PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA TRANSPORTE, SEGURO E INSTALACIÓN DE LAS OBRAS QUE PARTICIPAN EN LA EXPOSICIÓN SANTAS DE ZURBARÁN: DEVOCIÓN Y PERSUASIÓN. Sevilla a 8 de Noviembre de 2012. 1
1. OBJETO DEL CONTRATO. Realización de los servicios de transporte, póliza de seguro clavo a clavo, instalación y devolución de las obras de arte que participarán en la exposición temporal Santas de Zurbarán, organizada por el Instituto de la Cultura y las Artes del Ayuntamiento de Sevilla. Las obras a transportar figuran en el Anexo I, que también recoge la información específica sobre cada traslado. De acuerdo con la información contenida en el Anexo I, todas las obras a transportar deberán trasladarse desde sus domicilios de origen hasta el Espacio de Santa Clara, C/ Becas s /nº, 41002 Sevilla. Finalizada la exposición las obras serán devueltas a las entidades prestadoras. Las ofertas deberán elaborarse según las pautas que se indican en los distintos puntos del pliego. 1.1. Datos de la Exposición. -Título: Santas de Zurbarán: Devoción y Persuasión. -Lugar de Celebración: Espacio de Santa Clara en Sevilla. -Periodo Exposición: 3 de Mayo al 20 de Julio de 2013. -Periodo de la Cobertura: Desde el19 de Abril al 4 de Agosto de 2013 ambos incluidos. -Organizador: Instituto de la Cultura y las Artes del Ayuntamiento de Sevilla (en adelante ICAS). Las obras a exponer se incluyen en el Anexo I. 2. SERVICIOS OBJETO DEL CONTRATO. 2
2.1. Transporte, Embalaje e Instalación de Obras de Arte: Coordinación del traslado, acompañamiento y supervisión de los correos, obtención y cancelación de permisos, realización de trámites aduaneros y demás gestiones necesarias. Fabricación de embalajes o adquisición de los exigidos por cada Museo. Embalaje y recogida de obras en los lugares de origen indicados por los prestadores. Transporte, entrega y desembalaje de las obras desde los lugares de origen al Espacio de Santa Clara Sevilla, conservando en cada caso los materiales de embalaje y protección. Retirada de embalajes vacíos y transporte para su almacenaje durante el periodo de duración de la exposición, en condiciones medioambientales equivalentes o próximas a las de las salas de exposición. Instalación y fijación de las obras de arte en el Espacio de Santa Clara con las indicaciones del Comisario de la Exposición y la supervisión de los Correos de las entidades prestadoras. Transporte de los embalajes vacíos desde su lugar de almacenamiento hasta el Espacio de Santa Clara para reembalaje de las obras. Descuelgue de las obras de arte con la supervisión de los Correos. Reembalaje de las obras en el Espacio de Santa Clara. Recogida de las obras embaladas en el Espacio de Santa Clara para transporte, entrega y desembalaje en los lugares de destino indicados por los prestadores de las obras. Retirada de los embalajes vacíos tras el desembalaje. Abono de los servicios de transporte, alojamientos, dietas y atención a los Correos como representantes de los museos comunicándoles el plan de viajes y facilitándoles su trabajo de supervisión y asesoramiento. 2.2. Seguro del Trasporte clavo a clavo. Contratación de la póliza de seguro clavo a clavo necesaria para la cobertura de las obras participantes en la exposición. Se entenderá por cobertura clavo a clavo desde el inicio de las manipulaciones de embalaje en sus domicilios de origen y hasta su entrega, desembalaje y montaje en los domicilios de retorno indicados por 3
el ICAS. Incluyendo todos los transportes y estancias intermedios; instalación, desmontaje, manipulaciones del embalaje y desembalaje de las obras, así como posibles periodos de almacenaje y / o restauración, dentro de los periodos de cobertura solicitados. Tipo de cobertura: La totalidad de las obras serán aseguradas a través de una póliza comercial con un valor total de 35.648.640, que es la suma total de las valoraciones de cada una de las obras por parte de los prestadores, que se desglosará por cada obra de arte valorada por los museos prestadores (Anexo I). Periodo cobertura: El periodo de cobertura del seguro de las obras deberá establecerse desde la fecha de recogida de las obras, su transporte, el periodo de la exposición y devolución de las mismas a las pinacotecas. De forma indicativa se estima el inicio del periodo de cobertura entre 15 días antes de la fecha expositiva y 15 días después de su finalización. (previsto para el 3 de Mayo (19 de Abril) al 20 de Julio (14 de Agosto) de 2013 ambos incluidos. Ámbito de la cobertura: Desde las manipulaciones para el embalaje, transporte, desembalaje, montaje, estancia, exposición, desmontaje, y