Página: 1 11 PROCEDIMIENTO Control Asistencia SSD-UCA-RR.HH-PRO-OBLIGFUNC-05 Elaboración / Modificación / Aprobación Versión Nº Fecha aprobación Responsable Elab. / modif. Responsable Aprobación Alcance y/o motivo la modificación 00 07.OCT.2016 Juan Taivo Vargas Eduardo Fernánz Rodríguez Comandante Escuadrilla (AD) Jefe SSD. Elaboración Procedimiento SSD-UCA- RR.HH-PRO-OBLIGFUNC-05
Página: 2 11 TABLA DE CONTENIDOS 1. Objetivo... 3 2. Alcance... 3 3. Referencias... 3 4. Definiciones... 3 5. Formularios / Formatos Aplicables... 3 6. Modo Operación... 4 6.1 Proceso: Obligaciones funcionarias... 4 6.1.1 Procedimiento la obligación funcionaria 05:... 4 6.1.2 Flujograma l procedimiento:... 4 6.1.3 Descripción l procedimiento:... 6 7 Registros... 10 8... 10
Página: 3 11 1. Objetivo Establecer un método a seguir para el cumplimiento la obligación funcionaria l control asistencia. 2. Alcance Este procedimiento se aplicará a la totalidad los funcionarios y funcionarias la SSD, tanto a aquellos afectos al Estatuto Administrativo como al Estatuto l Personal las Fuerzas Armadas. Igualmente a quienes se encuentren en comisión servicio en la SSD y el personal a honorarios, que tengan la obligación registrar su asistencia. 3. Referencias Artículos 3, 5, 7, 11, 15 y 31 l DFL 1-19.653, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado la Ley N 18.575, Orgánica constitucional bases generales la Administración l Estado. Artículos 61, 65 y 72 l DFL N 29 2004, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado la Ley N 18.834, Estatuto Administrativo. Artículos 138, 139 l DFL (G) N 1 1997, Estatuto l Personal las Fuerzas Armadas. Manual Gestión UCA-RR.HH-PR-1 27.JUN.2014. Exenta SSD DAD N 015 10.ENE.2013 Exenta SSD UCA N 383 07.MAY.2014. 4. Definiciones SSD : Subsecretaría Defensa CGR : Contraloría General la República UCA : Unidad Coordinación Administrativa : : Sistema informático ingreso, registro, gestión y seguimiento la documentación entrada y salida la SSD PR-OBLIGFUNC : Procedimiento Obligación Funcionaria 5. Formularios / Formatos Aplicables Planilla asistencia reloj control
Página: 4 11 6. Modo Operación REGISTRO REVISIÓN Y ANÁLISIS RESOLUCIÓN Y DESCUENTO 6.1 Proceso: Obligaciones funcionarias Son las responsabilidas impuestas a los funcionarios públicos, en el sentido observar las obligaciones establecidas en las normas generales o especiales, acuerdo al régimen l servicio que los rigen. El proceso Obligaciones funcionarias cuenta a la fecha con los siguientes procedimientos oficializados: SSD-UCA-RR.HH-PRO-OBLIGFUNC-01 Declaraciones Intereses SSD-UCA-RR.HH-PRO-OBLIGFUNC-02 Declaraciones patrimonio SSD-UCA-RR.HH-PRO.OBLIGFUNC-03 Comisiones servicio o cometidos funcionarios SSD-UCA-RR.HH-PRO-OBLIGFUNC-04 Horas extraordinarias SSD-UCA-RR.HH-PRO.OBLIGFUNC-05 6.1.1 Procedimiento la obligación funcionaria 05: La obligación l control asistencia por parte la Administración y el cumplimiento la jornada laboral por parte los funcionarios y funcionarias, se colige lo establecido en el artículo 72 l DFL N 29 2004, que señala que el tiempo durante el cual no se hubiere trabajado no podrán percibirse remuneraciones, salvo las excepciones que la norma indica, biendo scontarse el tiempo no trabajado. 6.1.2 Flujograma l procedimiento: Simbología básica a utilizar: Simbología Descripción Inicio / fin un proceso Proceso Documento
