División de Contratación Administrativa Al contestar refiérase al oficio No. 02815 20 de febrero de 2015 DCA-0438 Señoras Ileana Balmaceda Arias Directora General Maritza Campos Calvo Directora Administrativa Hospital San Juan de Dios Estimadas señoras: Asunto: Se otorga autorización para contratar de manera directa con la empresa Abbott Healthcare Costa Rica S. A., 24 juegos de reactivos para la determinación de ferritina, 36 juegos de reactivos de vitamina B12 y 18 juegos de reactivos para la determinación de ácido fólico, por la suma total máxima de $ 24.240,00. Nos referimos a oficio No. A-0062-2015 de 26 de enero de 2015, recibido en este órgano contralor el día 27 de mismo mes y año; mediante el cual se solicita la autorización descrita en el asunto. La Administración aportó información adicional mediante oficio No. A-0343-2015 de 12 de febrero de 2015, recibido de forma completa en este órgano contralor el día 13 de febrero del año en curso. Asimismo presentó el oficio No. DG-1391-2015 el 20 de febrero del 2015. I.-Antecedentes y justificación de la solicitud La Administración explica que celebró los procedimientos de contratación administrativa 2011CD-000611-2102 (reactivo determinación vitamina B12), 2011CD-000669-2102 (reactivo determinación ferritina) y 2011CD-000607-2102 (reactivo determinación ácido fólico), a efectos de adquirir reactivos y la última entrega operó en mayo de 2014. Expone que ya dio inicio el procedimiento 2014LN-000010-2101, bajo la modalidad del artículo 154 inciso b, cuya apertura estaba programada inicialmente para el 14 de noviembre de 2014, sin embargo, tuvo que reprogramarse para el 19 de enero de 2015, en virtud de la interposición de recursos de objeción.
2 En virtud de dicha situación, se presenta la urgente necesidad de contratar de forma directa con la casa comercial Abbott Healthcare, la adquisición los reactivos, para cubrir las necesidades en tanto se consolida el procedimiento ordinario. Sobre la determinación de ferritina, la Administración expone que con ella se realizan pruebas en pacientes sospechosos de una enfermedad cancerígena, enfermedad crónica, dado que las personas que sufren de una enfermedad infecciosa, neoplásica o autoinmune desarrollan frecuentemente una anemia. Respecto del reactivo de vitamina B12, explica que se utiliza para el diagnóstico de anemia por deficiencia de esa vitamina. La deficiencia de vitamina B12 repercute en enfermedades neurológicas como por ejemplo confusión o cambio en el estado mental demencial en casos graves, depresión, pérdida del equilibrio. Finalmente, el reactivo de ácido fólico se utiliza en el diagnóstico de enfermedades o anemias asociadas a la deficiencia de folato. Destaca que hay 850 pruebas pendientes de realizar. Respecto a la empresa Abbott Healthcare, señala que ésta concedió un equipo, lo cual implicó que en su momento se brindara capacitación al personal para su correcto manejo. Ese equipo se mantiene actualmente instalado en el servicio de laboratorio del hospital San Juan de Dios. Hace ver que de contratarse con otra empresa, implicaría que ésta deba cumplir con la entrega en calidad de préstamo de un equipo, su instalación, y darle capacitación al personal, lo que impactaría negativamente la continuidad en la prestación del servicio. Se considera que lo más conveniente es contratar a la citada empresa, la cual aceptó mantener el precio de los procedimientos 2011CD-000669-2102, 2011CD-000607-2102, 2011CD-000611-2102. Fundamentan la solicitud en lo dispuesto en el artículo 132 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa (RLCA). El costo total de la contratación solicitada es de $24, 240,00, según el siguiente detalle: Artículo Cantidad Precio Precio Reactivo de determinación ferritina requerida 24 juegos unitario $260 $6,240,00 total Reactivo de determinación ácido fólico 18 juegos $300 $5,400,00 Reactivo determinación vitamina B12 36 juegos $350 $12,600,00 II.- Criterio de la División. El artículo 182 de la Constitución Política establece como regla general, que toda contratación administrativa debe celebrarse por medio de los procedimientos ordinarios que correspondan de acuerdo al monto (Votos 998-98 y 13910-05 de la Sala Constitucional). Sin embargo, la normativa contempla mecanismos de excepción, como lo es la contratación directa. En ese sentido, la contratación directa procede ante circunstancias calificadas en las que no resulta conveniente implementar un procedimiento ordinario para satisfacer el interés público; toda vez que su implementación ocasionaría un serio entorpecimiento en el cumplimiento del fin público encomendado a la Administración Pública, donde el cumplimiento per se de exigencias legales más bien podría traducirse en serias alteraciones al orden institucional
