SISTEMA PROPIO DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO INSTITUTO PARA LA INVESTIGACIÓN EDUCATIVA Y EL DESARROLLO PEDAGÓGICO IDEP

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1 Página: 1 de 40 INSTITUTO PARA LA INVESTIGACIÓN EDUCATIVA Y EL DESARROLLO PEDAGÓGICO IDEP SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA, FINANCIERA Y DE CONTROL DISCIPLINARIO ÁREA DE TALENTO HUMANO SISTEMA PROPIO DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO BOGOTÁ, D.C. ENERO DE 2011

2 Página: 2 de 40 CONTROL DE CAMBIOS FECHA Enero 2011 DESCRIPCIÓN Adopción del sistema propio de evaluación del desempeño IDEP.

3 Página: 3 de 40 TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN Marco legal Marco conceptual Qué es evaluación del desempeño? Qué se evalúa? Evidencias Entregadas por el (la) evaluado (a) Generadas por el (la) jefe inmediato Aportadas por terceros Quiénes participan en la evaluación del desempeño? Cuándo se lleva a cabo la evaluación del desempeño? Evaluaciones definitivas Evaluaciones parciales semestrales Evaluaciones parciales eventuales Por qué es importante evaluar? Para qué se evalúa? Resultado de la evaluación Notificación de las evaluaciones definitivas Recursos de reposición y apelación Remisión de la evaluación definitiva Metodología del Sistema Propio de la Evaluación del Desempeño Laboral Capacitación Capacitación general Capacitación dirigida a los (las) evaluadores (as) Capacitación dirigida a los (las) evaluados (as) Fase de fijación de los compromisos Técnica para fijar compromisos Procedimiento para la fijación de compromisos laborales Asignación de puntos en la evaluación del desempeño laboral Fase de seguimiento Seguimiento del desempeño Portafolio de evidencias Acciones preventivas, correctivas o de mejoramiento Fase de verificación del cumplimiento de los compromisos Verificación Valoración de las contribuciones individuales Fase de resultado de la evaluación del desempeño laboral Calificación Consideraciones generales del resultado de la evaluación del desempeño... 33

4 Página: 4 de Procedimiento para el uso de los recursos de reposición y apelación Remisión de la evaluación definitiva Documentación del sistema de evaluación Formatos Instructivos y guías Aplicación de las normas vigentes ANEXOS GLOSARIO BIBLIOGRAFÍA... 40

5 Página: 5 de 40 INTRODUCCIÓN Teniendo en cuenta que las entidades gubernamentales se constituyen en uno de los pilares de una sociedad en constante cambio, se hace necesario que estas organizaciones se apoyen en herramientas gerenciales que les permitan adaptarse al entorno y cumplir efectivamente con los fines sociales que les corresponden. El Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico IDEP no es la excepción a la regla anterior, puesto que su labor es de vital relevancia para el desarrollo educativo y pedagógico de la ciudad, razón por la cual se preocupa por la mejora continua de sus procesos, lo que se ve reflejado en la excelente calidad de los productos y servicios que ofrece a la comunidad. Por supuesto, este trabajo de mejoramiento continuo requiere de la identificación e implementación constante de acciones correctivas, preventivas, etc., las cuales solamente son posibles gracias a las personas que laboran en el Instituto, la cuales deben ser evaluadas sistemática y periódicamente, para lo cual el IDEP ha diseñado un sistema propio de evaluación de desempeño, con el fin principal de promover este mejoramiento continuo en aras de promover el desarrollo institucional y el de las competencias laborales de sus servidores públicos y, por lo tanto, la consecución de las metas tanto individuales como organizacionales y, por consiguiente, el objeto social de la entidad.

6 Página: 6 de Marco legal A continuación se presentan los principales criterios legales de la Ley 909 de 2004 y las directrices definidas por la Comisión Nacional del Servicio Civil en los Acuerdos 137 y 138 de 2010, de acuerdo con las disposiciones de la Constitución Nacional y el Código Contencioso Administrativo, las cuales fundamentan el sistema propio de evaluación adoptado por el IDEP. TABLA No. 1 MARCO LEGAL SOBRE LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL Qué es evaluación del desempeño? Cuáles son los principios de la evaluación del desempeño? La evaluación del desempeño ( ) es un proceso administrativo de gestión individual y colectiva, que busca verificar, valorar y calificar el desempeño de un servidor en el marco del propósito principal, funciones y responsabilidades del empleo, con condiciones previamente establecidas en la etapa de fijación de compromisos laborales y comportamentales, su aporte al logro de las metas institucionales generando valor agregado a las entidades (artículo 1 del Acuerdo 138 de 2010 de la Comisión Nacional del Servicio Civil). La evaluación del desempeño laboral ( ) como herramienta administrativa de gestión debe realizarse de acuerdo con los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, trasparencia, imparcialidad, objetividad y mérito, que rigen la función pública así como una demostración continua del desempeño de sus competencias laborales y comportamentales establecidas en la normatividad vigente, que adicionalmente orientan el ingreso, permanencia, ascenso y retiro de los empleados de carrera (artículo 4 del Acuerdo 138 de 2010 de la Comisión Nacional del Servicio Civil). La evaluación del desempeño evalúa las competencias del servidor (a) público (a) mediante los resultados alcanzados en el ejercicio de sus funciones en un empleo y la forma de alcanzarlos. Los factores a evaluar son fundamentalmente los siguientes: Los compromisos laborales (logros y evidencias). Los compromisos comportamentales (competencias comunes a los servidores públicos y competencias por nivel jerárquico), como factores cualitativos para identificar acciones de mejoramiento. Los aportes extraordinarios del (a) evaluado (a), en los casos que procedan. Qué se evalúa? Los compromisos laborales son productos, servicios o resultados susceptibles de ser medidos, cuantificados y verificados, que el (la) evaluado (a) debe alcanzar en el período a evaluar (artículo 4, numeral 4.1, literal b), del Acuerdo 137 de 2010 de la Comisión Nacional del Servicio Civil). Los compromisos comportamentales deben ser valorados con fines ligados a planes de mejoramiento del (la) empleado (a) e institucionales, por lo tanto, su evaluación no debe incidir en la calificación de servicios del (la) empleado (a) hasta que se cuente con los estándares que permitan su valoración objetiva (artículo 2 del Acuerdo 137 de 2010 de la Comisión Nacional del Servicio Civil). Los compromisos comportamentales son los acuerdos relacionados con las conductas o comportamientos que debe poseer y demostrar el (la) servidor (a) público (a) en el ejercicio de su labor encaminada al mejoramiento individual, que se va a reflejar en la