Página: 5 11 PROCESO:OBLIGACIONES FUNCIONARIAS PROCEDIMIENTO: REGISTRO REVISIÓN Y ANÁLISIS RESOLUCIÓN Y DESCUENTO Funcionaria(a) INICIO Registra entrada y salida en el reloj control Respon correo Encargado(a) control asistencia Informar control asistencia Informa scuentos Jefe(a) Revisa e informa control asistencia Recibe, analiza y dispone tramitar scuentos Revisa, visa y dispone trámite Jefe(a) División o unidad pendiente l SSD Recibe, analiza y respon correo Encargado(a) remuneraciones Informa y tramita scuentos Propone Formula scuento FIN Jefe(a) área Revisa, visa y tramita Registrador(a) Imprime, crea y Registrador(a) UCA Recibe y Recibe y Recibe y Jefe(a) UCA Revisa, visa y Asesor(a) Jurídico Revisar, visar y tramitar Registrador(a) SSD Recibe y Registra, distribuye y archiva Subsecretario(a) Firma scuento
Página: 6 11 6.1.3 Descripción l procedimiento: 6.1.3.1 Registro Nº Quién Qué Cuándo Cómo Registro 1 Funcionario(a) Registra entrada y salida en el reloj control. Diariamente acuerdo a la jornada trabajo. Registrando su huella dactilar o clave, según corresponda, en el reloj control asistencia. Planilla control asistencia. reloj 1 6.1.3.2 Revisión y análisis N Quién Qué Cuándo Cómo Registro 1 Encargado(a) Informa al Jefe(a) Hasta el 10 l control sobre el control cada mes o el asistencia asistencia mensual día hábil los funcionarios(as), siguiente, si separados por unidas y remite la documentación dicha fecha es día inhábil. que respalda cualquier ausencia, atraso o retirada antes l término l servicio (licencias médicas, feriados, permisos, comisiones, capacitaciones). Se conecta al reloj control y extrae la información la asistencia. Envía correo remitiendo el control asistencia mensual todos los funcionarios. Planillas control. reloj Documentos respaldo. 2 2 Jefe(a) Revisa e informa control asistencia. Mensualmente ntro los primeros quince días. Enviando correo a los Jefes(as) división y/o unidas, adjuntando las planillas control asistencia. Correo Jefe(a) l Copia impresa l correo enviado. 3 3 Jefes(as) Recibe, analiza y División y/o respon al Jefe(a) unidas, señalando a qué pendientes funcionarios(as) se les l SSD be realizar el scuento por tiempo efectivamente no trabajado. tres días hábiles s que recibe la información. Enviando correo al Jefe(a), adjuntando el talle las justificaciones quienes se ben excluir tal scuento. Correo Jefes(as) División unidas pendientes l SSD. l y/o Copia impresa l correo enviado. 4
Página: 7 11 N Quién Qué Cuándo Cómo Registro 4 Jefe(a) 5 Encargado(a) l control asistencia Recibe la información, la analiza y dispone al encargado(a) l control asistencia, tramitar los scuentos correspondientes, remitiendo copia l correo la división y/o unidad informante. Recibe la información e Informa al encargado remuneraciones los scuentos a efectuar, remitiendo copia correos s l Jefes(as) división y/o unidad informante y l Jefe RR.HH Enviando correo Correo un día hábil mediante el l s que recibe cual dispone tramitar los Jefe(a) la información scuentos l Jefa(a) la correspondientes. división y/o Copia impresa unidad l correo informante. l Jefe(as) la división y/o unidad informante. Enviando correo Correo, en el que l una vez informa los scuentos encargado l da la a efectuar. control información por asistencia. el Jefe(a) Si el funcionario(a) afectado es personal las FF.AA. stinado(a) en la SSD, o personal comisionado en la SSD con obligación registrar asistencia, el encargo l control asistencia be proponer al Jefe un oficio l Subsecretario dirigido el Jefe l Estado mayor la Institución las FF.AA. respectiva. 6 Encargado(a) Informa a los remuneraciones funcionarios(as) afectados(as) e inicia trámite scuentos. Archiva copia impresa l correo l Jefe(a) la Unidad solicitando el scuento y l encargado l control asistencia. una vez dos los antecentes por el encargado(a) l control asistencia. Enviando correo Correo a los l funcionarios(as) afectados(as) encargado(a) por remuneraciones. scuentos, informando el motivo y el monto a Copia impresa scontar y solicitando l correo dar conformidad por el enviado al mismo medio. funcionario afectado.
