MANUAL DE USUARIO EXPEDIENTE DEL ESTUDIANTE

Transcripción

1 MANUAL DE USUARIO EXPEDIENTE DEL ESTUDIANTE Equipo Campus MARZO 2016

2 Índice INTRODUCCIÓN... 2 ACERCA DE LA TRANSACCIÓN... 3 ACERCA DE LA TRANSACCIÓN... 3 CÓMO ACCEDER A LA TRANSACCIÓN (PIQST00)... 4 CÓMO ACCEDER AL EXPEDIENTE DE UN ESTUDIANTE... 4 RECORRIENDO CADA SOLAPA DEL EXPEDIENTE DEL ESTUDIANTE... 5 ADMISIÓN... 5 INSCRIPCIÓN... 6 Concepto Inscripción... 6 Concepto Excedencia... 6 Concepto Anulación de matrícula... 6 Inscripciones en dos o más programas DATOS GENERALES... 8 ESPECIALIZACIÓN DE ESTUDIOS... 8 DOCUMENTOS DE ACTIVIDAD... 9 STATUS... 9 INDICADORES DE BLOQUEO... 9 DETERMINACIÓN PROGRESO CL.PLAN ESTUDIOS CUALIFICACIONES CATÁLOGO DE REQUISITOS PROCEDIMIENTO DE EXAMEN COHORTES AUSENCIA JUSTIFICADA PREVIAMENTE MANTENEDOR DE RESOLUCIONES CARGA ACADÉMICA DEL PERÍODO VIGENTE HISTORIAL ACADÉMICO EN LÍNEA RETRACTO ÍNDICES Y RANKING Página 1

3 INTRODUCCIÓN El Expediente del Estudiante es una transacción en la que se concentra gran parte del ciclo académico de cada uno de los alumnos de la universidad. En él se ejecutan y registran procesos tales como: Admisión Inscripción Excedencia (Suspensión o anulación de semestre) Anulación (Renuncia, eliminación, abandono, expulsión) Inscripción de asignaturas Historial académico Índices y Ranking Progreso en el plan de estudios Obtención de cualificaciones Justificativos de inasistencia Otros Todos los usuarios tendrán atributos de lectura respecto a los procesos académicos que experimentan los alumnos y, dependiendo de su rol de usuario, algunos además podrán modificar dichos datos. Página 2

4 ACERCA DE LA TRANSACCIÓN Acerca de la transacción Nombre: PIQST00. Esta transacción contiene las siguientes funciones: Etiquetas (solapas) Admisión Inscripción Datos generales Especialización de estudios Solic. Documentos de actividad Status Indicadores de bloqueo Determinación progreso cl.plan estudios Cualificaciones Correspondencia Catálogo de requisitos Procedimiento de examen Programa de estudiantes invitados Cohortes Asesor estudios Autorización especial de inscripción Ausencia justificada previamente Mantenedor de resoluciones Botones de banner Horario del alumno Historial académico Inscripción de ramos Información de retracto Índices y Rankin Página 3

5 CÓMO ACCEDER A LA TRANSACCIÓN (PIQST00) Ingrese a la transacción a través del menú que se despliega en la opción Ampliación UDP, o a través del nombre de la transacción, como se muestra en la siguiente imagen: CÓMO ACCEDER AL EXPEDIENTE DE UN ESTUDIANTE Ingrese el número de matrícula del alumno (no es necesario rellenar con ceros). Presione Enter. Se desplegarán los datos y opciones correspondientes al Expediente del Estudiante. NOTA: si no conoce el número de matrícula, vaya al Manual de Visualización de Datos Maestros, apartado Cómo acceder a los datos de un estudiante (pág.3) Página 4

6 RECORRIENDO CADA SOLAPA DEL EXPEDIENTE DEL ESTUDIANTE Admisión Muestra los procesos de admisión por los cuales ha pasado el estudiante. Cada registro (fila) es un proceso de admisión. Al presionar doble click en un registro, se despliega el detalle del proceso (plan al que postuló, estado de la postulación, período al cual postuló, tipo de admisión, etc.). Página 5

7 Inscripción En esta solapa se genera un registro por cada cambio de estado o modificación al contrato que experimente el alumno. En SAP, los cambios de estado y modificaciones al contrato se clasifican dentro de los siguientes conceptos: Concepto Inscripción Es un nuevo estado a considerar. Se trata una situación intermedia entre el proceso de admisión y el de matrícula. Si un estudiante ha sido aceptado durante el proceso de admisión, debe ser inscrito en el plan que cursará. Sólo en este estado podrá ser considerado por el módulo de matrícula. Los registros de admisión se repiten tantas veces, cuantas el estudiante se haya matriculado en la universidad. Por ejemplo, un estudiante que ha cursado 5 años en la udp, tendrá 5 registros de admisión. Concepto Excedencia Es un término genérico bajo el cual se agrupan: Suspensión de estudios Anulación de estudios Concepto Anulación de matrícula En SAP se denomina anulación de matrícula al acto de dar término a la inscripción al plan de estudios por motivos académicos. Los tipos de anulación de matrícula son: a) De tipo voluntario Renuncia Retracto b) De tipo forzoso Abandono Eliminación Expulsión Para ver el detalle de un registro de inscripción, dar doble click sobre él y se abrirá una pantalla con los datos. Página 6

8 Inscripciones en dos o más programas. Si un estudiante cursa o ha cursado más de una carrera o programa, o se ha cambiado de plan de estudios al interior de una misma carrea, el sistema registrará un historial de inscripciones para cada plan. Para ver este historial, presione la flecha del campo Plan de estudio y seleccione el que quiere consultar. Página 7