7 Página: 7 de 40 No fijación de compromisos laborales Las evidencias en la evaluación del desempeño laboral Quién evalúa? Quién es el (la) evaluado (a)? Escala de cumplimiento de los compromisos gestión institucional (artículo 4, numeral 4.1, literal e), del Acuerdo 137 de 2010 de la Comisión Nacional del Servicio Civil). La no fijación de los compromisos laborales trae como consecuencia que al concluir el período de evaluación, el (la) empleado (a) obtenga al menos calificación en el porcentaje mínimo satisfactorio (artículo 9, literal b), parágrafo 3 y artículo 10, literal b), parágrafo 3, del Acuerdo 137 de 2010 de la Comisión Nacional del Servicio Civil). Las evidencias son los fundamentos que permiten establecer objetivamente el avance o cumplimiento de los resultados frente a los compromisos pactados y constituyen los hechos o elementos que sirven de base para determinar la validez de la evaluación del desempeño. Pueden ser aportadas tanto por el evaluador como por el evaluado, como responsables directos de su recolección o por quienes se definan al momento de la fijación de los compromisos laborales. Una vez finalizado el período de evaluación, la custodia del soporte documental que integra el portafolio de evidencias corresponde al (la) evaluador (a) y su posterior archivo debe efectuarse de acuerdo con lo señalado en las tablas de retención documental de la entidad (artículo 4, numeral 4.1, literal d), del Acuerdo 137 de 2010 de la Comisión Nacional del Servicio Civil). En caso de carecer de evidencias, la evaluación del (la) empleado (a) debe corresponder al puntaje mínimo aprobatorio de valoración establecida por la entidad (artículo 5, numeral 11, del Acuerdo 138 de 2010 de la Comisión Nacional del Servicio Civil). El jefe inmediato del (a) evaluado (a) es el responsable de implementar el sistema tipo de evaluación del desempeño laboral en el área o dependencia a su cargo (artículos 5, numeral 5.5.1, y 7, numeral 1, del Acuerdo 137 de 2010 de la Comisión Nacional del Servicio Civil) e igual el sistema propio cuando sea adoptado en la entidad. Si el (la) funcionario (a) es de libre nombramiento y remoción, debe realizar la evaluación del desempeño laboral de los (las) servidores (as) que la ley o el reglamento señale dentro de los plazos y casos establecidos en las normas y participar en la Comisión Evaluadora cuando a ello hubiere lugar (artículo 5, numeral 5.5.2, del Acuerdo 137 de 2010 de la Comisión Nacional del Servicio Civil). Si el jefe inmediato del (a) servidor (a) a evaluar es de carrera administrativa o provisional se debe integrar una Comisión Evaluadora compuesta con un (a) funcionario (a) de libre nombramiento y remoción y en este caso deben actuar como un solo evaluador en el proceso de evaluación del desempeño laboral de los (las) empleados (as) que la ley o el reglamento señale dentro de los plazos y casos establecidos en las normas (artículos 5, numeral 5.5.3, y 7, numeral 2, del Acuerdo 137 de 2010 de la Comisión Nacional del Servicio Civil). Los (las) servidores (as) posesionados (as) en período de prueba no pueden formar parte de ninguna Comisión Evaluadora (artículos 9, literal a), parágrafo 1, del Acuerdo 137 de 2010 de la Comisión Nacional del Servicio Civil). La evaluación del desempeño laboral aplica para los (las) servidores (as) de carrera administrativa y en período de prueba que presten sus servicios en la entidad (artículo 1 del Acuerdo 137 de 2010 de la Comisión Nacional del Servicio Civil), quienes son responsables también de esta evaluación, debiendo participar activa, permanente y constructivamente en las diferentes etapas o fases del proceso de evaluación (artículo 5, numeral 5.6, del Acuerdo 137 de 2010 de la Comisión Nacional del Servicio Civil). El resultado de la evaluación de los compromisos laborales fijados es la correspondiente calificación del desempeño del (a) empleado (a), de acuerdo con la clasificación o rangos de puntos establecidos en la respectiva escala de calificación. Los rangos de calificación, mínimo y máximo en la escala adoptada, deben estar entre:

8 Página: 8 de 40 laborales Sobresaliente: 90 a 100 puntos Satisfactorio: 66 a 89 puntos No satisfactorio: 65 puntos o menos El (la) evaluado (a) puede acceder al nivel sobresaliente siempre y cuando haya alcanzado el 95% o más de la escala de cumplimiento de los compromisos laborales en la evaluación definitiva y demuestre que genera un valor agregado a través del logro de algunos de los siguientes factores, los cuales se deben evaluar como Cumple o No cumple: 1. Evaluación de la gestión por dependencias: Se realiza para la verificación de cumplimiento de metas institucionales por cada dependencia. La entidad debe establecerla mediante acto administrativo al inicio del período a evaluar y como máximo en el mes de abril y solamente beneficia a los (las) evaluados (as) si la dependencia alcanza al menos el noventa por ciento (90%) de cumplimiento en las metas fijadas en el Plan Operativo Anual o su equivalente, de acuerdo con los parámetros establecidos en el instrumento expedido por el Departamento Administrativo de la Función Pública. En este caso, la entidad debe establecer las condiciones para aplicar el informe de la Oficina de Control Interno en el proceso de evaluación. 2. Por calidad y oportunidad: Se refiere a la entrega anticipada de los resultados o en términos inferiores a los legalmente establecidos, satisfaciendo los requerimientos de los usuarios a través del mejoramiento en la prestación del servicio y en los productos obtenidos. Escala para acceder al nivel sobresaliente 3. Por aportes, propuestas o iniciativas adicionales que demuestren mayor economía, celeridad y realización, con elementos que enriquezcan y mejoren los parámetros establecidos, tanto en la dependencia como en la entidad. 4. Por iniciativas tendientes a acciones proactivas en las actividades que cumpla, las cuales deben ser útiles y aplicables en la entidad. 5. Por participación y aprovechamiento de capacitación relacionada con las actividades propias del empleo y que genere un valor agregado para la entidad o la dependencia, expresado, entre otros, en mejora del servicio, logro de las metas y aplicación de los conocimientos adquiridos. 6. Por participación en grupos o en actividades que requieren de disposición voluntaria como Comités, Brigadas de Salud, Grupos de Apoyo, Grupos de Investigación, Implementación de Sistemas de Calidad, entre otros, siempre y cuando su participación activa pueda demostrarse y el tiempo de dedicación no afecte el cumplimiento de las obligaciones propias del empleo. 7. Por cumplimiento de competencias comportamentales Para cada período anual de evaluación y antes del 1 de abril de cada año, la entidad debe definir como mínimo la utilización de tres (3) factores de los antes enumerados para el acceso al nivel sobresaliente. Cuando el (la) evaluado (a) alcance entre el 95% y el 99% de cumplimiento de los compromisos laborales fijados, para acceder al nivel sobresaliente debe cumplir por lo menos dos (2) de los factores definidos por la entidad. Cuando el evaluado (a) alcance el 100% de cumplimiento de los compromisos laborales fijados, para

9 Página: 9 de 40 Consecuencias de la evaluación no satisfactoria Impedimentos para los evaluadores acceder al nivel sobresaliente debe cumplir por lo menos uno (1) de los factores definidos por la entidad. En todo caso los (las) evaluados (as) pueden agregar valor a la gestión y resultados institucionales, mediante el cumplimiento de factores diferentes a los señalados para el período por la entidad. Sin embargo, para acceder al nivel sobresaliente deben hallarse dentro de lo previsto en los dos incisos anteriores (artículo 4, numeral literal b) y artículo 10, literal h), del Acuerdo 137 de 2010 de la Comisión Nacional del Servicio Civil). La calificación definitiva No Satisfactoria trae como consecuencia el retiro del servicio, la separación de la carrera administrativa y la pérdida de los derechos inherentes a ella (artículo 27 del Acuerdo 137 de 2010 de la Comisión Nacional del Servicio Civil). Los (las) responsables de evaluar el desempeño laboral de los (las) servidores (as) de carrera o en periodo de prueba deben declararse impedidos cuando se encuentren vinculados con ellos (ellas) por matrimonio o por unión permanente o tengan parentesco hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad, primero civil o exista enemistad grave con el (la) empleado (a) a evaluar o cuando exista cualquier causal de impedimento o hecho que afecte su objetividad (artículo 17 del Acuerdo 137 de 2010 de la Comisión Nacional del Servicio Civil). Existen tres tipos de evaluación del desempeño laboral: 1. Evaluaciones definitivas 2. Evaluaciones parciales semestrales 3. Evaluaciones parciales eventuales 1. Son evaluaciones definitivas: Tipos de evaluación de desempeño y cuándo se deben realizar Evaluación del período de prueba: Se debe realizar una vez concluido el término de seis (6) meses y se debe producir a más tardar quince (15) días después de finalizado el periodo de prueba, durante el cual solamente es procedente fijar al empleado compromisos relacionados con el propósito principal del empleo y las funciones descritas en el manual respectivo. Evaluación anual u ordinaria: Por el período comprendido entre el primero (1) de febrero y el treinta y uno (31) de enero del año siguiente. Se debe evaluar a más tardar el quince (15) de febrero de cada año e incluye dos evaluaciones parciales semestrales. Evaluación extraordinaria: Se debe realizar cuando el jefe de la entidad la ordene por escrito, basado en información soportada sobre el presunto desempeño deficiente del empleado. Esta evaluación solamente puede ordenarse después de que hayan transcurrido, por lo menos, tres (3) meses desde la última evaluación definitiva y comprende todo el período no evaluado, teniendo en cuenta las evaluaciones parciales que se hayan realizado. Si esta evaluación resulta satisfactoria, el lapso comprendido entre la fecha de la misma y el treinta y uno (31) de enero del año siguiente constituye un nuevo período de evaluación. Durante este período se pueden realizar las evaluaciones parciales eventuales a que hubiere lugar. En todos los casos, las evaluaciones definitivas deben ser motivadas. 2. Son evaluaciones parciales semestrales: Primera evaluación parcial: Por el periodo comprendido entre el primero (1) de