Página: 8 11 N Quién Qué Cuándo Cómo Registro 7 Funcionario(a) Recibe información, la revisa y respon al encargado(a) remuneraciones, su conformidad al scuento formulado. 8 Encargado(a) Recibe la conformidad l remuneraciones funcionario y propone al Jefe(a) área el acto administrativo mediante el cual el Jefe(a) l Servicio dispone el scuento remuneraciones. Archiva una copia impresa l correo l Adjunta a la proposición los respaldos correspondientes. Consira una copia para el encargado l control asistencia y la carpeta funcionarios(as) afectados(as). 9 Jefe(a) área Revisa, visa y tramita la proposición scuento. Una vez revisados los respaldos, remite al Jefe(a) 10 Jefe(a) 11 Registrador(a) 12 Registrador(a) UCA Revisa, visa y dispone tramitar e imprimirla junto a la documentación respaldo. Imprime la Resol.ex y crea en el. Genera informe envío documentos y la junto con la documentación respaldo. Recibe Resol.ex y la documentación respaldo, y la remite por generando el informe envío documentos, para su revisión y visación. una vez recibidos los antecentes. una vez recibida la conformidad l una vez recibida la proposición con sus respaldos. una vez recibida la información l Jefe(a) Área. Una vez recibida la información l Jefe(a) Una vez recibida la información Enviando. correo Enviando correo con la RES EXE que dispone el scuento al Correo l Copia impresa l correo l Enviando correo Correo con la RES l EXE que dispone el Jefe(a) Área scuento al Enviando correo que dispone tramitar la adjunta. Registrando la en el Sistema Correo l Jefe 5
Página: 9 11 N Quién Qué Cuándo Cómo Registro 13 Jefe UCA Revisa y visa la Resol.ex y los respaldos dos. Dispone visación l Asesor(a) Jurídico. 14 Registrador(a) UCA 15 Asesor(a) Jurídico 16 Registrador(a) UCA Recibe Resol.ex y respaldos y mediante el generando informe documentos. Revisa Resol.ex y la documentación adjunta. Visa y remite. Recibe Resol.ex y documentación respaldo y mediante el generando informe documentos. 6.1.3.3 y scuento una vez recibidos los antecentes.. Una vez recibidos los antecentes. Dentro l pazo una vez recibidos los antecentes s la UCA. Una vez dos los antecentes por el Asesor(a) Jurídico. exenta con visación l Jefe(a) UCA. ex. con visación l Asesor(a) Jurídico N Quién Qué Cuándo Cómo Registro 1 Registrador(a) SSD. Recibe la Resol.ex y pasa para la firma l SSD mediante generando el informe envío documentos. 2 Subsecretario Aprueba el scuento a 3 Registrador(a) SSD 4 Encargado(a) remuneraciones Recibe transcripciones y distribuye, generando el informe envío documentos. Archiva original con anexo. Recibe copia l acto administrativo. Formula el scuento correspondiente. Archiva copia l acto administrativo en carpeta antecentes personales l funcionario(a) afectado(a). Una vez recibida la y respaldos s la UCA. En cuanto sea incluida en la Carpeta documentos para la firma l SSS. Una vez recibida la y anexo, firmada por el SSD. Dentro los diez primeros días l mes que corresponda el scuento. Firmando la Resol.ex que dispone scuento. Registra mediante. Otorga número que el Sistema Registrando el scuento en el libro remuneraciones. firmada por el SSD. Libro remuneraciones Copia l acto administrativo. 6
Página: 10 11 7 Registros exenta.. Libro remuneraciones. Reloj control asistencia. Planilla reloj control. Documento que respalda la ausencia, atraso o retirada antes la hora servicio. Correos s. término l 8 Observaciones 1 Es especialmente importante el registro asistencia para acreditar ante la CGR, el cumplimiento la jornada laboral 44 horas semanales para la percepción la correspondiente asignación profesional. El horario ingreso flexible establecido en la SSD mediante las resoluciones citadas en párrafo 3 l presente procedimiento, no admiten un margen tolerancia, razón por la cual el tiempo atraso no podrá ser restituido excediendo la jornada laboral diaria, correspondiendo el scuento por el tiempo no trabajado sin que exista causa justificada. Conforme a lo establecido en el artículo 72 inciso final l DFL N 29, Los atrasos y ausencias reiterados, sin causa justificada, serán sancionados con stitución, previa investigación sumaria administrativa. Cabe señalar que el artículo 138 l DFL (G) N 1 1997, Estatuto l Personal las Fuerzas Armadas, señala que este personal está sujeto a las obligaciones y prohibiciones establecidas para los empleados la Administración Civil l Estado en la ley N 18.834 y el artículo 152 l mencionado DFL, razón por la cual es también plenamente aplicable a ellos el artículo 72 la ley N 18.834, según el cual, durante el tiempo que no se hubiere efectivamente trabajado no podrán percibirse remuneraciones, biendo scontarse por los pagadores, a requerimiento escrito l jefe(a) inmediato, los períodos no trabajados, salvo que se trate feriados, licencias, permiso postnatal parental o permiso con goce remuneraciones. 