PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE LOS RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROPIOS DEL CENTRO DE LA FACULTAD FORMACIÓN DEL PROFESORADO

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1 PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE LOS PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE LOS RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROPIOS DEL CENTRO DE LA FACULTAD FORMACIÓN DEL Página 1 de 11

2 ÍNDICE 1.- OBJETO ALCANCE NORMATIVA Nacional Universitaria Específica de la UEx DEFINICIONES DESCRIPCIÓN / DESARROLLO DEL PROCESO Gestión de los recursos materiales del Centro Gestión de incidencias de los recursos materiales del Centro Gestión de los servicios propios del Centro Gestión de Incidencias de los servicios propios del Centro UNIDADES DEL CENTRO IMPLICADAS DOCUMENTOS DIAGRAMA SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN Seguimiento Evaluación (e indicadores) ARCHIVO HISTÓRICO DE CAMBIOS Página 2 de 11

3 1.- OBJETO. El objeto del presente documento es definir cómo la Facultad de Formación del Profesorado de la Universidad de Extremadura garantiza la correcta gestión (adquisición y mantenimiento) de los servicios que presta a la comunidad universitaria, tanto de gestión interna ( internos ) como contratados a empresas externas ( externos ), así como su mejora, para estar adaptados permanentemente a las necesidades y expectativas de sus grupos de interés (PDI, PAS y alumnos). Para esto será necesario: Definir las necesidades de recursos materiales para contribuir a la calidad del proceso de enseñanzaaprendizaje, y los objetivos de los servicios propios. Planificar la adquisición de recursos y las actuaciones de los servicios en función del presupuesto y de la prioridad Gestionar los recursos materiales y las prestaciones de los servicios Mejorar continuamente la gestión de los recursos materiales y las prestaciones de los servicios para adaptarse permanentemente a las nuevas necesidades y expectativas Informar de los resultados de la gestión de los recursos materiales y los servicios a los órganos que corresponda y a los distintos grupos de interés 2.- ALCANCE. Este proceso abarca las actividades que el Centro realiza para determinar las necesidades, planificar la adquisición, actualización, gestión y verificación de la adecuación de los recursos materiales del Centro, así como a todas las actividades realizadas para determinar los objetivos, planificar, actualizar, gestionar y verificar la adecuación de las actuaciones de los servicios prestados por el Centro. 3.- NORMATIVA Normativa aplicable al proceso o procedimiento descrito en este documento Nacional Ley Orgánica de Universidades 6/2001, de 21 de diciembre. Ley Orgánica 4/2007, de 12 de abril, por la que se modifica la Ley Orgánica 6/2001, de 21 de diciembre, de Universidades R.D. 1393/2007, de 29 de octubre, por el que se establece la ordenación de las enseñanzas universitarias oficiales. R.D. Ley 14/2012 de 20 abril, (BOE 21/4/2012). Directrices de garantías de calidad de la ANECA. Legislación aplicable en materia de contratación-adquisición de productos y servicios por los organismos públicos Universitaria Estatutos (Decreto 65/2003 de 8 de mayo, por el que se aprueban los Estatutos de la UEx) Normativas y Reglamentos ya establecidos en los Centros y Generales de la UEx para establecer necesidades, planificar consecución, gestionar las adquisiciones y las existencias y seguir los resultados de los recursos materiales y servicios universitarios prestados en los Centros. Página 3 de 11

