[EXPEDIENTE DEL ESTUDIANTE]

Transcripción

1 2016 Universidad Diego Portales Francisco Miranda [EXPEDIENTE DEL ESTUDIANTE] Muestra la información personal y datos maestros de un interlocutor comercial

2 Tabla de contenido Introducción... 3 Capítulo 1: Expediente del estudiante Navegación PIQST Personas de referencia Apoderado sin registro en UDP Apoderado con registro en UDP Alumno es su propio apoderado Inscripción manual Corrida de tasa... 41

3 Introducción La transacción PIQST00 muestra el expediente del estudiante. Tiene sus datos de admisión asociada a la o las carreras a las que el alumno se ha matriculado y registration (inscripciones) de las mismas, y acceso directo a los datos personales del alumno a través de un atajo a la transacción PIQSTM. Además se puede visualizar un mantenedor de resoluciones. A través de esta transacción se debe correr la tasa 1 y se pueden visualizar las corridas históricas. 1 Paso previo a la ejecución de la matrícula. Para mayor detalle, revisar Manual del matriculador Universidad Diego Portales Introducción 3

4 Capítulo 1: Expediente del estudiante 1.1 Navegación PIQST00 Pasos a realizar Paso 1 Vista principal de la PIQST00. Se ingresa con el ID del alumno en el campo Nº de matrícula, si no se cuenta con el ID se puede buscar por RUT o por otro dato de búsqueda haciendo click en el match code. Universidad Diego Portales Capítulo 1: Expediente del estudiante 4

5 Paso 2 Si se quiere buscar por RUT, el campo a completar se llama Nº de identificación. Si busca un dato no completo, el faltante se reemplaza por un asterisco (*). Por ejemplo, si se ingresa el RUT, éste debe escribirse con guión y dígito verificador: , pero si desconoce el dígito, debe escribirlo de la siguiente forma: *. Universidad Diego Portales Capítulo 1: Expediente del estudiante 5

6 Paso 3 Se despliega una lista con los ID que cumplen el criterio de búsqueda, en este caso sólo es uno porque se buscó un RUT, pero si busca un apellido, por ejemplo Martínez*, mostrará una lista de ID con primer apellido Martínez. Paso 4 El expediente del estudiante muestra una cabecera con información básica, y la primera pestaña Admisión muestra el plan de estudios al que pertenece el alumno. Universidad Diego Portales Capítulo 1: Expediente del estudiante 6

7 Paso 5 Al hacer doble click sobre el texto del plan de estudio, se despliega la pantalla de la derecha con información asociada a la solicitud de admisión: plan, período, año y tipo de admisión, entre otros. Esta pantalla sólo es de visualización, no admite ninguna modificación ni actualización por parte de FICA. Universidad Diego Portales Capítulo 1: Expediente del estudiante 7

8 Paso 6 La pestaña de Inscripción, muestra los registration por año de matrícula efectiva del alumno. En este caso muestra sólo un registration pues es un alumno nuevo, pero si es renovante debe tener por lo menos 2 registros (alumno de 2do año). Universidad Diego Portales Capítulo 1: Expediente del estudiante 8

9 Paso 7 Para ingresar a los datos maestros del estudiante debe hacer click sobre el lápiz, el que funciona como atajo a la trx. PIQSTM. Universidad Diego Portales Capítulo 1: Expediente del estudiante 9

10 Paso 8 La trx. PIQSTM tiene una serie de pestañas donde se agrupa la información del alumno. Las pestañas a ocupar son: a) Datos personales b) Dirección estándar c) Datos académicos d) Persona de referencia. Universidad Diego Portales Capítulo 1: Expediente del estudiante 10

11 Paso 9 Al presionar se despliega la lista completa de pestañas tal como se muestra en el cuadro destacado, desde donde se selecciona la pestaña deseada con un click sobre su nombre. Universidad Diego Portales Capítulo 1: Expediente del estudiante 11

