CLIENTES Representa el derecho que tiene la entidad de exigirles a sus clientes el pago de su deuda por la venta de mercancías, o la prestación de servicios a crédito. Representa todos los valores a favor de la entidad y a cargo de los clientes nacionales y extranjeros de cualquier naturaleza, por concepto de ventas de mercancías, productos terminados, servicios y contratos realizados. Se debita Dinámica Se acredita Por el valor de las mercancías o servicios vendidos a crédito. Por el valor de la notas débito por cheques devueltos por los bancos. Por el ajuste por diferencia en cambiose las cuentas de clientes del exterior. Por los ajustes a favor de la entidad, como intereses, etcétera. Por los ajuste generados a favor del cliente. Control interno Por los pagos efectuados por los clientes. Por el valor de las devoluciones de mercancías o servicios no aceptados. Por los descuentos o bonificaciones por cualquier concepto. Por los traslados a cuentas de difícil cobro. Con fin de minimizar posibles perdidas futuras relacionadas con las cuentas por cobrar originadas por las ventas a clientes, es necesario implementar una serie de políticas internas para el manejo y control de cartera; algunas de estas políticas son: 1. Preparar mensualmente un estado de cuenta del total de la cartera clasificada por vencimiento para su cobro. 2. Enviar periódicamente extractos a los principales clientes, solicitando su verificación o conciliación y observaciones. 3. visitar esporádicamente a los clientes para verificar el procedimiento de cobro por lo representantes de la empresa.
4. Todo pago de los clientes debe estar soportado por un recibo de caja o un formato de consignación. 5. Cada vez que un cliente devuelva mercancía, para proceder a elaborar la nota crédito es necesario constatar en que estado llega la mercancía; si esta completa según lo informado y la causal de devolución. 6. Los vendedores no deben ser cobradores, para evitar malos manejos de dinero. 7. El personal encargado de las ventas y la facturación debe ser diferente al personal que maneja los recaudos y los recursos contables. CUENTAS INCOBRABLES O DEUDAS DE DIFÍCIL COBRO Las empresas que otorgan créditos, normalmente esperan que el deudor cumpla oportunamente los compromisos del pago. El departamento de cartera debe realizar un estudio adecuado para determinar la capacidad de endeudamiento, costumbres de pago, solvencia moral del deudor, etcétera, para eliminar posibles pérdidas de cartera. A pesar de todo esto, algunas de las cuentas son incobrables, por factores como muerte del deudor, insolvencia del mismo, declaración expresa de no pago, etcétera. La pérdida de cartera es asumida por la empresa. Cuando esto sucede, y una vez agotadas todas las gestiones de cobro, es necesario efectuar una reclasificación con el fin de mostrar los estados financieros con el verdadero valor de realización de la cartera. Se debita Dinámica Por el transado de la cuenta de los clientes. Se acredita Por el valor contra la provisión PROVISIÓN PARA CUENTAS DE DIFÍCIL COBRO Representa el monto de los valores previstos por la entidad para cubrir eventualidades pérdidas de cuentas de clientes, como resultado del análisis efectuando al grupo de deudores. Dinámica Se debita Por el valor de las cuentas castigadas como incobrables. Se acredita Por el valor resultante del análisis de las cuentas deudoras. Por el valor del ajustes al cálculo de la provisión Por recuperación de la deuda
Existen dos métodos para contabilizar las cuentas de difícil cobro: Método de anulación directa. Método de provisión para cuentas incobrables. a. Método de anulación directa Consiste en revertir simplemente el registro contable original, es decir, acreditar la cuenta clientes por el valor de la deuda incobrable y debitar la cuenta Gastos operacionales - Provisiones por idéntico valor. Este método es más sencillo, pero tiene la desventaja de que la información de las cuentas malas deducidas en cartera desaparece y no puede evaluarse ni tomar decisiones para un periodo determinado. Supóngase que Almacén la Comparsa Ltda. Vende a crédito mercancías el 8 de febrero del año 01 por valor de $250,000 al señor Pedro García. Con base en un estudio de cartera realizado el 31 de octubre del año 01, el jefe de cartera determina que pese a las gestiones de cobro la cuenta del señor García no podrá cobrarse. El gerente autoriza su retiro de cartera de la empresa. El registro el momento de la venta será: Feb.-08 130505 Deudores - clientes 250.000 4135 Ingresos operacionales- ventas 250.000 Para eliminar la cuenta incobrable del saldo de nuestra cartera, el registro será el siguiente: Oct. 31 519910 Gasto operacionales provisiones 250.000 130505 Deudores - Clientes 250.000 Con este asiento no queda prueba alguna que permita la pérdida total en periodo por este concepto, pues lo que se debito el 8 de febrero se cánselo el 31 de octubre.
