TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA INVITACIÓN PÚBLICA DE OFERTAS FBU- 001-2015 AGOSTO 20 15 La Universidad de Antioquia, está interesada en recibir propuestas para Contratar con una compañía de seguros legalmente autorizada para funcionar en el país, las pólizas de Vida Grupo Deudores del Fondo de Bienestar Universitario y del Fondo Rotatorio de Vivienda, que cumplan con los requisitos y ofrezca las mejores condiciones para satisfacer las necesidades de los fondos en mención, con objeto de indemnizar el saldo de los créditos de los deudores afiliados a los Fondos antes mencionados, favorecidos con préstamos, en caso de ocurrencia de cualquier evento amparado bajo el presente seguro. Contratación Pólizas de Seguros Esta invitación pública a presentar oferta de seguros ha sido elaborada siguiendo los principios señalados por el Acuerdo Superior 419 del 29 de abril de 2014, Estatuto General de Contratación de la Universidad de Antioquia; para tal efecto, se han realizado los estudios de conveniencia y oportunidad con base en los requerimientos de la Universidad. Solicitamos seguir en la elaboración de la propuesta, la metodología señalada en esta invitación pública, con el objeto de obtener claridad y ofrecimientos de la misma índole que permitan una selección objetiva.
RECOMENDACIONES GENERALES A LOS PARTICIPANTES LA UNIVERSIDAD se encuentra interesada en recibir propuestas para contratar su programa de seguros. Para efectos de lo anterior, se recomienda a los oferentes que antes de elaborar y presentar sus propuestas, tengan en cuenta lo siguiente: 1. Leer cuidadosamente el contenido de este documento. 2. Verificar que no se encuentren dentro de las causales de inhabilidad e incompatibilidad para contratar de acuerdo con la Constitución Nacional, la Ley y el Estatuto General de Contratación de la Universidad de Antioquia (Acuerdo Superior 419 del 29 de abril de 2014). 3. Cerciorarse que cumple las condiciones y reúne los requisitos aquí señalados. 4. Examinar rigurosamente el contenido del Términos de referencia, los documentos que hacen parte del mismo y el Régimen Jurídico que regula los procesos de contratación de La Universidad de Antioquia. 5. Adelantar oportunamente los trámites tendientes a la obtención de los documentos que deben allegar con las propuestas y verificar que contienen la información completa que acredita el cumplimiento de los requisitos exigidos, en la ley y en el presente Términos de referencia. 6. Examinar que las fechas de expedición de los documentos se encuentren dentro de los plazos exigidos en el Términos de referencia. 7. Revisar la póliza de seriedad de la propuesta y verifique que: Sea otorgada a favor de la. Como tomador, que figure su razón social completa, e incluir la sigla; siempre y cuando ésta también figure en el correspondiente certificado de existencia y representación legal. El valor asegurado corresponda al fijado en este documento. La vigencia corresponda a lo estipulado en este documento. El OBJETO y EL NÚMERO de esta selección, coincida con el de la propuesta que presente. Esté suscrita por el TOMADOR PROPONENTE AFIANZADO 8. Suministrar toda la información requerida a través del presente Términos de referencia, en el orden correspondiente. 9. Analizar en su integridad el contenido del Términos de referencia. 10. Diligenciar totalmente los anexos contenidos en este Términos de referencia. 11. Presentar las ofertas en original y dos (2) copias con el correspondiente índice y debidamente foliadas. 12. Tener presente la fecha y hora previstas para el cierre de la presente Licitación Pública, EN NINGÚN CASO SE RECIBIRÁN PROPUESTAS RADICADAS FUERA DEL TÉRMINO PREVISTO. 13. Todas las consultas deberán presentarse por escrito, personalmente o enviarse por correo electrónico con verificación telefónica de su recepción, hasta la fecha y hora indicada, en este No se atenderán consultas telefónicas ni personales. 2