reembalaje hasta el retorno a los diferentes museos prestadores. Incluyendo manipulaciones, almacenajes, estancias previas durante y posteriores a la exposición. Valor convenido: la cobertura de la póliza será a valor convenido. El valor individual de las obras es el comunicado por cada uno de los Museos, como propietarios, e indicado en el Anexo I. Dicho valor individual de las obras quedará reflejado en los correspondientes certificados de seguro que serán emitidos por la compañía adjudicataria del contrato. Inclusión automática de las obras: los aseguradores asumirán aquellos incrementos en el capital total asegurado debidos a la inclusión de nuevas obras en la cobertura de la póliza, siempre y cuando el asegurado modifique dicha inclusión en tiempo y forma. Esta inclusión conllevará la revisión de la prima a abonar. Riesgos Cubiertos: Las pólizas proporcionarán cobertura contra todo riesgo 4
de pérdida y /o daño físico que afecte a las obras de arte aseguradas e incluirá las siguientes cláusulas: -Institute Cargo Clauses A (ICCA). Póliza de seguro de transporte internacional. -Institute Strikes Clauses. Cláusula de golpes. -Institute War Clauses. Cláusula de Guerra. -Cláusula de Exoneración. -Cláusula de Depreciación y /o Demérito Artístico. -Cláusula de Daños por hechos malintencionados. -Cláusula de Museos y Colecciones. -Cláusula de Opción de Recompra. -Cláusula de liquidación de siniestro sin franquicia. -Cláusula de Vidrios. -Cláusula de Descabalamiento. -Cláusula de Marcos. -Cláusula de Exclusión por Contaminación Radioactiva. Exoneración de Responsabilidades: Los aseguradores renuncian expresamente a todo recurso que tuvieran derecho a ejercer contra el personal del ICAS o de las instituciones y colecciones prestadoras. Cobertura de Daños y Pérdidas por Conducta Negligente o Dolosa de los Asegurados, Beneficiarios, sus Empleados y /o Agentes. Beneficiarios: En caso de siniestro indemnizable, se considerará beneficiario a los propietarios de las obras prestadas. Franquicia: Toda liquidación de siniestros se realizará sin deducción de franquicia alguna. Envío de Condicionados y Certificados: Los certificados de seguro deberán ser emitidos en español e inglés. Liquidación de Siniestros: -pérdida total o destrucción de la obra se indemnizará el valor asegurado en cada caso; 5
-pérdida parcial o daño a cualquiera de las obras, será determinada por el coste de la restauración y una cantidad igual a cualquier depreciación y /o demérito en el valor de la obra, que se establecerá de mutuo acuerdo entre la aseguradora y los propietarios, en caso de que no exista acuerdo, lo que determine un perito aceptado por todas las partes; -el peritaje de daños por posibles siniestros se efectuará no más tarde de 10 días desde la comunicación; -las indemnizaciones con cargo a la póliza se abonarán al beneficiario no más tarde de 40 días. Gastos periciales: Estarán a cargo de la aseguradora. Límites de responsabilidad: Alcanzará en cada ocasión hasta el valor total de las piezas museísticas aseguradas. Incumplimiento de las condiciones del contrato: Conllevaría la rescisión inmediata, corriendo la empresa con todos los gastos. 3. TRABAJOS A REALIZAR. Como norma, además de las especificaciones contenidas en este pliego, se atenderá a las indicaciones dadas por los prestadores, así como al cumplimiento de las normativas y recomendaciones vigentes relativas a la manipulación y traslados de obras de arte. Los procedimientos a seguir habrán de ser sometidos a la aprobación previa de los prestadores y del ICAS. Todos los movimientos y manipulaciones autorizados de las obras deberán ser realizados por personal especializado en el manejo y traslado de obras de arte, bajo la supervisión de los correos correspondientes y del personal del ICAS. El personal que manipule las obras empleará para ello guantes limpios de algodón o de otro material apto para el manejo de obras de arte. 6