b. Método de provisión para cuentas de difícil cobro Consiste en estimar, mediante un análisis de vencimiento en la fecha de cierre de libros, el porcentaje de las cuentas de clientes que probablemente no podrán ser recuperadas. Es importante conocer cual es el verdadero valor de recuperación de esta cartera para las proyecciones y los análisis de flujos de caja. Ejemplo: Supóngase que al 31 de diciembre del año 01 Almacén la Comparsa Ltda. Posee un saldo de cartera por $2.740.000. La administración debe calcular la provisión para deudores con el fin de conocer el verdadero valor de recuperación de su cartera y fijar para el futuro las políticas de ventas a crédito. Cliente Valor Total Cuentas Vigentes 1-30 días 31-60 días Cuentas Vencidas 61-120 días 121-180 días 181-360 días + 360 días A 380.000 200.000 180.000 B 520.000 520.000 C 950.000 300.000 400.000 250.000 D 550.000 200.000 200.000 150.000 E 340.000 180.000 130.000 30.000 TOTAL $ 2.740.000 $ 520.000 $300.000 $600.000 $450.000 $380.000 $310.000 $180.000 Por decisión tomada por los órganos directivos de la entidad se establecieron los siguientes porcentajes probables de perdidas de cartera Cartera Vigente 0% 1-60 días 0 61-120 días 3% 121-180 días 5 % 181-360 días 10 % Más 360 días 15 %
Para efectuar el ajuste a 31 de diciembre del año 2001, se calcula la perdida estimulada con base en las ponderaciones, y se obtiene el siguiente cuadro de vencimientos. Vencimiento Valor Total Ponderación % Valor Estimado Cuenta Vigente 520.000 0% 0 Cuenta Vencida 1-30 días 300.000 0% 0 31-60 días 600.000 0% 0 61-120 días 450.000 3% 13.500 121-180 días 380.000 5% 19.000 181-360 días 310.000 10% 31.000 Mas 360 días 180.000 15% 27.000 Total Provisión 90.500 La contabilización del ajuste a 31 de diciembre del año 2001 seria: dic.-31 Gastos Operacionales 519.910 Provisiones 90.500 139.905 Provisiones Clientes 90.500 Con este asiento se efectúa el estado de resultados del periodo por que reduce las utilidades, al igual que al balance general por que disminuye el saldo de la cuenta de clientes. El saldo en el Balance General a 31 de diciembre del año 2001 quedaría así: Deudores - Clientes $ 2.740.000 Menos Provisión (90.500) Deudores - Clientes (neto) $ 2.649.500 El Saldo de la provisión se reduce en la medida que se reconozcan cuentas incobrables. Supóngase que el Cliente E definitivamente no va a pagar la factura vencida a más de 360 días por un valor de $ 30.000.
El asiento para contabilizar el reconocimiento de esta cuenta perdida seria la siguiente. dic.-31 519910 Provisión - Clientes 30.000 130505 Clientes 30.000 La cuanta provisión para cuentas incobrables al 31 de diciembre del año 2001 presenta el siguiente saldo: Provisiones Clientes 30.000 90.500 60.500 Para el 02 la compañía estima que una provisión de $ 80.000 será suficiente. No se requiere registrar el valor total, puesto que esa cuenta trae un saldo crédito de $ 60.500 al cierre de 31 diciembre del año 2001. Será necesario ajustar la cuenta hasta completar su valor A la provisión estimada de $ 80.000 se le resta el saldo de $ 60.500 para determinar el valor del ajuste Así se tiene: Provisión Estimada - Clientes 80.000 Valor Saldo a Cuneta Dic - 31-01 60.500 Valor del Ajuste a Efectuar $ 19.500 De acuerdo con el cálculo se procederá a realizar el siguiente asiento dic.-31 519910 Gastos Operacionales 19.500 Provisiones 139905 Provisiones - Clientes 19.500 TRATAMIENTO DE CUENTAS DE DIFÍCIL COBRO Ocasionalmente, algunas cuentas que se han cancelado por considerarse incobrables pueden ser pagadas posteriormente por el deudor de manera total o parcial. Esta situación debe ser reflejada en los estados financieros. Como quiera que las cuentas han sido descargadas de cartera y su valor se ha eliminado como
cuenta nula, es necesario revisar esa cuenta para que se refleje en el flujo de la entidad de la siguiente forma. a. Se restablece la cuenta clientes por el valor pagado y simultáneamente se incrementa por idéntica cifra Provisión. b. Se registra el ingreso por la cancelación de la respectiva cuenta por cobrar. Supóngase que en una empresa recibe el 15 de abril de 01, el pago de $ 20.000 de una cuenta por cobrar que al año anterior se había considerado incobrable y se había retirado el saldo de la cuenta. abr.15 130505 Deudores - Clientes 20.000 139905 Provisión - Clientes 20.000 abr.15 110505 Caja 20.000 130505 Deudores - Clientes 20.000 Términos Claves: Activo Corriente Arqueo de Caja Conciliación Bancaria Cuentas de difícil cobro Inversiones Temporales Inversiones Permanentes Provisión cuentas de difícil cobro Valorizaciones Resumen: El resumen está presentado por los dineros poseídos por la entidad en caja, bancos, cuentas de ahorro de disponibilidad inmediata.
