EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO Y SISTEMA DE MEDICIÓN LABORAL PROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA, TECNOLÓGICA Y FINANCIERA SUBPROCESO: GESTIÓN DEL TALENTO

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1 EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO Y SISTEMA DE MEDICIÓN LABORAL PROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA, TECNOLÓGICA Y FINANCIERA SUBPROCESO: GESTIÓN DEL TALENTO Versión: 6.0 Fecha: 21/04/2016 Código: TH-P OBJETIVO: Evaluar el desempeño laboral de los funcionarios sujetos de evaluación (funcionarios de carrera administrativa, en período de prueba, funcionarios vinculados en provisionalidad y de libre nombramiento y remoción que no ocupan empleos de Gerencia Pública) de conformidad con los lineamientos establecidos en la normatividad vigente sobre la materia. 2. ALCANCE: Inicia con la ejecución de la fase de fijación de compromisos laborales y/o contribuciones individuales y comportamentales de los funcionarios sujetos de evaluación y finaliza con la calificación definitiva de los mismos efectuados por los responsables de evaluar en los términos y condiciones establecidas en la normatividad vigente. 3. PARTICIPAN: Despacho del Ministro de Vivienda, Ciudad y Territorio Oficina Asesora de Planeación Oficina de Control Interno Comisión de Personal Grupo de Talento Humano Evaluados (Funcionarios de Carrera Administrativa, en Período de Prueba, funcionarios vinculados en provisionalidad y de Libre Nombramiento y Remoción que no ocupan empleos de gerencia pública). Evaluadores 4. DEFINICIONES: Evaluación del Desempeño Laboral. Es un proceso administrativo de gestión individual y colectiva, que busca verificar, valorar y calificar el desempeño de un funcionario en el marco del propósito principal, las funciones y responsabilidades del empleo, con condiciones previamente establecidas en la etapa de fijación de compromisos laborales y comportamentales, su aporte al logro de las metas institucionales generando valor agregado a las entidades. Metas Institucionales, por Áreas o Dependencias. Son las establecidas por la entidad o la dependencia en los planes institucionales encaminados al cumplimiento de la planeación estratégica de la entidad para el logro de los fines del estado en cabeza de la respectiva entidad. Compromisos Laborales. Son los productos, servicios o resultados susceptibles de ser medidos, cuantificados y verificados, que el evaluado deberá alcanzar durante el período de evaluación. Condiciones de Resultado. Son los requisitos o factores previamente acordados que dan Página 1 de 10

2 cuenta del desempeño del empleado y que deben reunir los compromisos laborales establecidos, haciendo referencia al resultado esperado. Evidencias o Soportes. Son los fundamentos que permiten establecer objetivamente el avance o cumplimiento de los resultados frente a los compromisos pactados y constituyen los hechos o elementos que sirven de base para determinar la validez de las evidencias. Estas podrán ser aportadas tanto por el evaluador, como por el evaluado como responsables directos de su recolección o quienes se definan al momento de la fijación de los compromisos laborales. Sistema de Medición Laboral. Es una Política Institucional cuya finalidad es la de establecer el grado de contribución individual de los funcionarios vinculados en provisionalidad durante el tiempo de prestación de sus servicios frente el que hacer de la Dependencia o del Grupo Interno de Trabajo del que hacen parte. Contribuciones Individuales. Aportes que se realizan en relación a las funciones del empleo y que hacen parte y las metas establecidas por el Ministerio. Compromisos Comportamentales. Son los acuerdos relacionados con las conductas o comportamientos que debe poseer y demostrar el servidor público en el ejercicio de su labor encaminada al mejoramiento individual, que se reflejará en la gestión institucional. Evaluación de Gestión por Áreas o Dependencias. Se constituye en fuente de información objetiva para la evaluación del desempeño laboral de los empleados, con el fin de que la evaluación sea consistente con la planeación institucional y los resultados de las áreas o dependencias. 