Mesa General de Entradas, Salidas y Archivo

Transcripción

1 Mesa General de Entradas, Salidas y Archivo Catalina Medrano 2015 Funciones de la Mesa General de Entradas, Salidas y ArchivoPágina 1

2 Ítem 1. Función de la Mesa General de Entradas: Aspectos generales. 2. Qué inicio, Expediente o Actuación? Diferencias y finalidades entre ambos trámites. 3. Alcance y Anexo cuando se inician? 4. Inicio de nuevos cuerpos de un expediente. 5. Folio. Qué, cómo y cuándo foliar documentación? 6. Agregado y desglose de documentación. Agregado de un expediente a otro. Como identificar un trámite incorporado a otro. 7. Introducción al Sistema de expedientes. 8. Sistema de Remitos Catalina Medrano 2015 Funciones de la Mesa General de Entradas, Salidas y ArchivoPágina 2

3 Desarrollo 1. La Mesa general de Entradas tiene por misión entender en la recepción, clasificación y distribución de correspondencia así como la Caratulación y distribución de expedientes. Y el Desglose y agregación de documentación. 2. Qué inicio, Expediente o Actuación? Un expediente es la documentación administrativa cuyo estudio y resolución requiere de un trámite más prolongado y complejo. Por ejemplo en el caso de las compras de bienes e insumos, los títulos, creación de carreras, u otros trámites que deban formalizar un contacto inter institucional. Una actuación es un trámite por lo general breve, que sigue un proceso en una línea y finaliza prontamente en el archivo. Por ejemplo el pago de facturas. 3. El alcance es la documentación relacionada con el trámite principal, y cuya función esencial es que siga un proceso administrativo paralelo sin perder la conectividad con el principal. No se puede iniciar alcance de una Actuación. El Anexo es el alcance del alcance, por lo tanto cumple la misma función. Solo se puede iniciar Anexo de un Alcance. 4. El cuerpo se inicia por una cuestión práctica en el manejo de la documentación. Se toman 200 fojas que son aproximadas, eso quiere decir que para no cortar un trámite pueden ser mas de 200 o menos. El cuerpo que se cierra, se cose para evitar el agregado de más fojas. Catalina Medrano 2015 Funciones de la Mesa General de Entradas, Salidas y ArchivoPágina 3

4 5. Folio. Se coloca en el borde superior derecho. No se utilizan fibras de colores, ni con brillitos. Se debe utilizar tinta negra o azul. El orden de la documentación para el foliado es Cronológico. Foliado de cuerpos: Es consecutivo, es decir que la primera foja del cuerpo 2 es la consecutiva a la última del cuerpo 1 y así sucesivamente, en todos los cuerpos que se iniciaren. Foliado de Alcances y Anexos, no es consecutivo. Se inicia desde 1, siempre en el orden cronológico de la documentación. Foliado de expedientes agregados: La tapa de la caratula es la consecutiva del trámite, como si fuera una sola foja. La documentación interna del expediente y/o actuación que se agrega, debe foliarse en la parte inferior derecha con el número de foja con el que fue agregado el trámite. Esto se debe a que, al momento de desglosar si así se hiciere, se podrá saber con exactitud cuál es la documentación que contenían los actuados al momento de ser agregados. Foliado incorrecto: Cuando un trámite está mal foliado y hay que corregir, se debe colocar nuevamente el sello foliador, tapando la mitad del existente, y colocando la nueva foja. Se le puede hacer una pequeña rayita al número que se invalida para evitar incorrecciones posteriores. Siempre es conveniente dejar un pequeño proveído aclaratorio al final sobre las correcciones que se hicieren. 6. En agregados tanto como en desgloses, se debe foliar lo que se incorpora, y dejar la constancia de lo que se agregó y/o desglosó. Se puede fotocopiar en caso de quitar originales y dejar la fotocopia, debidamente foliada y la aclaratoria de que se quitaron originales y se incorpora fotocopia, la que para darle formalidad al trámite puede estar autenticada por la Dirección de Despacho. Catalina Medrano 2015 Funciones de la Mesa General de Entradas, Salidas y ArchivoPágina 4

5 7. Sistema de Expedientes. Funcionalidad: El objetivo de su creación fue la caratula y seguimiento de los trámites iniciados por la Mesa general de Entradas, Salidas y Archivo. Inicialmente el manejo se realizaba desde la mesa, hasta que se fue instruyendo en el manejo a las facultades y demás áreas, haciendo un sistema personalizado. Hoy el ingreso se realiza con institucional y clave propia, que dejan la constancia de lo actuado por el usuario. Funciona a través de pagina Web, y se van dando de alta los usuarios a requerimiento de los diferentes directores de área. 8.La Mesa de Entradas funciona como intermediaria entre la Sede Central y Facultades y/o centros administrativos y/o Académicos que la Universidad tiene en otras ciudades. La documentación que ingresa como correspondencia es clasificada y distribuida en casilleros, cuando es para el Centro o la pasan a retirar por la Mesa. Cuando va a facultades se incorpora a un Sistema de Remitos, y se utilizan bolsines para enviar la misma a Facultades o Centros. Mediante Resolución Nº 1126/2005 fue aprobado el Instructivo de Trámites a Iniciar desde Mesa de Entradas, Salidas y Archivo. Catalina Medrano 2015 Funciones de la Mesa General de Entradas, Salidas y ArchivoPágina 5