UNIVERSIDAD TÉCNICA DE MACHALA UNIDAD ACADÉMICA DE CIENCIAS EMPRESARIALES CARRERA DE SECRETARIADO EJECUTIVO COMPUTARIZADO TÍTULO:

Transcripción

1 UNIVERSIDAD TÉCNICA DE MACHALA UNIDAD ACADÉMICA DE CIENCIAS EMPRESARIALES CARRERA DE SECRETARIADO EJECUTIVO COMPUTARIZADO TÍTULO: RECEPCIÓN DOCUMENTAL DE LA OFICINA Y SU IMPACTO EN LA PRODUCTIVIDAD LABORAL DE LA SECRETARIA EJECUTIVA TRABAJO PRÁCTICO DEL EXÁMEN COMPLEXIVO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE LICENCIADA EN SECRETARIADO EJECUTIVO COMPUTARIZADO AUTORA: SOLANO ORDOÑEZ HILDA ANGELINA MACHALA, OCTUBRE DE 2015

2

3 INTRODUCCIÓN La recepción de documentos es primordial para el desarrollo empresarial y como profesionales en secretariado es de vital importancia tener conocimiento amplio en el manejo de archivos, manipulando con responsabilidad y eficiencia; cabe destacar, que la recepción de documentos es la base fundamental para que una empresa llegue al éxito. Como problematización se detalla la deficiente recepción de documentos y su incidencia en la productividad laboral, esto se da por el limitado manejo de documentos, Mínimas capacitaciones, débil manejo de las páginas Web, lo cual crea, retraso de información e impide el desenvolvimiento de las actividades, desinterés en la productividad. Por ello, es necesaria la capacitación (P.D.I.T.) donde se manifiesta el orden adecuado de la recepción y sus características principales en la observación y concentración en la manipulación de documentos, para obtener una recepción adecuada se debe contar con un sistema de gestión documental eficiente que permita un fácil almacenamiento y búsqueda rápida. Como objetivo planteo: Mejorar la recepción de documentos que afecta en la productividad laboral de la empresa, el mismo está relacionado con el problema para enfrentar las condiciones y regenerar la incidencia en el desempeño del trabajo.

4 DESARROLLO La importancia de la recepción de documentos sintetiza claramente el valor de la calidad, y eficiencia para la productividad apropiada, cumpliendo las metas propuestas por un plan de éxito, hay detalles que se deben tener en cuenta a la hora de recibir los documentos, por ejemplo se debe verificar que estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registró con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes, ya que si se comete un error por pequeño que sea, puede resultar enviando documentos importantes a lugares no deseados y retardando el proceso de comunicación a nivel interno o externo de la empresa generando un problema, perder tiempo buscando documentos perjudica la productividad de la empresa y tramita una mala impresión al cliente o inversor, esta situación se da cuando los archivos fueron perdidos o extraviados, es donde hace falta un protocolo de recepción de documentos para organizar de forma profesional para lograr éxito en el trabajo, Para la Autora (JOYA) Es preciso destacar que en toda empresa es indispensable la recepción de documentos, que es un factor que ayuda a la productividad laboral de la Secretaria, el proceso de recepción de documentos es el conjunto de operaciones de verificación el control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica (JOYA, tramitardocumentossena, 2010). Hoy en día las comunicaciones y documentos se pueden recibir a través de diferentes medios tales como: mensajería, fax, correo electrónico y cualquier otro medio que se desarrolle de acuerdo con los avances tecnológicos de cada entidad y deben estar regulados en los manuales de procedimientos, pero las secretarias no están inmersas en desenvolverse de tal manera demostrando deficiencia en conocimientos de recepción de documentos, para a la Autora Un eficiente Sistema de Gestión Documental (en ocasiones SGD) ayuda a la empresa a aumentar la productividad (Gallo, 2011).

