MANUAL DE CREACIÓN DE DATOS MAESTROS ALBERTO HURTADO.

Transcripción

1 MANUAL DE CREACIÓN DE DATOS MAESTROS Y ADMISIÓN E INSCRIPCIÓN DE ESTUDIANTES ALBERTO HURTADO.

2 Índice INTRODUCCIÓN... 2 CÓMO ACCEDER A LA TRANSACCIÓN... 3 CÓMO CREAR LOS DATOS DE UN ESTUDIANTE COMO CREAR EL REGISTRO DE ADMISIÓN E INSCRIPCIÓN AL PLAN DE ESTUDIOS... 8 Página 1

3 INTRODUCCIÓN El convenio de Universidad Diego Portales (UDP) y Universidad Alberto Hurtado (UAH) permite a los alumnos de estas casas de estudio cursar algunas asignaturas específicas en la otra universidad. En el caso de UDP, lo alumnos provenientes de la UAH deben ser ingresados en el sistema de administración académica SAP en calidad de estudiantes de intercambio, y contar con un registro de inscripción en el plan de estudios Convenio UAH. Es responsabilidad de la Unidad de Registro y Certificación ejecutar estas tareas. Página 2

4 Cómo acceder a la transacción Ingrese a la transacción a través del menú que se despliega en la opción Ampliación UDP, o a través del nombre de la transacción, como se muestra en el siguiente recuadro. Si no visualiza el rectángulo blanco, pulse el botón para que se despliegue: Cómo crear los datos de un estudiante. Una vez que se habilite esta pantalla, haga click en la ícono crear. Se desplegará la solapa Datos personales con los campos en blancos. Página 3

5 Registre los datos, completando con mayúscula todos los campos que se visualizan en la imagen (Género; Tratam; Apellidos; Nombres; Apellido Paterno; Apellido materno; Fe.nacim; Nacionalidad; Idioma común; Pais/Reg.nacim; Estado Civil). Si el estudiante no tiene apellido materno, como en el ejemplo, digite punto (.). Nota: El dato Número ident se digita en otra solapa, y luego se visualiza en este campo. Avance a la solapa Dirección estándar. En el primer recuadro debe registrar la dirección del estudiante. Para ello, debe comenzar de abajo hacia arriba, con el campo País, digitando la abreviatura CL. Presione Enter y se desplegará la información Huso horario. Ahora registre el número 13 en el campo Región. Presión Enter. Haga click en el campo comuna para que se habilite el matchcode. Haga click para iniciar la búsqueda. Página 4

6 Se abrirá la ventana emergente que se visualiza en la segunda imagen. Digite asterisco y presione Enter. Se desplegará la lista de comunas de la región metropolitana. Seleccione la que corresponda y presione Enter. Repita los pasos anteriores para el campo Ciudad. Página 5

7 Luego ingrese todos los datos que se visualizan en la imagen. Los campos editables (Calle/número, Código Provincia y Nombre Provincia pueden completarse con un punto). En el Campo Correo Electrónico se registra el mail en el que el estudiante recibirá la información oficial emitida por la universidad. Cuando cree al estudiante, registre el mail personal. Posteriormente TI creará un mail institucional y lo registrará reemplazando el mail personal. Desplazándose con la barra vertical derecha, puede acceder al recuadro Comunicación independiente. En él se puede registrar información de contacto adicional. En el campo Correo Electrónico digite nuevamente el mail personal del estudiante. Avance hasta la solapa Datos académicos y selecciones la opción. Página 6

8 Por último, avance a la solapa Número.identic. y digite el RUT del estudiante. Para finalizar, grabe y salga de la transacción haciendo click en la flecha verde. Página 7

9 Como crear el registro de admisión e inscripción al plan de estudios Para que los estudiantes puedan inscribir asignaturas, deben ser registrados en el programa Convenio Alberto Hurtado del siguiente modo. Una vez creado el estudiante, debe generar el registro de admisión. Para ello, ingrese a la solapa Admisión, y haga click en la flecha de la función crear. Luego seleccione la opción Crear admisión. Se desplegará la siguiente ventana. Posicione el cursos en el campo Plan de estudios, y digite *UAH*. Presione enter Página 8

10 Se abrirá la siguiente ventana con los datos del recuadro Inscripción para. Presione Enter para confirmar. Luego complete los dos recuadros restantes del siguiente modo: Período: Seleccione año y período que el estudiante cursará en Udp. Presione Enter para que las fechas se ajusten. Datos de solicitud de admisión: Seleccione los datos tal y como se registran en la pantalla. Status: Autorizado Clase de oyente: Santiago Ciclo: Semestre Opción de estudios: AE-Otras instituciones Categoría: AX Admisión Página 9

11 Provisional Exter Haga click en el check de confirmación. Volverá a la pantalla inicial de la solapa Admisión, en la que podrá visualizar el registro de admisión que ha creado. Página 10

12 Ahora seleccione la solapa Inscripción, y haga click en la función del mismo nombre que se identifica con el ícono Se desplegará la pantalla Inscripción inicial con datos que se completan automáticamente. Presione el check de confirmación y grabe. El sistema volverá a la vista inicial de la solapa Inscripción, en la que ahora se visualiza el registro de inscripción. Esto indica que el estudiante está oficialmente inscrito y puede cursar asignaturas. NOTA: Para asignar mail udp y portal a los estudiantes de UAH, siga el procedimiento actual. Página 11

13 Página 12

14 Página 13

15 Página 14

16 Página 15