÍAS INTERNAS EDICIÓN FECHA MODIFICACIÓN 1 22/07/2011 Edición inicial 2 12/06/2014 Actualizar y simplificar contenidos 3 10/02/ /03/2018 Elaboración: 05/03/2018 María Dolores Cepero Ascaso Responsable del SGIC Cambiar codificación de PRC-8203 Auditorías internas a PRC-024. Añadir un punto nuevo (12 GESTIÓN DEL RIESGO) Cambio de responsables de elaboración, revisión y aprobación. Revisión y actualización de procesos. La solicitud de C.V. a auditores será opcional. Revisión: 09/03/2018 Antonio Garcés Tébar Comité de la Calidad de la EPS Aprobación: 15/03/2018 Francisco Javier García Ramos Director de la EPS Las fechas de elaboración, revisión y aprobación son las consignadas en la fila superior de esta tabla. Con motivo de la revisión global del SGIC, en la que todos los documentos serán firmados electrónicamente, las fechas de firma electrónica se han realizado posteriormente, de ahí la no coincidencia. Firmado electrónicamente y con autenticidad contrastable según el art.27.3c de la Ley 39/2015 CSV: Organismo: Universidad de Zaragoza Pagina: 1 / 7

2 Página: 2 de 7 ÍNDICE 1 OBJETO 2 CAMPO DE APLICACIÓN 3 AGENTES Y RESPONSABLE PRINCIPAL 4 ENTRADAS AL PROCEDIMIENTO 5 SALIDAS DEL PROCEDIMIENTO 6 DESARROLLO 7 FLUJOGRAMA 8 CALENDARIO DE ACTUACIONES 9 INDICADORES 10 ACTUACIONES PARA LA MEJORA 11 ACTUACIONES PARA GARANTIZAR LA INFORMACIÓN PÚBLICA 12 GESTIÓN DEL RIESGO 13 DOCUMENTOS DEL PROCEDIMIENTO 14 DOCUMENTOS DE REFERENCIA CSV: Organismo: Universidad de Zaragoza Pagina: 2 / 7

3 Página: 3 de 7 1 OBJETO El objeto de este procedimiento es definir los criterios y describir las acciones a realizar para llevar a cabo procesos de auditoría interna, que permitan verificar el cumplimiento del Sistema de Garantía Interna de la Calidad (SGIC) de la EPS y detectar las desviaciones que se hayan producido en el mismo, si es el caso, así como la eficacia del sistema. De esta forma se controlan y mejoran las actuaciones que hace el Centro para garantizar la calidad de los servicios prestados, ya sean académicos, administrativos o colaterales. Clasificación del procedimiento: Clave 2 CAMPO DE APLICACIÓN Este procedimiento se aplica a todas las actividades relativas al Sistema de Garantía Interna de la Calidad implantado en la EPS. 3 RESPONSABILIDADES La responsabilidad principal corresponde a: Responsable del SGIC de la EPS, RSGIC, (Presidente del Comité de la Calidad). Los agentes del procedimiento son: Director de la EPS Administradora de la EPS Comité de la Calidad de la EPS Personal designado como auditor Unidad de Calidad y Racionalización de la Universidad de Zaragoza 4 ENTRADAS AL PROCEDIMIENTO Este procedimiento requiere todos los documentos del SGIC del Centro y, en particular: Manual del SGIC de la EPS. Acta de definición de la Política de la Calidad y Acta de definición de los objetivos de la calidad del procedimiento PRE-001 Elaboración y revisión de la política y los objetivos de la calidad. CSV: Organismo: Universidad de Zaragoza Pagina: 3 / 7

4 Página: 4 de 7 5 SALIDAS DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento es referencia para el desarrollo de los siguientes procedimientos: Informe de auditorías internas para el procedimiento PRC-027 Análisis de datos. Informe de auditorías internas para el procedimiento PRC-028 Acciones correctivas y preventivas. 6 DESARROLLO 1 El Director de la EPS programará las auditorías a realizar, en función de la naturaleza e importancia de la actividad a auditar y las desviaciones detectadas. En cualquier caso, todas las actividades sometidas al Sistema de Calidad serán auditadas al menos una vez cada dos años. 2 El Director de la EPS junto con el RSGIC, prepararán el FRC Plan de auditorías internas detallando la sección a auditar, la fecha prevista y la documentación de referencia. Este plan puede sufrir variaciones como consecuencia de cambios sustanciales en la gestión, en la organización o en las tecnologías. 3 El RSGIC designará al equipo auditor, integrado por un mínimo de 2 personas, que deberán cumplir alguna o varias de las siguientes condiciones: Independencia: El auditor no deberá tener responsabilidad directa sobre el área a auditar, deberá ser imparcial y estar libre de influencias que puedan afectar a su objetividad. Formación: o Tener realizado el curso de Auditor Interno de ANECA. o Experiencia en comisiones de calidad de Centro o Titulación. o Tener formación en: AUDIT, MONITOR, ACREDITA, etc. o Tener formación en calidad general: ISO 9000, EFQM, etc. o Experiencia en programas de evaluación o acreditación. Los auditores internos podrán ser personal del Centro con la formación adecuada o personal ajeno al Centro con formación y conocimiento del SGIC. En el caso que los auditores sean una personas vinculadas con el SGIC, se tratará de una auditoría de autoevaluación y así se hará constar, para diferenciarla de una auditoría interna. En el caso de personal ajeno al Centro, opcionalmente el RSGIC a iniciativa propia o a requerimiento de la Dirección, podrá solicitar su curriculum vitae. En todo caso, se informará a la Unidad de Calidad y Racionalización de la Universidad de Zaragoza y se contará con su participación, si se estima oportuno. 4 El equipo auditor preparará la auditoría con la documentación de referencia necesaria. CSV: Organismo: Universidad de Zaragoza Pagina: 4 / 7