2 Cuando hayan actividas l servicio dispuestas por los jefes(as) divisiones o la UCA, que impliquen que algún funcionario(a) no registre su asistencia o la registre en un horario entrada o salida distinta a la ordinaria, las o los secretarios las respectivas unidas informarán ello al encargado(a) l control asistencia, al correo controlasistencia@ssfensa.gob.cl, con copia informativa a dichas jefaturas. Para el caso las otras unidas pendientes directamente l Subsecretario, será el Jefe(a) la respectiva unidad quien remitirá la información al correo señalado, con copia al Jefe Gabinete. Los actos administrativos que disponen o autorizan comisiones servicio, capacitaciones, licencias médicas, feriados, permisos con o sin goce remuneraciones, o cualquier otra causal ausencia los funcionarios o funcionarias, berán consirar en su distribución una copia al encargado l control asistencia. En el caso cometidos o comisiones l servicio al extranjero, el responsable elaborar el oficio solicitando el trámite l acto administrativo a las instituciones las FF.AA. o a la SS.FF.AA, consirará en la distribución una copia al encargado l control asistencia. En cuanto reciba copias los actos administrativos o documentos que respaldan licencias médicas, feriados, permisos, comisiones, capacitaciones o cualquier ausencia, atraso o retirada antes l término l servicio, se be conectar al reloj control e ingresar la información relacionada con cada En caso configurarse una razón fuerza mayor ( imprevisto al que no es posible resistir, según el artículo 45 l Código Civil), que impida a un funcionario(a) concurrir a sus labores o llegar al servicio en el horario correspondiente, corresponrá al Subsecretario terminar si los acontecimientos ameritan justificar las ausencias o atrasos, sobre la base estimarse que se configuró una situación fuerza mayor, así como también ponrar los medios prueba presentados por las personas afectadas para acreditar que el impedimento obeció a esa causa (dictamen CGR N 42.896, 2002).
Página: 11 11 Observaciones 3 La información remitida a los jefes(as) unidas be tallar el monto a scontar a los funcionarios(as), cuya ausencia, atraso, retirada antes l término l servicio, o no registro en el reloj control, no esté justificada en el sistema. 4 Conforme lo señala la jurispruncia la CGR, no es posible autorizar horarios especiales inicio y término la jornada laboral por circunstancias personales, ya que el ornamiento jurídico no otorga a las autoridas tales atribuciones. Lo anterior, sin perjuicio la facultad aplicar lo establecido en la ley N 20.422, que establece normas sobre igualdad oportunidas e inclusión social personas con discapacidad, en el sentido autorizar a los órganos la Administración l Estado, para realizar los ajustes razonables en la jornada, sin afectar el normal sempeño l cargo o función, ni el funcionamiento l Servicio, con el fin garantizar la igualdad oportunidas a las personas que se encuentran en situación discapacidad. (Dictamen CGR N 39.451 2016). Excepcionalmente los jefes divisiones o unidas pendientes l Subsecretario, podrán disponer que sus subalternos ingresen al servicio a una hora terminada ntro l margen flexibilidad horaria establecido, cuando justificadas razones l servicio así lo requieran. La información l control asistencia será igualmente útil para efectos las correspondientes calificaciones los jefes unidas. El cumplimiento efectivo los servicios, be ser verificado y comprobado fehacientemente, pues el funcionario(a) que sempeña efectivamente sus servicios ntro l horario fijado por la autoridad, sin que ello que reflejado en el sistema control asistencia, no infringe sus obligaciones relativas al cumplimiento la jornada, sino que pue constituir una infracción a la obligación obecer las órnes impartidas por el superior jerárquico. 5 El acto administrativo pue ser masivo, cuando sea más un funcionario(a) afectado con scuento. Tener presente que acuerdo a la jurispruncia la CGR, en los scuentos por atrasos, una vez terminado el total l tiempo no trabajado en el mes, sólo se estimarán las horas completas, spreciando los minutos. 6 Una copia l acto administrativo be quedar archivado en la carpeta l funcionario(a) afectado(a).