4 Normativa de ejecución presupuestaria de la UEx Específica de la UEx. Proceso de Gestión de Quejas, Sugerencias y Felicitaciones de la Universidad de Extremadura. 4.- DEFINICIONES Recursos materiales: instalaciones (aulas, aulas de informática, laboratorios docentes, salas de estudio, salón de actos, salón de grados, salas de reunión, seminarios) en las que se desarrolla la actividad de enseñanza-aprendizaje, así como el equipamiento y los materiales necesarios para esta actividad. Servicios propios del Centro: servicios cuya prestación es una competencia directa del Centro, entre ellos incluiremos Conserjería, Secretaría, Cafetería, Reprografía y Biblioteca. En nuestro Centro la Cafetería y Reprografía son servicios externos. 5.- DESCRIPCIÓN / DESARROLLO DEL PROCESO Gestión de los recursos materiales del Centro. El proceso de gestión de los recursos materiales es una competencia del Equipo de Dirección de la Facultad. Estos recursos materiales estarían comprendidos por las instalaciones (aulas, salas de estudio, aulas de informática, laboratorios, salas de juntas, salón de actos, salón de grados y despachos) en las que se desarrolla el proceso de enseñanza-aprendizaje, así como el equipamiento necesario para este proceso. El Decano delega en uno de los miembros de su equipo, el Vicedecano responsable de estos temas la labor de identificación de necesidades de estos recursos. El Vicedecano correspondiente podrá estar asistido por el Administrador del Centro. Esta tarea se realizará dentro del entorno normativo y conforme a las políticas y objetivos del Centro, de acuerdo con el informe anual de resultados y necesidades (P/SO005_FFP_D001) del curso anterior y las propuestas de mejoras indicadas en el mismo; así como la información relativa a los recursos materiales procedentes de los distintos actores de la Comunidad Universitaria. Si la propuestas para cubrir las necesidades detectadas, o parte de las mismas, no pudiera ser asumidas por el Centro, se solicitará apoyo al Vicerrectorado correspondiente. En caso de que no sea aceptada, se archivará la solicitud. Si la Facultad dispone de recursos económicos (propios o proporcionados por el Vicerrectorado de Calidad e Infraestructura) para satisfacer la necesidad de recursos materiales, la comisión definirá las actuaciones a llevar a cabo. A través de encuestas de satisfacción de usuarios, buzones de sugerencia, o mediante los mecanismos que se articulen, se obtendrá información relacionada con los recursos materiales de todos los sectores de la Comunidad del Centro. El Vicedecano responsable valorará la suficiencia y fiabilidad de estos datos para poder proceder al análisis de los resultados. Este análisis se sintetizará en un informe anual de resultados (P/SO005_FFP_D001) que contendrá también una serie de propuestas de mejora relacionadas con el proceso de gestión de recursos materiales. En esta misma fase se realizará el seguimiento del proceso y se emitirá, si se estima conveniente, la propuesta de revisión del mismo. El proceso concluye con la presentación a la Junta de Facultad el informe anual de los recursos materiales del Centro (P/SO005_FFP_D001). Página 4 de 11

5 5.2.- Gestión de incidencias de los recursos materiales del Centro. En lo concerniente al mantenimiento y gestión de incidencias de los citados recursos materiales cualquiera de los grupos de interés del centro se lo hará saber al Decano o Secretaria Académica. En lo concerniente al mantenimiento y gestión de incidencias de los citados recursos materiales los responsables de cada uno de los servicios se lo harán saber al Decano, mediante escrito que le entregará a la Secretaria Académica. y ésta se lo remitirá al Decano, quién estudiara dichas incidencias con el personal de mantenimiento y comunicará, estimando un plazo de quince días para la resolución de las incidencias Gestión de los servicios propios del Centro El Administrador es la responsable de la gestión de los servicios propios de la Facultad y será quien realice la labor de definición de los objetivos de los mismos. Esta tarea la realizará, dentro del entorno normativo y conforme a las políticas y objetivos del Centro, teniendo en cuenta el Informe de la evaluación de la gestión de recursos materiales y servicios propios del Centro del curso anterior. A través de encuestas de satisfacción de usuarios, buzones de sugerencia, o mediante los mecanismos que se articulen, se obtendrá información relacionada con los recursos materiales de todos los sectores de la Comunidad del Centro. El Vicedecano responsable valorará la suficiencia y fiabilidad de estos datos para poder proceder al análisis de los resultados. Este análisis se sintetizará en un informe anual de resultados (P/SO005_FFP_D001) que contendrá también una serie de propuestas de mejora relacionadas con el proceso de gestión de recursos materiales. En esta misma fase se realizará el seguimiento del proceso y se emitirá, si se estima conveniente, la propuesta de revisión del mismo. El Equipo de Dirección verificará si los servicios son adecuados. En caso contrario revisará en lo necesario la planificación de actuaciones sobre los mismos. El proceso concluye con la rendición de cuentas a la Junta de Facultad y la presentación del informe anual de los servicios propios del centro (P/SO005_FFP_D001) Gestión de Incidencias de los servicios propios del Centro. En lo concerniente al mantenimiento y gestión de incidencias de los citados servicios propios del Centro, cualquiera de los grupos de interés del centro, se lo hará saber al Decano mediante escrito, que le entregará a la secretaria académica., o usar el Buzón de incidencias y propuestas de mejora, situado en la web del centro Reservas de recursos y espacios del Centro. En relación a las reservas de recursos y espacio de nuestro centro, el procedimiento seguido es el siguiente: Para la reserva de aulas especiales (Salón de Actos, Aula Joaquín Sama y Sala de Grados), el procedimiento seguido es la comunicación a la Secretaria del Decano mediante correo electrónico, quién comprueba la disponibilidad de los espacios (por orden de reserva) y se lo comunica al interesado por correo electrónico. Para la reserva de resto de aulas, el interesado completa el formulario existente en la Consejería de la Facultad o mediante aplicación informática (P/SO005_FFP_D002), donde se comprueba en el cuadrante la disponibilidad de los recursos y espacios en función de las características solicitadas. Se traslada la solicitud a la Secretaria Académica que es la encargada de adjudicar el recurso, mediante la correspondiente gestión de horarios (P/SO005_FFP_D003) Página 5 de 11