5 Página: 5 de 7 Deberá considerar el cumplimiento de los requisitos del programa AUDIT de la ANECA, para ello se recomienda seguir lo dispuesto en la instrucción técnica ITC Auditoría del programa AUDIT en la EPS. Se recomienda tener en cuenta la estructura de los Sistemas de Gestión de la Calidad, explicitada en la NORMA ISO Así mismo, deberá consultar el informe de la última auditoría realizada (si la hubiera) y las acciones correctoras derivadas de ella. El equipo auditor comenzará verificando que la documentación desarrollada por el centro es adecuada para satisfacer los requisitos solicitados y los objetivos de la calidad. Deberá prestar atención a las modificaciones realizadas en la documentación desde la última auditoría. Durante la auditoría, el equipo auditor deberá comprobar que los procedimientos descritos en la documentación se encuentran satisfactoriamente implantados y deberá obtener evidencias objetivas mediante el examen de los registros, entrevistas con el personal y la observación de las actividades en el área correspondiente. 5 Al finalizar la auditoría, el auditor redactará un informe FRC Informe de auditorías internas con los resultados de la misma y lo presentará junto con las hojas registro de desviaciones al Director de la EPS y al presidente del Comité de la Calidad. En el caso que la auditoría haya sido realizada por personas ajenas al centro, podrán llevarla a cabo siguiendo su propia metodología y usando su propio formato de informe, pero siempre teniendo presente que los objetivos a cubrir son: - Determinar la Conformidad o No Conformidad del SGIC con lo establecido en el programa AUDIT. - Proporcionar al Centro la oportunidad de mejorar su SGIC. - Verificar que se siguen los procedimientos establecidos a todos los niveles del SGIC. - Verificar que todo el personal cumple satisfactoriamente con sus obligaciones y responsabilidades a todos los niveles, en lo que se refiere al SGIC establecido. - Identificar No Conformidades u Oportunidades de Mejora y/o elementos potencialmente originadores de problemas. 8 El RSGIC evaluará la necesidad de adoptar acciones correctoras para asegurarse de que las no conformidades no se vuelvan a repetir. 7 FLUJOGRAMA No procede 8 CALENDARIO DE ACTUACIONES Las Auditorías Internas podrán llevarse a cabo en cualquier fecha, con la periodicidad especificada en el punto 6 DESARROLLO. CSV: Organismo: Universidad de Zaragoza Pagina: 5 / 7

6 Página: 6 de 7 9 INDICADORES 2: Número de no conformidades encontradas en general. 3: Número de incidencias, reclamaciones, sugerencias, oportunidades, propuestas, etc. derivadas de la aplicación del procedimiento. Responsable Mecanismo/Procedimiento Periodicidad Indicador Objetivo Responsable principal del procedimiento Responsable principal del procedimiento Contabilizar / Evolución Contabilizar / Analizar la evolución 10 ACTUACIONES PARA LA MEJORA El comprendido entre dos auditorías consecutivas Un curso académico IC FIC IC FIC Conocer la eficiencia del SGIC Asegurar la aplicación del procedimiento y garantizar su mejora El estudio de los indicadores conducirá a una mayor y mejor preparación de las herramientas disponibles en el Centro para facilitar el procedimiento. Del mismo modo, ayudará a la planificación de los recursos del Centro para el desarrollo de estas actuaciones. 11 ACTUACIONES PARA GARANTIZAR LA INFORMACIÓN PÚBLICA Los resultados de las auditorías internas se tratarán como documentación interna que servirá para la mejora del SGIC y no se publicarán con carácter general. 12 GESTIÓN DEL RIESGO El responsable principal del procedimiento, con el asesoramiento del Comité de la Calidad, realizará un análisis de riesgos derivado de la aplicación del procedimiento, consignando todas las incidencias, reclamaciones, sugerencias, oportunidades, propuestas, etc. (FRC Incidencias del procedimiento) que garanticen tanto su eficiencia como su mejora y cuyo estudio y evolución (FIC ) serán realizados por el RSGIC y presentados en las reuniones del Comité de Calidad. 13 DOCUMENTOS DEL PROCEDIMIENTO En este procedimiento da evidencia de sus actuaciones en los siguientes documentos: Instrucciones técnicas: ITC Auditoría del programa AUDIT en la EPS. Formatos de los registros: FRC Plan de auditorías internas FRC Informe de auditorías internas. FRC Incidencias (en la aplicación del procedimiento). CSV: Organismo: Universidad de Zaragoza Pagina: 6 / 7

7 Página: 7 de 7 Formatos de los registros de indicadores: FIC : ficha del indicador IC FIC : ficha del indicador IC DOCUMENTOS DE REFERENCIA Programa AUDIT de la ANECA. Normativa ISO ITC Análisis de riesgos. CSV: Organismo: Universidad de Zaragoza Pagina: 7 / 7