12 Paso 10 Al momento de efectuar una matrícula, los datos personales del estudiante se deben confirmar. Cualquier cambio en ellos debe ser ratificado con un asistente de matrículas, dado que podría implicar una modificación de los documentos de respaldo (cambio en el texto de los formularios). Universidad Diego Portales Capítulo 1: Expediente del estudiante 12

13 Paso 11 La segunda pestaña corresponde a Dirección estándar. Estos datos deben ser siempre actualizados con el fin de mantener al día la información. Universidad Diego Portales Capítulo 1: Expediente del estudiante 13

14 Paso 12 La pantalla de la derecha muestra la dirección completa desplegada. El Nº de departamento va en el campo Apénd. Universidad Diego Portales Capítulo 1: Expediente del estudiante 14

15 Paso 13 Al final de la pestaña están los datos de contacto: número de teléfono, correo electrónico, entre otros, los que se deben mantener actualizados. Universidad Diego Portales Capítulo 1: Expediente del estudiante 15

16 Paso 14 La tercera pestaña Datos académicos contiene el grupo de estudiantes, lo que determinará qué descuento se mostrará en el ZFC_MATRICULA ( matriculador ). Universidad Diego Portales Capítulo 1: Expediente del estudiante 16

17 Paso 15 En la pestaña Datos p. tasas se puede encontrar la Categoría de tasas, que permite al sistema calcular el arancel correspondiente al año de ingreso. Universidad Diego Portales Capítulo 1: Expediente del estudiante 17

18 Paso 16 La mayor parte de las carreras serán de tipo (código) 0001 o 0002, según la tabla mostrada a la derecha. Las categorías siguientes responden a una característica especial, se utilizan en cambios internos de carrera, en donde el arancel se calcula manteniendo el año de ingreso a la primera carrera. Esto sólo pasa con Bachillerato y con carreras con planes comunes. Categoría de Tasa Código Anual Pregrado 0001 Postgrado 0002 Anual Pregrado 1 año carrera origen 0003 Anual Pregrado 2 año carrera origen 0004 Anual Pregrado 3 año carrera origen 0005 Anual Pregrado 4 año carrera origen 0006 Anual Pregrado 5 año carrera origen 0007 Semestral Preg. 1 semestre carrera origen 0008 Semestral Preg. 3 semestre carrera origen 0009 Semestral Preg. 5 semestre carrera origen 0010 Semestral Preg. 7 semestre carrera origen 0011 Semestral Preg. 9 semestre carrera origen 0012 Semestral Preg. 11 semestre carrera origen 0013 Universidad Diego Portales Capítulo 1: Expediente del estudiante 18

19 Paso 17 El concepto persona de referencia corresponde a la figura de apoderado, el que vendrá cargado para alumnos renovantes. Para alumnos nuevos, la pantalla desplegada al seleccionar la pestaña correspondiente debe venir sin registros, teniendo 3 posibles caminos: a) Apoderado sin registros en UDP. b) Apoderado con registros en UDP. c) Alumno es su propio apoderado. Universidad Diego Portales Capítulo 1: Expediente del estudiante 19

20 1.2 Personas de referencia Apoderado sin registro en UDP Pasos a realizar Paso 1 Cuando un apoderado no está en la base de datos SAP, se debe crear seleccionando el recuadro Con persona referencia nueva y eligiendo la opción Tiene sostenedor. Universidad Diego Portales Capítulo 1: Expediente del estudiante 20

21 Paso 2 Al seleccionar la opción previamente indicada, se despliega la pantalla Crear persona, en donde se deben completar las secciones Nombre y Datos personales. Universidad Diego Portales Capítulo 1: Expediente del estudiante 21

22 Paso 3 El apartado Datos personales deber ser completado con la información de acuerdo a lo que indica la imagen. Universidad Diego Portales Capítulo 1: Expediente del estudiante 22

23 Paso 4 Bajando en la misma pantalla, debe completar la dirección del apoderado. Universidad Diego Portales Capítulo 1: Expediente del estudiante 23

