[CARTOLA CUENTA CORRIENTE]

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1 2016 Universidad Diego Portales Francisco Miranda [CARTOLA CUENTA CORRIENTE] Visualización de estado de cuenta por ID de interlocutor comercial

2 Tabla de contenido Introducción... 3 Capítulo 1: Estado de cuenta Parámetros de entrada Pantalla inicial Barra de herramientas Encabezado estado de cuenta Análisis Financiero Visualizar documento: Posición... 15

3 Introducción La FPL9 es una transacción que permite acceder a la cartola de cuenta corriente, en adelante, estado de cuenta del interlocutor comercial. El estado de cuenta incluye todos los documentos vinculados con el interlocutor desde que éste tiene relación con UDP, reflejando la deuda por pagar y ya pagada, en adelante partidas abiertas y partidas compensadas, respectivamente. Lo anterior implica que esta transacción exige un correcto uso de las herramientas de ordenamiento y filtro con el fin de hacer un análisis certero del estado de cuenta del alumno. Esto es fundamental debido al gran volumen de datos que muestra la transacción. En las siguientes páginas, el usuario encontrará la información necesaria para realizar los análisis financieros requeridos en la toma de decisiones y cálculos de beneficios post-matrícula. Universidad Diego Portales Introducción 3

4 Capítulo 1: Estado de cuenta 1.1 Parámetros de entrada Esta es la pantalla inicial de la transacción FPL9, su función principal es la parametrización de la información dada por el estado de cuenta. Se puede dividir en tres partes principalmente; la primera de ellas requiere ingresar el Interlocutor comercial sobre el que se hará el análisis financiero. La segunda corresponde a la visualización del estado de cuenta. Ésta depende de lo que el usuario necesite, ver sólo partidas abiertas, sólo compensadas o ambas. La última parte también se refiere a la visualización del estado de cuenta. Es recomendable la estructura de líneas que aparece en la imagen y el ticket desactivado de Grid ALV. Si se necesita limitar la fecha se activa el flag Con archivo y en el campo Desde se ingresa la fecha desde la cual se quieren visualizar las partidas. Normalmente no se selecciona nada, pero con el fin de simplificar la vista en alumnos muy antiguos podría ser muy útil limpiar la información visualizada. Universidad Diego Portales Capítulo 1: Estado de cuenta 4

5 1.2 Pantalla inicial Pantalla inicial sin filtros del estado de cuenta de un alumno. Éste presenta partidas sin orden específico, mezcla años y tipos de partidas, siendo fundamental para el análisis conocer y utilizar las herramientas de filtro y ordenamiento. Primero debe conocer el detalle de la barra de herramientas y luego los campos que componen el encabezado del estado de cuenta Universidad Diego Portales Capítulo 1: Estado de cuenta 5

6 1.2.1 Barra de herramientas Ícono Comando Nombre/Funcionalidad (F9) Refrescar: actualiza la información. (Ctrl + Shift + F4) Modificar parametrizaciones: permite ingresar a la pantalla de modificación de parametrizaciones para la vista del estado de cuentas. Acá se puede cambiar el tipo de lista sin necesidad de salir del sistema. Se puede decidir entre las opciones: a.- Visualizar abierto + compensado. b.- Visualizar sólo partidas abiertas. c.- Visualizar sólo partidas compensadas. (Ctrl + Shift + F6) Modificar período para la selección de partidas: útil para limitar las partidas que se necesitan visualizar y ocultar las más antiguas o de períodos anteriores. Universidad Diego Portales Capítulo 1: Estado de cuenta 6

7 Ícono Comando Funcionalidad Filtro: una de las herramientas más necesarias para el manejo del estado de cuentas. Se puede usar de tres formas: a) Sin selección: Sin tener seleccionado ningún dato del estado de cuenta, al seleccionar el filtro se despliega un menú con los títulos de las columnas. La utilidad de este modo es que se puede seleccionar más de un campo, lo que permite usar una búsqueda más específica. (F5) Universidad Diego Portales Capítulo 1: Estado de cuenta 7

