CONTRALORIA GENERAL DE CUENTAS ONG INFORME DE AUDITORIA A LA LIQUIDACION DEL PRESUPUESTO DE INGRESOS Y EGRESOS DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2008 GUATEMALA, MAYO 2009
480 ANTECEDENTES RESUMEN GERENCIAL Se autoriza el funcionamiento de la Asociación Civil de Ayuda para el Desarrollo Integral de la Familia ONG, mediante escritura pública número cuarenta (40), de fecha 27 de mayo de 2004 y Acta No.67-2004, de fecha 2 de junio del 2004, con registro civil del municipio de San Juan Sacatepequez, Departamento de Guatemala, mediante el cual fue inscrita en el libro No.7 de personas jurídicas, folio No. 171 al 173. Ubicada en 7ª. Avenida 8-56 zona 1 edificio El Centro ciudad de Guatemala, e inscrita en la Contraloría General de Cuentas con el No.A5-789. Los objetivos de la Asociación son: contribuir con el desarrollo intercultural y educativo de Guatemala, apoyar a fortalecer los procesos de gestión Institucional y comunitaria, orientada a la valorización y preservación de las manifestaciones que perfilan la identidad intercultural de Guatemala. De acuerdo al análisis financiero realizado, en la Asociación Civil de Ayuda para el Desarrollo Integral de la Familia ONG, obtuvo financiamiento a través del Fondo Nacional para la Paz FONAPAZ por VEINTIOCHO MILLONES QUINIENTOS VEINTIDOS MIL CIENTO CINCUENTA Y DOS QUETZALES CON DIEZ Y SEIS CENTAVOS(28,522,152.16); Consejo de Desarrollo Departamental de Chimaltenango por DOS MILLONES DOCE MIL SETECIENTOS CUARENTA Y NUEVE QUETZALES CON CUARENTA CENTAVOS (Q. 2,012,749.40); Consejo de Desarrollo Departamental de San Juan Sacatepequez por UN MILLON SEISCIENTOS CUARENTA Y NUEVE MIL CUATROCIENTOS SETENTA Y SEIS QUETZALES CON CUARENTA Y OCHO CENTAVOS(Q. 1,649,476.48), para un total de ingresos registrados en Caja por valor de TREINTA Y TRES MILLONES OCHOCIENTOS CINCUENTA Y TRES MIL QUINIENTOS TREINTA Y NUEVE QUETZALES CON VEINTIOCHO CENTAVOS (Q.33,853,539.28), del cual se ejecutó el 42% equivalente a CATORCE MILLONES DOSCIENTOS SETENTA MIL SEISCIENTOS CINCUENTA Y NUEVE QUETZALES CON VEINTIOCHO CENTAVOS (Q.14,270,659.28), los cuales fueron invertidos en Infraestructura, para mejoramiento de escuelas, caminos vecinales, y asentamientos.
481 OBJETIVOS DE AUDITORÍA Evaluar los aspectos financieros, de cumplimiento y de gestión así como evaluación y análisis Institucional y de procesos, para identificar situaciones críticas con la finalidad de emitir recomendaciones, y obtener mejores resultados que contribuyan al buen funcionamiento del control interno de la Asociación Civil de Ayuda para el Desarrollo Integral de la Familia ONG. Comprobar la razonabilidad de los fondos y valores a cargo de la entidad fiscalizada. Establecer si existen controles idóneos para la recepción, erogación y custodia de los fondos y demás valores. Evaluar el adecuado cumplimiento de las normas, leyes, reglamentos y regulaciones aplicables. Contribuir al mejoramiento de la administración de los recursos públicos a través de las recomendaciones técnicas y objetivas. Establecer que los desembolsos fueron realizados de conformidad a convenios y normativas legales, y que a su vez fueron aplicados a los fines de la Asociación. Determinar la eficaz y eficiente utilización de los aportes provenientes de los Consejos de Desarrollo Departamentales y el Fondo Nacional para la Paz FONAPAZ, de acuerdo a los programas y proyectos previstos. Verificar si los sistemas de contabilidad implementados por La Asociación Civil de Ayuda para el Desarrollo Integral de la Familia ONG cumplen los requerimientos mínimos de registro, control y seguridad para salvaguardar la información que se reproduce por las operaciones financieras que se realizan.