24 Paso 5 A continuación debe completar la información del apartado Comunicación. Una vez completada esta información, debe ingresar el RUT del apoderado. Para esto debe ir a la pestaña Número de Identificación. Universidad Diego Portales Capítulo 1: Expediente del estudiante 24

25 Paso 6 El RUT se ingresa en el cuadro destacado. Una vez que esté listo, debe grabar para crear al interlocutor comercial. Universidad Diego Portales Capítulo 1: Expediente del estudiante 25

26 Paso 7 Finalmente, y una vez creado el sostenedor, debe marcar el flag de Responsabilidad jurídica para incluir a este interlocutor en los datos del contrato generado en ZFC_MATRICULA ( matriculador ). Universidad Diego Portales Capítulo 1: Expediente del estudiante 26

27 1.2.2 Apoderado con registro en UDP Pasos a realizar Paso 1 Cuando un apoderado tiene registros en la base de datos SAP, puede ser alumno de otro programa, ex alumno, o apoderado de otro alumno de la UDP. Para crear la relación con el alumno, se debe seleccionar el botón marcado con un recuadro y luego elegir la opción Tiene sostenedor. Universidad Diego Portales Capítulo 1: Expediente del estudiante 27

28 Paso 2 La ventana de búsqueda de interlocutor permite incluir distintos parámetros, siendo lo más recomendable buscar a través del RUT del apoderado. Para ello debe hacer click en el botón marcado y seleccionar la pestaña Interlocutor según número de identificación. Universidad Diego Portales Capítulo 1: Expediente del estudiante 28

29 Paso 3 Si conoce el RUT completo debe escribirlo en el campo Nº de identificación, y luego continuar con enter o con el ticket verde destacado. Universidad Diego Portales Capítulo 1: Expediente del estudiante 29

30 Paso 4 El sistema mostrará una lista de los registros que cumplan los criterios de búsqueda, como el RUT es unívoco, sólo mostrará un registro. Al seleccionar el nombre, el registro se mostrará en la pantalla con la casilla de verificación de responsabilidad en blanco. Universidad Diego Portales Capítulo 1: Expediente del estudiante 30

31 Paso 5 Finalmente, debe marcar el flag de la casilla de verificación de responsabilidad ( Responsabilidad jurídica ), con el objetivo de registrar al interlocutor en la impresión de los documentos Alumno es su propio apoderado Pasos a realizar Paso 1 Cuando un alumno es su propio apoderado, y aún no tiene la función de persona de referencia, al intentar buscarlo aparecerá el siguiente mensaje de error. Para darle la función necesaria al alumno debe ir a la transacción que se muestra en el paso siguiente. Universidad Diego Portales Capítulo 1: Expediente del estudiante 31

32 Paso 2 Debe ir a la trx. BP (Bussines Partner) y hacer doble click en el botón de acceso del BP para que se despliegue la ventana de apertura donde se ingresa con el ID del alumno. Universidad Diego Portales Capítulo 1: Expediente del estudiante 32

33 Paso 3 Una vez seleccionado el alumno de forma correcta, la función se debe seleccionar en el campo destacado. Universidad Diego Portales Capítulo 1: Expediente del estudiante 33

34 Paso 4 Al hacer click sobre la flecha del costado derecho del campo Visual. en función IC, se despliega la lista completa de funciones. En el ejemplo se puede ver que el estudiante no tiene la función requerida. Para agregar la necesaria debe hacer click en el botón de modificación. Paso 5 Sobre la lista debe seleccionar la función Persona de referencia y guardar los cambios. Universidad Diego Portales Capítulo 1: Expediente del estudiante 34

35 Paso 6 Con la función asignada, al buscar al alumno (paso 1 de este apartado) éste sí será encontrado, pudiendo agregarlo como persona de referencia. El proceso finaliza con la marca de responsabilidad jurídica. Universidad Diego Portales Capítulo 1: Expediente del estudiante 35

36 1.3 Inscripción manual Pasos a realizar Paso 1 El proceso de inscripción será ejecutado por una transacción de registration automático, pero pueden existir casos donde el alumno no contenga la inscripción. Para este proceso, la forma manual de hacer la inscripción es bastante sencilla. Universidad Diego Portales Capítulo 1: Expediente del estudiante 36

