MANUAL DE CREACIÓN DE DATOS MAESTROS DE INTERCAMBIO.

Transcripción

1 MANUAL DE CREACIÓN DE DATOS MAESTROS Y ADMISIÓN E INSCRIPCIÓN DE ESTUDIANTES DE INTERCAMBIO.

2 Índice INTRODUCCIÓN... 2 CÓMO ACCEDER A LA TRANSACCIÓN... 3 CÓMO CREAR LOS DATOS DE UN ESTUDIANTE COMO CREAR EL REGISTRO DE ADMISIÓN E INSCRIPCIÓN AL PLAN DE ESTUDIOS Página 1

3 INTRODUCCIÓN En SAP existen tres tipos de programa de intercambio que agruparán a los distintos estudiantes provenientes de otras instituciones con las que la universidad tiene convenio, a saber: 1.- Plan XCO01.0_2016, Intercambio por Convenio, para estudiantes provenientes de universidades con las que Udp tiene un convenio para enviar y recibir alumnos. 2.- Plan XOI01.0_2016, Intercambio Organización Internacional, para estudiante provenientes de organizaciones tales como IFSA y CIEE. 3.- Plan XPE01.0_2016, Intercambio Programa Especial, para estudiantes provenientes de programas específicos como American University. El registro de los datos personales, de contacto y antecedentes generales de los estudiantes de intercambio, así como su registro e admisión e inscripción al plan respectivo, serán responsabilidad de la Unidad de Relaciones Internacionales. Página 2

4 Cómo acceder a la transacción Ingrese a la transacción a través del menú que se despliega en la opción Ampliación UDP, o a través del nombre de la transacción, como se muestra en el siguiente recuadro. Si no visualiza el rectángulo blanco, pulse el botón para que se despliegue: Cómo crear los datos de un estudiante. Una vez que se habilite esta pantalla, haga click en la ícono crear. Se desplegará la solapa Datos personales con los campos en blancos. Página 3

5 Registre los datos, completando con mayúscula todos los campos que se visualizan en la imagen (Género; Tratam; Apellidos; Nombres; Apellido Paterno; Apellido materno; Fe.nacim; Nacionalidad; Idioma común; Pais/Reg.nacim; Estado Civil). Si el estudiante no tiene apellido materno, como en el ejemplo, digite punto (.). Nota: El dato Número ident se digita en otra solapa, y luego se visualiza en este campo. Avance a la solapa Dirección estándar. En el primer recuadro debe registrar la dirección del estudiante en Chile. Para ello, debe comenzar de abajo hacia arriba, con el campo País, digitando la abreviatura CL. Presione Enter y se desplegará la información Huso horario. Ahora registre el número 13 en el campo Región. Presión Enter. Haga click en el campo comuna para que se habilite el matchcode. Haga click para iniciar la búsqueda. Página 4

6 Se abrirá la ventana emergente que se visualiza en la segunda imagen. Digite asterisco y presione Enter. Se desplegará la lista de comunas de la región metropolitana. Seleccione la que corresponda y presione Enter. Repita los pasos anteriores para el campo Ciudad. Página 5

7 Luego ingrese todos los datos que se visualizan en la imagen. Los campos editables (Calle/número, Código Provincia y Nombre Provincia pueden completarse con un punto). En el Campo Correo Electrónico se registra el mail en el que el estudiante recibirá la información oficial emitida por la universidad. Cuando cree al estudiante, registre el mail personal. Posteriormente TI creará un mail institucional y lo registrará reemplazando el mail personal. Desplazándose con la barra vertical derecha, puede acceder al recuadro Comunicación independiente. En él se puede registrar información de contacto adicional. En el campo Correo Electrónico digite nuevamente el mail personal del estudiante. Avance hasta la solapa Datos académicos y selecciones la opción 9004, Estudiante Intercambio. Página 6