10 Página: 10 de 40 febrero al treinta y uno (31) de julio de cada año, período que debe ser evaluado a más tardar el quince (15) de agosto del mismo año. Segunda evaluación parcial: Por el periodo comprendido entre el entre el primero (1) de agosto y el treinta y uno (31) de enero del año siguiente, período que debe ser evaluado a más tardar el quince (15) de febrero de cada año. 3. Evaluaciones parciales eventuales: Son evaluaciones parciales eventuales del desempeño laboral de los empleados, las que deben realizarse en los siguientes casos y circunstancias: Por cambio de evaluador (a), quien debe evaluar a sus subalternos (as) antes de retirarse del empleo. También se produce cuando cambie uno de los (las) integrantes de la Comisión Evaluadora. Por cambio definitivo de empleo del (a) evaluado (a), como resultado de traslado. Cuando el servidor (a) deba separarse temporalmente del ejercicio de las funciones del cargo por suspensión o por asumir por encargo las funciones de otro o con ocasión de licencias, comisiones o de vacaciones, en caso de que el término de duración de estas situaciones administrativas sea superior a treinta (30) días calendario. La que corresponda al lapso comprendido entre la última evaluación, si la hubiere, y el final del período semestral a evaluar. Estas evaluaciones deben realizarse dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha en que se produzca la situación que las origine, con excepción de la ocasionada por cambio de evaluador (a), que debe realizarse antes de su retiro. Oportunidad para evaluar Las evaluaciones parciales eventuales que se realicen tienen un valor porcentual correspondiente al avance obtenido en proporción a los días del período evaluado o de los efectivamente laborados. Por cada evaluación semestral eventual se debe diligenciar un formato diferente y como resultado final se debe sumar el porcentaje obtenido en cada una de las evaluaciones parciales realizadas. Cuando el (la) servidor (a) no haya laborado la totalidad del año, se deben calificar los servicios correspondientes al período laboral cuando este periodo sea superior a treinta (30) días. Los períodos inferiores a este lapso deben ser calificados conjuntamente con el período siguiente (artículo 8 del Acuerdo 137 de 2010 de la Comisión Nacional del Servicio Civil). Los responsables de evaluar a los (las) servidores (as) de carrera y en período de prueba deben hacerlo dentro de los plazos y casos establecidos en el reglamento. Los (las) servidores (as) objeto de evaluación tienen la obligación de solicitarla, dentro de los cinco (5) días siguientes al vencimiento del plazo previsto para evaluar, si el (la) evaluador (a) no lo hubiere hecho o a la ocurrencia del hecho que la motiva. Si dentro de los cinco (5) días siguientes a la solicitud el (la) servidor (a) o servidores (as) responsables de evaluar no lo hicieren, la evaluación parcial o semestral o la calificación definitiva se entiende satisfactoria en el porcentaje mínimo. La no calificación da lugar a investigación disciplinaria. En caso de obtener el porcentaje mínimo satisfactorio por omisión del (la) evaluador (a), el evaluado puede obtener un porcentaje superior, siempre y cuando presente las evidencias soporte del cumplimiento de los compromisos, sin tener bajo ninguna circunstancia la opción de acceso al Nivel Sobresaliente (artículo 11 del Acuerdo

11 Página: 11 de de 2010 de la Comisión Nacional del Servicio Civil). Sobre la obligación de evaluar y calificar Por qué se evalúa? Para qué se evalúa? Los empleados que sean responsables de evaluar y calificar el desempeño laboral del personal deben hacerlo siguiendo la metodología y en los términos que señale el reglamento que para estos efectos expidan las instancias competentes. El incumplimiento de este deber constituye falta grave y es sancionable disciplinariamente, sin perjuicio de que se cumpla con la obligación de calificar y aplicar rigurosamente el procedimiento señalado (artículo 39 de la Ley 909 de 2004). La omisión del deber de evaluar y calificar dentro de los parámetros establecidos y en la oportunidad y condiciones previstas por la ley o el reglamento, da lugar a investigación disciplinaria (artículo 33 del Decreto Ley 760 de 2005). La evaluación del desempeño laboral se soporta en evidencias y en concordancia con la Carta Iberoamericana de la Función Pública. Tiene como finalidad la obtención de información necesaria para decidir en diferentes áreas de la gestión, validar políticas y prácticas de gestión del talento humano, contrastando y valorando su impacto sobre el comportamiento humano en el trabajo, propiciar el crecimiento profesional, mejorar la motivación y el rendimiento de las personas en el puesto de trabajo. Así mismo, tener en cuenta las fortalezas y debilidades del evaluado, referirse a hechos concretos y a comportamientos demostrados por el empleado durante el periodo de evaluación y considerar las circunstancias y condiciones en que ejerza su labor o desempeño integral (artículo 3 del Acuerdo 138 de 2010 de la Comisión Nacional del Servicio Civil). La evaluación del desempeño laboral es un instrumento de gestión que debe tenerse en cuenta para: a) Adquirir los derechos de carrera b) Ascender en la carrera como resultado del período de prueba c) Otorgar incentivos pecuniarios y no pecuniarios d) Planificar la capacitación y la formación e) Determinar la permanencia en el servicio f) Acceder a encargos g) Otorgar comisión para desempeñar empleos de libre nombramiento y remoción o de período (artículo 24 del Acuerdo 137 de 2010 de la Comisión Nacional del Servicio Civil). Además de los usos señalados en la ley, la evaluación del desempeño laboral de los (las) servidores (as) debe tenerse en cuenta como indicador de gestión, para revisar o ajustar los Manuales de Funciones y Competencias Laborales, para diseñar o reorientar planes, programas y proyectos del área o de la entidad, para validar procesos de selección de personal y de formación y capacitación, para tomar acciones de mejoramiento del desempeño personal e institucional y para adoptar planes y programas de bienestar e incentivos para los (las) funcionarios (as). Adicionalmente la entidad, al desarrollar y adoptar su sistema, puede establecer los usos que considere indispensables para mejorar el desempeño institucional, la gestión del talento humano, el suministro de bienes y la prestación de servicios. Con base en los resultados obtenidos en la calificación definitiva, las entidades deben seleccionar a los (las) mejores empleados (as) por nivel jerárquico y al mejor de la entidad, con el fin de asignar los incentivos adoptados en el plan anual de incentivos