5. GLOSARIO: CNSC: Comisión Nacional del Servicio Civil GTH: Grupo de Talento Humano MVCT: Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio EDL: Evaluación del Desempeño Laboral SML: Sistema de Medición Laboral 6. NORMATIVA: Constitución Política de Colombia, Articulo 125 Ley 909 de Artículo 11, literal d) y Artículos Ley 1010 de 2006 Decreto 760 de Título VII. Artículos Acuerdo 137 de 2010 expedido por la Comisión Nacional del Servicio Civil Acuerdo 138 de 2010 expedido por la Comisión Nacional del Servicio Civil Acuerdo 176 de 2012 expedido por la Comisión Nacional del Servicio Civil Acuerdo 294 de 2012 expedido por la Comisión Nacional del Servicio Civil Decreto 1083 de 2015 Resolución 0796 de POLÍTICAS DE OPERACIÓN: 7.1 TIPOS DE EVALUACIÓN: Las evaluaciones se encuentran asociadas según el sujeto de evaluación así: a. Para los funcionarios de Carrera Administrativa. 1- Evaluaciones Definitivas. Son evaluaciones definitivas para los funcionarios de Página 2 de 10

3 Carrera Administrativa: T H - P - 03 Evaluación de desempeño Anual u ordinaria. Abarca el periodo comprendido entre el 1 de febrero y el 31 de enero del año siguiente. Se debe producir a más tardar el 15 de febrero de cada año e incluye 2 evaluaciones parciales semestrales. Evaluación extraordinaria. Se realiza cuando el jefe del organismo la ordene por escrito, basado en información soportada sobre el presunto desempeño deficiente del empleado público. 2- Evaluaciones Parciales Semestrales. Son aquellas que permiten evidenciar el porcentaje de avance en que se encuentra el funcionario en relación con el cumplimiento de los compromisos fijados. Las evaluaciones parciales semestrales conforman la evaluación anual u ordinaria. Primera evaluación parcial. Corresponde al período comprendido entre el primero (1º) de febrero y el treinta y uno (31) de julio de cada año, período que debe ser evaluado a más tardar el quince (15) de agosto del mismo año. Segunda evaluación parcial. Corresponde al período comprendido entre el primero (1º) de agosto y el treinta y uno (31) de enero del año siguiente, período que debe ser evaluado a más tardar el quince (15) de febrero de cada año. 3- Evaluaciones Parciales Eventuales. Son evaluaciones parciales eventuales del desempeño laboral de los funcionarios en Carrera Administrativa, las que deben realizarse en los siguientes casos y circunstancias: Por cambio de evaluador, quien deberá evaluar a sus subalternos antes de retirarse del empleo. También se produce cuando cambie uno de los integrantes de la Comisión Evaluadora. Por cambio definitivo de empleo del evaluado, como resultado de traslado. Cuando el funcionario deba separarse temporalmente del ejercicio de las funciones del cargo por suspensión o por asumir por encargo las funciones de otro o con ocasión de licencias, comisiones o de vacaciones, en caso de que el término de duración de estas situaciones administrativas sea superior a treinta (30) días calendario. La que corresponda al lapso comprendido entre la última evaluación, si la hubiere, y el final del período semestral a evaluar. b. Para los Funcionarios en Período de Prueba. 1- Evaluación Definitiva. La evaluación de período de prueba abarca 6 meses y se debe realizar una vez concluido éste, con base en los compromisos fijados al momento de la vinculación laboral del empleado público. 2- Evaluaciones Parciales Eventuales. Durante el período de Prueba pueden presentarse tres causales que dan lugar a la aplicación de Evaluaciones Parciales Eventuales: Por Cambio de Evaluador. Situación en la cual el evaluador saliente debe dejar la evaluación realizada, y expresando el resultado proporcional al tiempo laborado. El resultado deberá ser comunicado al funcionario. De igual forma el nuevo evaluador de manera inmediata procederá a ratificar los compromisos fijados o a fijar nuevos compromisos laborales por el tiempo que faltare para culminar el Período de Prueba. Por interrupción del período de prueba por un término igual o superior a veinte (20) días calendario. Caso en el cual se realiza la evaluación hasta el momento de la interrupción, Página 3 de 10

