PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍAS INTERNAS

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1 H. R. U. CARLOS HAYA SERVICIO ANDALUZ DE SALUD Fecha: 01/08/2007 PROCEDIMIENTO DE Nombre y Cargo Firma Fecha Elaborado Sergio Pérez Ortiz 13/07/2007 Responsable Operativo del Sistema de Gestión Ambiental Revisado Carlos Martín Soler 18/07/2007 Director de Servicios Generales Aprobado Mª Ángeles Prieto Reyes 01/08/2007 Directora Gerente Edición: 0 Página 1 de 7 Avda. Carlos Haya, s/n Málaga Telf.:

2 0. ÍNDICE 0. ÍNDICE OBJETO ALCANCE REFERENCIAS DEFINICIONES PROCEDIMIENTO AUDITORÍA INTERNA GESTIÓN DE LAS A NIVEL CORPORATIVO GESTIÓN DE LAS A NIVEL DE CENTRO PLANIFICACIÓN DE LAS EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA HISTÓRICO DE EDICIONES ANEXOS... 7 Edición: 0 Página 2 de 7

3 1. OBJETO El objeto del presente procedimiento es definir la sistemática para la Planificación y Realización de las Auditorías Internas del Sistema Integral de Gestión Ambiental (SIGA) del Servicio Andaluz de Salud a Nivel Corporativo y del Sistema de Gestión Ambiental (SGA) a Nivel de Centro en el Hospital R. U. Carlos Haya. Determinando si el sistema de gestión ambiental implantado es conforme con las disposiciones planificadas para la gestión ambiental, incluidos los requisitos de la Norma UNE- EN ISO 14001:2004, se ha implementado adecuadamente y se mantiene proporcionando información a la dirección sobre los resultados de las auditorías. 2. ALCANCE Este procedimiento es de aplicación a la Planificación y Realización de las Auditorías Internas de todos los Centros que conforman el Sistema Integral de Gestión Ambiental (SIGA) del Servicio Andaluz de Salud a Nivel Corporativo y a Nivel de Centro del Hospital R. U. Carlos Haya en sus centros: el Hospital General, el Hospital Materno Infantil, el Hospital Civil, Centro de Diálisis el Atabal y el Centro de Alta Resolución y Especialidades. 3. REFERENCIAS MGA Manual de Gestión Ambiental PG No Conformidad, Acción Correctiva y Preventiva Norma UNE-EN ISO 14001: DEFINICIONES Auditoria del Sistema Integral de Gestión Ambiental: Proceso de verificación sistemático y documentado para obtener y evaluar objetivamente evidencias para determinar si el Sistema de Gestión Ambiental de una organización se ajusta a los criterios de auditoría del Sistema de Gestión Ambiental marcados por la organización, y para la comunicación de los resultados de este proceso a la dirección. Auditor: Persona cualificada para realizar auditorías internas de calidad y/o medio ambiente y designada para una en concreto. Auditado: Responsable de un área que va a ser auditado, ya sea por completo o parte de ella. No Conformidad: se entiende por no conformidad aquella desviación o incumplimiento respecto a los requisitos especificados en el SIGA-SAS y en los Centros que integran el SIGA. Edición: 0 Página 3 de 7

