CAPÍTULO XXII ORADOR OFICIAL, REGLAS PARA VIAJES Y REEMBOLSO Las siguientes normas se aplican a los miembros de la junta directiva internacional, a los ex presidentes, ex directores y ex gobernadores de distritos elegibles, que viajan en representación de la Asociación Internacional de Clubes de Leones. A. REUNIONES AUTORIZADAS La asociación pagará los gastos de viajes autorizados de los dirigentes ejecutivos, directores internacionales, ex presidentes internacionales y ex directores. 1. Funciones autorizadas dentro del área estatutaria del orador oficial pero fuera de su distrito o distrito múltiple Todo distrito (único, subdistrito y múltiple) tendrá derecho a tener un orador oficial para su convención u otra reunión similar. Cuando la convención de un subdistrito se lleve a cabo junto con la del distrito múltiple, se autorizará a un solo oficial. Un distrito múltiple incluyendo a todos sus subdistritos o un distrito único, podrían solicitar la visita de un dirigente ejecutivo por año. En circunstancias especiales que requieran la visita de más de un dirigente ejecutivo, puede concederse la autorización si el presidente internacional lo aprueba. El orador oficial debe residir en la misma área estatutaria del distrito que realice el evento. Los eventos fuera del área estatutaria se permitirán si los aprueba el presidente internacional y si están dentro del presupuesto de millas del orador respectivo. Los oradores seleccionados de los Estados Unidos o sus afiliados, Bermuda, Bahamas o Canadá podrán viajar en ambas áreas estatutarias. Los gastos de transporte para las charlas oficiales se cargarán contra el presupuesto de millas del orador. a. Procedimiento de invitación (1) Un distrito (único, múltiple y subdistrito podrá invitar directamente a un dirigente elegible para que sea el orador oficial en un evento autorizado. El presidente internacional puede hacer una excepción al procedimiento de invitación. Los oradores elegibles que residan en la misma área estatutaria de donde procede la invitación se aprobarán de acuerdo al siguiente orden: i. Presidente Internacional: El presidente internacional podrá viajar a cualquier función de los Leones en cualquier parte del mundo, siempre y cuando tenga suficiente presupuesto disponible para cubrir los gastos. En dichos programas debe estar representado todo el distrito (único o múltiple) Página 1
ii. iii. iv. Otros dirigentes ejecutivos: El próximo pasado presidente internacional y los vicepresidentes internacionales podrán ser oradores en reuniones que se lleven a cabo en sus respectivas áreas estatutarias. Podrán viajar a funciones fuera de sus áreas estatutarias y cargar el viaje a sus respectivos presupuestos de millas, siempre y cuando el presidente internacional apruebe el viaje con antelación. Todo director internacional o, si no hubiera ninguno disponible, entonces, Cualquier ex presidente internacional o ex director internacional o, si ninguno de éstos está disponible, entonces, v. Un exgobernador que resida en el distrito único o múltiple en que se celebrará la reunión. (2) Cuando se le solicite, el Departamento de Viajes de la oficina internacional le proporcionará a los distritos una lista de los oradores oficiales que hay disponibles, en el orden citado arriba. (3) La invitación de orador oficial debe llegar al Departamento de Viajes en el formulario oficial, por lo menos sesenta (60) días antes de la fecha de la reunión. El plazo de sesenta (60) días no se aplicará en el caso de que hubiera que reemplazar a un orador ya aprobado y para el segundo vicepresidente y directores de primer año, cuando la reunión sea en julio, agosto y septiembre. (4) Una vez que el orador acepte la invitación, el Departamento de Viajes confirmará su decisión por escrito. (5) Se alienta a los distritos a celebrar las convenciones de viernes a domingo para reducir los gastos de viaje (6) El Departamento de Viajes enviará una confirmación de todas las invitaciones recibidas al individuo que inicie la invitación y al orador. b. Responsabilidades del orador (1) Responsabilidades y propósitos generales Para garantizar que los asistentes se beneficien significativamente del orador oficial, el propósito principal de éste será alentar el aumento de socios y promover y crear conciencia sobre los programas, normas y logros, en especial los más recientes, incluyendo LCIF y sus programas y metas alcanzadas. Se alienta al orador a relacionar estos temas de modo que beneficien, mejoren o inspiren a los clubes y distritos anfitriones. El reembolso de viaje o las invitaciones futuras pudieran no ser aprobados si el orador hace una exposición de un programa que no esté afiliado con la Asociación. Página 2