El contratista velará por el cumplimiento de las prescripciones del presente pliego por parte de los agentes que contrate para la realización de servicios en el extranjero. La empresa de transporte deberá de aportar todo el material necesario para la correcta realización de cada uno de los trabajos y servicios de seguros clavo a clavo, que incluirá mesas, focos, materiales de embalaje o adquisición de los mismos a los museos que exijan los suyos, alargadores de cable y medios mecánicos y técnicos que fuera preciso. 3.1. Bienes Culturales a Transportar. El total de obras a transportar es de catorce. 3.1.1. Transportes Internacionales: Tres. -National Gallery of London 1 obra y -Palazzo Bianco de Génova 2 obras. 3.1.2. Transportes Nacionales: Catorce. -Museo Bellas Artes de Sevilla 8 obras. -Museo Thyssen-Bornemisza de Madrid 1 obra. -Museo Carmen Thyssen-Bornemisza de Málaga 1 obra. -Museo del Prado de Madrid 1 obra. - Museo Bellas artes Bilbao. 2 obras - Colección Masaveu. 1 obra. 3.1.3. Servicios de Transporte. Los medios y rutas deberán ser siempre sometidos a aprobación previa de los prestadores y del ICAS. El transporte se hará preferentemente por carretera, debiendo cumplirse las condiciones que establezcan las entidades prestadoras. 3.1.4. Transporte terrestre. 7
-Vehículos con capacidad adecuada para las obras. -Suspensión neumática. -Carrocería blindada y con aislamiento térmico. -Trampillas elevadoras. -Paredes interiores con sistemas de agarre y herramientas para la correcta estiba de las obras. -Medios mecánicos acordes para el traslado desde el vehículo al almacén o sala expositiva. -Sistemas de control de temperatura y humedad. -Sistemas de alarma y extinción de incendios controlables desde cabina. -Dos conductores. -Teléfonos móviles. -Los transportes terrestres de obras de arte procedentes del extranjero se ofertarán tomando en consideración las preferencias de los prestadores respecto al empleo de vehículos de agentes de su propio país. El ICAS no asumirá los posibles costes que pudieran derivarse de los requerimientos de los prestadores de vehículos de agentes extranjeros. 3.1.5. Transporte Aéreo: -Se elegirán los vuelos que realicen menos escalas y con trayecto más corto. -Las obras deberán viajar en contenedores, palet o extra-seat. -Las obras se situarán en posición vertical y en la dirección del vuelo. 3.1.6. Rutas. -La empresa licitadora procurará la ruta más directa. -Se incluirá en la oferta un plan de viaje en el que se especificará todos los términos del transporte, viaje y estancia de correos. -El plan de viajes deberá ser aprobado por los prestadores y el ICAS. -Los transportes se presupuestarán como servicios exclusivos y entrega directa, salvo indicación de los organizadores y prestadores. -En caso de ofertar transportes combinados de distintos prestadores y /o transportes no directos, se deberá indicar la ruta sometiéndola a la autorización de los prestadores. 8
3.2. Servicios y Materiales de los Embalajes. -Utilización de materiales neutros y químicamente estables de acuerdo con los estándares de embalajes de obras de arte. -Verificar medidas de las obras antes de la fabricación o adquisición de los respectivos embalajes. -Embalajes por cada obra de arte, garantizando estabilidad, rigidez e indeformabilidad de las cajas, que serán reforzadas por listones, la base se protegerá con patines y deberán de tener asideros. -Las cajas por fuera irán rotuladas con los signos convencionales de posición, fragilidad y necesidad de protección, con los números claves de identificadores del contenido al menos en los dos frentes menores y los requisitos de los prestadores. -Impermeabilización exterior e interior con un material de barrera antihumedad con tratamientos aislantes e ignífugos. -Tapas con cierre de pletina con rosca metálica interior o bien con cierre de presión o cerradura en caso de piezas frágiles, que permita la colocación de precintos. Las tapas irán con materiales que garanticen su estanqueidad y no se dejarán juntas en la cara superior de la caja. -El interior llevará un material amortiguador de golpes y vibraciones con aislamiento térmico y de humedad. Se especificará el material a emplear, estos materiales de recubrimiento interno deberán ser químicamente estables y auto extinguibles, no abrasivos y de ph neutro. -Las obras enmarcadas con vidrio se protegerán con cinta adhesiva. -Después del desembalaje se conservarán en condiciones medioambientales apropiadas y similares a las salas de exposición. -Los embalajes vacíos se retirarán para conservarlo en condiciones adecuadas para su reutilización. Se incluirá posibles reparaciones. -El almacenaje de los embalajes vacíos será en las condiciones medioambientales siguientes: 50% HR, + / - 5% en periodos de 24 horas; 9