482 ALCANCE DE AUDITORÍA La Auditoria se realizó a la Asociación Civil de Ayuda para el Desarrollo Integral de la Familia ONG, sobre una muestra del 100% de los ingresos, equivalente a TREINTA Y TRES MILLONES OCHOCIENTOS CINCUENTA Y TRES MIL QUINIENTOS TREINTA Y NUEVE QUETZALES CON VEINTIOCHO CENTAVOS (Q.33,853,539.28)y el 40% para los egresos equivalente a CINCO MILLONES SETECIENTOS CUARENTA Y UN MIL CUATROCIENTOS SESENTA Y NUEVE QUETZALES CON SETENTA Y CUATRO CENTAVOS (Q. 5,741,469.74), por el período comprendido del 1 de enero 2008 al 31 de diciembre 2008, con el fin de evaluar los aspectos financieros, de cumplimiento y gestión, que afecten la probidad, eficacia, eficiencia, transparencia, economía y equidad, proponiendo las recomendaciones pertinentes para su mejoramiento.
483 INFORME DE CONTROL INTERNO HALLAZGO DE CONTROL INTERNO No. 1 DEFICIENCIAS EN LA OPERATORIA DE CAJA FISCAL Condición Se comprobaron deficiencias en los registros contables de la caja fiscal de la Asociación Civil de Ayuda para el Desarrollo Integral de la Familia ONG, tales como: falta de registro de saldos anteriores, falta de registro de documentos contables que son extendidos por las empresas constructoras, el monto de las facturas emitidas por la empresa constructora no coincide con el cheque emitido para el pago correspondiente, cheques emitidos a proveedores con fecha anterior a la factura, así también se comprobó que en cada pago efectuado por la ONG a las empresas constructoras, no soportan el gasto con informes de avance físico de la obra. Criterio De conformidad con las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, aprobadas por el Acuerdo Interno No. 09-2003 del 8 de julio 2003 y modificadas según acuerdo número A-57-2006 de la Contraloría General de Cuentas en el numeral 2.6 indica Toda operación que realicen las entidades públicas, cualesquiera sea su naturaleza, debe contar con la documentación necesaria y suficiente que la respalde. La documentación de respaldo promueve la transparencia y debe demostrar que se ha cumplido con los requisitos legales, administrativos, de registro y control de la entidad; por tanto contendrá la información adecuada, por cualquier medio que se produzca, para identificar la naturaleza finalidad y resultados de cada operación para facilitar su análisis. Causa Inobservancia de los procedimientos de Control Interno, relacionados con el registro de las operaciones contables. Efecto Origina incertidumbre y falta de confiabilidad en la información contable presentada en caja fiscal para la toma de decisiones de la Junta Directiva. Recomendación Se le giraron instrucciones al Presidente de la Asociación, para que ejerza supervisión sobre las atribuciones asignadas al contador responsable y que éstas sean realizadas con esmero, claridad y diligencia, garantizando razonabilidad en las cifras, para la toma de decisiones de Junta Directiva. Comentarios de la administración En respuesta a oficio de fecha 7 de abril del 2009 No. CGDAEE351-01-2009 la Administración comento al respecto Falta de Registro de Saldos Anteriores: Respecto a la condición presentada, es importante observar que los saldos correspondientes de la Caja Fiscal están operados a la fecha. Debido al arqueo de valores derivado del estado de la cuenta de la cuenta matriz. Sin embargo para el adecuado control de ingresos y egresos recibidos, existe una cuenta de depósitos monetario especifica para cada proyecto, lo cual permite el efectivo control de ingresos y egresos generados. Comentarios de auditoría En virtud que los argumentos presentados por la administración, no son suficientes y competentes, para desvanecer este hallazgo se confirma el mismo. Acción Correctiva Se solicitó sanción económica para el señor Antonio Ernesto Hernández Fabián, Presidente de Junta Directiva;
484 Marlon Reneiry Torres Cuellar Vice-presidente, Werner Renato Beltethón García Tesorero, a razón de DIEZ MIL QUETZALES (Q. 10,000.00) para cada uno, sanción que haciende a TREINTA MIL QUETZALES (Q. 30,000.00), de conformidad con el numeral 18, articulo 39 del Decreto 31-2002 del Congreso de la Republica de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas.