(2) Reunión con el orador oficial El comité anfitrión debe programar una reunión entre el orador oficial y los líderes del distrito como parte de la visita oficial. Los propósitos de esta reunión serán: i. Darle la oportunidad al orador de informar a los líderes de su distrito los avances recientes que ha realizado Lions Clubs International, ii. Hacer posible que los líderes del distrito le expresen sus opiniones al orador oficial sobre la situación actual del distrito, intercambien ideas, resuelvan problemas, etc. iii. Darles la oportunidad para que dialoguen sobre la situación del Leonismo en general. (3) Formulario de visitas Todos los oradores oficiales a los cuales Lions Clubs International les reembolse los gastos de viaje, deben entregar un formulario de visitas. El formulario de visitas incluirá comentarios específicos sobre los puntos fuertes y débiles, así como las áreas de preocupación especial en el distrito único, subdistrito o distrito múltiple. Se debe incluir un formulario de visitas junto con la reclamación de gastos. No se reembolsarán los gastos sin este informe. c. Responsabilidad del distrito El distrito anfitrión será responsable de pagar los gastos de hotel, comidas y transporte local de su orador oficial. Los distritos que no cumplan con esta obligación no serán elegibles para tener un orador oficial en el futuro, hasta que hayan pagado las deudas. Cuando el orador sea elegible para un día de descanso la asociación pagará los gastos, de acuerdo a la Política General de Reembolso las Reglas de Auditoría. d. Presupuesto de millas (1) El director internacional dispondrá de un presupuesto de 40.000 millas por año fiscal, para cubrir sus viajes autorizados fuera de su propio distrito único o de su distrito múltiple, como fuera el caso. El presidente internacional puede aprobar 10.000 millas adicionales cuando haya circunstancias especiales. Para áreas geográficas muy grandes, el presidente internacional podría autorizar hasta 20.000 millas adicionales. Página 3
Los directores internacionales serán elegibles, mediante la invitación oficial de un distrito o distrito múltiple, que no sea el propio, pero que esté dentro de su propia área estatutaria y del presupuesto de las 40.000 millas cuando no cuenten con un director internacional propio o cuando lo requieran circunstancias especiales. El director debe adjuntar la invitación oficial del distrito en cuestión, junto con el formulario de reclamación de gastos, para que se pueda tramitar el reembolso de los gastos del viaje. (2) El director internacional dispondrá de un presupuesto de 40.000 millas por año fiscal, para cubrir sus viajes autorizados fuera de su propio distrito único o de su distrito múltiple, como fuera el caso. En ocasiones extraordinarias, el presidente internacional tendrá la autoridad de aprobarles 10.000 millas adicionales. Se podría aprobar como oradores a los ex presidentes internacionales de distritos adyacentes a su propio distrito, independientemente de la disponibilidad de un director internacional en funciones. El costo del viaje será cubierto por el presupuesto de millas. (3) El director internacional dispondrá de un presupuesto de 10.000 millas por año fiscal, para cubrir sus viajes autorizados fuera de su propio distrito único o de su distrito múltiple, como fuera el caso. En circunstancias extraordinarias el presidente internacional tendrá la autoridad de aprobar 5.000 millas adicionales. Se podría aprobar como oradores a los ex presidentes internacionales de distritos adyacentes a su propio distrito, independientemente