22º C, + / - 2º C en periodos de 24 horas. Deberán especificar el cumplimiento. -La empresa adjudicataria retirará los materiales, que serán destruidos salvo que algún prestador comunique que desea su conservación. 3.3. Medios Humanos y Técnicos y Otras Circunstancias. -La empresa adjudicataria designará un coordinador con dedicación exclusiva para toda la exposición, tanto en la concentración como en la dispersión que aportará currículo. -Las empresas licitadoras se deberán desplazar al Espacio Santa Clara con el fin de verificar medidas y accesos a las salas de exposición, para prever los medios humanos y técnicos necesarios. -La instalación de los cuadros estará supervisada por los Correos y el Comisario de la exposición y se realizará con las medidas de seguridad y los recursos necesarios para su correcta fijación. -Los gastos que pudieran generar el incumplimiento del plan de viaje repercutirán en la empresa adjudicataria. 3.4. Despacho de Aduanas de las Obras. La empresa de transportes incluirá personal cualificado para la gestión y resolución de trámites aduaneros y permisos de importación y exportación, que facilitará al ICAS las gestiones necesarias para obtener los permisos requeridos para la realización de los despachos aduaneros. Asimismo, una vez finalizado los servicios objeto de este contrato, los originales de la documentación derivada de su actividad deberán estar a disposición del ICAS. Este servicio se podrá subcontratar. Debiendo los licitadores indicar en la oferta dicho extremo, indicando el importe, el nombre o el perfil empresarial, definido por referencia a las condiciones de solvencia profesional o técnica, de los subcontratistas a los que se vaya a encomendar su realización. De todas formas, la empresa que resulte adjudicataria deberá comunicar anticipadamente y por escrito al ICAS la intención de celebrar los subcontratos, conforme establece el artículo 227 del TRLCSP. 3.5. Correos. 10
-Deberá presupuestarse un correo por cada prestador. -En caso de que algún prestador indique que irán sin acompañante, la empresa se lo notificará al ICAS. -La empresa de transporte asumirá los gastos de alojamiento, manutención y desplazamientos de los correos que acompañen las obras, así como, en su caso, en los destinos intermedios. Las dietas serán entregadas a los correos al inicio de cada viaje. La cuantía será marcada por cada institución prestadora. -La duración máxima de los viajes de los correos, siempre que no se indiquen otras condiciones por los prestadores, para los internacionales europeos dos noches de alojamiento y tres de dietas, y para los nacionales una noche de alojamiento y tres de dietas. -En caso de que viajen en avión deberá presupuestarse en clase preferente. -En caso de que lo realicen vía terrestre será necesario coche piloto y dos conductores para trayectos superiores a 800 Km. -Deberán ser alojados en hoteles de 3 ó 4 estrellas en las proximidades del Espacio Santa Clara en régimen de alojamiento y desayuno. Así como, en su caso, 3.6. Gastos Extraordinarios. Cualquier solicitud de servicio y /o gasto extraordinario será comunicado por la empresa al ICAS para su aprobación previa, ya que no se asumirá ninguno que no se haya sometido a aprobación antes de ser realizado. El ICAS no asumirá ningún gasto extraordinario que se produzca como consecuencia en la falta de toma de consideración de los requerimientos expresados en este pliego. Dichos gastos sólo podrán estar relacionados con exigencias de las pinacotecas prestadoras de las obras, que estén contempladas en las condiciones de cesión de las obras. El importe máximo de modificación del gasto por dichos conceptos no podrá exceder del 10% del importe de licitación. 3.7. Plazo de Realización y Entrega. A) Calendario de Trabajos de Concentración: 11
-Entrega y desembalaje en las instalaciones del espacio de Santa Clara a partir del 22 de Abril de 2013. El último día para desembalaje e instalaciones de obras será el 29 de Abril. -La inauguración será el 3 de mayo del presente año. B) Calendario de trabajos de Dispersión y Devolución: -Entrega de embalajes vacíos a las Salas del Espacio de Santa Clara a partir del 1 de Agosto de 2013. Se deberá contemplar la posibilidad de trabajar en días festivos. -Reembalaje de las obras del 2 al 4 de Agosto. El 5 de Agosto deberán de estar vacías. -Todas las obras deberán haber sido entregadas y desembaladas en los domicilios de los prestadores como máximo el día 14 de Agosto de 2013. C) Horarios de trabajo: -La oferta contemplará los servicios que se prestarán en horarios laborales habituales y extraordinarios, que se especificarán tanto los del adjudicatario como de los agentes que trabajen en el extranjero. -Los horarios y plazos indicados podrán ser modificados por parte de los prestadores y el ICAS por causas justificadas. 4. REQUISITOS DEL LICITADOR. La empresa licitadora debe reunir y acreditar los siguientes requisitos: 4.1. Conocimiento del medio. Presentar trabajos como los que se describen en los servicios requeridos y experiencia en el medio cultural y en este tipo de actuaciones y tareas museográficas. 4.2. Equipo técnico. Tanto humano como de recursos materiales necesarios para la realización del trabajos solicitados. 5. PRECIO MÁXIMO DE LICITACIÓN. La cuantía máxima de licitación será de 109.000 (ciento nueve mil euros), IVA no incluido. El importe de la oferta y el presupuesto detallado por partidas constituirán un precio cerrado. Cualquier condicionamiento o 12