5 Por lo tanto, planteo una capacitación de (P.D.I.T). (plan de desarrollo individual técnico, donde se manifiesta el orden adecuado de la recepción y sus características principales como la observación y concentración de la manipulación de documentos, el valor de la observación es de gran ayuda para poder mejorar jerárquicamente la recepción de documentos que es primordial en las empresas, con el aprendizaje adquirido en la capacitación la secretaria podrá desarrollar sus habilidades y conocimientos de manera eficaz ahorrando el tiempo y logrando mayor rentabilidad con un protocolo de archivo que es complementario de este proceso trascendental es saber despachar los documentos. También es de mucha importancia la Radicación y registro de documentos, radicación es el Procedimiento por el cual, se asigna un número consecutivo, (ejemplo 25632) a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibido o de envió, es un procedimiento por el cual las entidades ingresan en sus sistemas datos como, remitente o destinatario, nombre o código de la dependencia competente, nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta. (Zeledith, 2011) En la actualidad se define que la radicación de documentos permite el registro de los datos básicos de un documento que ingresa a la entidad bajo el cumplimiento de condiciones con la asignación de un número único para su identificación dentro del sistema. Después de haber analizado la importancia de la recepción de documentos y habiendo ejecutado la capacitación de P.D.I.T. (plan de desarrollo individual técnico), donde cumple una protección curricular de su competencia generado alineamiento y competitividad en la secretaria Según el Autor Reconocer las diferencias individuales del personal (Summonpress, 2015). El conocimiento que se obtiene de la capacitación mejora el rendimiento individual logrando.

6 Producción. Organización Conservación. Distribución eficaz. Facilitar la recuperación de Documentos. Eficiencia. Disminuir temores incompetencia. Desarrollar mayo productividad. Mayor autoestima. Valorar el trabajo. La capacitación ayuda a la productividad laboral por que se ha descubierto barias habilidades que no se han ejecutado en las actividades por falta de conocimiento e impulso a desarrollar todas técnicas y destrezas que la secretaria puede dar en el desempeño laboral. (Brenes, 2015), Los resultados de la capacitación es el 22% de cada dólar de inversión por persona, es por ello que una capacitación es el mayor beneficio de inversión en toda empresa.

7 RESULTADOS Al ejecutar la capacitación P.D.I.T, la secretaria logra mantener un ambiente de trabajo diferente, donde puede mejorar la productividad laboral, por ello se espera. Productividad en el desempeño diario con eficiencia técnica que ahorre el tiempo y supere la rentabilidad. Que la observación sea un eje fundamental, que ayuda a ser perseverante en el orden de la documentación permitiendo la recepción de información valida y coherente a las distintas funciones que se realice. Los resultados de esta capacitación hace que las empresas sean más productivas y lleguen al éxito aplicando las técnicas y órdenes que existe para mejorar la productividad.

8 CONCLUSIONES Al no darse la recepción de documentos de forma correcta y ordenada causa una pérdida de tiempo al momento de requerir la información en la empresa, por lo que provocara perdidas ya que los documentos que se recibe son de vital importancia para el buen funcionamiento de la misma. La deficiente capacitaciones hace que la organización no cumpla con información de forma directa esto conlleva a que la productividad de la empresa no tenga éxito.

9 BIBLIOGRAFIA BRENES, J. &. (20 de octubre de 2015). factores de la productividad y eficiencia. Obtenido de GALLO, P. R. (2011). Inovación y cualificación. UOC. JOYA, D. A. (24 de SEPTIEMBRE de 2010). tramitardocumentossena. Obtenido de RODRIGUEZ, c. (27 de abril de 2011). carácterísticas-basicas-para-una-aplicación-deproductividad. Obtenido de SUMMONPRESS, R. (22 de JUNIO de 2015). caracteristicas-de-la-productividadlabora. Obtenido de ZELEDITH, S. (13 de julio de 2011). programa-de-gestión-documental. Obtenido de

10