de la disponibilidad de un director internacional en funciones. El costo del viaje será cubierto por el presupuesto de millas. (4) En caso de que el orador sea un exgobernador de distrito, el reembolso de la asociación se basará en los gastos reales en los que se haya incurrido. e. Costos incidentales Se reembolsarán los gastos incidentales como tintorería, llamadas telefónicas, propinas y comidas. Estos gastos deben estar desglosados en el formulario de informe de gastos y se deben adjuntar los recibos cuando proceda o cuando el gasto sea de más de 25 dólares, a menos que los reglamentos locales establezcan lo contrario. f. Rembolso del costo de un obsequio Cuando un director internacional, expresidente o exdirector internacional viaja como orador oficial a un distrito único o distrito múltiple podrá llevar un obsequio para el anfitrión y se le rembolsará hasta 50,00 dólares de lo que pagó por dicho obsequio. Es imprescindible adjuntar los recibos. 2. Funciones del distrito (único, subdistrito o múltiple), excluyendo la de orador oficial Página 4
a. Autorización No se requiere la autorización previa de la oficina internacional para que un dirigente elegible sea invitado y asista como orador de una función de su propio distrito o distrito múltiple. El costo del viaje será cubierto por su presupuesto de distrito. b. Oradores elegibles Se invitará a los oradores de un distrito o distrito múltiple según el siguiente orden: (1) Un director internacional o presidente internacional puede ser invitado a las funciones de su respectivo distrito o distrito múltiple, cuando tengan fondos disponibles en su respectivo presupuesto de distrito. (2) Exdirectores Internacionales elegibles i. Los dos ex directores internacionales más recientes serán elegibles para aceptar invitaciones a eventos que se celebren dentro de su distrito. Para un distrito múltiple con áreas geográficas muy extensas, el presidente internacional podrá autorizar a exdirectores internacionales adicionales. ii. iii. iv. Los distritos múltiples con más de 20.000 socios (de acuerdo al informe acumulativo del 30 º de abril) podrán tener como oradores oficiales elegibles a los cinco exdirectores internacionales más recientes. Los distritos múltiples con más de 30.000 socios (de acuerdo al informe acumulativo del 30 º de abril) podrán tener como oradores oficiales elegibles a los cinco exdirectores internacionales más recientes. Los distritos múltiples con más de 40.000 socios (de acuerdo al informe acumulativo del 30 º de abril) podrán tener como oradores oficiales elegibles a los cinco exdirectores internacionales más recientes. v. Cuando un ex director internacional elegible no use su presupuesto en cualquier año dado, otro ex director del mismo distrito múltiple, no elegible para el presupuesto de distrito, podría solicitar a la oficina internacional que se le permita usar dicho presupuesto. Esa solicitud debe estar acompañada de una carta de aprobación firmada por el ex director internacional que renuncie a su presupuesto y por el ex director internacional intermediario. Si no puede presentarse la carta de aprobación, el presidente internacional a su discreción podría autorizar que el presupuesto sea reasignado durante su año en ejercicio. Página 5
B. FOROS DE ÁREA 1. Los foros de las áreas estatutarias de la Asociación serán reconocidos por Lions Clubs International para los fines siguientes: a. Fomentarán los principios y objetivos de Lions Clubs International; b. Capacitará, educará y motivará a los dirigentes de clubes y distritos; c. Ofrecerá un intercambio de información y discusión sobre las actividades de servicio, incluyendo las oportunidades de efectuar proyectos cooperativos; d. Se fomentarán los intereses de la Fundación Internacional de Clubes de Leones. 