25 de Octubre 2012 Suport Associatiu Una Norma con Valores: Sostenibilidad y Futuro de las ONG
Qué es lo que busca la entidad? Certificar que el sistema de calidad que tiene implantado en su organización, se ajusta a las exigencias de la Norma Demostrar a sus usuarios que valen Demostrar a los financiadores que lo están haciendo bien Reconocimiento exterior, demostrar valía Controlar procesos, innovar, mejorar
Qué es lo que espera la entidad?
Proceso de certificación La certificación tiene vigencia durante los tres años siguientes y siempre que el Sistema esté en funcionamiento
HITOS IMPORTANTES EN EL CAMINO Contacto inicial ST Plan de Acciones correctoras (si procede) Informe de evaluación Solicitud de Certificación Auditoría de Certificación Comité de Certificación Estudio de la documentación Análisis documental/ Visita previa Decisión: Certificado/ No certificado
Solicitud Presupuesto Es el primer contacto con la Secretaría Se realiza en base a la información que la propia entidad aporta: datos de su tamaño, el alcance, actividades y temas de imparcialidad ICONG realiza y envío del presupuesto personalizado en base a los datos aportados. OJO: 2012 y 2013 en período de promoción
Y cuánto vale? Número de Emplazamientos, distancias Tamaño de la entidad Complejidad actividad Pero siempre más barato que otras certificaciones. Horarios en turnos
Una vez aprobado el presupuesto por parte de la entidad.
Estudio de la Documentación La ST se asegura de que puede realizar la certificación Tiene en cuenta coherencia del alcance de la certificación según criterios de la Norma ONG Calidad La actividad de la entidad están incluidas en el Listado de ICONG Marca los tiempos de auditoría según Instrucción Técnica (nº de emplazamientos, nº de profesionales y voluntarios, complejidad de la tarea, horarios de la actividad, idioma.) Acordado con la entidad Existencia de disponibilidad de auditores y expertos
Aspectos a tener en cuenta Si falta información o ésta es incoherente, se le solicitará al cliente, para su aclaración o ampliación. Si se identifica incompatibilidad, la ST informará al cliente argumentando las causas de la no aceptación
Se busca auditor/a Buscamos equipo auditor, atendiendo a factores de disponibilidad, competencia en el área a auditar e imparcialidad. Buscamos fechas para la Fase 1 de la Auditoria de Certificación: - Análisis Documental - Visita previa
Auditores a escena!! Designación del equipo auditor Comunicamos a la entidad la composición del equipo auditor La entidad da su conformidad o recusa de forma argumentada La ST facilita toda la información y documentación del expediente al equipo auditor. Verificación de la compatibilidad con el expediente
Sólo para nuevos expedientes y expedientes de renovación de certificado con modificaciones relevantes que afectan al alcance Análisis documental Visita previa Auditoría de Certificación
Análisis documental Cómo se hace? Equipo Auditor Revisa el sistema de gestión conforme a requisitos de la Norma Cubre el alcance Cumple reglamentación aplicable a su actividad Equipo Auditor Elaboración Informe Análisis Documental, concluyendo si la entidad tiene el SGC preparado para ser auditado o no Secretaría Técnica Envío a la entidad del Informe Continuación del expediente o pendiente de reactivación en el caso de entidad no preparada Reinicio del proceso
Visita previa Equipo Auditor Equipo Auditor Entidad Elabora Plan de Visita Previa Visita la entidad (oficinas centrales) Audita la documentación y/o revisa informe análisis documental Evalúa ubicación, habla con el personal, revisa estado general Revisa auditorías internas, la revisión por la Dirección.. Elaboración Informe Visita Previa Incluye observaciones que podrían ser incluidas como No Conformidad durante la auditoría Se queda con copia del Informe. Si es necesario, resuelve las observaciones identificadas por el equipo auditor. Puede darse simultánea o posteriormente al Análisis Documental
Auditoría de Certificación Planificación y preparación El equipo auditor remite el Plan a la ST, que una vez conforme, lo envía a la entidad (±15 días antes). Ejecución de la auditoría Pueden realizarse entrevistas con las partes interesadas de la entidad (financiadores, clientes, usuarios finales, etc.) Informe Cierre de la auditoría Explicación del informe
Plan de Acciones Correctoras PAC Entidad Análisis de las causas de la NC, respuesta a las observaciones (voluntario), acciones preventivas y de mejora Acciones correctoras planificadas Responsables y plazos ejecución Fechas valoración de la efectividad Envío a la Secretaría Técnica que, a su vez, lo envía al Equipo Auditor Equipo auditor Evalúa si el PAC es técnicamente adecuado Elabora el Informe de Evaluación (máximo 7 días) Secretaría técnica Remite el informe al Comité de Certificación Decide sobre la concesión o no del Certificado
Comité de Certificación Valoración de Información del expediente Informe Evaluación del Equipo Auditor Decisión de Certificación conforme con los requisitos de la evaluación Reclamaciones recibidas de terceras partes
Certificación! Elaboración del Informe de Certificación En reunión Descripción del certificado concedido Comunicació n a la entidad de la decisión Contrato Uso de Marca ONG Calidad CD con la Marca ONG Calidad Procedimiento Uso de Marca ONG Calidad Emisión del Certificado Celebración Continuamos mejorando.
Decisión sobre la Certificación No concesión de Certificado: si existen NC mayores sobre las que el PAC no aseguran su cumplimiento, o debido a la gravedad de las No Conformidades no podrán solventarse en menos de 3 meses Certificado pendiente de Auditoría Extraordinaria: siempre que las NC detectadas pudieran ser subsanadas en un plazo inferior a 3 meses. Qué es una Auditoría Extraordinaria?: aquella auditoría que se hace porque existen dudas sobre la conformidad con los requisitos de la Norma o con las condiciones del Uso del Certificado (a partir de reclamaciones de terceras partes)
Y si..? Modifico el alcance? Inclusión de nuevos servicios, emplazamientos Reducción de los servicios certificados Solicitud de ampliación del alcance Impreso de Solicitud de Certificación ordinario Auditoría (seguimiento, renovación o extraordinaria) Continuación del proceso ordinario.
Y si..? No supero una auditoría de seguimiento? La ST comunicará la razón de la suspensión de Certificado La entidad puede presentar alegaciones Estudio por el Comité de Certificación
Es la Norma ONG Calidad certificable? Está aceptada como Norma certificable, es decir, cumple los requerimientos como Norma válida para acreditar la conformidad de terceros (Norma ISO 17021:2011) El Ministerio de Sanidad, Servicios Sociales e Igualdad valora, entre otros, la implantación de SGC basados en la Norma, a la hora de conceder subvenciones.
Y por qué Norma ONG Calidad? Se construye por y para el Tercer Sector Convicción Reconoce la excelencia Comparte conocimientos partes implicadas VALORES Principios Suman a los propios de la entidad Orientada a nuestros clientes Servicio, avance, innovación
ICONG Los órganos de gobierno del Instituto mantienen el compromiso de obtener la acreditación de ENAC, como certificadores de la conformidad de terceros. No es obligatorio, pero con ello queremos ser garantía de competencia, coherencia e imparcialidad, ante las organizaciones. Por eso, todos nuestros procedimientos internos son acordes a la Norma UNE-EN ISO 17021:2011
Pregúntate para qué te vale a ti la Norma Y a tus clientes?
Aprende mi organización?
Sabemos cómo mejorar la organización?
Rendimos cuentas con transparencia?