GESTION DE INVENTARIOS

Transcripción

1 PR-GI-A001 10/06/201 PÁGINA 1 DE 7 GESTION DE INVENTARIOS ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: GERENTE DE CALIDAD, FIRMA y FECHA GERENTE DE AREA, FIRMA y FECHA DIRECTOR, FIRMA y FECHA

2 PÁGINA 2 DE 9 CONTROL DE CAMBIOS FECHA DEL CAMBIO REVISIÓN No. FECHA DE VIGENCIA PÁGINAS AFECTADAS Versión Original DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CAMBIO

3 PÁGINA 3 DE 9 TABLA DE CONTENIDO 1. Objetivo Alcance Documentos de Referencia Normas Términos y Definiciones Flujograma Procedimiento Registros Anexos... 9

4 PÁGINA 4 DE 9 1. Objetivo Determinar la existencia física de los suministros, insumos, repuestos y otros bienes o materiales de propiedad del Hotel que se encuentren en los diferentes Almacenes o Depósitos. Dicha verificación deberá ser contrastada con las existencias que figuran en los registros contables de la empresa a la fecha del inventario. 2. Alcance Este procedimiento está dirigido para el personal del área de almacenes, al personal del Dpto. de Administración y a todo personal que participe en la toma física del inventario. 3. Documentos de Referencia 1. Norma ISO 9001:2008. Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos. 2. Norma ISO Sistemas de Gestión de la Calidad. Conceptos y Vocabulario 4. Normas El departamento de Administración dispondrá la oportunidad en que deba realizarse el Inventario General, que de preferencia deberá ejecutarse el mes de Diciembre de cada año. El departamento de Administración mensualmente fijará el cronograma semanal de inventario para todos los almacenes tanto principal como de restaurant (restaurant, bar y cocina). El analista de costo comunicará mediante correo electrónico dirigido a los involucrados con más de 48 horas de anticipación la ejecución del inventario con indicación de la fecha hora y lugar, así como las demás instrucciones que se consideren necesarias. El ayudante de almacén debe preparar los almacenes para la toma de inventario poniendo especial énfasis en el orden y limpieza. 5. Términos y Definiciones 5.1. Inventario físico de almacén: Es una forma de verificación física que consiste en constatar la existencia o presencia real de los suministros, insumos, repuestos y otros bienes o materiales almacenados, apreciar su estado de conservación y condiciones de seguridad. Se tienen los siguientes tipos de inventario.

5 PÁGINA 5 DE Inventario general Denominado también inventario masivo, incluye a todos los bienes almacenados en los diferentes ambientes o depósitos de la empresa y sirve de sustento a los Estados Financieros del Hotel. Este inventario requiere de un apropiado programa y se realiza por lo menos una vez en cada ejercicio. El inventario general normalmente se efectúa cerrando las operaciones del almacén por uno o varios días, pudiendo realizarse también en movimiento tomando las precauciones que se señalan en la presente norma Inventario selectivo: Comprende a un grupo de bienes previamente seleccionados. Se realiza periódicamente o cada vez que sea necesario comprobar que los registros de stock se mantienen al día así como para verificar que las existencias físicas concuerden con la existencia teórica. Se realiza sin paralizar las actividades de almacén pudiendo o no bloquear temporalmente la documentación y el despacho del grupo de bienes objeto del inventario por el plazo que dure el mismo.

6 PÁGINA 6 DE 9 6. Flujograma

7 PÁGINA 7 DE 9 7. Procedimiento RESPONSABLE Analista de Costos Grupos de Inventario Analista de Costos 1. Planifica Inventario mensual Es un inventario aleatorio? ACCIÓN Si. Selecciona los productos a ser inventariados. No. Ir al punto 2 2. Envía correo notificación de inventario, indicando las fechas y los grupos de conteo. 3. Prepara y entrega formularios de toma física de inventarios. 4. Explica instrucciones para la toma física de inventarios. 5. Realiza el conteo del inventario asignado por parejas, donde uno contará y otro apuntará en los formatos recibidos. 6. Finalizado el conteo entregue los formularios firmados al analista de costo. 7. Digita el inventario en el sistema, verificando la cantidad inventariada con el stock que figura en el sistema. Diferencias con inventario teórico? Si. Efectúa reconteo en presencia de algún miembro del equipo de conteo Realiza ajustes de entradas y salidas, de ser necesario Valida con un Ok el resultado. No. Analiza el resultado del inventario. 8. En función al resultado de inventario, determina las causas de las variaciones teniendo en cuenta los criterios que se detallan a continuación : Sobrantes de Inventario: Determinar su origen, principalmente por las siguientes causas: a) Entradas de almacén o traspasos no digitados antes del inventario físico. b) Bienes entregados en menor cantidad a la autorizada en el respectivo traspaso de almacén. c) Entrega de un bien similar en lugar del que figura como sobrante.

8 PÁGINA 8 DE 9 RESPONSABLE Gerente de Alimentos y Bebidas ACCIÓN 9. Cuando los sobrantes tengan su origen en la entrega de un bien similar en lugar del sobrante, implica que la misma cantidad del bien sobrante debe figurar como faltante en bien similar entregado. En este caso se determinará lo siguiente: a) Faltantes por merma: Tratándose de bienes sólidos o líquidos que por su naturaleza se volatilizan, será aceptada siempre y cuando esté dentro de la tolerancia establecida. b) Faltantes por negligencia o sustracción: El ayudante de almacén y la persona responsable de cubrirlo cuando corresponda son responsables de la pérdida. 10. Genera los inventarios valorizados 11. Comunica al Departamento de Contabilidad el resultado del destino de las diferencias para que este proceda a contabilizar según corresponda. 12. Informará a la Gerencia General el resultado del inventario para su conocimiento y fines consiguientes. 8. Registros CODIGO DENOMINACIÓN DEL REGISTRO TIPO DE REGISTRO CUSTODIO TIEMPO DE RETENCIÓN FT-GI-A001 FT-GI-A002 FT-GI-A003 Toma de Inventario Almacen Principal Toma de Inventario Almacen Restaurante (cocina) Toma de Inventario Almacen Restaurante (bar) Fisco Fisco Fisco Departamento de Costos Departamento de Costos Departamento de Costos 1 año 1 año 1 año

9 PÁGINA 9 DE 9 9. Anexos N/A