3 establecido en la propia Constitución Política. (Voto 5947-98, reiterado en el Voto 13910-05 ambos de la Sala Constitucional). Lo anterior, se refleja en la Ley de Contratación Administrativa (LCA) así como su Reglamento (RLCA), instrumentos que regulan los supuestos en los cuales puede accederse a la contratación directa. Particularmente, el artículo 80 de la LCA regula la posibilidad de que este órgano contralor autorice acceder a una contratación directa para evitar lesiones al interés público, daños graves a las personas e irreparables a las cosas, por lo cual para poder otorgar este tipo de autorización, se deben analizar las razones que invoca la Administración para separarse del procedimiento que corresponda. 1. Sobre la contratación directa requerida en aras de evitar lesiones al interés público. Del escrito presentado por la Administración se desprende que requiere autorización para contratar de modo directo, con carácter de urgencia, con la empresa Abbott Healthcare Costa Rica, con la finalidad de adquirir 24 juegos de reactivos para la determinación de ferritina, 36 juegos de reactivos de vitamina B12 y 18 juegos de reactivos para la determinación de ácido fólico, por la suma de $ 24.240,00. Además, resulta de interés destacar que, según dice la Administración, la última entrega se realizó en mayo de 2014, aún no ha concluido el procedimiento promovido, concretamente saber la licitación pública 2014LN-0000010-2012 y existen 850 pruebas por realizar. Sobre el particular, debe indicarse que este órgano contralor efectivamente ha conocido en tres ocasiones recursos de objeción en contra del cartel del procedimiento No. 2014LN-0000010-2012, mismos que han sido resueltos mediante las resoluciones No. R-DCA-842-2014 de las catorce horas con dieciséis minutos del veinticuatro de noviembre dos mil catorce, No. R-DCA- 855-2014 de las doce horas con veinticuatro minutos del veintiocho de noviembre dos mil catorce, y más recientemente mediante la resolución No. R-DCA-075-2015 de las catorce horas con cuarenta y cinco minutos del veintiséis de enero de dos mil quince, situación que ha ocasionado la reprogramación de la fecha de apertura de ofertas. Considerando lo antes dicho, se estima que la satisfacción de la necesidad expuesta no puede postergarse, por cuanto la institución ha informado que tiene 850 pruebas pendientes, lo que afecta la continuidad del respectivo servicio de salud y, consecuentemente a los pacientes. Por lo tanto, con fundamento en lo dispuesto en el artículo 80 de la LCA y 132 de su reglamento, se autoriza a la Administración para que contrate de manera directa con la empresa Abbott Healthcare 24 juegos de reactivos para la determinación de ferritina, 36 juegos de reactivos de vitamina B12 y 18 juegos de reactivos para la determinación de ácido fólico, por un plazo de seis meses. 2. Sobre la contratación directa con un proveedor en específico. Una vez acreditada la necesidad de celebrar el procedimiento de contratación directa
4 con carácter de urgencia, para adquirir los reactivos indicados, debe analizarse la solicitud relativa a que dicha contratación se realice con la empresa Abbott Healthcare Costa Rica S. A. De frente a las razones expuestas por la Administración, se estima que resulta procedente otorgar la autorización requerida, dado que expone que tiene 850 pruebas pendientes y que para realizarlas se necesita contar un equipo y personal capacitado. Se toma en consideración que en virtud de los procedimientos de contratación directa No. 2011CD-000611-2102, 201lCD- 000669-2102 y 2011CD-000607-2102, Abbott Healthcare Costa Rica S. A., tiene instalado en el hospital el equipo respectivo y los funcionarios ya han recibido la capacitación necesaria; situación que permite reanudar el servicio sin ninguna dilatación.. Así las cosas, resulta procedente autorizar la contratación directa con Abott Healthcare Costa Rica S. A., por la suma de $24.240,00, según el siguiente detalle: Artículo Cantidad Precio Precio Reactivo de determinación Ferritina requerida 24 juegos unitario $260 $6,240,00 total Reactivo de determinación Ácido Fólico 18 juegos $300 $5,400,00 Reactivo determinación Vitamina B12 36 juegos $350 $12,600,00 Se advierte a esa Administración el deber de tomar las medidas y acciones necesarias para