MANUAL PARA CENTROS DOCENTES SISTEMA SICE_AFD ENVÍO DE SMS Y E-MAIL A LOS PADRES DE ALUMNOS/AS
Cuando un Centro reciba la autorización de los padres, de un alumno/a, para que se les pueda enviar un mensaje a su teléfono móvil, comunicándole una falta, un retraso o el resultado de una evaluación indicando el número de calificaciones positivas y/o negativas que haya obtenido, o un e-mail a su dirección de correo, con el boletín de notas de una evaluación, hay que marcar, dentro de SICE, la opción correspondiente en los datos del alumno/a. Se puede hacer desde dos sitios distintos, según proceda, en uno o en otro, nunca en los dos. 1.- FICHA ALUMNO. Esta opción se debe usar cuando el alumno/a ya esté matriculado y la autorización de los padres haya llegado posteriormente. Si se elige esta opción hay que entrar por ALUMNOS>FICHA DEL ALUMNO, buscar el/la alumno/a: Una vez encontrado, seleccionarlo y pulsar Aceptar, para ir: Mayo de 2006 2
En esta pantalla, hay que pinchar en la pestaña SMS / Email, tal y como se indica, para obtener: En esta pantalla, antes de marcar el botón o botones correspondientes a los SMS, se debe comprobar si en los datos del Padre y/o Madre, está informado el segundo teléfono con el número de móvil al que hay que enviar el SMS. Cuando al marcar, cualquiera de los dos botones o ambos (Padre o Madre), nos responde con un mensaje similar al siguiente: Mayo de 2006 3
Se nos indica, que en los datos del Padre/Tutor, no está informado el campo SEGUNDO TELÉFONO. Nos daría un mensaje similar si se tratara de la Madre/Tutora. Se pulsa Aceptar y en la siguiente pantalla, pinchamos la pestaña del Padre/Tutor o Madre/Tutora, dependiendo de a quien queremos informar el número de móvil, que previamente habrá facilitado: Pasaríamos a: Mayo de 2006 4
Una vez informado, se verifica, se vuelve a la pantalla de Ficha del Alumno (Pantalla2) y se marca el botón SMS Padre o SMS Madre, tal y como se indica en la siguiente pantalla: Mayo de 2006 5
En ella se observa que al pinchar en SMS Madre, automáticamente, se marcar los tres subconceptos, tal y como se indica. Si de alguno de ellos no se tiene autorización, solo hay que desmarcarlo para que no se active. Igualmente ocurriría si se hubiese pinchado en SMS Padre. A partir de este momento, cada vez que un Profesor indique una incidencia al alumno, en cuestión, y pinche su PDA en la CUNA correspondiente, la madre, en este caso, recibirá el mensaje en su móvil. Posteriormente, si lo prefiere, se pondrá en contacto con el Centro para interesarse por el problema. El/la Jefe/a de Estudios deberá conocer el caso, para lo cual, el profesor ha debido de informar previamente. 1.1.- ENVÍO E-MAIL CALIFICACIONES El SMS y/o e-mail de Calificaciones se enviarán solo cuando concurran los dos casos siguientes: 1. Cierre, definitivo, de las ACTAS de cada Evaluación, 2. Sincronización manual, con SICE, desde la aplicación AFD-Web por parte de la persona autorizada. Si la autorización de los padres ha incluido, la posibilidad de recibir información de calificaciones, por SMS o e-mail, para lo cual ha debido de enviar su dirección de correo electrónico; el proceso que tiene que realizar, la Secretaría del Centro en SICE, será similar. Desde la pestaña SMS / Email de la Pantalla 2, de este manual, nos iremos a la Pantalla 3 para elegir Email Padre o Madre o ambos, según proceda; si el sistema nos responde con el siguiente mensaje: Nos indica, que en los datos del Padre/Tutor, no está informado el campo E-mail. Nos daría un mensaje similar si se tratara de la Madre/Tutora. Se pulsa Aceptar y en la siguiente Pantalla 4, pinchamos la pestaña del Padre/Tutor o Madre/Tutora, dependiendo de a quien queremos informar la dirección de correo electrónico, que previamente habrá facilitado, para ir a: Mayo de 2006 6
Una vez informado, se verifica, se vuelve a la pantalla de Ficha del Alumno (Pantalla2) y se marca el botón Email Padre o Email Madre, tal y como se indica en la siguiente pantalla: A partir de este momento, después de cerrar las actas, en la Secretaría del Centro, nunca antes, habrá que ir a la aplicación AFDWEB para hacer la sincronización, manual, con SICE y de esta manera lanzar, de forma automática, el SMS de calificaciones y/o e-mail con el boletín de notas del alumno/a. Si esta operación no se hace de inmediato, los envíos se harán cuando esté programada la sincronización. Mayo de 2006 7
Se supone que las actas se cierran, se saca la definitiva, cuando ya se ha terminado el periodo de reclamaciones, en las EVALUACIONES ORDINARIAS y EXTRAORDINARIAS. En el caso de las EVALUACIONES PARCIALES, el cerrar el acta definitiva depende de cuando lo decida Jefatura de Estudios en colaboración con Secretaría. 1.2.- SINCRONIZACIÓN CON AFDWEB. Una vez dentro de esta aplicación y cuando nos aparezca la pantalla: introducimos nuestro USUARIO Y PASSWORD, pulsamos en OK y obtenemos: En esta pantalla hay que pinchar en la pestaña SICE para obtener: Mayo de 2006 8
Una vez finalizada la misma, los distintos mensajes se lanzaran a sus destinatarios, con lo que el proceso habrá terminado. Finalmente saldremos de la aplicación. 2.- MATRICULACIÓN. Si cuando se está haciendo la matricula, se dispone de la autorización de los padres, desde la pantalla Registro Solicitud de Matrícula se puede activar la opción de envío de mensajes; para ello utilizar la secuencia ALUMNOS>MATRICULACIÓN>CONSULTA DE SOLICITUDES DE MATRICULACIÓN, en la pantalla que se obtiene se busca el alumno deseado; una vez encontrado se pincha en la pestaña Modificación Matrícula: Para obtener la siguiente pantalla: Mayo de 2006 9
En el caso de no estar informado el teléfono móvil o E-mail, en cualquiera de los dos casos, Padre o Madre, se procederá tal y como se ha indicado anteriormente. Posteriormente, una vez informados estos campos, volveremos a la Pantalla 10 para que al pulsar SMS / Email, podamos ir a la Pantalla 3 para proceder, según corresponda. Mayo de 2006 10