37 Paso 2 Al presionar el botón seleccionado, se despliega la ventana de Inscripción para el período. En esta ventana se propone el año académico y se debe elegir el período. Universidad Diego Portales Capítulo 1: Expediente del estudiante 37

38 Paso 3 Al ser un plan de Pregrado el sistema muestra los períodos posibles. Sólo debe seleccionar el correcto para continuar. Universidad Diego Portales Capítulo 1: Expediente del estudiante 38

39 Paso 4 El sistema muestra el siguiente mensaje, luego de eso debe grabar la gestión con el botón destacado con un recuadro en la parte inferior derecha. Universidad Diego Portales Capítulo 1: Expediente del estudiante 39

40 Paso 5 Finalmente, la pestaña Inscripción del expediente del estudiante muestra los períodos inscritos para el alumno. Universidad Diego Portales Capítulo 1: Expediente del estudiante 40

41 1.4 Corrida de tasa Pasos a realizar Paso 1 El paso previo para el proceso de matrícula es la corrida de tasa, que en otras palabras es la determinación de los valores a cobrar para un alumno, de acuerdo al plan de estudio, al año de ingreso y a otras variables. Para que el proceso se lleve a cabo de forma correcta se deben cumplir 3 requisitos. El 1er requisito es que el alumno contenga una inscripción o registration para el período a matricular. Universidad Diego Portales Capítulo 1: Expediente del estudiante 41

42 Paso 2 El 2do requisito que se debe cumplir es la carga correcta de información en la trx. PIQSTM, pestaña Datos académicos. Para cada caso se debe comprobar que contenga el Grupo de estudiantes correcto y para los plazos correspondientes. Universidad Diego Portales Capítulo 1: Expediente del estudiante 42

43 Paso 3 El 3er requisito a cumplir es la carga correcta de información en la trx PIQSTM, pestaña Datos p. tasas. Se debe comprobar para cada caso que contenga la categoría de tasas correcta y para los plazos correspondientes. (Ver Página 18). Universidad Diego Portales Capítulo 1: Expediente del estudiante 43

44 Paso 4 Volver a la pantalla inicial de la trx. PIQST00 para ejecutar el proceso de corrida de tasa con el botón de calculadora en el menú superior. Universidad Diego Portales Capítulo 1: Expediente del estudiante 44

45 Paso 5 Pantalla inicial del cálculo de tasas. Debe seleccionar: a) Modo de procesamiento. b) Fecha de cálculo de tasas. c) Clave de período. Universidad Diego Portales Capítulo 1: Expediente del estudiante 45

46 Paso 6 Modo de procesamiento Debe seleccionar entre las tres alternativas según corresponda: a) Arancel Postgrado. b) Matrícula Postgrado. c) Pregrado. Universidad Diego Portales Capítulo 1: Expediente del estudiante 46

47 Paso 7 Fecha Debe digitar la fecha que inicia el período académico, en Pregrado es el X para los contratos anuales. En Postgrado depende de la fecha de inicio del programa. Clave de Período De acuerdo a la fecha ingresada, se mostrarán todos los períodos disponibles. En Pregrado anual coincide con el año de proceso. Ejecutar con el botón destacado en la esquina superior izquierda. Universidad Diego Portales Capítulo 1: Expediente del estudiante 47

48 Paso 8 El sistema muestra una previsualización de los montos a cobrar para el alumno. Cuando un alumno obtiene una beca interna, ésta también se incluye en el resumen. Universidad Diego Portales Capítulo 1: Expediente del estudiante 48

49 Paso 9 Si no hay problemas con el cálculo, aparecen semáforos en verde indicando que se contabilizaron los montos. Cuando se vea una luz roja en el semáforo, es indicación de un dato erróneo. Consulte con un asistente de matrícula para resolver. Universidad Diego Portales Capítulo 1: Expediente del estudiante 49