MANUAL USUARIO CICLO ESTUDIANTES DE CURSOS DE FORMACIÓN CONTINUA

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1 MANUAL USUARIO CICLO ESTUDIANTES DE CURSOS DE FORMACIÓN CONTINUA

2 Índice INTRODUCCIÓN... 2 CONSIDERACIONES GENERALES SOBRE CURSOS DE FORMACIÓN CONTINUA VISIÓN GENERAL DEL PROCESO... 6 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO CREACIÓN DE CURSO DE FORMACIÓN CONTINUA HABILITACIÓN DE OFERTA DE CURSO DE FORMACIÓN CONTINUA PARA PERIODO ACADÉMICO CREACIÓN DE ESTUDIANTE CREACIÓN DE ADMISIÓN E INSCRIPCIÓN A PLAN DE ESTUDIO GENÉRICO DE FORMACIÓN CONTINUA Creación de Admisión a plan de estudio genérico de Formación Continua Creación de Inscripción a plan de estudio genérico de Formación Continua Inscripción a plan de estudio de estudiante que ya posee una inscripción a anterior a plan genérico de Formación Continua Generación de datos para pago de arancel de estudiante INSCRIPCIÓN DE CURSO DE FORMACIÓN CONTINUA A ESTUDIANTE EVALUACIÓN Y CONCLUSIÓN DE CURSO A ESTUDIANTE CÓMO SE CERTIFICA A UN ESTUDIANTE DE CURSO DE FORMACIÓN CONTINUA? Página 1

3 INTRODUCCIÓN El presente manual describe el proceso académico de los estudiantes de Cursos de Formación Continua que requieren de certificación de la Universidad Diego Portales y los procesos asociados a las Unidades Académicas. Página 2

4 CONSIDERACIONES GENERALES SOBRE CURSOS DE FORMACIÓN CONTINUA. Se entiende por Curso de Formación Continua, toda actividad académica de corta duración que entrega certificación de Aprobación o de Asistencia. La universidad ha definido que los Cursos de Formación Continua se vinculan a un Plan Genérico (GFC01.0_2016), al que los estudiantes se inscriben. Para todos los efectos, estos estudiantes no son estudiantes vigentes de la universidad, sino que cursan una actividad específica. A cada Curso de Formación Continua se le asocia la cualificación que entrega. Los códigos de los Cursos de Formación Continua comienzan con las cuatro letras FOCO, luego un número correspondiente a la facultad (ver tabla de códigos), seguido de tres números correlativo Página 3

5 Tabla códigos curso de Formación Continua según Facultad Facultad Código FAAD FOC1XXX FDER FOC2XXX Facultad Código FING FOC3XXX FSOD FOC7XXX FCSH FOC4XXX FMED FOC8XXX FEDUC FOC5XXX FEE FOC9XXX FCYL FOC6XXX FPSIC FOC0XXX IDH FOC00XX Las cualificaciones pueden ser de dos tipos: 1. APRO, si el curso entrega un certificado de aprobación con nota. Asociado a escalas de evaluación cuantitativas. 2. ASIS, si el curso entrega un certificado de asistencia, sin nota. Asociado a escalas de evaluación cualitativas. Página 4

6 El Campo Proceso cálculo de notas se deja en blanco Página 5

7 VISIÓN GENERAL DEL PROCESO Nº Unidad Acción 1 Unidad Académica Envía formulario de Curso de Formación Continua 1 y Formulación Presupuestaria a Coordinador de Formación Continua DGPEC. 2 Coordinador de Una vez aprobado el presupuesto solicita la creación del Centro de Formación Continua Costo (CeCo) a Unidad de presupuesto. DGPEC 3 Unidad de Presupuesto Envía CeCo a DGPEC. 4 5 Coordinador de Formación Continua DGPEC Dirección de Registro y Certificación 6 Unidad Académica 7 Unidad Académica 8 Unidad Académica Una vez creado el Ceco, solicita a la Dirección de Registro y Certificación (R y C) la creación de: Curso de Formación Continua (SM), Cualificación (CQ) que otorga y Tipo de evento (D). Crea Curso de Formación Continua e informa a Coordinador de Formación Continua DGPEC. Habilita oferta de Curso de Formación Continua para periodo académico. Crea estudiantes en SAP previa verificación de existencia del estudiante en el sistema. Admite a estudiantes y crea inscripción a plan de estudio genérico de Formación Continua. 9 Unidad Académica Inscribe Curso de Formación continua a estudiante. 10 Unidad académica Informa a Matricula de estudiantes que se matricularán en curso, identificando CeCo, nombre y ID del curso y monto a pagar por cada estudiante. 11 Estudiante Pago por concepto de Curso de Formación Continua (en matrícula o a través de depósito). 12 Unidad Académica Informa a Matrícula sobre estudiantes que pagan a través de depósito para proceder a su matrícula en el sistema. 13 Unidad Académica Anula inscripción a plan de estudio a estudiantes que no se matricularon en el plazo establecido. 14 Unidad Académica Ingresa nota al sistema de Curso de Formación Continua y concluye asignatura. 15 Unidad Académica Envía a R y C listado de estudiantes con opción a obtener cualificación (Excel) y fotocopia de documento de identidad de cada uno de los estudiantes Dirección de Registro y Certificación Dirección de Registro y Certificación Valida cualificación de estudiantes y ejecuta el cierre masivo de notas al curso de formación continua. Genera cualificación de Curso de Formación Continua y certificado. 18 Dirección de Registro y Certificación Anula matrícula por motivo: finalización plan de estudios. 1 Formulario estará disponible en INTRANET de postgrados Página 6