8 Ícono Comando Funcionalidad b) Título seleccionado: seleccionando un título de campo (por ej. Nº docto ) y luego el filtro, se despliega la pantalla de opciones de ese título de forma individual. (F5) Universidad Diego Portales Capítulo 1: Estado de cuenta 8

9 Ícono Comando Funcionalidad c) Valor seleccionado: al seleccionar un valor cualquiera de determinado campo, y luego filtrar, el estado de cuenta se actualiza mostrando todas las líneas que cumplen con el valor seleccionado. Por ejemplo, si se selecciona un n de documento en particular, el sistema muestra sólo las líneas con el mismo n de documento. (F5) Universidad Diego Portales Capítulo 1: Estado de cuenta 9

10 Ícono Comando Funcionalidad (F6) (F7) (Ctrl + F3) (Ctrl + F4) (Shift + F4) Clasificación ascendente: herramienta utilizada para una ordenación ascendente de acuerdo al campo que se seleccione en el estado de cuenta. Clasificación descendente: herramienta utilizada para una ordenación descendente de acuerdo al campo que se seleccione en el estado de cuenta. Totalización ascendente: herramienta utilizada para sumar y totalizar de forma ascendente de acuerdo al campo que se seleccione en el estado de cuenta. Totalización descendente: herramienta utilizada para sumar y totalizar de forma descendente de acuerdo al campo que se seleccione en el estado de cuenta. Seleccionar estructura de líneas: atajo para cambiar el Estado de líneas. (Ctrl + F2) Leyenda: muestra un resumen de los símbolos que aparecen en el estado de cuenta y su significado. (Ctrl + Shift + F1) (Shift + F2) (Ctrl + F5) (Ctrl + F6) Ayuda para campo: muestra un texto con la explicación del significado del campo. Entradas posibles: muestra una lista con el dominio de valores para un campo. Visualizar persona: acceso directo al BP Cuenta contrato: acceso directo a la cuenta de contrato del alumno. Universidad Diego Portales Capítulo 1: Estado de cuenta 10

11 1.2.2 Encabezado estado de cuenta Concepto Etdo. Obje. N docto. Pos. OpPral. OpParc. Doc.Comp. Vcto. Importe. Mto.P.abierta Mto.P.Compens. Texto descriptivo Segmento Periodo PColl. Doc.Legal Bloq. Definición Muestra el semáforo de estado de la partida. Si está en rojo la partida está abierta y vencida, en amarillo si la partida está abierta pero aún no vence, y en verde cuando la partida está compensada. Muestra el objeto de la partida, muy útil para diferenciar la naturaleza de la partida, a qué corresponde y cómo se debe compensar. Actualmente hay cerca de 300 objetos. Individualiza el n de documento contable. Muestra la posición relativa de la partida, es similar al n de cuota en SGU. Operación principal. En conjunto con la operación parcial determina la cuenta contable a la cual debe contabilizarse un concepto de cobro. Operación parcial. Es una sub-clasificación de la operación principal. Documento de compensación. Se completa con el n de documento que compensó la partida. Fecha de vencimiento de la partida. Monto de la partida. Monto de la partida que se mantiene abierta. Monto de la partida que se compensó. Describe la partida individual y su naturaleza. Diferencia al Pregrado (SG01) del Postgrado (SG02) y Extensión (SG03). Muestra el código de período al cual pertenece la partida. Por ejemplo, si es una matrícula anual del año 2013, el código del periodo coincide con el año; pero si fuera un contrato sólo del 1er semestre 2013 el código sería 0113, y 0213 si éste fuera del 2 semestre. Paso de Collection, muestra un código que representa una actividad de cobranzas. Muestra el número de documento legal (factura) Muestra si la partida tiene un bloqueo de compensación. Universidad Diego Portales Capítulo 1: Estado de cuenta 11

12 1.3 Análisis Financiero Pasos a realizar Visualización Paso 1 Luego de acceder a la trx. FPL9 e ingresar los parámetros de entrada, puede comenzar con el análisis financiero para el interlocutor a tratar. El primer análisis que corresponde hacer es saber el arancel y la matrícula de un año particular. En el ejemplo se busca el arancel y la matrícula para el periodo 2015 a través de un filtro con Título seleccionado. Para ello, primero se debe posicionar en el título Per (periodo académico del contrato) y luego hacer click en el ícono de filtro. Universidad Diego Portales Capítulo 1: Estado de cuenta 12