2. Las fechas propuestas para los foros se coordinarán con el Departamento de Viajes antes de confirmar la fecha del foro y el lugar para evitar conflictos con las reuniones de la junta directiva internacional en años futuros. Las fechas propuestas para los foros serán: EE.UU./Canadá Segunda o tercera semana de setiembre EUROPA- Toda la última semana de octubre o la primera semana de noviembre OSEAL- Toda la segunda o tercera semana de noviembre ISAAME- Toda la segunda o tercera semana de diciembre FOLAC- Toda la segunda o tercera semana de enero EUROPA- Toda la última semana de octubre o la primera semana de noviembre 3. Todos los asuntos de manejo y funcionamiento del foro, incluyendo, pero sin limitarse a la planificación, el orden del día y la programación, es responsabilidad de la Junta Directiva del respectivo foro. La Junta Directiva del foro podrá formar comités para que se encarguen del manejo de los asuntos administrativos del foro, pero serán responsables de que se cumpla la política de la junta. Si hay más de un director de primer año del área estatutaria en que se llevará a cabo el foro, el presidente internacional nombrará a uno de dichos directores de primer año para servir en el comité de planificación del foro. En caso de que no hubiera un director de primer año en el área estatutaria donde se celebra el foro, el presidente internacional podría nombrar como enlace a cualquier exdirector internacional del área estatutaria donde se llevará a cabo el foro. Se debe comunicar cualquier irregularidad al Comité Ejecutivo de la Asociación Internacional de Clubes de Leones, de forma que se puedan tomar las medidas necesarias para que se cumplan estas normas. El nombrado servirá como enlace y sus responsabilidades son las siguientes: a. El nombrado servirá de enlace entre el personal de la oficina internacional y el presidente del foro. Las solicitudes de reserva de salones de reunión o de espacio de tiempo para hacer una presentación se enviarán al nombrado enlace para que consiga la aprobación del comité del foro. b. El nombrado servirá de enlace entre los directores de su área estatutaria y el comité del foro. Se mantendrá en contacto por escrito con todos ellos y les informará de los detalles del foro incluyendo las solicitudes para que ellos participen. Página 6
c. El nombrado facilitará el Protocolo Internacional de Lions Clubs International al Comité de Planificación del Foro, para que lo utilicen según está estipulado en el Capítulo XX del Manual de Normas de la Junta Directiva. d. Cada foro debe tener una declaración de su misión y el nombrado debe ayudar al presidente del foro a actualizar dicha misión si fuera necesario. e. El nombrado trabajará con el personal del Departamento de Viajes de Lions Clubs International para asegurar que se haya recibido toda la información requerida para hacer los arreglos de viaje al foro de los dirigentes, directores y nombrados a la Junta Directiva. El nombrado además debe asegurar de que el personal reciba la información y fechas de foros futuros, para que puedan planear los viajes oportunamente. f. El nombrado rendirá un informe por escrito a la junta directiva durante la reunión oficial en fecha después del foro. El informe escrito debe ser un resumen de los eventos del foro y del papel que realizaron los dirigentes y directores del área. También debe enviar copia de dicho reporte al administrador ejecutivo principal inmediatamente después de haber concluido el foro, con suficiente tiempo para traducirlo a los idiomas de los miembros de la junta directiva. 4. Todos los foros deben ser económicamente solventes y cualquier deficiencia será solventada por su propia cuenta. Los foros tendrán la autoridad de cobrar las cuotas de inscripción apropiadas. 5. Todos los Leones que residan en el área estatutaria donde se realiza el foro están invitados a participar. 6. El foro debe celebrarse en un lugar donde todos los miembros de los clubes de Leones del área estatutaria se puedan inscribir y donde se pueda reconocer a sus distritos y países. 7. El presidente de la Asociación Internacional debe recibir una invitación. El foro debe proporcionarle lo siguiente al presidente internacional o a su designado: a. dirigirse a todos los Leones presentes; b. dirigirse a todos los gobernadores de distrito actuales, en una reunión por separado. 8. Un León designado por el presidente internacional, expondrá el tema y las metas presidenciales. 9. El foro proveerá una suite de hotel y las comidas del presidente internacional o de su designado. La asociación reembolsará los gastos de hotel y comidas del presidente internacional y las cargará a su presupuesto de viajes. 10. El próximo pasado presidente internacional y los vicepresidentes internacionales podrán asistir al foro de todas las áreas estatutarias. El segundo vicepresidente internacional está autorizado a asistir al foro de su propia área. La asociación rembolsará los gastos de hotel y comidas y los cargará al presupuesto de viajes del dirigente. Página 7