6 Para la reserva de recursos materiales, el interesado completa el formulario existente en la Consejería de la Facultad o mediante aplicación informática (P/SO005_FFP_D002), donde se comprueba en el cuadrante la disponibilidad de los recursos en función de las características solicitadas Asignación de despachos para el profesorado. La asignación de despachos a profesores para el desarrollo de su labor docente e investigadora, creemos conveniente diferenciar primeramente dos situaciones completamente distintas: 1ª- El profesor que está adscrito al centro, el cual tiene su despacho para la realización de su labor docente e investigadora. 2ª- El profesor que imparte docencia en el centro, pero está adscrito en otro centro, donde tiene su despacho para realizar su labor docente e investigadora. En este centro compartirá despacho con otros profesores, siempre que se pueda de la misma área, para su labor docente (tutorías). Distinguiendo dos momentos diferentes en el tiempo: A) Antes de la aplicación de este procedimiento, donde todos los profesores que imparten docencia e investigación en el centro tienen despacho, en función como hemos comentado anteriormente, de si están adscritos al centro o no. La mayoría de profesores, en el momento actual, tienen despacho desde hace bastante tiempo, y creemos que debe seguir de este modo. B) A partir de la aplicación de este procedimiento, con la llegada de nuevos profesores, la jubilación de otros, por finalización de contrato, etc. Debido a las exigencias actuales, para las titulaciones, creemos conveniente, siempre que existan despachos libres (de uso individual o compartidos), que si el nuevo profesor está adscrito al centro y está a tiempo completo, tenga preferencia sobre profesores no adscritos, a tiempo parcial, siempre aplicando la normativa vigente de la UEx en esta materia (en igualdad de condiciones, tendrá preferencia el profesor doctor). Por último, el caso de los profesores que se jubilen en nuestro centro, se les dará un plazo máximo de tres meses para que dejen dicho despacho a disposición del centro, para que pueda ser adjudicado, con los criterios descritos anteriormente, a otros profesores Reclamaciones sobre recursos materiales o servicios propios del Centro. Cualquiera de los grupos de interés del Centro podrá realizar reclamaciones con respecto a los recursos materiales y los servicios propios del Centro. 6.- UNIDADES DEL CENTRO IMPLICADAS. Unidad Puesto Descripción de tareas Administrador del Centro Equipo Directivo Decano Definición y ejecución de las actuaciones sobre los servicios propios del Centro. Definición de los objetivos de los servicios propios del Centro. Coordinación de los procesos económicos-presupuestarios. Difusión interna y externa de las actividades y objetivos de los servicios propios del Centro. Definición de actuaciones sobre los recursos materiales y criterios de selección de proveedores, planificación, dotación y puesta en explotación Página 6 de 11