4 5. PROCEDIMIENTO AUDITORÍA INTERNA QUÉ Planificación Comunicación Ejecución Resultados Q Auditores Internos / Externos Realización Auditorias Informe Auditorias U I É RGA del Centro Plan de Auditorias N. Centro Comunicación Áreas Afectadas Comunicación de resultados Gestión NC (PGA 4.5.3) N CP / CR Análisis y evaluación de resultados Comisión Consultiva / Permanente SS.CC Programa Auditoria N. Corporativo Tratamiento a Nivel Corporativo 5.1. GESTIÓN DE LAS A NIVEL CORPORATIVO En el presente apartado se definen los requisitos existentes para la gestión de las Auditorías Internas del SIGA SAS y que son gestionados a Nivel Corporativo así como aquellos necesarios para evidenciar el cumplimiento de los requisitos derivados de la interacción Centro Nivel Corporativo. La Permanente de la Comisión Consultiva aprueba anualmente un Programa de Auditoría, FPGA (Anexo I) teniendo en cuenta los Centros a auditar, la importancia ambiental de las operaciones implicadas y los resultados de las auditorías previas. Las auditorías serán coordinadas por el Coordinador Regional y los Coordinadores Provinciales Los Centros informarán al Coordinador Provincial sobre los resultados obtenidos, de forma que se evalúe el grado de implantación, adecuación y cumplimiento de los requisitos definidos por el SIGA SAS a Nivel Corporativo y de Centro. Las auditorías Internas deben ser Planificadas por los Centros de forma consecuente con el Coordinador Regional y con el Programa de Auditorías definido a Nivel Corporativo asegurándose de que se audite de forma interna la totalidad del SGA del Centro al menos una vez al año. Los criterios y métodos de auditoría serán definidos por los Centros conforme a los requisitos mínimos definidos a Nivel Corporativo en el siguiente apartado. Edición: 0 Página 4 de 7

5 Las Auditorías Internas serán realizadas siempre por personal interno y/o externo seleccionados de forma que se asegure la competencia profesional, objetividad e imparcialidad del proceso de auditoría. El Coordinador Regional a través de los distintos Coordinadores Provinciales o directamente de los centros dispondrá, en soporte informático, de los informes de auditoría de los distintos centros GESTIÓN DE LAS A NIVEL DE CENTRO En el presente apartado se definen los requisitos exigibles para la gestión de las Auditorías Internas del SGA del Centro y que son gestionados a Nivel del Centro por los responsables específicos. El Responsable de Gestión Ambiental informa a los Responsables Implicados del Centro y a al Coordinador Provincial sobre los resultados obtenidos, de forma que se evalúe el grado de implantación, adecuación y cumplimiento de los requisitos definidos por el SIGA SAS a Nivel Corporativo y de Centro. En los siguientes apartados se definen los criterios y métodos de planificación, realización y cierre de las auditorías. Las Auditorías Internas serán realizadas siempre por personal interno y/o externo seleccionados de forma que se asegure la competencia profesional, objetividad e imparcialidad del proceso de auditoría. El Responsable de Gestión Ambiental del Centro es responsable del mantenimiento de los registros derivados de la realización de las Auditorías Internas y/o Externas. Los resultados de las Auditorías serán puestos en conocimiento del Coordinador Provincial y Regional para su evaluación a Nivel Corporativo PLANIFICACIÓN DE LAS El Responsable de Gestión Ambiental del Centro y los Responsables implicados, planifican la realización de la Auditoría del Centro de forma consecuente con el Programa de Auditorías definido a Nivel Corporativo, teniendo en cuenta la importancia ambiental de las operaciones implicadas y los resultados de las auditorías previas y asegurándose de que se audite de forma interna la totalidad del SGA del Centro al menos una vez al año. Derivado de esta planificación se genera el Plan de Auditorías, FPGA (Anexo II) específico del H. R. U. Carlos Haya. Una vez aprobado, el Plan de Auditoría será distribuido a los Responsables de los Departamentos, Áreas o Servicios a Auditar con al menos 15 días de antelación. Edición: 0 Página 5 de 7