11. Los foros pueden ser organizados para incluir la participación de Leones de un área estatutaria adyacente. 12. Cuando un distrito múltiple tenga clubes en dos áreas estatutarias, y una de ellas no celebre un foro, todos los Leones de ese distrito múltiple tendrán derecho a asistir como participantes al foro adyacente. 13. Los foros de áreas se abstendrán de: a. Funcionar de manera contraria a los Estatutos y Reglamentos Internacionales; b. Imponer cuotas de foro. Sin embargo el foro tendrá la autoridad de cobrarle una cuota de inscripción apropiada a los asistentes; c. Imponer la participación que no sea voluntaria; d. Sobreponer o crear una estructura gubernativa que esté por encima de las organizaciones regulares de distrito y distrito múltiple; e. Involucrarse con actividades que no sean Leonísticas. 14. La Asociación Internacional de Clubes de Leones no pagará por ninguno de los gastos que incurran los foros de áreas, con la excepción de los gastos de transporte del director internacional, de los ex presidentes internacionales y los designados de la Junta Directiva Internacional (y sus acompañantes adultos) que residan en el área estatutaria en la cual tenga lugar el foro. El nombrado al comité de planificación del foro, será rembolsado por los gastos de pasaje, hotel y comidas, por solo un viaje al lugar del foro para reunirse con el comité de planificación. C. PRESUPUESTOS Reglas de reembolso para directores internacionales, ex presidentes internacionales y ex directores elegibles: 1. Todo director internacional, expresidente internacional y exdirector internacional elegible, tendrá derecho a que se le reembolsen los gastos en los que incurra que estén relacionados con actividades Leonísticas, incluyendo las de sus distritos y distritos múltiples. Los presupuestos anuales se basarán en lo siguiente: a. A los directores internacionales se les asignará un presupuesto de US$2.200 más 15 centavos por cada socio registrado para su distrito múltiple o distrito único, según las cifras del informe acumulativo de socios al 30 de abril del año previo, el presupuesto mínimo será de US$3.200 y el máximo de US$6.200. Página 8
b. Los expresidentes internacionales tendrán un presupuesto de US$8.000. c. Los exdirectores internacionales tendrán un presupuesto calculado a razón de 12 centavos por cada socio registrado en su distrito múltiple o distrito único, según las cifras del informe acumulativo de socios al 30 de abril del año previo, el presupuesto mínimo será de US900 dólares y el máximo de US$3.000. Véase el párrafo A. 2.b. (2) que define el término ex directores elegibles. 2. Si fueran invitados, el director internacional, ex presidente internacional y el ex director internacional pueden asistir a cualquier evento Leonístico en un distrito múltiple adyacente en el cual no sean los oradores oficiales. Estos gastos se cargarán a su presupuesto distrital. Debe adjuntarse una copia de la invitación oficial al formulario de reclamación de gastos para el reembolso. D. ASIGNACIONES ESPECIALES En circunstancias extraordinarias, el presidente internacional podrá autorizar visitas especiales cuyos gastos podrán ser cargados al presupuesto especial. Cada mes de junio el presidente electo presentará sus asignaciones especiales. El Comité de Finanzas y Operaciones de la Oficina Internacional revisará los gastos que se carguen a dicho presupuesto. Sólo gastos permisibles se cargarán al presupuesto especial. E. POLÍTICA GENERAL DE REEMBOLOSOREGLAS DE AUDITORÍA 1. Reglas generales de reembolso Las siguientes reglas generales y reglamentos se aplican a cuentas