7 Comisión de Garantía de Calidad del Centro Junta de Facultad del Centro de los recursos materiales. Valoración de los datos y análisis de los resultados sobre la prestación de los servicios y verificación de la adecuación de los recursos materiales. Definición y planificación de actuaciones de los servicios. Verificación de la adecuación de las prestaciones de los servicios. Identificación de necesidades. Mantenimiento y gestión de incidencias de recursos materiales. Valoración de los datos y análisis de los resultados sobre los recursos materiales. Análisis de Resultados sobre recursos materiales y servicios. Elaboración del Informe de evaluación de la gestión de los servicios y recursos materiales del Centro. Elaboración de la Memoria de la gestión económica. Aprobación de las modificaciones y mejoras al proceso, sugeridas de la Comisión de Infraestructuras. Aprobación del Informe de Evaluación de la Gestión de los servicios y recursos materiales del Centro. Revisión de la política y actuaciones sobre recursos materiales y servicios. Aprobación del Informe de evaluación de la gestión de los servicios y recursos materiales del Centro. Aprobación de la Memoria de la gestión económica 7- DOCUMENTOS. Actas de Junta de Centro: Donde quedarían reflejada la presentación de los informes anuales sobre recursos y materiales y sobre servicios propios del Centro. P/SO005_FFP_D001: Donde quedaría constancia del proceso de gestión de recursos materiales y servicios propios del centro. P/SO005_FFP_D002: Formulario de reserva de aulas y otros espacios del centro. P/SO005_FFP_D003: Gestión de horarios. La Secretaria Académica de la Facultad elabora un borrador de horarios teniendo en cuenta el POD de cursos anteriores, propuestas del profesorado y de la Junta de Facultad. Durante el mes de marzo, se llevará a Junta de Facultad propuestas inicial de horarios para su conocimiento y aprobación. Una vez aprobada la propuesta inicial de horarios, esta será remitida a los Departamentos, para su revisión y propuestas de reajuste en función del POD del curso académico objeto del horario. Los Departamentos dispondrán hasta el 30 de abril para remitir a la Secretaria Académica, la propuesta de reajuste de horarios y POD, con objeto de su estudio. Una vez recabada toda la información, se elaborará una propuesta final de horarios que será aprobada en Junta de Facultad durante el mes de junio. La propuesta aprobada será publicada en la web del centro ( En el supuesto que un Departamento no envíe propuesta de reajuste de horario y POD en la fecha acordada, se mantendrá el primer borrador de horario aprobado en Junta de Facultad con los ajustes que hayan derivado de las peticiones del resto de departamentos. Si una vez concluido el proceso en el mes de junio se detectasen solapamientos, serán los departamentos responsables de los mismos quienes ofrezcan una solución alternativa, siempre que no sea en perjuicio del alumnado. Página 7 de 11

8 8.- DIAGRAMA. PROCESO DE GESTIÓN DE LOS RECURSOS MATERIALES INICIO Informe de resultados. Propuesta de mejora. Memoria Económcia Definición, unidades y/o grupos de interés involucrados en la gestión y mejora de los recursos materiales. Equipo de Dirección. Información de los distintos sectores de la Comunidad Universitaria Identificación de las necesidades de recursos materiales. Vicedecano responsable Lo asume el Centro? No Si Solicitud al Vicerrectorado competente Equipo Dirección Evidencia: Archivo Información Admistrador Si La solicitud es aceptada? INFORMACIÓN EN JUNTA DE CENTRO Informe de la Unidad Técnica de Obras y Mantenimiento Definición de actuaciones sobre recursos materiales y criterios de selección de proveedores. Planificación, dotación y puesta en explotación de los recursos materiales. Equipo de dirección. FIN Informe del Servicio de Gestión Económica, Contratación y Patrimonio Recogida de Información PDI/PAS/Administrador/Estudiantes/ Usuarios Evidencia: P/SO005_FFP_D001 Informe Anual de Resultados Información del Administrador Análisis de Resultados y Realización del Informe Equipo Directivo/Responsable INFORMACIÓN EN JUNTA DE CENTRO FIN Página 8 de 11