4 y una vez se reintegre el funcionario se continúa con el tiempo que le faltare para culminar el Período de Prueba. Por el lapso comprendido entre la última evaluación parcial, si la hubiere, y el final del período. Cuando el tiempo faltante sea igual o superior a treinta (30) días. c. Para los Funcionarios de Libre Nombramiento y Remoción que no ocupan empleos de Gerencia Pública (Nivel Asesor) 1- Evaluaciones Definitivas. Son evaluaciones definitivas para los funcionarios de Libre Nombramiento y Remoción que sean sujetos de Prima Técnica por Evaluación del Desempeño Laboral de conformidad con la normatividad vigente sobre la materia, las siguientes: Evaluación Primer Trimestre. El objetivo de esta evaluación es establecer las competencias del funcionario para desempañarse en el empleo para el cual se vinculó y ésta se realiza una vez concluido el término de tres (3) meses y se debe producir a más tardar dentro de los cinco (5) días hábiles después de finalizado. Durante este período solo es procedente fijar al funcionario compromisos relacionados con el propósito principal del empleo y las funciones descritas en el manual respectivo. Evaluación Anual o de Período. La evaluación anual de período abarca las siguientes situaciones: Para los empleados de libre nombramiento y remoción recién vinculados a la administración, se contabilizará el lapso comprendido entre el día siguiente a la culminación de la evaluación del primer trimestre, hasta el treinta y uno (31) de enero del año siguiente; siempre y cuando dicho tiempo sea superior a treinta (30) días. Se debe producir a más tardar el quince (15) de febrero de cada año. Evaluación extraordinaria. Se realiza cuando el jefe del organismo la ordene por escrito, basado en información soportada sobre el presunto desempeño deficiente del funcionario. Esta evaluación sólo podrá ordenarse después de que hayan transcurrido, por lo menos, tres (3) meses desde la última evaluación definitiva y comprenderá todo el período no evaluado, teniendo en cuenta las evaluaciones parciales eventuales que se hayan realizado. 2- Evaluaciones Parciales Eventuales. Son evaluaciones parciales eventuales las que deben realizarse en los siguientes casos y circunstancias: Por Cambio de Evaluador, quien deberá evaluar a sus subalternos antes de retirarse del empleo. Por cambio definitivo del empleo del evaluado. Cuando el funcionario deba separarse temporalmente del ejercicio de sus funciones del cargo por suspensión o por asumir por encargo las funciones de otro o con ocasión de licencias, comisiones de servicio o de vacaciones, en caso de que el término de duración de estas situaciones administrativas sea superior a treinta (30) días calendario. La que corresponda por situaciones de acoso laboral. d. Para los Funcionarios de Libre Nombramiento y Remoción que no ocupan empleos de Gerencia Pública (Nivel Profesional, Técnico y Asistencial). Página 4 de 10

5 T H - P - 03 Evaluación de desempeño 1- Evaluaciones Definitivas. Son evaluaciones definitivas para los funcionarios de Libre Nombramiento y Remoción que ocupan empleos en los niveles jerárquicos de Profesional, Técnico o Asistencial las siguientes: Evaluación Anual o de Período. La evaluación anual de período abarca el período comprendido entre el primero (1) de febrero de cada año al treinta y uno (31) de enero de la siguiente vigencia. Se debe producir a más tardar el quince (15) de febrero de cada año. Evaluación extraordinaria. Se realiza cuando el jefe del organismo la ordene por escrito, basado en información soportada sobre el presunto desempeño deficiente del funcionario. Esta evaluación sólo podrá ordenarse después de que hayan transcurrido, por lo menos, tres (3) meses desde la última evaluación definitiva y comprenderá todo el período no evaluado, teniendo en cuenta las evaluaciones parciales eventuales que se hayan realizado. 