concluir en forma oportuna y eficiente el procedimiento No. 2014LN-000010-2102. III. Condiciones bajo las cuales se otorga la autorización. La autorización queda condicionada a lo siguiente: 1. Se autoriza al Hospital San Juan de Dios para contratar de manera directa con la empresa Abbott Healthcare Costa Rica S. A., la cantidad máxima de 24 juegos de reactivos para la determinación de ferritina ($ 6.240,00), 36 juegos de reactivos de vitamina B12 ($ 12.600,00) y 18 juegos de reactivos para la determinación de ácido fólico ($ 5.400,00), por la suma total máxima de $ 24.240,00. La cantidad y el precio máximo de reactivos a adquirir es lo antes indicado, todo según el cuadro que consta en el apartado anterior de este oficio. 2. En virtud del carácter urgente de la solicitud, y de conformidad con el cronograma aportado por la Administración deberá formalizarse la contratación en un plazo máximo de cinco días hábiles computados a partir del día de notificación del presente oficio. 3. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 132 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, la formalización del respectivo está exenta de refrendo contralor. Sin conformidad con lo dispuesto en el artículo 16 del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública, se advierte que la Administración deberá tener particular diligencia en cuanto a las acciones de control interno relativas a la gestión de esta contratación. 4. La Administración asume la responsabilidad por las razones que motivaron la autorización en los términos indicados. 5. Deberá quedar constancia en un expediente levantado al efecto, de todas las actuaciones relacionadas con esta contratación, ello para efectos de control posterior.
5 6. Es deber de la Administración, verificar que al momento de la formalización contractual la empresa Abbott Healthcare Costa Rica S. A., se encuentren debidamente al día en la cancelación de las contribuciones sociales derivadas del artículo 74 de la Ley Constitutiva de la Caja Costarricense del Seguro Social, de forma tal que previo a cualquier pago, deberá corroborarse dicha situación. De igual forma se deja bajo responsabilidad de la Administración la verificación del cumplimiento de parte de Abbott Healthcare Costa Rica S. A, de las obligaciones previstas por el artículo 22 de la Ley No. 5662, en cuanto encontrarse al día con el pago de lo correspondiente al FODESAF. 7. Se deja bajo la exclusiva responsabilidad de esa Administración verificar que Abbott Healthcare Costa Rica S. A., no cuente con prohibiciones para contratar con el Estado y que no se encuentre inhabilitada para contratar con la Administración Pública, de conformidad con lo dispuesto en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento. Así como, que se encuentre al día en el pago de los impuestos nacionales. 8. Deberá contarse con el contenido presupuestario suficiente y disponible para enfrentar la erogación producto de esta autorización. Tal aspecto debe quedar debidamente acreditado antes de realizar la respectiva formalización, verificando también que tales fondos puedan destinarse válidamente a la finalidad propuesta. 9. Queda bajo exclusiva responsabilidad de la Administración verificar la idoneidad legal, técnica de la empresa Abbott Healthcare Costa Rica S. A. 10. De conformidad con los términos del artículo 13 de la Ley de Contratación Administrativa, la Administración debe tener presente que es su responsabilidad fiscalizar la contratación, con la finalidad de verificar el adecuado cumplimiento del objeto contractual y contar con el recurso humano calificado para ello. 11. Tomando en consideración el objeto de la contratación, y que se ha cotizado por precios unitarios, debe tenerse presente lo dispuesto en el artículo 195 del RLCA que entre otras cosas, dispone: Todo pago a cargo de la Administración se realizará luego de la recepción definitiva de los bienes y servicios. Se advierte que la verificación del cumplimiento de las condiciones antes indicadas será responsabilidad de Ileana Balmaceda Arias, en su condición de Directora General del Hospital San Juan de Dios, o quien ejerza este cargo. En el caso de que tal verificación no recaiga dentro del ámbito de su competencia, será su responsabilidad instruir a la dependencia que corresponda para ejercer el control sobre los condicionamientos señalados anteriormente. Atentamente, Marlene Chinchilla Carmiol Gerente Asociada Olga Salazar Rodríguez Fiscalizadora OSR/ksa Ci: Archivo Central NI: 2055-3718-4780-4781-4829 G: 201500792-1