Subproceso de Adquisición de Bienes y Servicios

Transcripción

1 Subproceso de Adquisición de Bienes y Servicios Cartel de Licitación Abreviada. 2015LA Contratación de los servicios publicitarios para diseño y ejecución de estrategia de medios, a través de agencia de publicidad. Apertura: Fecha: Hora: 7:00am SECCIÓN I. LLAMADO A COTIZAR 1. EL Instituto sobre Alcoholismo y Farmacodependencia (IAFA) por medio del Subproceso de Adquisición de Bienes y Servicios, invita a empresas o personas físicas a presentar ofertas electrónicas debidamente firmadas, por la persona que ostente la representación jurídica de la empresa, redactadas en idioma español, libre de borrones, tachaduras y alteraciones que hagan dudar de su legitimidad 2. La oferta y todo su contenido deberá presentarse por medio del sistema Comprared en forma digital. Toda la información solicitada, así como los documentos adicionales solicitados deben ser de forma electrónica. 3. La oferta debe indicar el nombre de la persona responsable para recibir notificaciones; dirección exacta del domicilio, dirección electrónica o número de fax. Toda notificación se hará de forma automática por medio del sistema Comprared, para lo cual, los datos personales deberán estar actualizados. Toda comunicación se entenderá realizada dos días hábiles posteriores a la notificación del acto administrativo. Objetivos de la contratación. Esta contratación tiene como fin la realización de campaña de exposición publicitaria en medios audiovisuales de mensajes del IAFA para contrarrestar los efectos nocivos que producen el consumo de tabaco en los diferentes segmentos de la población nacional. SECCIÓN II. CONDICIONES ESPECÍFICAS (ASPECTOS TÉCNICOS) A. DEL OBJETO CONTRACTUAL: Línea Código mercancía Descripción General Solicitud de Pedido 750A15T0124 Línea 1 Contratación de los servicios publicitarios para diseño y ejecución de estrategia de medios, a través de agencia de publicidad con experiencia comprobada en desarrollo de estrategias de medios Página 1 de 8

2 Requisitos de admisibilidad: 1. La agencia requerida debe tener al menos 5 años de experiencia en el campo. 2. Contar con departamento de medios y brindar la descripción detallada de sus funciones y del equipo que conforma el mismo. 3. Copia del título profesional del comunicador encargado de estrategias de medios de la agencia. 4. Debe estar incorporado al Colegio Profesional correspondiente. 5. Currículum con experiencia comprobada de 5 años en adelante en esas funciones del estratega de medios de la agencia. 6. Presentación de 3 muestras de estrategias o planes de medios realizados, para comprobar su conocimiento y experiencia. 7. Durante el período de análisis técnico de las ofertas, el Proceso de Comunicación del IAFA se reserva el derecho de contactar a los oferentes para la realización de una entrevista personal al estratega de medios de la agencia que incluye la exposición de las muestras suministradas en su oferta de servicios. 8. Presentación física de los tarifarios vigentes de todos los siguientes medios, entre otros. La mezcla de medios debe contemplar la pauta en los siguientes canales de televisión: SINART (10%), Canal 7, Canales REPRETEL (4, 6 y 11), Canal 9, Canal VM Latino, Canales regionales recomendados en Zona Norte (Ciudad Quesada, San Carlos), Región Brunca, San Vito Coto Brus, Santa Cruz de Guanacaste, Limón Centro, San Ramón Centro, Ciudad Quesada, Cartago Centro, Puntarenas Centro, Quepos Centro, compañías de cable (Cabletica, Tigo Start, Cablevisión, Telecable, otros). Consideraciones importantes: 1. El período de pauta va a regir según la entrega de las producciones (anuncios de 30 segundos) para medios televisivos, así como la estrategia que nos vayan a plantear por sí misma. 2. Se trabajará en conjunto con el comunicador responsable del Proceso de Comunicación del IAFA: la distribución del presupuesto según las versiones de los mensajes, el target (público meta), las variables sociodemográficas, geográficas de los servicios de los CAIDS, cumplimiento de la Ley del SINART. 3. La contratación debe contemplar monitoreo de las pautas, seguimiento, mediciones requeridas para respaldar alcances, frecuencia y efectividad de la Estrategia del Plan. 4. Deben considerar la cobertura de CAIDS (Centros que brindan servicios de tratamiento del IAFA en algunas regiones): San Vito Coto Brus, Santa Cruz de Guanacaste, Limón Centro, San Ramón Centro, Ciudad Quesada, Cartago Centro, Puntarenas Centro, Quepos Centro. 5. Segmentación geográfica para la escogencia de medios audiovisuales. 6. Segmentación por contenido mensaje y público meta (adolescentes, adultos mayores, jóvenes, adultos con estilo de vida urbanos, padres de familia, estilos de vida rurales). 7. Período de pauta para definir las versiones a pautar según los meses del año. Período de pauta publicitaria: 3 meses (variable). Responsable: se ha designado a la Licenciada Lisa Hu, como encargada responsable de la presente contratación Requisitos para las empresas participantes: Las empresas participantes, serán sometidas a un proceso de evaluación para el cual serán considerados los siguientes aspectos: CALIFICACIÓN: Precio..65% ( ver NOTA de seguido) Experiencia..35% Precio: Se evaluará el precio únicamente en la parte que corresponde al pago de honorarios a la empresa por los servicios aquí solicitados, se considerará la parte ofertada por la Página 2 de 8