12 Página: 12 de 40 Comunicación de las evaluaciones parciales y notificación de las evaluaciones definitivas Recursos en la evaluación del desempeño laboral Remisión de la evaluación definitiva Manejo de documentos institucionales, de acuerdo con el procedimiento establecido para tal fin. Así mismo, se deben establecer las acciones de mejoramiento que se consideren necesarias y se deben incorporar a los planes de capacitación en las áreas y temas que resulten pertinentes (artículo 24 del Acuerdo 137 de 2010 de la Comisión Nacional del Servicio Civil). Los resultados de las evaluaciones parciales y semestrales se debe comunicar por escrito al evaluado dentro de los dos (2) días siguientes a la fecha en que se produzcan (artículo 12 del Acuerdo 137 de 2010 de la Comisión Nacional del Servicio Civil). La calificación definitiva anual, en período de prueba o la extraordinaria se deben notificar personalmente dentro de los dos (2) días siguientes a la fecha en que se produzcan. Si no pudiere hacerse la notificación personal al cabo de este término, se debe enviar por correo certificado una copia de la misma a la dirección que obre en la hoja de vida del (a) evaluado (a) y se debe dejar constancia escrita de ello, caso en el cual la notificación se entiende surtida en la fecha en la cual aquella fue entregada (artículo 12 del Acuerdo 137 de 2010 de la Comisión Nacional del Servicio Civil). Contra las evaluaciones parciales expresas o presuntas no procede recurso alguno (artículo 14 del Acuerdo 137 de 2010 de la Comisión Nacional del Servicio Civil). Contra la calificación definitiva expresa o presunta del desempeño laboral puede interponerse el recurso de reposición ante el (la) evaluador (a) y el de apelación para ante el inmediato superior de este último, cuando considerare que se produjo con violación de las normas legales o reglamentarias que la regulan. Estos recursos se deben presentar personalmente ante el (la) evaluador (a) por escrito y sustentados en la diligencia de notificación personal o dentro de los cinco (5) días siguientes a ella. En el trámite y decisión de los recursos se debe aplicar lo dispuesto en el Código Contencioso Administrativo (artículo 13 del Acuerdo 137 de 2010 de la Comisión Nacional del Servicio Civil). Las peticiones se deben resolver dentro de los quince (15) días siguientes a la fecha de recibidas (artículo 6 del Código Contencioso Administrativo). La evaluación definitiva del desempeño laboral quedan en firme cuando transcurridos los términos legales, el (la) evaluado (a) no ha interpuesto recurso alguno o cuando habiéndolos interpuesto, han sido resueltos y notificados por las instancias competentes. Cuando transcurrido un plazo de dos (2) meses, contados a partir de la interposición de los recursos de reposición o apelación, sin que se haya notificado decisión expresa sobre ellos, se entiende que la decisión es negativa y la decisión queda en firme (artículo 60 del Código Contencioso Administrativo). Ejecutoriada la evaluación definitiva, el (la) evaluador (a) al día siguiente debe remitir el respectivo expediente al jefe de la unidad de personal o a su equivalente (artículo 15 del Acuerdo 137 de 2010 de la Comisión Nacional del Servicio Civil). La entidad debe mantener los registros y documentos necesarios para asegurar la efectividad del sistema propio de evaluación del desempeño laboral. 2. Marco conceptual Con base en la Ley 909 de 2004 y en las normas anteriormente citadas, a continuación se presenta el marco conceptual adoptado por el IDEP como fundamentación del sistema propio de evaluación del desempeño adoptado.

13 Página: 13 de Qué es evaluación del desempeño? Es una herramienta de gestión que con base en juicios objetivos sobre la conducta (competencias comportamentales), las competencias laborales y los aportes al cumplimiento de las metas institucionales de los empleados de carrera y en período de prueba en el desempeño de sus respectivos cargos, busca valorar el mérito como principio sobre el cual se fundamentan su permanencia y desarrollo en el servicio Qué se evalúa? Los factores a evaluar son: Los compromisos laborales (logros y evidencias) Las competencias comportamentales (comunes y por nivel jerárquico) Los aportes extraordinarios del (a) evaluado (a), en los casos que procedan. Las competencias son el objeto de evaluación, puesto que es claro que los seres humanos son integrales y, por lo tanto, no es suficiente la evaluación separada del conocimiento ó de la técnica ó de las habilidades. Entonces se hace necesario valorar las tres áreas en conjunto, es decir, el saber hacer en contexto. Los compromisos laborales son los acuerdos establecidos entre el (la) evaluador (a) y el (la) evaluado (a) relacionados con los productos, servicios o resultados susceptibles de ser medidos, cuantificados y verificados, que el (la) evaluado (a) debe alcanzar en el período a evaluar. Para el sistema propio de evaluación de desempeño del IDEP, los compromisos laborales se denominan contribuciones individuales, siendo la valoración el puntaje asignado a cada contribución individual. En este orden de ideas, los logros son los resultados esperados en el periodo de evaluación, expresados en términos de cantidad y tiempo, con características definidas, observables y medibles. Pueden ser: Logros cuantitativos: Números Proporciones Porcentajes, etc. Logros cualitativos: Características Grados Especificaciones, etc.

14 Página: 14 de 40 Los criterios son el conjunto de condiciones, requisitos o factores de calidad previamente acordados y que deben cumplir los productos o servicios resultantes de los compromisos laborales fijados y que dan cuenta del desempeño laboral del servidor o servidora. En cuanto a los compromisos comportamentales, se pueden definir como los acuerdos relacionados con los comportamientos que debe poseer y demostrar el (la) evaluado (a) en el desempeño de su cargo Evidencias Las evidencias se definen como las pruebas inobjetable de los logros del (la) funcionario (a) a evaluar, que permiten establecer objetivamente el avance o cumplimiento de los resultados frente a los compromisos fijados, por lo que la evaluación debe estar basada en hechos 1. Las evidencias pueden ser aportadas tanto por el (la) evaluador como por el (la) evaluado (a) como responsables directos de su recolección o quienes se definan al momento de la fijación de los compromisos laborales. Igualmente, pueden ser aportadas por terceros Entregadas por el (la) evaluado (a) Materiales: Son las derivadas de la labor del (la) evaluado (a) y que se pueden observar, por ejemplo, una nómina, un anteproyecto o el proyecto aprobado (impreso o en medio magnético), presentaciones usadas en sustentaciones, fotografías, videos, entre otras. Sustentaciones de los proyectos o tareas bajo la responsabilidad del (la) evaluado (a). La sustentación se constituye como una evidencia cuando el (la) evaluado (a) entrega un registro que indique ante quién, cuándo se hizo la sustentación y las observaciones que hicieron los participantes Generadas por el (la) jefe inmediato Registros de observación mediante los cuales el (la) jefe observa el desempeño de las funciones del (la) evaluado (a) y los comportamientos que se van a evaluar. Análisis de incidentes críticos: Estos análisis se pueden realizar o bien del desempeño del área o bien del desempeño individual. Los análisis realizados deben estar soportados con registros para que obren como una evidencia. 1 Cada una de las evidencias debe someterse a verificación, lo que implica verificar que sean auténticas, suficientes, actuales y que tengan validez (Ver Glosario).