de gastos que se presenten, referentes al orador y a los viajes de los directores internacionales, ex presidentes internacionales, ex directores internacionales elegibles y otros que sirvan en la junta directiva. Ningún otro gasto, aparte de los que se estipulan específicamente en estas reglas de reembolso, deben cargarse a nombre del individuo que viaja como representante de la asociación, ni se le debe cobrar a la asociación o ser pagado por la asociación. Es obligación de la persona que viaja, utilizar prudentemente los fondos, para evitar que excedan el presupuesto designado. Es la responsabilidad de la persona que viaja, reportar sus gastos de viaje conforme con las estipulaciones de estas reglas. a. Las cuentas de gastos deben remitirse al Departamento de Auditoría a más tardar el día 20 del siguiente mes. Las cuentas de gastos deben remitirse dentro de los 60 días. El presidente internacional podría aprobar hasta un máximo de US$1.000 del total de gastos reclamados pasado el plazo de 60 días, por año. [El cambio del plazo a 60 días será efectivo el 1 de julio de 2014] Página 9
AÑO FISCAL 2013-2014 Mes Plazo vence Plazo para remitir Julio Agosto 20 Diciembre 20 Agosto Setiembre 20 Enero 20 Setiembre Octubre 20 Febrero 20 Octubre Noviembre 20 Marzo 20 Noviembre Diciembre 20 Abril 20 Diciembre Enero 20 Mayo 20 Enero Febrero 20 Junio 20 Febrero Marzo 20 Julio 20 Marzo Abril 20 Agosto 20 Abril Mayo 20 Setiembre 20 Mayo Junio 20 Octubre 20 Junio Julio 20 Noviembre 20 AÑO FISCAL 2014-2015 Mes Plazo vence Plazo para remitir Julio Agosto 20 Octubre 20 Agosto Setiembre 20 Noviembre 20 Setiembre Octubre 20 Diciembre 20 Octubre Noviembre 20 Enero 20 Noviembre Diciembre 20 Febrero 20 Diciembre Enero 20 Marzo 20 Enero Febrero 20 Abril 20 Febrero Marzo 20 Mayo 20 Marzo Abril 20 Junio 20 Abril Mayo 20 Julio 20 Mayo Junio 20 Agosto 20 Junio Julio 20 Setiembre 20 Página 10
(1) Para obtener el rembolso de gastos de viaje por asuntos de la asociación, se requiere que se presente el formulario oficial de cuenta de viaje. (2) Los recibos originales son imprescindibles para los gastos de 25 o más dólares, a menos que los reglamentos locales establezcan lo contrario. (3) El orador oficial debe remitir un informe completo de visita junto con la reclamación de gastos para poder recibir reembolso. (4) El itinerario, los comprobantes de pago y otra documentación de la agencia de viajes, deben adjuntarse a la reclamación de gastos. b. Viajes por avión Los pasajes deben tramitarse a través de la agencia de viajes preferida de la asociación. En caso de que la asociación no tenga una agencia de viajes local, el viajero debe obtener la aprobación del Departamento de Viajes antes de sacar pasajes que cuesten más de 1.000 dólares. Los pasajes que cuesten menos de 1.000 dólares se deben comprar por el precio más económico en existencia o precio de descuento de ser posible y en la clase autorizada y por la ruta más directa. No se permite que más de dos dirigentes ejecutivos o administrativos viajen en el mismo vuelo. Se rembolsarán los siguientes tipos de pasajes: (1) Los miembros de la Junta Directiva Internacional y acompañantes adultos están autorizados a viajar en clase económica. Se autorizará el viaje en clase ejecutiva cuando las horas totales de vuelo, ida y vuelta, excedan diez, sin incluir el tiempo de espera en los aeropuertos. (2) Los ex presidentes internacionales y su respectivo acompañante adulto están autorizados a viajar en clase ejecutiva. Se autorizará el pasaje en primera clase cuando las horas actuales de vuelo de ida y vuelta excedan de diez, sin contar el tiempo de espera en los aeropuertos. Se pagará la diferencia entre el pasaje en clase ejecutiva más barato en existencia y el pasaje en primera clase, sujeto a impuestos y otros cargos. (3) Los dirigentes administrativos y acompañantes adultos están autorizados a viajar en clase económica. Se autorizará el viaje en clase ejecutiva cuando las horas totales de vuelo, ida y vuelta, excedan diez, sin incluir el tiempo de espera en los aeropuertos. El costo de los pasajes aéreos se reembolsará basándose en el costo real. Los cargos