3 empresa en la parte (A) según el siguiente desglose de distribución del presupuesto destinado a la contratación, sea los servicios solicitados para el diseño, creación, desarrollo y ejecución de la estrategia de medios hasta los reportes finales de medición. Desglose de precio Ofertas. A) Honorarios por los servicios solicitados B) Presupuesto para la pauta en medios.. Total de presupuesto asignado en la presente contratación (A+B)... Según última solicitud de pedido 750A15T ,00 Documentos Entregables 1. Informe final de la estrategia de medios de la compañía 2. Informe mensual de pautas efectuadas 3. Mediciones de frecuencia, alcance y costo por millar. PRECIO OFRECIDO % Fórmula: Po = (Pm / Px*65%) Dónde: Po = puntaje obtenido de la empresa Px = Precio total ofertado por la oferta en evaluación Pm = Precio total ofertado con el monto total más bajo Experiencia.. 35% Calificación del evaluador a las 3 muestras presentadas según grado de satisfacción con las muestras suministradas: Se considerarán dos muestras de admisibilidad y una para valorar, para lo cual el oferente deberá indicar cual muestra valorar. Si no se indica la administración valora la primera en la lista presentada. 1) Altamente satisfactorio: 60% (Si las estrategias de medios presentadas incluyen todos los componentes: definición de objetivos de medios, análisis de la población meta (target), racional de medios (estrategia, canales, medios, formatos), cronograma de pautas (timing) y análisis (control y seguimiento, estudios de medición y efectividad). 2) Medianamente satisfactorio: 30% (Si las estrategias de medios presentadas incluyen solamente la mitad de los componentes mencionados en la calificación anterior). 3) Moderadamente satisfactorio: 10% (Si las estrategias de medios presentadas incluyen solamente uno de los componentes mencionados en la calificación del 60%). Página 3 de 8

4 Nota: para proceder con la metodología de calificación, cada oferente debe cumplir con la totalidad de los requisitos de admisibilidad mencionados, así como la documentación necesaria para validar la experiencia. Criterios de Desempate: Se adjudicará a aquella oferta que posee la mayor puntuación. De existir ofertas con la misma puntuación o empate, se escogerá la que este certificada como Pymes y si persiste el empate la que presente menor precio, de persistir la escogerá finalmente la de mayor antigüedad en su acta constitutiva. 1. Características del o de los oferentes Serán oferentes las personas físicas, o las personas jurídicas, con experiencia en el campo de publicidad, específicamente en de estrategias o planes de medios La oferta debe indicar: Currículo vitae detallado del oferente y encargado del proyecto. Fotocopia Cédula de identidad Domicilio y teléfono Nombre de la persona Precio unitario y total en números y letras. Los precios deben ser firmes y definitivos, libres de toda variación exenta de impuestos La oferta debe ser redactada en idioma español, sin borrones, ni enmiendas de ninguna especie y debidamente firmada por el oferente o representante legal. La oferta debe ser firmada por la persona legalmente facultada para ello. 2. Plazo y forma de pago. Plazo: Todos los servicios y bienes de esta contratación se desarrollarán y deberán ser entregados antes de finalizar el La forma de pago será usual de Gobierno en colones costarricenses y consiste en mínimo treinta días naturales y máximo de cuarenta y cinco días naturales; contados a partir de la presentación de la factura, previa verificación del cumplimiento a satisfacción, del bien o servicio adquirido, por parte de la Administración. En caso de que la adjudicación recaiga sobre una pequeña o mediana empresa inscrita, según lo regula la Ley 8262 y su Reglamento, la Administración Central tendrá un plazo máximo de 30 días naturales para efectuar el pago, esto según lo dispone el artículo 34 del RLCA. Página 4 de 8