485 INFORME DE CUMPLIMIENTO HALLAZGO DE CUMPLIMIENTO No. 1 INCUMPLIMIENTO A CLÁUSULAS DE CONTRATOS Y CONVENIOS Condición Se comprobó que la Asociación no aperturo cuentas bancarias por proyectos que generen intereses para la administración de fondos públicos provenientes de diferentes entidades Gubernamentales. Criterio Incumplimiento a la literal b, cláusula sexta del convenio No.124-2008 de fecha 17 de septiembre 2008 y convenio No. 161-2008 de fecha 13 de noviembre 2008, ambos suscritos entre el Fondo Nacional para la Paz FONAPAZ y la Asociación Civil de Ayuda para la Familia ONG en la cual indica: Aperturar una cuenta de depósitos monetarios específica que permita el efectivo control de ingresos y egresos generados del manejo de los recursos que se le trasladen, dicha cuenta deberá generar intereses bancarios que deban ser entregados a el FONAPAZ, dentro de los cinco (5) primeros días de cada mes, hasta la efectiva liquidación del presente convenio y con la terminación anticipada del mismo, además deberá instruir a la entidad bancaria correspondiente, para que envíe cuando el FONAPAZ lo requiera, información de las operaciones y saldo de la cuenta. Causa Inobservancia de las clausulas del convenio al no aperturar cuentas bancarias que generen intereses en beneficio del Estado. Efecto Se deja de percibir intereses de los fondos públicos, a fin de ser reinvertidos y programados en otros proyectos del Estado. Recomendación Que el Presidente de la Asociación gire instrucciones al Tesorero a efecto de aperturar cuentas bancarias que generen intereses como lo indican los convenios suscritos entre FONAPAZ y la Asociación. Comentarios de la administración En respuesta a oficio de fecha 7 de abril del 2009 No. CGDAEE351-01-2009 la Administración comento al respecto: Debido a que la Asociación fue establecida sin fines de lucro, según consta en la Cláusula Primera de Escritura de Constitución No. 40 de fecha veintisiete de mayo del año dos mil cuatro, no nos es apropiado generar intereses bancarios, como resultado de las operaciones financieras que realizamos con fondos administrativos del Estado, debido que somos una institución sin fines de lucro. Sí existe una cuenta de depósito monetario específica para cada proyecto, lo cual permite el efectivo control de ingresos y egresos generados. Comentarios de auditoría En virtud que los argumentos presentados por la administración relacionados con el hallazgo formulado, no son suficientes y competentes, para desvanecer su responsabilidad, por lo que se confirma el mismo. Acción Correctiva Se solicitó sanción económica para el señor Antonio Ernesto Hernández Fabián, Presidente de Junta Directiva; Marlon Reneiry Torres Cuellar Vice-presidente, Werner Renato Beltethón García Tesorero, a razón de DIEZ MIL QUETZALES (Q. 10,000.00) para cada uno, sanción que haciende a TREINTA MIL QUETZALES (Q. 30,000.00), de conformidad con el numeral 18, articulo 39 del Decreto 31-2002 del Congreso de la Republica de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas.
486 RECOMENDACIONES DE AUDITORÍAS ANTERIORES No existen recomendaciones anteriores, en virtud de practicarse por primera vez Auditoria Gubernamental, a la Asociación Civil de Ayuda para el Desarrollo Integral de la Familia ONG, por el período comprendido del 01 de enero de 2008 al 03 de marzo 2009.
487 PERSONAL RESPONSABLE DURANTE EL PERÍODO AUDITADO No. 1 2 Nombre Cargo Del Al ANTONIO ERNESTO HERNANDEZ FABIAN MARLON RENIERY TORRE CUELLAR PRESIDENTE VICEPRESIDENTE 01/01/2008 01/01/2008 31/12/2008 31/12/2008 3 WERNER RENATO BELTETON GARCIA TESORERO 01/01/2008 31/12/2008