Activación de Pagos de Matrículas Financieras en la Modalidad Presencial

Transcripción

1 Página 1 de Objetivo y Alcance Definir las actividades y criterios necesarios para la Activación de Pagos de Matrículas Financiera en la modalidad presencial de la Universidad de Pamplona. Comprende desde la Recepción de Consignaciones para Activación de Matrícula Presencial hasta el Ingreso al Aplicativo de Academusoft para el Registro del Pago 2. Responsable El responsable de garantizar la adecuada aplicación y ejecución del presente documento es el (la) Director(a) de la Oficina de Pagaduría y Tesorería de la Universidad de Pamplona. 3. Definiciones 3.1 Derechos Académicos Es el pago que realizan los estudiantes para la activación de la Matrícula Financiera 3.2 Calidad de Estudiante La calidad de estudiante se adquiere desde el momento en que el estudiante perfecciona el procedimiento de matrícula en un programa y para el período académico correspondiente, surgiendo en consecuencia los derechos y deberes establecidos en la ley y en el presente Reglamento. CAPÍTULO I Generalidades. Art. 02, Acuerdo No.186 del 02 de diciembre de Reglamento Académico Estudiantil de Pregrado. 3.3 Matrícula Acto que realiza una persona voluntariamente para inscribirse en un programa académico, que involucra registro de la información personal, matrícula financiera y matrícula académica. Art. 1 enciso c, del Acuerdo No.186 del 02 de diciembre de Reglamento Académico Estudiantil de Pregrado. 3.4 Matrícula Financiera Es el pago de los valores establecidos, liquidados por la Dirección Administrativa de la Universidad, dentro de las fechas establecidas en el Calendario Académico. Art 17 del Acuerdo No.186 del 02 de diciembre de Reglamento Académico Estudiantil de Pregrado. Elaboró Aprobó Validó Firma Amparo Serveleón Rivera Firma Alexandra Vargas Staper Firma María Victoria Bautista Bochagá Fecha 30 de Marzo de 2011 Fecha 05 de Abril de 2011 Fecha 29 de abril de 2011

2 Página 2 de 12 Las demás definiciones que aplican para el presente procedimiento se encuentran contempladas en la Norma NTC ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario. 4. Contenido 4.1 Recepción de Consignaciones para Responsable: Técnico de Tesorería - Activación de Matrícula Presencial Matricula Financiera Los estudiantes se presentan en la oficina de Pagaduría y Tesorería con la consignación original y una copia de la misma debidamente marcada con el nombre, código y programa al respaldo de la original. 4.2 Ingreso al Aplicativo de Academusoft para el Registro del Pago Responsable: Técnico de Tesorería- Matricula Financiera Se ingresa al aplicativo academusoft como se muestra a continuación digitando el usuario y la contraseña. Clic en el icono académico administrador

3 Página 3 de 12 Clic en liquidaciones Si el proceso se realiza manualmente se procede de la siguiente manera Clic en liquidación individual. Clic en datos personales Clic buscar por datos personales.

4 Página 4 de 12 Se digita el código, cedula o nombre del estudiante, se indica al estudiante, se selecciona el programa al que esta adscrito y se da continuar. En esta imagen aparecen iconos donde podemos registrar matricula ya sea con pagos completos o financiaciones Realizar Matrículas Financieras

5 Página 5 de 12 Seleccionamos la matricula del estudiante y le damos continuar Acá podemos ver la matricula financiera completa donde le damos agregar

6 Página 6 de 12 Se selecciona el tipo de pago, la fecha y el valor a registrar y se digitan las observaciones del caso que hayan a lugar. Fecha de Pago Tipo de Pago Observaciones Se digita el valor a registrar

7 Página 7 de 12 Quedando el siguiente pantallazo y se da clic en registrar Y queda registrado el pago manualmente.

8 Página 8 de si el proceso se realiza mediante archivos planos manualmente se ejecuta de la siguiente manera. Cuando el estudiante consigna con código de referencia pero por un error de digitación en el momento del pago, por consignar con código del semestre anterior, por digitación del numero de cedula en lugar del código de referencia, por códigos diferentes como de validación o habilitación o código de referencia de otro estudiante, cuando el estudiante consigna con el código de referencia bien pero por un mayor o menor valor etc. Se ingresa a través del icono académico administrador Clic en liquidaciones. Se selecciona el icono cargar archivos plano de pagos de matricula.

9 Página 9 de 12 Seleccionamos procesar archivo bancario. Seleccionamos el periodo, el año, el banco, la cuenta bancaria, la fecha y damos continuar.

10 Página 10 de 12 Seleccionamos el icono ver pagos Seleccionamos al estudiante y damos continuar.

11 Página 11 de 12 Revisamos que coincida el código de referencia, el valor, el estudiante y le damos registrar donde ya quedara pagado dicho valor. Y finaliza el registro del pago mediante archivos planos manualmente. 5. Documentos de Referencia - NTC ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario. - NTC ISO 9001:2000 Sistema de Gestión de la Calidad. Requisitos. - NTC GP 1000:2004 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. - NTC GP 1000:2009 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. - MECI Modelo Estándar de Control Interno. - Acuerdo No.186 del 02 de diciembre de Reglamento Académico Estudiantil de Pregrado.

12 Página 12 de Historia de Modificaciones Versión Naturaleza del Cambio Fecha de Aprobación Fecha de Validación 7. Administración de Formatos Código. Nombre Responsable Almacenamiento Acceso Tiempo de Retención Disposición Final 8. Anexos No Aplica.