5 Cuando la oferta se presente en dólares, la emisión de la orden de compra y la factura se cancelará en colones costarricenses, al Tipo de Cambio del Banco Central al día de la apertura de las ofertas, mediante transferencia electrónica a la cuenta cliente en colones de la empresa o persona física adjudicada. La Administración de cada pago autorizado rebajará el 2% (dos por ciento) del monto correspondiente a la retención adelantada del Impuesto sobre la Renta El IAFA no tramitará pago alguno sobre facturas que no estén debidamente autorizadas por la Dirección General de Tributación Directa y que no estén acompañadas por copia de Póliza de Riesgos del Trabajo vigente, asimismo el Subproceso de Adquisición de Bienes y Servicios previo a iniciar el trámite de cancelación verificará en el SICERE que la empresa contratada se encuentre al día en el pago de obligaciones con la Seguridad Social según lo dispone el artículo 74 de la Ley Constitutiva de la CCSS, estar al día en el pago de obligaciones con el fondo de desarrollo social y asignaciones familiares FODESAF y se encuentre al día en el pago del Impuesto a las Personas Jurídicas. 3. De la fiscalización del contrato y servicios. a) Para garantizar una adecuada realización del servicio requerido, el Encargado del Proceso de Comunicación, será el responsable de velar por el cumplimiento del contrato suscrito entre el IAFA y la empresa adjudicada. b) El Fiscalizador del Contrato en su condición de Órgano Fiscalizador, supervisará y vigilará que la empresa que brinda el Servicio cumpla con los objetivos, términos y condiciones establecidos para la presente contratación. Además dentro de sus deberes velará y establecerá los controles necesarios y oportunos que estime convenientes para supervisar y hacer valer en todos sus extremos el contrato, formulando recomendaciones o sugerencias por el servicio recibido. c) Como otras atribuciones del Órgano Fiscalizador están: a. Supervisar y vigilar que el adjudicatario cumpla con los objetivos, términos y condiciones establecidos para la presente contratación. b. Velar que el adjudicatario cumpla con los requisitos de privacidad en el manejo de los expedientes. 4. Otros requerimientos del IAFA 4.1. Queda a criterio del IAFA, durante el plazo de estudio de las ofertas, solicitar a los participantes las, explicaciones y aclaraciones que se consideren necesarias El IAFA se reserva el derecho de verificar si la información brindada por el oferente se ajusta a la realidad En la aplicación del principio de eficiencia, el IAFA pedirá subsanar en cualquier momento los errores materiales o aritméticos que se detecten, de conformidad con lo establecido en el artículo 81 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa y concordantes. 5. Marco legal En el marco de la presente contratación, rigen las disposiciones establecidas en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, Ley N 6227 Ley General de la Administración Pública, Decreto Ejecutivo N H Reglamento para el Funcionamiento de las Proveedurías Institucionales de los Ministerios de Gobierno y su modificación, según Decreto Ejecutivo No H, Decreto Ejecutivo No H Reforma al Reglamento de la Ley de Contratación Administrativa, Ley No FODESAF, Decreto Ejecutivo No MP-MEIC, Profesional de Psicólogos y demás cuerpos legales aplicables y conexos. SECCIÓN III. CONDICIONES GENERALES 1. Precios de la oferta. Los precios ofertados por los proveedores permanecerán fijos y no estarán sujetos a variaciones por ningún motivo. Los precios cotizados deberán presentarse en números y en letras coincidentes, prevaleciendo el precio unitario Página 5 de 8