modificación sobre la misma será motivo de exclusión en el proceso de adjudicación. -Media de Póliza de seguro clavo a clavo por obras de arte sería el 0,05% del valor asignado por los prestadores 35.648.640 x 0,05%... 17.824,32 -Media de Transporte de una obra internacional... 12.000 -Media de Transporte de una obra nacional... 4.000 Conforme a la estimación que antecede, el valor estimado del contrato correspondiente a transporte y todos lo servicios detallados, sería de 56.000 y el correspondiente al seguro clavo a clavo de las obras a 17.824,32. 6. FORMA DE PAGO. El pago se realizará por los servicios efectivamente prestados y una vez recibidos de conformidad por el departamento correspondiente. Para ello, será necesario que se aporte la documentación acreditativa de la realización del servicio, que el director del contrato le requiera a la empresa adjudicataria. 6.1. Facturación del Transporte de concentración. Recogida, transporte, embalaje, desembalaje e instalación en el Espacio de Santa Clara, tras la recepción de las obras de arte de los diferentes prestadores antes del 30 de Abril de 2013, que se presentará a partir de la inauguración el 3 de Mayo de 2013. 6.2. Facturación del Transporte de Dispersión. Embalaje, transporte desde el Espacio de Santa Clara a los distintos Museos, desembalaje y seguro clavo a clavo pasados 15 días después de la finalización de la exposición el 20 de Julio de 2013. 7. RECOGIDA DE DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA. El ICAS podrán entregar a las empresas participantes en la licitación información complementaria al Anexo I. 13
Las empresas concurrentes podrán solicitar más información sobre las Hojas de préstamos de los Museos en la siguiente dirección: Jefatura de Sección de Coordinación Departamentos Técnicos. C/ El Silencio nº 1, 41001 Sevilla. Persona de Contacto: Pedro J. González Fernández. Telf.: +34 955 47 14 21 ; +34 625 15 16 14. E-Mail: pjgonzalez.cultura@sevilla.org 7.1. Documentación a aportar. Además de las indicaciones relativas a la forma de presentación de las ofertas contenidas en el pliego de cláusulas administrativas particulares, la oferta técnica se elaborará de acuerdo con las siguientes instrucciones: Dos capítulos generales diferenciados: -Concentración desde orígenes a Sevilla. -Dispersión desde Sevilla a orígenes. Traslados de obras y plan de servicios a correos serán capítulos separados. Los traslados de obras como los gastos de correos se ordenarán por procedencias y domicilios, según orden Anexo I. Se especificarán en cada caso el agente en el extranjero. Cuando el prestador haya indicado agente específico, la oferta se realizará de acuerdo a dicha indicación. La oferta incluirá el pago a agentes por parte de la empresa licitadora. Detalles del Plan de viajes de cada una de las obras. Detalle de los medios humanos y técnicos que se destinarán de forma efectiva al embalaje, transporte, seguro e instalación de las obras. Currículo vitae del coordinador de la exposición por parte de la empresa. Se diferenciará los servicios prestados por agentes extranjeros y por la empresa licitadora. Los distintos servicios que comprende cada uno de los transportes de 14
obras se consignarán en partidas independientes, que incluirán los diferentes aparejados desde la recogida a la devolución. Se harán constar los servicios a los correos. Se especificará los servicios fuera del horario habitual. La estructura de la oferta coincidirá con la de la facturación. 8. CRITERIOS DE ADJUDICACIÓN. El ICAS aplicará para la adjudicación los siguientes criterios sobre un total de 100 puntos: 8.1. Valoración del organigrama y programa de ejecución 45 puntos: A) Cronograma detallado de tiempos respecto a los plazos de ejecución definidos en el apartado 3.7....15 puntos. B) Detalle pormenorizado de los distintos tipos de Embalajes a emplear...15 puntos. C) Detalle de rutas e itinerarios por piezas y /o grupos de piezas... 15 puntos. 8.2. Características Económicas de la propuesta...55 puntos. Sevilla, a 8 de Noviembre de 2012. JEFE DE SECCIÓN DE COORDINACIÓN DE DEPARTAMENTOS TÉCNICOS. Fdo.: PEDRO J. GONZÁLEZ FERNÁNDEZ 15