15 Página: 15 de 40 Encuestas a los usuarios sobre la calidad del producto o el servicio ofrecido. La evidencia en este caso son las encuestas diligenciadas por el cliente interno o externo Aportadas por terceros Estos terceros pueden ser tanto usuarios internos como externos de la entidad y pueden aportar evidencias de oficio o a solicitud del (la) evaluador (a), quien las puede solicitar como soporte de la entrega de productos o resultados suministrados por el (la) evaluado (a) (artículo 10, numeral c), del Acuerdo 137 de 2010 de la Comisión Nacional del Servicio Civil). Estas evidencias pueden ser, por ejemplo: Documentos que den cuenta del desempeño del (la) evaluado (a), como memorandos, notas encontradas en los buzones de sugerencias, cartas de reclamación, entre otras. Información comprobada del desempeño del (la) evaluado (a), por ejemplo, llamadas grabadas, declaraciones verificables, entre otras. Las evidencias que se obtengan de las anteriores fuentes, se clasifican en dos grupos: Evidencias de cumplimiento: Son pruebas incontrovertibles que el (la) evaluado (a) genera y que demuestran el cumplimiento de los compromisos fijados de acuerdo a los criterios establecidos. Evidencias de incumplimiento: Estas muestran de manera incontrovertible un incumplimiento de las contribuciones individuales o un déficit de las competencias comportamentales. Ejemplo de estas evidencias son las quejas, reclamos, ausentismo, incumplimiento de logros, entre otras Quiénes participan en la evaluación del desempeño? El sistema de evaluación adoptado por la institución, se constituye como un área de reconocimiento de sí misma, puesto que se encuentra ligado a los valores, principios y logros y, por lo tanto, todos los servidores y las servidoras se encuentran involucrados en la evaluación del desempeño laboral, teniendo un papel que desarrollar bien sea como evaluadores, como evaluados o como terceros que brindan información comprobada del desempeño de los (las) evaluados (as) Cuándo se lleva a cabo la evaluación del desempeño?

16 Página: 16 de Evaluaciones definitivas Del período de prueba: La evaluación se realiza al finalizar el período de prueba, donde se valoran los compromisos fijados al momento de la vinculación laboral. Después de realizada la evaluación, se ajustan los compromisos para el período que resta para completar el período de evaluación anual si el mismo es superior a 30 días. Anual u ordinaria: El plazo máximo para llevar a cabo la evaluación anual u ordinaria es el quince (15) de febrero de cada año. Esta evaluación es el promedio de las evaluaciones parciales semestrales y/o eventuales. Evaluación extraordinaria: Esta evaluación se debe realizar cuando el jefe de la entidad la ordene por escrito, basado en información soportada sobre el presunto desempeño deficiente del empleado. Esta evaluación solamente puede ordenarse después de que hayan transcurrido, por lo menos, tres (3) meses desde la última evaluación definitiva y comprende todo el período no evaluado, teniendo en cuenta las evaluaciones parciales que se hayan realizado Evaluaciones parciales semestrales Primera evaluación parcial: Se debe realizar a más tardar el quince (15) de agosto del mismo año. Segunda evaluación parcial: Se debe realizar a más tardar el quince (15) de febrero de cada año Evaluaciones parciales eventuales Por cambio del (la) evaluador o de uno de los (las) integrantes de la Comisión Evaluadora: Debe realizarse en el momento del retiro o cambio de este (a) funcionario (a). Por traslado definitivo del (la) evaluado (a): Se debe realizar dentro de los diez (10) días siguientes a este traslado. Por separación temporal del empleo por más de treinta (30) días calendario: Esta evaluación se debe realizar dentro de los diez (10) días siguientes al regreso del evaluado (a). Por interrupción del período de prueba por un término igual o superior a veinte (20) días (calendario). La evaluación se debe realizar dentro de los diez (10) días siguientes al regreso del (la) evaluado (a).

17 Página: 17 de 40 Por cambios de planes, programas o proyectos, siempre y cuando hayan transcurrido por lo menos treinta (30) días calendario a partir de la fecha de fijación de compromisos. La evaluación se debe realizar dentro de los diez (10) días siguientes al cambio de los planes, programas o proyectos referidos Por qué es importante evaluar? Por mandato legal: La ley exige que se evalúen los (las) servidores (as) de carrera y en período de prueba e impone sanciones por el incumplimiento de esta obligación. Por el mejoramiento de la gestión: La entidad debe conocer el desempeño individual de sus funcionarios (as), para poder diseñar e implementar las correspondientes acciones de mejoramiento que le aseguren el cumplimiento de las metas institucionales Para qué se evalúa? La finalidad global de la evaluación del desempeño laboral es la generación de conocimiento que permita a la entidad tomar decisiones y acciones para lograr la mejora del desarrollo individual e institucional. Ante los resultados de la evaluación de desempeño la institución puede tomar decisiones para formular programas de capacitación y evaluar los procesos de selección, ajustar los manuales de funciones, ajustar o reorientar planes, programas o proyectos y para adoptar programas de bienestar dirigidos a los (las) servidores (as), entre otras. A nivel individual los resultados de la evaluación de desempeño permiten tomar decisiones como conceder estímulos a los (las) servidores (as), adquirir los derechos de carrera, otorgar becas y comisiones de estudio y determinar la permanencia en el servicio Resultado de la evaluación El resultado de la evaluación del desempeño laboral en la entidad se debe expresar en términos de: Sobresaliente: Satisfactorio: No satisfactorio: De 90 a 100 puntos De 66 a 89 puntos 65 o menos puntos 2.9. Notificación de las evaluaciones definitivas