6 consignado en letras; si no se encontrara consignado en letras, prevalece el precio unitario. Se entenderá que todos los precios son exentos de todo impuesto, e incluyen todo lo correspondiente a gastos, transportes, cargas sociales u otros rubros adicionales. Entiéndase precio unitario cotizado el precio por cada unidad solicitado en cada descripción. 2. Plazo de entrega: Debe respetarse el calendario de actividades fijado para el presente proyecto y que se negociará con la Unidad ejecutora. 3. Período de validez de la oferta. La oferta tendrá validez por 30 días hábiles a partir de la fecha de apertura de las ofertas. 4. Plazo de adjudicación: 20 días hábiles. La metodología de evaluación consiste en adjudicar a la oferta o proforma con mayor porcentaje total para la línea; siempre que cumpla con las especificaciones solicitadas y los requisitos de admisibilidad del oferente. 5. El IAFA se reserva la potestad de adjudicar parcialmente de conformidad con el artículo 52 inciso n) del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. Se podrá subir o bajar las cantidades (tiempo) por parte del IAFA de acuerdo al contenido presupuestario existente. Esta Licitación se respalda con la solicitud de pedido número 750A15T Conversión a una sola moneda. Para facilitar la evaluación y comparación de las ofertas, la Administración convertirá todos los precios de las ofertas a una moneda (colones costarricenses), al tipo de cambio de venta oficial, de la fecha de apertura de ofertas (tipo de referencia: el que indique para ese día el Banco Central de Costa Rica.) 7. Cuenta cliente bancario. Para efectuar el cobro, deberán presentar al Instituto sobre Alcoholismo y Farmacodependencia, certificación original de cuenta cliente (17 dígitos) emitida por la entidad financiera donde desea que se le efectúe el pago y la certificación de Patrono al día, vigente y original. SECCIÓN IV. ADMINISIBILIDAD 1. Se admite a concurso únicamente la oferta que cumpla con todas las especificaciones técnicas, condiciones generales y legales que indica el cartel. SECCIÓN V. ASPECTOS LEGALES 1. El IAFA se reserva las facultades otorgadas en la Ley de Contratación Administrativa y su reglamento al momento de la adjudicación. 2. Presentar un timbre de la Ciudad de las Niñas de y un timbre de del Colegio de Profesionales en Ciencias Económicas. (Depósito bancario). 3. El adjudicatario tiene el deber ineludible de cumplir las obligaciones laborales y de seguridad social, hasta la recepción definitiva del bien ó servicio, la omisión de esta estipulación se tomará como causal de incumplimiento haciéndose acreedor el contratista a las sanciones establecidas en la Ley de Contratación Administrativa para éstos casos. 4. Notificación de la adjudicación. El IAFA notificará durante el período de validez de la oferta, al proveedor seleccionado por el mismo medio en que se hizo la invitación. 5. GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO El adjudicatario, dentro de los dos (2) días hábiles posteriores a la firmeza de la adjudicación, debe depositar una Garantía de Cumplimiento del 5% (cinco por ciento) del monto total del contrato e incluir la información correspondiente en el sistema Compr@red y presentar original de los documentos al Subproceso Adquisición de Bienes y Servicios, para su custodia. Página 6 de 8