2- Evaluaciones Parciales Eventuales. Son evaluaciones parciales eventuales las que deben realizarse en los siguientes casos y circunstancias: Por Cambio de Evaluador, quien deberá evaluar a sus subalternos antes de retirarse del empleo. Por cambio definitivo del empleo del evaluado. Cuando el funcionario deba separarse temporalmente del ejercicio de sus funciones del cargo por suspensión o por asumir por encargo las funciones de otro o con ocasión de licencias, comisiones de servicio o de vacaciones, en caso de que el término de duración de estas situaciones administrativas sea superior a treinta (30) días calendario. La que corresponda por situaciones de acoso laboral. e. Para los funcionarios Vinculados en Provisionalidad. 1. Evaluaciones Definitivas. Son evaluaciones definitivas para los funcionarios vinculados en provisionalidad: Periodo Inicial. La evaluación de período de Inicial Corresponde al período comprendido entre la fecha de posesión del funcionario vinculado en provisionalidad y hasta por el término de duración del nombramiento, siempre que corresponda a un período superior de treinta (30) días calendario. Evaluaciones de Periodo. Son aquellas que permiten evidenciar el porcentaje de cumplimiento en relación con las contribuciones individuales fijados al inicio de cada periodo. Anualmente se evalúan dos (2) periodos: a. Entre el primero (1º) de febrero y el treinta y uno (31) de julio de cada año b. Entre el primero (1º) de agosto y el treinta y uno (31) de enero del año siguiente, períodos que deben ser evaluados a más tardar quince (15) días hábiles después de terminado el periodo. Evaluación extraordinaria. Se realiza cuando el jefe del organismo la ordene por escrito, basado en información soportada sobre el presunto desempeño deficiente del Página 5 de 10

6 empleado público, siempre que haya transcurrido por lo menos, sesenta (60) días calendario desde la última evaluación definitiva realizada 2. Evaluaciones Parciales Eventuales. Son evaluaciones parciales eventuales del Sistema de Medición Laboral de los funcionarios vinculados en provisionalidad las que deben realizarse en los siguientes casos y circunstancias: Por cambio de evaluador, quien deberá evaluar a sus subalternos antes de retirarse del empleo. También se produce cuando cambie uno de los integrantes de la Comisión Evaluadora. Por separación temporal del ejercicio de las funciones del empleo: Cuando el funcionario deba separarse temporalmente del ejercicio de las funciones del cargo por suspensión o por asumir por encargo las funciones de otro o con ocasión de licencias, comisiones o de vacaciones, en caso de que el término de duración de estas situaciones administrativas sea superior a treinta (30) días calendario. Reubicación: Cuando el funcionario sea reubicado en otra dependencia en el mismo empleo. 7.2 NIVELES DE CUMPLIMIENTO El cumplimiento en la evaluación del desempeño laboral de los funcionarios de carrera administrativa, en Periodo de Prueba y de Libre Nombramiento y Remoción se enmarcará dentro de los siguientes niveles: i) Sobresaliente, ii) Destacado, iii) Satisfactorio y iv) No Satisfactorio. La calificación de la evaluación del desempeño laboral del Sistema Tipo se adopta mediante dos escalas: a) Escala de cumplimiento de los compromisos laborales. Ésta se encuentra definida en relación con los compromisos laborales fijados y con los siguientes intervalos a los cuales se les asigna un valor porcentual: i) Nivel Destacado de 90% a 100% ii) Nivel Satisfactorio de 66% a 89% iii) Nivel No Satisfactorio menor o igual al 65%. b) Escala para acceder al Nivel Sobresaliente. Para acceder al nivel sobresaliente, los funcionarios sujetos de evaluación deberán cumplir con alguna de estas dos (2) condiciones: a) Obtener como resultado de la calificación definitiva de los compromisos laborales pactados al inicio del período de evaluación, entre el 95% al 99% y demostrar el cumplimiento de mínimo dos (2) factores de acceso al nivel sobresaliente. b) Obtener como resultado de la calificación definitiva de los compromisos laborales pactados al inicio del período de evaluación, el 100% y demostrar el cumplimiento de mínimo uno (1) de los factores de acceso al nivel sobresaliente. Los factores de cumplimiento para el acceso al nivel sobresaliente para el período de evaluación respectivo, los cuales se evaluarán como Cumple o No cumple son: 1. Evaluación de la gestión por dependencias. 2. Por calidad y oportunidad. Página 6 de 10