8 Para registrar la institución de origen del estudiante, ingrese a la solapa Méritos externaos. Se desplegará una pantalla con tres sub-solapas. Por defecto el sistema se posiciona en la primera de ellas, Certificados ext, que es donde registraremos este dato. Haga clik en el ícono de creación. Se desplegará la siguiente pantalla. Si conoce la abreviatura de la institución, digítela en el campo Organización ext. Y presione enter. En caso contrario, haga click en el matchcode. Se abrirá una ventana de búsqueda. En el campo nombre org. ext digite todo o parte del nombre de la institución. Recuerde que si digita solo una parte, debe usar asterisco para indicar al sistema que debe buscar todas las instituciones que en su nombre contengan parte de lo digita. En el ejemplo, se digitó *HARV* para indicar que antes y después de esas letras hay más elementos en el Página 7

9 nombre. Presione Enter. Si digitó una parte del nombre, se desplegará la lista de instituciones que existen en la base de datos udp (colegios, universidades chilenas, extranjeras, etc.). Seleccione la que corresponde y presione Enter. Página 8

10 Volverá a la página interior, en la que ya se habrá registrado el nombre de la institución. Vaya al campo Tp certificado y apertura las opciones con la flecha negra. Seleccione la que corresponda y presione Enter. Vaya al campo Status certif. y apertura las opciones con la flecha negra. Las opciones son: FIN Final: indica que el estudiante a concluido el programa en la Institución de origen. PAR Parcial: indica que el estudiante está cursando el programa. Seleccione el que corresponde y presione Enter. Página 9

11 Luego digite la fecha de estadía del estudiante en Udo, haga clikc en tomar y luego en la flecha verde. Por último, avance a la solapa Número.identic. y digite el RUT ficticio que la universidad le asigna a estos estudiantes. MUY IMPORTANTE: el Departamento de TI pondrá a disposición de la Unidad de Relaciones Internacionales una aplicación que le permitirá generar estos números de identificación. Opcionalmente, puede ir a la solapa Residencia/visado, e ingresar información adicional del tipo de residencia y número de identificación oficial del estudiante, como se muestra en la imagen. Página 10

12 Para finalizar, grabe y salga de la transacción haciendo click en la flecha verde. Página 11

13 Como crear el registro de admisión e inscripción al plan de estudios A contar de 2016, la universidad distingue 3 tipos de estudiante de intercambio que se deben registrar en el plan correspondiente, como se indica en la introducción de este manual. Una vez creado el estudiante, debe generar el registro de admisión. Para ello, ingrese a la solapa Admisión, y haga click en la flecha de la función crear. Luego seleccione la opción Crear admisión. Se desplegará la siguiente ventana. Si conoce el ID del plan (código generado por el sistema), digítelo directamente en el campo Plan de estudios. Si no conoce el ID, haga click en el campo vacío Plan de estudios para activar el matchcode. Luego haga click en el matchcode. Se desplegará la ventana de búsqueda. Digite la abreviatura del plan, o parte de la abreviatura seguida de asterisco y presione Enter. Página 12

14 Se desplegará un listado de planes que contienen parte de la abreviatura. Seleccione el que corresponda y presione Enter. Se abrirá la siguiente ventana con los datos del recuadro Inscripción para. Presione Enter para confirmar. Complete los dos recuadros restantes del siguiente modo: Período: Seleccione año y período que el estudiante cursará en Udp. Presione Enter para que las fechas se ajusten. Datos de solicitud de admisión: Seleccione los datos tal y como se registran en la pantalla. Status: Autorizado Clase de oyente: Santiago Ciclo: Semestre Opción de estudios: AE-Otras instituciones Categoría: AX Admisión Provisional Exter Página 13

15 Haga click en el check de confirmación. Volverá a la pantalla inicial de la solapa Admisión, en la que podrá visualizar el registro de admisión que ha creado. Página 14

16 Ahora seleccione la solapa Inscripción, y haga click en la función del mismo nombre que se identifica con el ícono Se desplegará la pantalla Inscripción inicial con datos que se completan automáticamente. Presione el check de confirmación y grabe. El sistema volverá a la vista inicial de la solapa Inscripción, en la que ahora se visualiza el registro de inscripción. Esto indica que el estudiante está oficialmente inscrito en el programa de intercambio. NOTA: Para asignar mail udp y portal a los estudiantes de intercambio, siga el procedimiento actual. Página 15

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