18 Página: 18 de 40 El resultado de toda evaluación definitiva se debe notificar por escrito, dentro de los dos (2) días siguientes a la evaluación. En caso de que no se pudiera notificar el resultado personalmente, entonces, este resultado se debe enviar a la dirección que obre en la hoja de vida del (la) evaluado (a), dejando constancia de este trámite Recursos de reposición y apelación Si el (la) evaluado (a) no se encuentra conforme con la calificación obtenida, puede presentar los recursos de reposición y apelación. Recurso de reposición: El (la) evaluado (a) debe pasar por escrito y personalmente este recurso sustentado ante su evaluador (a), dentro de los cinco (5) días siguientes a la notificación de la calificación. Recurso de apelación: En caso de que el (la) evaluado (a) considere que se produjo una violación de las normas legales o reglamentarias que regulan el proceso de evaluación del desempeño, puede presentar un recurso de apelación por escrito, sustentado y personalmente ante el superior jerárquico del (la) evaluador (a) Remisión de la evaluación definitiva Al día siguiente de que la calificación de la evaluación del desempeño quede en firme, el (la) evaluador (a) debe remitir el expediente al jefe de la unidad de personal o su equivalente. En el caso de una declaración de insubsistencia del nombramiento de un (a) funcionario (a) de carrera o en período de prueba, el correspondiente acto administrativo debe expedirse en un término no superior a tres (3) días. 3. Metodología del Sistema Propio de la Evaluación del Desempeño Laboral 3.1. Capacitación Siendo responsabilidad de la entidad y más específicamente del Área de Talento Humano socializar entre los (las) funcionarios (as) del IDEP el sistema de evaluación de desempeño adoptado, capacitar a los (las) evaluados (as) y evaluadores (as) y verificar que todos (as) los (las) participantes se apropien de este sistema, se ha establecido en el mismo una primera etapa de capacitación. Teniendo en cuenta que la evaluación del desempeño es una de las herramientas que utiliza la entidad para garantizar el cumplimiento de sus metas institucionales, la integración del sistema propio de evaluación a la institución debe estar antecedida por la divulgación de la plataforma estratégica del Instituto, de los resultados de la gestión institucional del año anterior y del Plan Anual de Acción Institucional y de los otros planes,

19 Página: 19 de 40 programas, proyectos y metas institucionales de la vigencia en la que se va a aplicar la evaluación, tarea que es responsabilidad del (la) Director (a) General de la entidad o del (la) servidor (a) que el (la) Director (a) designe y que tiene como objetivo inicial que todos los (las) servidores (as) conozcan las metas institucionales y del área funcional a la que se encuentran asignados sus cargos, para que puedan identificar mucho más fácilmente cómo su aporte se refleja en el cumplimiento de los objetivos y metas del Plan Anual de Acción del Instituto y, por lo tanto, de los objetivos misionales de la entidad. A continuación se hace una descripción de las capacitaciones que se van a realizar a los servidores y servidoras del IDEP y los objetivos específicos que se quieren alcanzar con cada una de ellas Capacitación general El Área de Talento Humano es la encargada de capacitar a todo el personal sobre el sistema propio de evaluación de desempeño adoptado. En esta capacitación, aparte de aclarar la metodología de este sistema a todos (as) los (las) servidores (as) de la entidad, sean de carrera, de libre nombramiento y remoción, en periodo de prueba o en provisionalidad, se debe hacer énfasis a todos (as) los (las) funcionarios (as) sobre lo que a cada quien le corresponde cumplir como sujeto de evaluación, como evaluador (a) o como participante en general en este proceso (ver Capacitación general.ppt). Objetivo general Garantizar que los (las) servidores (as) de la entidad conozcan el sistema propio de evaluación del desempeño laboral adoptado en el IDEP y su papel dentro del mismo. Objetivos específicos Dar a conocer a todos (as) los (las) funcionarios (as) del IDEP el marco legal y conceptual del sistema propio de evaluación del desempeño adoptado en la entidad. Presentar a todos (as) los (las) funcionarios (as) del Instituto la metodología del sistema propio de evaluación del desempeño adoptado en la entidad. Especificar el papel de cada uno (una) de los (las) servidores (as) de la institución dentro del sistema propio de evaluación del desempeño adoptado en el IDEP Capacitación dirigida a los (las) evaluadores (as)

20 Página: 20 de 40 El Área de Talento Humano se encarga de desarrollar una capacitación específica para los (las) evaluadores (as), directos responsables del proceso, haciendo énfasis en la objetividad que estos (as) funcionarios (as) deben mantener a lo largo de todo el período de evaluación y en el procedimiento a seguir (ver Capacitación a evaluadores.ppt). Objetivo general Explicar las responsabilidades de los (las) evaluadores (as) y profundizar en la metodología del proceso de evaluación a seguir. Objetivos específicos Especificar las responsabilidades de los (las) evaluadores (as) en la aplicación del sistema propio de evaluación del desempeño adoptado en la entidad. Especificar los términos y los plazos en que los (las) evaluadores (as) deben cumplir sus responsabilidades en la aplicación del sistema propio de evaluación del desempeño adoptado en la entidad (ver Capacitación a evaluadores.ppt). Explicar detalladamente a los (las) evaluadores (as) los criterios de evaluación que se deben tener en cuenta en la aplicación del sistema propio de evaluación del desempeño adoptado en la entidad Capacitación dirigida a los (las) evaluados (as) El Área de Talento Humano debe realizar dos (2) capacitaciones específicas para los (las) funcionarios (as) que deben ser evaluados (as). Capacitación para la fijación de compromisos individuales Objetivo general Capacitar a los (las) funcionarios (as) que deben ser evaluados (as) en la técnica que deben usar para redactar los compromisos, logros, criterios y evidencias que van a ser evaluadas. Objetivos específicos