6 Dependiendo de la complejidad del Centro o la importancia de cada una de las actividades, pueden planificarse varias auditorías parciales del SGA incluyendo: Actividad o actividades objeto de la auditoría Auditor (externo o interno). No debe tener responsabilidad sobre las actividades objeto de la auditoría y deberá estar cualificado según el procedimiento PGA Competencia, formación y toma de conciencia. Áreas auditadas, con los responsables de los servicios que serán los auditados. Las fechas y la duración prevista para cada actividad principal de la auditoría, entre ellas, comienzo y cierre de la auditoría. Cuando la auditoría interna sea realizada por auditores externos, en la operativa descrita a continuación se tendrá en cuenta que: El Plan de Auditoría será realizado por los auditores, deberá ser aprobado por el Responsable de Gestión Ambiental del Centro y distribuido según el listado de distribución en cada caso. Cuando la Auditoría la haga una empresa externa, los formatos utilizados para el plan y el informe de auditoría podrán ser los utilizados por dicha empresa. El desarrollo de la auditoría seguirá lo descrito en el presente procedimiento cuando así se especifique. En el caso contrario, se autoriza a los auditores a utilizar sus propios procedimientos de actuación. En la reunión final, el equipo auditor presentará y consensuará el informe de auditoría, siendo el Responsable de Gestión Ambiental del Centro el encargado de su distribución. Del informe final de Auditoría, derivará un Plan de Acciones Correctoras, cuya elaboración, distribución, seguimiento y cierre será responsabilidad del Responsable de Gestión Ambiental del Centro. Se requerirá la cualificación de los auditores externos según lo definido en el procedimiento PGA Competencia, formación y toma de conciencia EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA El auditor solicitará al responsable del área auditada, con la antelación que considere necesaria, los procedimientos y documentación asociada al objeto de analizarla para el posterior desarrollo de la auditoría. Se utilizarán las técnicas de auditoría habituales para el desarrollo de las mismas (entrevistas y coloquios, muestreo y seguimiento de registros, etc.). Se realizarán, cuando sea necesario, reuniones entre auditor y auditado durante el transcurso de la auditoría para revisar cómo se está desarrollando la misma y establecer, si cabe, variaciones en el Plan de Auditoría. Siempre que se varíe este programa, se ha de comunicar a todas las personas afectadas. Edición: 0 Página 6 de 7

7 Una vez que el auditor haya aclarado con los auditados las discrepancias que pudieran existir en cuanto a las desviaciones de la auditoría, elaborará el Informe Final de Auditoría, que será distribuido a los responsables de las áreas auditadas y al RGA, constituyendo una de las informaciones necesarias para la realización de la Revisión por la Dirección del Sistema de Gestión Ambiental. Este informe contendrá, como mínimo, los siguientes elementos: Áreas auditadas Fechas en las que se ha desarrollado Desviaciones encontradas, acordadas con los auditados Valoración de los puntos fuertes y de las áreas de mejora del sistema de gestión, información sobre el grado de cumplimiento de su política ambiental y los avances ambientales observados por la organización e información sobre la fiabilidad de las medidas de control del impacto ambiental de la organización. Documentación auditada Firma del auditor/auditores En cualquier caso, estas acciones correctivas se adecuarán al procedimiento PGA No Conformidad, Acción Correctiva y Acción Preventiva y deben ir acompañadas de la fecha en la cual deben estar implantadas. Los responsables de las áreas auditadas deben asegurar que se toman las acciones sin demora injustificada para eliminar las no conformidades detectadas y sus causas. Una auditoría no se considerará cerrada hasta que haya sido verificada la implantación de todas las acciones correctivas y evaluada la eficacia de las mismas. 6. HISTÓRICO DE EDICIONES Nº Edición Fecha Resumen de Cambios / Capítulos afectados 0 01/08/2007 Edición Inicial. 7. ANEXOS Anexo I. Anexo II. Programa de Auditoría SIGA SAS Plan de Auditoría del Centro Edición: 0 Página 7 de 7

8 ANEXO I: PROGRAMA DE AUDITORIA SIGA SAS F_PGA PROGRAMA DE AUDITORÍA DEL SIGA SAS AÑO CENTRO TRIMESTRE 1 er Trimestre 2 o Trimestre 3 er Trimestre 4 o Trimestre Edición: 0 Página 1 de 1

9 ANEXO II: PLAN DE AUDITORÍA F_PGA Normas de Referencia: PLAN DE AUDITORÍA DEL H. R. U. CARLOS HAYA UNE EN ISO 14001:2004 Otras: EQUIPO AUDITOR Nombre Iniciales Auditor Jefe: Auditor: Auditor Observador: CENTRO ÁREA A AUDITAR RESPONSABLES AUDITADOS AUDITOR (Iniciales) FECHA y DURACIÓN Edición: 0 Página 1 de 1