7 T H - P - 03 Evaluación de desempeño 3. Por aportes, propuestas o iniciativas adicionales. 4. Por iniciativas tendientes a acciones proactivas en las actividades que cumpla. 5. Por participación y aprovechamiento de capacitación relacionada con las actividades propias del empleo y que genere un valor agregado para la entidad o la dependencia. 6. Por participación en grupos o en actividades que requieren de disposición voluntaria. 7. Por cumplimiento de competencias comportamental. El cumplimiento en la evaluación del Sistema de Medición Laboral para funcionarios vinculados en provisionalidad se enmarcará dentro de los siguientes niveles: i) Sobresaliente, ii) Satisfactorio, iii) y No Satisfactorio con los siguientes intervalos a los cuales se les asigna un valor porcentual: i) Nivel Sobresaliente de 90% a 100% ii) Nivel Satisfactorio de 66% a 89% iii) Nivel No Satisfactorio menor o igual al 65%. 7.3 RESPONSABLES DE EVALUAR Los funcionarios sujetos de evaluación serán evaluados así: 1- En forma directa, cuando su Jefe Inmediato ocupe un empleo de Libre Nombramiento y remoción bien sea por Nombramiento Ordinario o por encontrarse en Comisión para desempeñar un empleo de Libre nombramiento y remoción. 2- En forma conjunta, cuando su Jefe Inmediato sea un funcionario con derechos de Carrera Administrativa o vinculado al Ministerio a través de Nombramiento Provisional. En este caso, se conformará una Comisión Evaluadora de la que harán parte el Superior Jerárquico del Grupo Interno de Trabajo o Dependencia. Ambos actuarán como un solo evaluador durante el respectivo proceso de evaluación del personal que tengan a su cargo. Los funcionarios que tengan personal a su cargo y se encuentren en Período de Prueba no podrán hacer parte de ninguna Comisión Evaluadora, hasta tanto no superen dicha evaluación; por cuanto la Evaluación del Desempeño Laboral de los funcionarios a su cargo deberá efectuarla el respectivo Superior Jerárquico. 7.4 COMUNICACIÓN Y NOTIFICACIÓN DE LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL a) Comunicaciones: Las evaluaciones parciales eventuales y parciales semestrales serán comunicadas por escrito al evaluado, dentro de los dos (2) días siguientes a la fecha en que se produzcan (Decreto ley 760 de 2005, art. 34). Contra estas calificaciones no procederá recurso alguno (Decreto ley 760 de 2005, art. 36). b) Notificaciones: La calificación definitiva anual o la extraordinaria se notificarán personalmente dentro de los dos (2) días siguientes a la fecha en que se produzcan. Contra estas calificaciones procederá recurso de reposición ante el evaluador y el de apelación ante el inmediato superior de este dentro de los cinco (5) días siguientes a ella. Página 7 de 10

8 (Decreto ley 760 de 2005, art. 35). Si no pudiera hacerse la notificación personal al cabo del término previsto, se enviará por correo certificado una copia de la misma a la dirección que obre en la hoja de vida del evaluado y se dejará constancia escrita de ello, caso en el cual la notificación se entenderá surtida en la fecha en la cual aquella fue entregada. 8. RIESGOS: Evaluaciones del Desempeño Laboral efectuadas sin la observancia de los lineamientos, términos y condiciones establecidos en la normatividad vigente sobre la materia y en el procedimiento establecido por la entidad. 9. MEDIDAS DE CONTROL: Desarrollar jornadas de sensibilización dirigidas a los funcionarios sujetos de evaluación y los responsables de efectuar la evaluación del desempeño laboral y/o sistema de medición laboral del personal a su cargo que contribuyan hacia la comprensión del proceso de evaluación y al cumplimiento de la normatividad vigente sobre la materia. Realizar el seguimiento al desarrollo de las etapas constitutivas del proceso de evaluación del desempeño laboral con el fin de identificar las medidas correctivas y preventivas que conllevarán al cumplimiento del proceso. 