21 Página: 21 de 40 Explicar a los (las) funcionarios (as) que deben ser evaluados (as) lo que se va a evaluar, así como los conceptos utilizados en el sistema propio de evaluación del desempeño adoptado en la entidad. Explicar a los (las) funcionarios (as) que deben ser evaluados (as) los conceptos específicos que se deben manejar en la fase de fijación de compromisos. Explicar el proceso técnico y los plazos que se deben cumplir para la fijación de los compromisos (ver Capacitación fijación de compromisos.ppt). Capacitación de auto seguimiento Objetivo general Capacitar a los (las) funcionarios (as) que deben ser evaluados (as) en el uso de un formato de auto seguimiento como herramienta para el cumplimiento de sus compromisos individuales. Objetivos específicos Explicar a los (las) funcionarios (as) que deben ser evaluados (as) el uso de un formato de auto seguimiento, que les sirva de ayuda para que planifiquen la ejecución gradual de los compromisos fijados. Explicar a los (las) funcionarios (as) que deben ser evaluados (as) el uso del formato de auto seguimiento, para identificar posibles acciones preventivas y correctivas que deba tomar para mejorar su desempeño laboral. Explicar a los (las) funcionarios (as) que deben ser evaluados (as) la metodología que deben utilizar para relacionar las evidencias (Ver Capacitación de autoseguimiento.ppt). Los (las) funcionarios (as) que deben ser evaluados deben diligenciar el formato referido anteriormente, que también cumple con el importante papel de ser una herramienta adicional y fundamental para asegurar la objetividad del (la) evaluador (a) en el proceso de la evaluación, en el sentido que va a evaluar solamente los compromisos fijados y no otra cosa Fase de fijación de los compromisos Técnica para fijar compromisos

22 Página: 22 de 40 Al iniciar esta fase se debe asegurar que tanto el (la) evaluador (a) como el (la) evaluado (a) tengan claro el objeto de la evaluación y los factores a evaluar (competencias funcionales, competencias comportamentales comunes y de nivel jerárquico y aportes extraordinarios del evaluado o evaluada) y la correspondiente asignación de puntajes. Para redactar las contribuciones funcionales primero se deben tener claro los conceptos de compromiso laboral, criterio, logro, evidencia y valoración. Los compromisos laborales se deben redactar en forma de oración: Verbo + Objeto + Criterio La acción que voy a realizar + el producto o productos + características que debe cumplir el producto o productos Ejemplos: Diseñar un proyecto de acuerdo con la legislación vigente sobre la materia. Mantener actualizada la base de datos de los contratos y convenios del Instituto según las necesidades de la entidad y del Plan Anual de Acción. Liquidar la nómina de los (las) servidores (as) del Instituto oportunamente y de acuerdo a las normas legales vigentes. Proyectar trimestralmente los informes consolidados de cada área sobre el seguimiento del Plan Anual de Acción de la Subdirección, en el formato formalmente establecido en el Sistema Integrado de Gestión de la entidad para estos fines Procedimiento para la fijación de compromisos laborales Corresponde al (la) jefe inmediato fijar con los (las) funcionarios (as) a evaluar las contribuciones individuales y las competencias comportamentales objeto de evaluación en los quince (15) días siguientes al inicio del período a evaluar. Para este fin y con el propósito de apoyar a los (las) jefes inmediatos responsables de este proceso se ha estructurado el siguiente procedimiento para facilitar la definición y fijación de dichos compromisos y competencias, razón por la cual deben cumplirse las etapas aquí establecidas. El (la) funcionario (a) a evaluar (a) debe diligenciar en el Formato Fijación de compromisos los datos personales, el propósito principal de su cargo y redactar las contribuciones individuales que considere que son las más importantes en su desempeño laboral que aportan al cumplimiento de las metas institucionales y que se encuentren contenidas en el Manual de Funciones y Competencias Laborales vigente.

23 Página: 23 de 40 El (la) jefe inmediato debe revisar el propósito principal del cargo a evaluar y sus funciones para que tenga claro las posibles contribuciones individuales a fijar para el (la) evaluado (a) y luego proceder a diligenciar el Formato Fijación de compromisos.../appdata/local/microsoft/windows/temporary Internet Files/Content.Outlook/FORMATOS EV DESP IDEP/Ed-cc01(1) CONCERTACION DE OBJETIVOS.xls El (la) funcionario (a) a evaluar y el (la) jefe inmediato se deben reunir para fijar las contribuciones individuales que se van a evaluar en el período objeto de evaluación, debiendo aportar cada uno (a) en el momento de la reunión el Formato Fijación de compromisos, previamente diligenciado por cada quien. Fijados los compromisos, de común acuerdo deben definir la valoración a cada uno, de manera que la suma de los puntajes de las contribuciones individuales a evaluar en el periodo sea de ochenta y nueve puntos (89 puntos). El (la) jefe inmediato y el (la) funcionario (a) a evaluar deben acordar las competencias comportamentales por nivel jerárquico asociadas a los resultados que se van evaluar en el período objeto de evaluación, además de las competencias comunes a los servidores (as) públicos (as). En ambos casos la información debe ser utilizada como estrategia de mejoramiento. El (la) jefe inmediato debe diligenciar la siguiente información en el Formato Instrumento de Evaluación de Desempeño 1: Debe escribir los objetivos estratégicos a los cuales contribuyen los compromisos laborales del cargo a evaluar (casilla 1), el motivo de la evaluación (casilla 2), el nombre y cargo del (la) funcionario (a) a evaluar (casilla 3), el propósito principal del cargo (casilla 4), los compromisos laborales (casillas 5), criterios (casillas 6), logros (casillas 7), evidencias (casillas 9), el valor de cada compromiso laboral (casilla 10), fecha de inicio del periodo a evaluar (casilla 15, fecha inicial) y firmar el formato. En el Formato Instrumento de Evaluación de Desempeño 2: El motivo de la evaluación (casilla 1), el nombre del funcionario (a) a evaluar (casilla 2), cargo del funcionario (a) a evaluar (casilla 3), fecha de inicio del periodo a evaluar (casilla 4, DESDE), las competencias comunes por nivel jerárquico (casilla 7), nombre del (la) evaluador (a) (casilla 10), cargo del (la) evaluador (a) (casilla 11), la fecha de fijación de las competencias comportamentales por nivel jerárquico (casilla 13) y firmar el formato. El (la) funcionario (a) a evaluar debe leer y verificar que la información sea acorde con la fijación realizada con su jefe inmediato y firmar el instrumento de evaluación, Formato Instrumento de Evaluación de Desempeño 1 y Formato Instrumento de Evaluación de Desempeño 2, como aceptación de los mismos.