13 Pasos a realizar Visualización Paso 2 Cuando son contratos anuales y de Pregrado, el período coincide con el año de proceso, de lo contrario el período es un código que puede buscar. En el ejemplo se busca el periodo anual Una vez seleccionado el período a evaluar se debe aislar el documento originado cuando se corrió la tasa. Como corresponde a corrida de tasa, las posiciones asociadas al documento deben tener objeto de contrato APRE o MPRE, y como ya están compensadas deben tener un semáforo en verde. Luego de posicionarse sobre el N de documento (en cualquiera de las posiciones asociadas), debe hacer click en el ícono de filtro. Universidad Diego Portales Capítulo 1: Estado de cuenta 13

14 Pasos a realizar Visualización Paso 3 En el ejemplo quedan visibles todas las partidas con n de documento , pudiendo determinar el valor de la matrícula y arancel 2015 de la forma mostrada en la imagen. Universidad Diego Portales Capítulo 1: Estado de cuenta 14

15 1.4 Visualizar documento: Posición Pasos a realizar Visualización Paso 1 Si requiere una mayor profundidad en los datos, el estado de cuenta presenta una visualización muy completa y en detalle de la información financiera de una partida específica. Para esto debe hacer doble click sobre la posición que desea detallar. En el ejemplo, se selecciona la posición con objeto CONT. Universidad Diego Portales Capítulo 1: Estado de cuenta 15

16 Pasos a realizar Visualización Paso 2 La visualización de los documentos tiene un menú de pestañas que facilitan la vista y el orden de la información. La primera pestaña ( Datos Básicos ) contiene datos de imputación contable e información básica de la posición como: importe, fecha de vencimiento, fecha de compensación, entre otros. Universidad Diego Portales Capítulo 1: Estado de cuenta 16

17 Pasos a realizar Visualización Paso 3 La segunda pestaña ( Datos de impuestos ) no tiene información que pueda utilizarse por matrículas. La tercera pestaña ( Datos de pago ) muestra si una partida tiene un bloqueo de compensación de acuerdo a los motivos mostrados en la imagen. Universidad Diego Portales Capítulo 1: Estado de cuenta 17

18 Pasos a realizar Visualización Paso 4 La cuarta pestaña ( Datos de reclamación ) muestra si una partida tiene un bloqueo de reclamación de acuerdo a los motivos adjuntos en la imagen. Universidad Diego Portales Capítulo 1: Estado de cuenta 18

19 Pasos a realizar Visualización Paso 5 La quinta pestaña ( Gestión presupuestaria ) muestra el Centro gestor asociado al plan de estudio del alumno. Esta información es relevante dado que es un dato solicitado comúnmente en los procesos de devolución y asignación de becas postmatrícula. Universidad Diego Portales Capítulo 1: Estado de cuenta 19

20 Pasos a realizar Visualización Paso 6 La sexta pestaña muestra la Clase de objeto a la que pertenece la partida seleccionada. En este caso el objeto CONT pertenece a la clase Contado. De manera adicional, muestra el Tipo de cuenta de contrato del interlocutor tratado, en el ejemplo corresponde ST: cuenta de estudiante. Si el interlocutor corresponde a una empresa, el tipo de cuenta de contrato sería CP: cuenta de compañía. Si la partida corresponde a una subvención, en el campo del mismo nombre se indica el nombre de la empresa, y en el campo Beneficiario el ID del interlocutor (alumno) patrocinado. La séptima pestaña ( Otros datos ) muestra información financiera general. Universidad Diego Portales Capítulo 1: Estado de cuenta 20

21 Pasos a realizar Visualización Paso 7 Si se desea buscar el usuario asociado a la compensación de la partida, debe hacer click en Utilización del pago. Universidad Diego Portales Capítulo 1: Estado de cuenta 21

22 Pasos a realizar Visualización Paso 8 Al hacer click se despliega la pantalla adjunta. En el ejemplo se señala con un recuadro el usuario que creó el documento de compensación. Universidad Diego Portales Capítulo 1: Estado de cuenta 22