por cambios en los pasajes serán reembolsados si la asociación lo requiere y autoriza por adelantado. Se emitirán pasajes electrónicos siempre que sea posible. Los pasajes deben comprarse por lo menos con 14 días de antelación al viaje, para que la asociación pueda obtener descuentos de las líneas aéreas. Para viajar en aviones privados debe contarse con previa autorización de la asociación. Cuando el itinerario incluye una espera de seis o más horas para tomar un vuelo de conexión, se podría permitir una noche en un hotel. El reembolso se hará en base a la habitación estándar de un hotel que no sea de lujo. Los Página 11
gastos de hotel y comidas se reembolsarán cuando remitan los comprobantes de pago correspondientes. El dirigente que viaja también está autorizado a pernoctar si el vuelo original se retrasa o se cancela y la espera para tomar otro vuelo es de seis horas o más. c. Otros medios de transporte Los viajes por ferrocarril o autobús se permitirán cuando sea el medio disponible más conveniente y menos costoso. Debe obtenerse la autorización previa de la asociación, para asegurar que se reembolsarán los gastos. Se rembolsará el gasto actual del viaje en taxi, incluyendo la propina. d. Viaje en automóvil Se reembolsará a razón de 0,25 dólares por km (0,41 dólares por milla), que tiene en cuenta todos los gastos reales del automóvil, como son el combustible, reparaciones, repuestos, neumáticos, amortización, seguro, etc. El dirigente podría viajar en su coche cuando sea el medio más conveniente y barato disponible. Los gastos de comidas, hotel, estacionamiento, peajes, taxis, transbordadores y otro transporte local que se incurra durante el viaje autorizado, se reembolsará siempre y cuando el total no exceda el precio de un pasaje en la clase autorizada. Debe obtenerse la autorización previa de la asociación, para asegurar que se reembolsarán los gastos. e. Automóviles de alquiler Se podría viajar en coche alquilado cuando el total de los gastos sea menos o el equivalente de otros medios de transporte. Los costos incluyen el alquiler del coche, la gasolina, peajes, estacionamiento y otros gastos incidentales. El total de tales gastos no debe exceder el precio de un pasaje ida y vuelta en clase autorizada y el costo del transporte de ida y vuelta al aeropuerto. Cuando sea posible se debe tramitar la reserva con anticipación del automóvil más barato disponible. La persona que viaja es responsable de obtener el mejor precio disponible de acuerdo con los requisitos del viaje y de comprar un seguro que cubra daños materiales de la compañía de alquiler. Cualquier pérdida o daño al coche alquilado es responsabilidad del dirigente, la asociación no reembolsará ni pagará por ningún daño. f. Día de descanso por viajes largos Cuando un dirigente autorizado viaja como orador oficial o a una reunión o convención internacional y sus horas de vuelo son más de diez, sin incluir el tiempo de espera en los aeropuertos, se le concederá un día de descanso, a su llegada. Se le reembolsará una noche de hotel adicional (Véase E.1.h) y el gasto de comidas. g. Viaje del acompañante adulto o de otros miembros de la familia El gasto de transporte del acompañante adulto o de un familiar se reembolsará según los párrafos precedentes solamente cuando el viaje se considere como un viaje para beneficio de Lions Clubs International. El viaje debe atender una asignación de orador oficial, reunión de la Junta Directiva Internacional, convención internacional u Página 12
otro evento autorizado, y la presencia de un acompañante adulto o un familiar se considere productiva. Se reembolsarán los gastos de un acompañante adulto. h. Hotel Se reembolsará el costo de una habitación doble, para los directores internacionales, ex presidentes internacionales y ex directores internacionales elegibles. Para las convenciones del distrito múltiple propio de los directores y ex presidentes internacionales se reembolsará el costo de una habitación sencilla. i. Comidas El reembolso se efectuará por la cantidad real gastada por el designado y su acompañante adulto, excluidas las bebidas alcohólicas. Los gastos de