9 Datos generales Los datos que se muestran en esta solapa se heredan desde el plan de estudios. No se ha definido un uso para esta solapa en la universidad. Especialización de estudios En esta solapa se visualiza la especialización, mención o vía de titulación por la que opta el estudiante, en caso de que el plan de estudio contemple estas opciones. El proceso de progresión académica generará estos registros en forma automática para la mayoría de los estudiantes. En algunos casos puntuales, debe ingresarlos el Coordinador Académico o Secretario de Estudios. El detalle de estos caso de explica en el Manual de Auditoría y Titulación. Página 8

10 Documentos de actividad Muestra el historial de todas las acciones realizadas dentro del expediente del alumno, indicando en nombre del usurario que las ejecuta. Status Se visualiza el historial de status que ha registrado el estudiante durante su carrera. Los status en verde se encuentran activos. Los status en gris, en tanto, se han desactivado. Indicadores de bloqueo En esta pantalla se pueden ver todos los bloqueos que registra el estudiante. Los bloqueos se identifican de la siguiente forma: Bloqueo Inactivo Bloqueo Activo Página 9

11 Determinación progreso cl.plan estudios El proceso de Progresión Académica determinará en forma automática el grado de avance de los estudiantes respecto de su malla y los hitos que van alcanzando dentro de ella (ej.: obtención de beca de honores). Determina, también, si el estudiante ha entrado en causal de eliminación. El resultado de dicho proceso se refleja en esta solapa. Para más información, ver el Manual de Progresión. Página 10

12 Cualificaciones El proceso de Auditoría y Titulación realizará una verificación automatizada del avance curricular de los estudiantes, para determinar quienes cumplen con todos los requisitos conducentes a la obtención de alguna cualificación académica (egresado, licenciado, titulado, etc.). Los resultados de este proceso se ven en esta solapa. La pulsar doble click en la fila de la cualificación, aparece una ventana con el detalle. Detalle: Página 11

13 NOTA: para muchos procesos relacionaos con el alumno, se asigna como fecha límite de validez el Es fecha indica que la condición no tiene límite temporal. Catálogo de requisitos En esta pantalla se ven los datos básicos relativos a los requisitos que debe cumplir el estudiante para la obtención de una cualificación (bachillerato, grado, título o licenciatura). Al pulsar doble click en la fila, aparece una pequeña ventana con el detalle. Detalle: Página 12

14 Procedimiento de examen No se utilizará. Cohortes En esta pantalla se refleja la cohorte en la cual está registrado el estudiante. En pregrado aplica sólo para alumnos de primer año, ya que sólo a ellos se les asignará carga académica mediante el procedimiento de cohortes. Más información en el Manual de Toma de Ramos. En postgrado, este dato se actualizará cada período, conforme se vayan asignando grupos de estudiantes a cada cohorte. Ausencia justificada previamente En esta solapa se pueden registrar las inasistencias de los estudiantes, justificadas por la unidad académica. Las autorizaciones ingresadas en esta pantalla se ven reflejadas automáticamente en el portal del profesor. La pulsar doble click en la fila, aparece una ventana con el detalle. Página 13

15 Detalle: Mantenedor de resoluciones En esta solapa se registra el historial de resoluciones del estudiante. La presionar doble click en la fila, aparece una ventana con el detalle. Detalle: Página 14

16 Carga académica del período vigente Para ver las asignaturas que un estudiante tiene inscritas en el período vigente, pulsar el botón Contenido de estudios Se desplegará la siguiente pantalla: A través de esta solapa, los Secretarios de Estudio y Coordinadores Académicos inscribirán los cursos en forma asistida. El detalle de este proceso se verá en el Manual de Toma de Ramos. Página 15

17 Historial académico en línea Esta opción muestra todas las asignaturas que el estudiante ha inscrito, con datos básicos como: estado, nota, período en que inscribió la asignatura, etc. Seleccionar el botón Resumen de trabajos académicos Se desplegará la siguiente pantalla: Página 16

18 Retracto En esta pantalla se registran los datos de los estudiantes nuevos que, en conformidad con lo establecido en la Ley de Retracto, renuncian a su matrícula en alguna de las carreras de pregrado de la universidad. Para ver los antecedentes del retracto, haga click en la función del mismo nombre. Se abrirá una pantalla con los detalles de esta renuncia. En el campo Motivo, se incida el tipo de universidad en el que se registró la nueva matrícula, y si la carrera es o no la misma en la que el alumno estaba en udp. Las opciones son: RMCA_Universidad Tradic: Retracto por misma carrera en universidad tradicional. RMCA_Universidad Privad: Retracto por misma carrera en universidad privada. ROCA_Universidad Tradic: Retracto por otra carrera en universidad tradicional. ROCA_Universidad Privad: Retracto por otra carrera en universidad privada. Índices y Ranking En esta pantalla se genera un reporte con los índices de desempeño académico del estudiante en función del período (promedios; grado de avance curricular, porcentaje de aprobación, etc.). Incluye, además, información sobe el ranking (posición del alumno) como estudiante regular, egresado y titulado. Página 17

19 Para revisar esta información, complete los año académico (año por el que consulta); período académico (semestre, año, etc.) y plan de estudios, como se muestra en la siguiente imagen. Luego presione buscar. Se desplegará información relacionada con los distintos tipos de promedio que considera la universidad. Para ver el detalle de esta información, revise el Manual de índices. Página 18

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