La cuenta de caja representa el dinero en efectivo o en cheques de propiedad de la empresa, en moneda corriente o extranjera disponible en forma inmediata. Las cuentas por cobrar corresponden a todas las deudas a cargo de terceros y a favor de la entidad. Los valores provisionados por la entidad para cubrir eventuales pérdidas de cuentas se clientes se denomina provisión par cuentas de difícil cobro. Existen dos métodos para contabilizar las cuentas incobrables: métodos de anulación directa y método de provisión incobrables. Las empresas, cuando presentan exceso de liquidez, invierten temporalmente sus recursos en títulos negociables, buscando obtener rendimiento o ganancias en breve tiempo establecer relaciones económicas con otrs entidades. Las inversiones deben contabilizarse por su valor de compra más todos los costos y gastos incurridos en su adquisición. PRÁCTICA CONTABLE 1. Explicar brevemente algunos elementos de control interno par la caja. 2. Enumerar tres procedimientos de control interno para las inversiones temporales. 3. Qué constituye contablemente el costo de las inversiones? 4. En que consiste el método de anulación directa par la provisión de cuentas de difícil cobro? 5. Con la siguiente información, calcular el valor de la provisión para cuentas de difícil cobro utilizando el método de provisión general, con los siguientes porcentajes: 5% para cuentas vencidas a más de 90 días, el 10% para cuentas vencidas a más de 180 días y el 15% para las cuentas vencidas a más de 360 días. Valor total de la cartera $25.200.000 Cartera corriente $10.080.000 Cartera vencida entre 30-90 días $8.260.000
Cartera vencida entre 91-180 días $3.800.000 Cartera vencida entre 181-360 días $1.800.000 Cartera vencida a más de 360 días $1.260.000 6. Calcular contabilizar los rendimientos hasta el 30 de junio del año 01 de una inversión efectuada el 1 de abril por la compañía ABC Ltda. En células hipotecarias por $5.000.000, negociadas con unos rendimientos del 23% anual pagaderos por el trimestre vencido. 7. La compañía presenta los siguientes datos a diciembre 31 del año01. Ventas total año $100.000.000; el 80% a crédito y el 20% de contado. Todas las ventas tienen el 16% de IVA. Saldo cuentas por cobrar a diciembre 31 del año 01. $12.000.000 Vencimientos 40% corriente 20% vencida entre 01 y 90 días. 15% vencida entre 91 y 180 días. 10% Vencida entre 181 y 360 días. 15% a más de 360 días. 8. Calcular la provisión necesaria diciembre 31 del año 01 y registrar las transacciones. Durante el año 02 se presentaron los siguientes datos a. Se cargaron cuentas por incobrables por $200.000. b. Se recuperan cuentas previamente cargadas por $20.000. c. Se efectuaron ventas por $90.000.000 más IVA. d. Se recaudaron CxC así: el 80% de las de diciembre/01 y el 90% de las facturas en 02.
e. Una vez analizados los vencimientos se las cuentas por cobrar, se presentan los siguientes datos: Corriente 5% Vencidas 1 a 90 días 20% Vencidas 91-180 10% Vencidas 181-360 10% Vencidas + 360 10% Se requiere: Calcular el saldo de las cuentas por cobrar en el año 02. Registrar los cargos, recuperación de CxC. Ajustar la provisión de diciembre 31 del año 02. 9 Se presenta la siguiente información para realizar la conciliación bancaria del mes de julio. Registrar las notas crédito, notas débito pendientes y errores. A. Libros de la empresa: Julio 1: Se abre una cuenta con una consignación de $5.000.000. Durante el mes se julio se hicieron consignaciones adicionales, por el valor de $20.000.000; se giraron cheques por valor de $22.000.000 y se registraron las siguientes notas: Notas débito Fecha Valor Concepto Julio 1 $150.000 Chequera Julio 15 50.000 Gastos bancarios Julio 28 500.000 Cheque devuelto Notas crédito Fecha Valor Concepto Julio 15 $300.000 Pagos de clientes Julio 15 50.000 Gastos bancarios B. Extractos bancarios:
Las consignaciones abonados en cuentas: $24.000.000. Cheques pagados por el banco: $21.500.000. Notas débito Fecha Valor Concepto Julio 1 $150.000 Chequera Julio 15 50.000 Gastos bancarios Julio 28 500.000 Cheque devuelto Julio 30 100.000 Gastos bancarios Notas crédito Fecha Valor Concepto Julio 15 $300.000 Pago de clientes Julio 25 250.000 Pago de clientes Julio 30 5.000.000 préstamo bancario con interés 3% Mensual por trimestre vencido.