8 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO. 1. Creación de Curso de Formación Continua La creación y modificación de un curso de Formación Continua (SM) y sus objetos relacionados: cualificación que entrega (CQ) y tipo de evento (E), es realizada por la Dirección de Registro y Certificación. Para solicitar su creación la Unidad Académica debe enviar el documento Word correspondiente para su creación al Coordinador de Formación Continua de la Dirección General de Postgrados y Educación Continua (DGPEC). 2. Habilitación de Oferta de Curso de Formación Continua para periodo académico La habilitación de la oferta del Curso de Formación Continua es requisito para la inscripción del módulo académico a los estudiantes y su posterior pago por este concepto. Este procedimiento lo realiza la Unidad Académica correspondiente. 1. En la transacción PIQACSTRUCC, seleccione Plan genérico de Formación Continua (GFC01.0_2016). Para Ofertar un Curso de Formación Continua, seleccione el curso y el ícono Tratar periodos de oferta 2. En pantalla emergente seleccione el periodo académico que desee habilitar para la oferta y seleccione grabar Página 7

9 3. Creación de Estudiante La creación de un estudiante de Formación Continua es realizada por la Unidad Académica correspondiente. NOTA: Antes de crear un estudiante, se debe verificar si ya existe como estudiante en SAP. En este caso, sólo se debe gestionar su admisión e inscripción al plan de estudio para año y periodo requerido. 1. Ingrese a transacción PIQST00 y seleccione (Cr estudiante). 2. Complete sólo los datos enmarcados. Se debe ingresar la información con letra mayúscula. 3. Una vez completos los datos personales, seleccione pestaña Dirección estándar y llene los campos con los datos del estudiante. En campo Calle 4 ingrese código de provincia En campo Calle 5 ingrese nombre de la provincia En campo Pobl. Ingrese comuna Página 8

10 4. Posteriormente seleccione pestaña Datos académicos y complete el campo Gpo. estudiante, con el tipo de estudiante a ingresar. En este caso es 9003 Postgrado 5. Finalmente seleccione la pestaña Número identific. Y en la columna Número de identificación ingrese el rut del estudiante sin puntos y con guion ( k). 6. Grabe para crear al estudiante en SAP. Página 9

11 4. Creación de admisión e inscripción a plan de estudio genérico de Formación Continua La creación de admisión e inscripción al plan de estudio genérico de Formación Continua es realizada por la Unidad Académica correspondiente. 4.1 Creación de Admisión a plan de estudio genérico de Formación Continua Si un estudiante ya tiene una Admisión al plan de estudio genérico de Formación Continua, no es necesario realizar este paso, incluso si esta admisión se ha realizado en años y periodos académicos anteriores. 1. En la transacción PIQST00, busque al estudiante y en pestaña Admisión, seleccione crear opción Crear admisión. 2. Seleccione plan de estudio, y luego complete: Año académico, Periodo académico y Categoría de admisión (AP Admisión Postgrado). Grabe para finalizar el proceso Página 10

12 4.2 Creación de Inscripción a plan de estudio genérico de Formación Continua 1. En la misma transacción PIQST00 en la pestaña Inscripción, se registra la inscripción del estudiante al plan de estudio. Para ello, seleccione el plan de estudio correspondiente y presione el icono Inscripción 2. En la ventana emergente verifique dato de inscripción: Ano y periodo académico y grabe. 3. Al grabar, se crea la inscripción al plan de estudio para el año y periodo correspondiente. Página 11

13 4.3 Inscripción a plan de estudio de estudiante que ya posee una inscripción a anterior a plan genérico de Formación Continua Cuando un estudiante ya existe en SAP con una inscripción al plan de estudio genérico de Formación Continua al año y periodo requerido dado que ya realizó un curso de Formación Continua en dicho año y periodo, es necesario verificar la vigencia de su inscripción al plan de estudio. Se pueden dar dos casos: a. Estudiante se encuentra vigente en el plan, entonces no es necesario ejecutar este paso. Se puede pasar directamente a la inscripción del curso de Formación Continua. b. Estudiante se encuentra con matrícula anulada por motivo Finalización Plan de Estudio. En este caso, se debe anular la anulación de la matrícula para activar su vigencia al plan de estudio. 1. Para que el estudiante vuelva a estar activo en el plan de estudio es necesario anular la anulación de su matrícula, para ello ingrese a Anul.matrícula seleccione opción Anular Página 12