10. CONTENIDO: N o Descripción Responsable / Punto de Observacione s 1 Define los lineamientos para el reporte de los resultados de la Evaluación del Desempeño Laboral de los funcionarios sujetos de evaluación por parte de los responsables de efectuar el proceso y suministro de información e instrumento para dar cumplimiento a la Fase de Fijación de los Compromisos Laborales para el período de evaluación respectivo. Profesional Especializado, / Grupo de Talento Humano Memorandos Primer Trimestre del año 2 Fijación de los Compromisos laborales y comportamentales para el período de evaluación respectivo Evaluadores y Evaluados / Dependencias del Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio Memorandos Página 8 de 10

9 3 Reporta las Evaluaciones Parciales Semestrales de los Servidores Públicos sujetos de Evaluación (funcionarios de carrera administrativa) al Coordinador del Grupo de Talento Humano. Reporta las Evaluaciones de Periodo de los funcionarios vinculados en provisionalidad al Coordinador del Grupo de Talento Humano. T H - P - 03 Evaluación de desempeño Memorandos Evaluadores / Dependencias del Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio Instrumentos de Evaluación formato establecido por la Comisión Nacional de Servicio Civil (carrera administrativ a) Segundo semestre del año 4 Reporte y remisión de las Evaluaciones Definitivas de los Servidores Públicos sujetos de evaluación (funcionarios de carrera administrativa y de libre nombramiento y remoción; y provisionales) al Coordinador del Grupo de Talento Humano Evaluadores / Dependencias del Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio. TH-F-37 Medición laboral (funcionarios provisionales) proceso. Memorandos Instrumentos de Evaluación debidamente diligenciados y firmados por los responsables del proceso. Reporte anual para funcionarios de carrera administrativa y libre nombramiento y remoción Segundo reporte de evaluación para provisionales 5 Realización Informe Resultado Evaluaciones Definitivas de los Servidores Públicos Sujetos de Evaluación (funcionarios de carrera administrativa y de libre nombramiento y remoción; Y provisionales). Profesional Especializado, / Grupo de Talento Humano Informe Consolidado Evaluaciones Definitivas del año inmediatame nte anterior. Segundo trimestre del año FIN 11. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Y REGISTROS Ver listado maestro de documentos internos Ver tabla de retención documental Ver normograma Página 9 de 10

10 FECHA VERSIÓN DEL DOCUMENTO QUE MODIFICA VERSIÓN ACTUAL DEL DOCUMENTO MOTIVO DE LA MODIFICACIÓN 19 de abril de de abril de de junio de de agosto de de abril de Ajuste general de todo el procedimiento de acuerdo a la normativa vigente Actualización de los documentos del Sistema Integrado de Gestión de acuerdo con las directrices de Presidencia de la República y el Manual de Identidad Visual de entidades del gobierno Teniendo en cuenta que el único responsable del desarrollo de este procedimiento es el profesional especializado del Grupo de Talento Humano, se retiran los demás cargos que se encontraban mencionados. Se eliminan los decretos 2539 de 2005, decreto 1227 de 2005, se incluye el Decreto 1083 de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública Se incluye la Resolución 0796 de 2015 Por la cual se establece el Sistema de Medición Laboral de los funcionarios vinculados en provisionalidad que prestan sus servicios en el Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio. Se ajustan definiciones y lineamientos sobre este Sistema, se modifica el nombre del procedimiento 13. FLUJOGRAMAS No aplica Elaboró: Bibiana Rojas Moreno Revisó: Constanza Guevara Martínez Aprobó: Armando Gómez Rayo Cargo: Especializado Profesional Cargo: Coordinadora Grupo Talento Humano Cargo: Secretario General Firma: Firma: Firma: Fecha: 01/03/2016 Fecha: 04/03/2016 Fecha:21/04/2016 Página 10 de 10