7 La garantía deberá ser rendida por cualquiera de los medios que permite expresamente el numeral 42 del RLCA, con una vigencia no menor a los doscientos cuarenta (140) días hábiles. De no rendirse dicha garantía dentro del término y forma aquí dispuesta, se procederá conforme a lo normado en el artículo 32 de la Ley de Contratación Administrativa. En caso de presentarse un recurso en contra de la adjudicación, o que el respectivo adjudicatario no rindiere la garantía de cumplimiento, los oferentes que desearen conservar su interés legítimo en la licitación, deberán mantener y si fuera del caso prorrogar, la vigencia de sus ofertas y sus garantías (Cuando se hubiere solicitado garantía de participación) hasta tanto la adjudicación, o re adjudicación, si procede, no adquiera firmeza en vía administrativa, o se declare desierto el concurso. La garantía de cumplimiento se regirá por las disposiciones contenidas en los artículos 34 de la LCA y el art. 40 y siguientes del R.L.C.A. 6. FORMALIZACION 6.1. Una vez rendida la garantía de cumplimiento, la o el adjudicatario deberá formalizar el documento contractual con la Administración dentro de los 5 (cinco) días hábiles posteriores a la rendición de la caución, documento que dependiendo del monto adjudicado, podría requerir la Aprobación Interna por parte de la Coordinación de Servicios Jurídicos del IAFA Para cumplir con la firma de contratos, el contratista está obligado a aportar un equivalente al 0.25% del monto adjudicado por concepto de especies fiscales o un entero de gobierno por el monto correspondiente En caso de que la empresa adjudicataria no cumpla con la presentación de los requisitos antes señalados, la Administración podrá declarar el contrato como insubsistente y procederá de acuerdo con lo señalado en el artículo 191 Reglamento de Contratación Administrativa, lo que implica la posibilidad de readjudicar, a la oferta que siendo admisible, haya resultado segunda en la metodología de evaluación. 7.- INICIO DEL CONTRATO El adjudicatario deberá encontrarse disponible para iniciar la prestación del servicio en la fecha en que se indique en el Contrato que para tal efecto deberá emitir el IAFA. 8. Declaraciones juradas. La oferta deberá contener las siguientes declaraciones juradas del oferente: i. Estar al día en el pago de todo tipo de impuestos nacionales. (Art. 65. a) R.G.C.A.). ii. Estar al día con las cuotas de la colegiatura respectiva, presentar certificación iii. Declarar que no le alcanza ninguna de las prohibiciones que prevé el artículo 22 de la Ley de Contratación Administrativa. (Art. 65 b) R.G.C.A.). iv. Estar al día con el pago de sus obligaciones con la Caja Costarricense de Seguro Social. (Artículo 65 c), Alcance No. 30 a La Gaceta No. 114 del 16 de junio de 1997), así con Asignaciones Familiares v. En caso de estar inscrito en el Registro de Proveedores de Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, se deberá declarar bajo juramento que la información suministrada en dicho Registro se mantiene invariable y vigente. vi. Estar inscrito ante la Tributación Directa 8. Certificaciones de personas jurídicas: Los oferentes tienen que presentar las siguientes certificaciones (de conformidad con los artículos 116 siguientes y concordantes del Reglamento a la Ley General de Contratación Administrativa): i. Copia de la cédula de identidad del representante legal (que será quien deberá firmar la oferta). ii. Certificación de la personería jurídica SECCIÓN VI. CLÁUSULA PENAL 1. Incumplimientos en plazos de entrega : El IAFA se reserva el derecho de cobrar una multa, de un 0,5% por ciento, sobre el valor máximo de cada una de las líneas en caso de que sean distintas, en caso de incumplimientos en el plazo de entrega del producto o servicio, sea de forma parcial o Página 7 de 8

8 por líneas. El cobro de la multa se realizará con cargo a las retenciones del precio y / o los saldos pendientes de pago, dicho cobro no podrá superar el 25% del precio total.. 2. El IAFA de acuerdo con el artículo 204 del Reglamento de la Ley Contratación Administrativa podrá, sin perjuicio de las demás acciones administrativas en caso de incumplimiento total por parte del Proveedor, resolver el contrato en su totalidad o en parte mediante notificación escrita al Proveedor, en total apego al procedimiento establecido en el mismo Reglamento o bien rescindir sus relaciones con fundamento en el artículo 206, siguientes y concordantes del RGCA, según corresponda. 3. Cualquier condición no prevista en este cartel se regirá de conformidad con la Ley de la Administración Financiera de la República, la Ley de Contratación Administrativa y el Reglamento General de Contratación Administrativa. San Pedro, 04 de agosto del 2015 MBA Leónidas Ramírez Villalobos Encargado Subproceso Adquisición de Bienes y Servicios Página 8 de 8