14 2. En ventana emergente seleccionar como motivo Reincorporación y grabar 3. En ventana emergente acepte seleccionando Si 4. Al grabar, el estudiante queda activo para año y periodo Página 13

15 4.4 Generación de datos para pago de arancel de estudiante 1. En la misma transacción PIQST00 en la pestaña Inscripción, se confirma año de inscripción del estudiante y se selecciona actualizar datos maestros con icono 2. En datos maestros, en pestaña Datos Académicos, visualizar periodos, luego en campo Gpo.estudiantes seleccione 9003 Postgrado y finalmente en fechas de validez ingresar fechas de inicio y fin del periodo académico de inscripción del estudiante y grabe. Recuerde que las fechas de inicio y fin del periodo académico son año hasta año. NOTA: si no puede ingresar fechas en periodo, seleccionar en Gpo.estudiante en blanco, y luego seleccionar nuevamente 9003 postgrado. 3. En datos maestros, en pestaña Datosp.tasas, visualizar periodos, en campo Categoría de Tasa, seleccionar 0002 Otros Postgrados y en fechas de validez ingresar fechas de inicio y fin del periodo académico de inscripción del estudiante y grabe Página 14

16 5. Inscripción de curso de Formación continua a estudiante La Inscripción de asignaturas es un procedimiento manual a través de transacción PIQST00 que es realizado por la Unidad Académica correspondiente. 1. En la transacción PIQST00, se seleccione el estudiante al cuál le quiere inscribir un módulo académico. 2. Seleccione opción Contenido de estudios o bien se presiona F8 3. En pantalla emergente seleccione el plan de estudio y clase de plan de formación continua e ingrese a pestaña Selección. 4. En la pestaña seleccione Módulos para listar los cursos ofertados para año y periodo académico ingresados. Página 15

17 5. Del listado de cursos, seleccione el que se inscribirá al estudiante y seleccione luego la opción Tomar 6. Automáticamente la asignatura es traspasada a la pestaña Dialogo inscripción. 7. Para crear la inscripción al módulo, hacer doble click sobre la asignatura 8. En ventana emergente Crear inscripción de módulo se ingresa motivo de inscripción ADMIN Administrativo y tipo de curso en Metodo.calif. OBL Obligatorio Página 16

18 9. Para inscribir el módulo académico grabe 10. Al grabar los cambios aparece cuadro de dialogo sobre el resultado de la inscripción, en este caso se ha grabado correctamente la inscripción al módulo académico. 11. Para volver a la pantalla de inscripción seleccione y en cuadro de dialogo seleccione 12. Al salir de la pantalla, aparece el curso inscrito al estudiante Página 17

19 6. Evaluación y conclusión de curso a estudiante 5. En PIQSMFU ingrese abreviatura de curso a evaluar, año y periodo académico y paquete de evento. 6. Seleccione Estudiantes 7. En la pantalla inferior se listarán los estudiantes inscritos al curso en año y periodo ingresado mostrando el resumen de las calificaciones de la Nota Final. Para ingresar las calificaciones, despliegue el árbol del esquema de calificación hasta el nivel donde se ingresa la nota. 8. Al hacer doble click en nivel inferior del esquema de calificación (donde se ingresa la nota), el resumen de calificaciones de los estudiantes se despliega el campo para ingresar la nota de acuerdo a este esquema de calificación. Página 18

20 9. Busque en planilla campos para ingresar la nota e ingrese calificación y grabe los registros ingresados En el ejemplo, el curso tiene una escala cualitativa A_NA y la nota de todos los estudiantes es A Aprobado. 10. Para cerrar la asignatura, posiciónese en el nivel de Nota Final del esquema de calificación. En columna Calif.finalizada active el check y grabe los registros. 11. Si se graban con éxito los regiostros, aparecerá un mensaje de éxito de la operación. Página 19

21 7. Cómo se certifica a un estudiante de Curso de Formación Continua? Para certificar a los estudiantes de formación continua, las unidades académicas deben enviar un Excel a la dirección de registro y certificación con los siguientes datos: RUT; ID del plan de estudio (SC); ID de la asignatura (SM); Nota obtenida por el estudiante; Escala de evaluación; Distinción obtenida por el estudiante; Escala de distinción; año y periodo académico. El archivo debe tener extensión.csv A continuación de muestra el formato del archivo como debe ser enviado a la Dirección de Registro y Certificación: Junto con el Excel para entregar los certificados, se requiere que la unidad académica envíe a la Dirección de Registro y Certificación, una copia del documento de identidad de los estudiantes interesados para validación de datos personales. Página 20