9 PROCESO DE GESTIÓN DE LOS SERVICIOS PROPIOS DEL CENTRO INICIO Definición del órgano, unidades y/o grupos de interés involucrados en la gestión de servicios. Equipo de Dirección Definición de los objetivos de los servicios Equipo de Dirección Marcos de referencia: Políticas y objetivos de Calidad del Centro. Políticas medioambientales Estatutos de la UEx Definición de actuaciones de los servicios prestados por el centro Equipo de dirección/administrador Planificación de las actuaciones de los servicios Equipo de Dirección Ejecución de las actuaciones planificadas Personal de servicios y persona responsable del servicio Evidencia: Actas Junta de Centro P/SO005_FFP_D001 P/SO005_FFP_D002 P/SO005_FFP_D003 FIN Página 9 de 11

10 9.- SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN Seguimiento El seguimiento de los resultados del proceso está integrado en el mismo, ya que está prevista una recogida de información entre los usuarios de los recursos materiales y los servicios del Centro que se reflejan en el informe anual (P/SO005_FFP_D001). El análisis de estos resultados se realizará cada curso académico, y se hará en base al informe anual. En esta misma fase se realizará el seguimiento de proceso y puede emitirse, si se estima oportuno, una propuesta de revisión del mismo Evaluación (e indicadores) El Decano, será el encargado de evaluar, junto con la Comisión correspondiente, los resultados obtenidos en el proceso para cada curso académico. Para ello utilizará los indicadores que se relacionan a continuación. INDICADORES DE LA GESTIÓN DE LOS ESPACIOS Puestos en aulas de mobiliario: número de puestos en aulas y ratio de ocupación de los puestos en aula (número de puestos de uso simultáneo / número de puestos disponibles). Puestos en aulas de informática: número de puestos en el aula de informática, ratio (número de puestos / número de estudiantes en asignaturas que usan el aula), tasa de ocupación de los laboratorios (horas / horas de apertura del centro). Puestos en laboratorio: número de puestos de laboratorio, tasa de ocupación de los laboratorios (% de horas del horario lectivo) y ratio de ocupación de los puestos de laboratorio (número de puestos de laboratorio / número de estudiantes matriculados en asignaturas que usan los laboratorios) Puestos en biblioteca: número de puestos de biblioteca, ratio (número de puestos / número de estudiantes) Puestos en sala de lectura: número de puestos de sala de lectura, ratio (número de puestos / número de estudiantes) Espacios de Seminarios o Tutorías: número de espacios destinados a seminarios o tutorías, tasa de utilización (% de horas del horario lectivo). INDICADORES DE LA GESTIÓN ECONÓMICA Gastos en mantenimiento y conservación: partida (en euros y en % del total) del presupuesto del Centro dedicado al mantenimiento y conservación de los recursos materiales. Inversión en recursos materiales: partida (en euros y en % del total) del presupuesto del Centro dedicado a la adquisición de nuevos recursos materiales. OTROS INDICADORES DE LA GESTIÓN DE LOS RECURSOS Y SERVICIOS Incidencias: Número de incidencias registradas en relación con los recursos materiales y las actuaciones de los servicios del centro. Tiempo de resolución de incidencia: Tiempo medio que se tarda en resolver una incidencia. Reclamaciones: Número de reclamaciones registradas en relación con los recursos materiales ARCHIVO Los archivos generados en el proceso son los que se detallan a continuación, indicando el formato en que se recogen, el responsable de su custodia y el tiempo de conservación. Página 10 de 11

11 Identificación del registro P/SO005_FFP_D001 Informe Anual P/SO005_FFP_D002 Reserva de aulas y espacios. P/SO005_FFP_D003 Gestión de horarios Soporte de archivo Papel y/o Informático Papel y/o Informático Papel y/o Informático Responsable custodia Responsable Calidad del Centro Secretaria Académica Secretaria Académica Tiempo de conservación Indefinido 1 año 4 años 11.- HISTÓRICO DE CAMBIOS EDICIÓN FECHA MODIFICACIONES REALIZADAS 2ª 26/11/2015 Simplificación del proceso y adecuación a las necesidades del Centro. Modificaciones aprobadas en CGCC el 10/12/2015 Página 11 de 11