comida deben ser reclamados a través del formulario oficial de la asociación. Cuando el costo incluya las comidas de otros invitados, deben anotar los nombres de cada uno al reverso de la factura que remiten para reembolso. Se requiere la factura desglosada para cada gasto de comidas que reclame. j. Gastos personales Si la asociación pagara por gastos personales de un director, ex presidente o un ex director internacional elegible o designado a la Junta Directiva, la oficina internacional le enviará la factura correspondiente al monto pagado. El pago se descontará de las cuentas de reembolso que estén pendientes. En caso de que el dirigente no tenga cuentas de reembolso pendientes, tendrá que remitir el pago al recibo de la factura. Todos los gastos personales deben ser pagados dentro de los 30 días de haber recibido la factura. k. Gastos reembolsables Los gastos siguientes serán reembolsados siempre y cuando se reclamen en el formulario oficial y vengan acompañados de los comprobantes de pago. (1) Transporte Pasajes Impuestos de aeropuerto Estacionamiento Billete de tren Billete de autobús Taxi Alquiler de auto Millas Peaje Ferry (2) Comidas y hospedaje (3) Foros Página 13
Se proporcionará el transporte solamente a los directores internacionales y a designados de la junta directiva (y a sus acompañantes adultos) del área estatutaria en la cual se celebre el foro. (4) Otros Consejos prácticos Tintorería Costo de cambio de moneda Precio de visas Fotografías de pasaporte Exceso de equipaje Inscripción Registro de hospitalidad Alquiler del salón de reuniones Alquiler de equipo audiovisual Teléfono/fax: Internet Franqueo/mensajería Suministros de oficina Material impreso (papelería, tarjetas y fotocopias) l. Gastos no reembolsables Los siguientes gastos NO se reembolsarán: Cargos por cambio de pasaje no autorizado con antelación Bebidas alcohólicas Gimnasio del hotel o salas de recreación Alquiler de películas del hotel Gastos recreativos Servicios de peluquería Tarjetas postales y personalizadas Estandartes F. SEGUROS 1. Médico La Asociación le proporcionará a cada director internacional en funciones, una póliza de seguro médico, que ofrece beneficios durante sus viajes oficiales fuera de su país de residencia. La División Legal está a cargo de facilitar la descripción y detalles e información sobre dicha póliza de seguro médico. 2. Seguro por muerte accidental y desmembramiento Los dirigentes ejecutivos; directores internacionales; miembros nombrados a la junta directiva reciben cobertura mundial por muerte y desmembramiento accidental cuando Página 14
viajan en nombre de la asociación. La División Legal está a cargo de facilitar la descripción y detalles e información sobre dicha póliza de seguro médico. G. ORIENTACIÓN PARA NUEVOS DIRECTORES La asociación rembolsará los gastos de viaje y hotel de los nuevos directores internacionales, de acuerdo con la Política General de Reembolso las Reglas de Auditoría, para asistir a una reunión de orientación en la oficina internacional en Oak Brook, Illinois, Estados Unidos. Tal visita deberá, cuando sea posible, hacerse en conexión con algún otro viaje autorizado y antes de la reunión de la junta directiva de octubre/noviembre. El presidente internacional decidirá la fecha y duración de la visita y el rembolso de los gastos relacionados con el viaje y el alojamiento. H. RESPONSABILIDAD Y REEMBOLSO DE LOS ACOMPAÑANTES ADULTOS 1. Los gastos de viaje del acompañante adulto del director internacional, ex presidente internacional, ex director internacional, designado presidencial, otro dirigente autorizado u orador oficial, a una función autorizada como una reunión de la Junta Directiva o convención internacional requieren la aprobación del presidente internacional al principio de cada año. 2. Los gastos del acompañante adulto serán rembolsados de acuerdo con la Política General de Reembolso las Reglas de Auditoría, siempre y cuando el acompañante adulto participe en el evento autorizado por la Asociación Internacional de Clubes de Leones. No se rembolsarán los gastos si el acompañante adulto no asiste a los eventos autorizados. Página 15