14. Toda comunicación enviada por los proponentes debe ser dirigida a la Universidad de Antioquia, Ventanilla Única de Gestión de Correspondencia, Calle 70 No. 52-21, diagonal Edificio de Extensión dentro del horario comprendido entre 7:00 a.m. a 6:00 p.m. 15. Los proponentes, con la sola presentación de su propuesta, AUTORIZAN A LA, PARA VERIFICAR TODA LA INFORMACIÓN QUE EN ELLA SUMINISTREN. 16. Cuando se presente una presunta falsedad, en la información suministrada por el proponente, o en la de uno de los miembros del Consorcio o de la Unión Temporal, acorde con las exigencias o requisitos establecidos en el Términos de referencia, la podrá rechazar la propuesta y/o dar aviso a las autoridades competentes, previa evaluación de la Entidad. 17. El contenido del Términos de referencia debe ser interpretado integralmente. 3
TABLA DE CONTENIDO FICHA RESUMEN... 7 CAPÍTULO I... 8 1. INFORMACIÓN GENERAL... 8 1.1 ANTECEDENTES... 8 1.2 OBJETO... 8 1.3 ALCANCE Y DESCRIPCIÓN DEL OBJETO... 8 1.4 VIGENCIA DE LOS SEGUROS A CONTRATAR... 8 1.5 ESTIMACIÓN, TIPIFICACIÓN Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES QUE PUEDEN AFECTAR EL EQUILIBRIO ECONÓMICO DEL CONTRATO... 8 1.6 PRESUPUESTO OFICIAL... 11 1.7 PARTICIPANTES... 11 1.8 NÚMERO MÍNIMO DE PROPONENTES... 11 1.9 INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES... 11 1.10 RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE... 12 1.11 INFORMACIÓN SUMINISTRADA... 12 1.12 INTERPRETACIÓN Y ACEPTACIÓN DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA... 12 1.13 PRÁCTICAS ANTICORRUPCIÓN... 12 1.14 CORRESPONDENCIA... 13 1.15 MULTAS... 13 1.16 CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA... 14 1.17 SUPERVISIÓN DEL CONTRATO... 14 CAPÍTULO II... 16 2. PROCEDIMIENTO DE LA INVITACIÓN A COTIZAR... 16 2.1 PUBLICIDAD Y CONSULTA DEL PROCESO DE INVITACIÓN... 16 2.2 ACTO ADMINISTRATIVO DE APERTURA DEL PROCESO... 16 2.3 SOLICITUD DE ACLARACIONES A LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA... 16 2.4 ENTREGA DE PROPUESTAS -LUGAR, FECHA Y HORA DE CIERRE DE LA INVITACIÓN PÚBLICA... 17 2.5 PRÓRROGA DE LA FECHA DE CIERRE DE LA INVITACIÓN... 17 2.6 COMITÉ DE EVALUACIÓN DE PROPUESTAS... 17 2.7 CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS... 18 4
2.8 PRESENTACIÓN DEL INFORME DE EVALUACIÓN... 18 2.9 DECLARATORIA DE DESIERTA DE LA INVITACIÓN PÚBLICA... 19 2.10 ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO... 19 2.11 PERFECCIONAMIENTO Y LEGALIZACIÓN DEL CONTRATO... 19 2.12 CORREDORES DE SEGUROS... 20 CAPÍTULO III... 21 3. PREPARACIÓN Y ENTREGA DE PROPUESTAS... 21 3.1 COSTOS Y ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA... 21 3.2 IMPUESTOS Y DEDUCCIONES... 21 3.3 PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA... 21 3.4 CONDICIONES DE LAS PROPUESTAS... 22 3.5 RESERVA DE LA INFORMACIÓN DE LAS PROPUESTAS... 23 CAPÍTULO IV... 24 4. REQUISITOS PARA PARTICIPAR... 24 4.1 FACTORES DE VERIFICACIÓN... 26 4.2 DOCUMENTOS JURÍDICOS EXIGIDOS- HABILITANTES... 26 4.2.1 Carta de Presentación de la Oferta (ANEXO No. 3)... 26 4.2.2 Certificación del Revisor Fiscal (cumplimiento obligaciones al Sistema de seguridad social y parafiscal)... 27 4.2.3 Certificación donde conste inscripción y antecedentes disciplinarios del Revisor Fiscal 27 4.2.4 Certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio 27 4.2.5 Certificado expedido por la Superintendencia Financiera de Colombia... 28 4.2.6 Documento de Conformación del Consorcio o Unión Temporal.... 28 4.2.7 Original de la Garantía de Seriedad de la Propuesta con sus Condiciones Generales. 29 4.2.7.1 Cubrimiento de la Garantía de Seriedad... 30 4.2.8 Registro Único Tributario (RUT)... 30 4.2.9 Registro Único de Proponentes - RUP... 30 4.2.10 Multas, Apremios, Sanciones y Declaratorias de Incumplimiento Contractual.... 31 4.3 CONDICIONES DE EXPERIENCIA - REQUISITO HABILITANTE... 31 4.4 CAPACIDAD ADMINISTRATIVA REQUISITO HABILITANTE... 32 4.5 CAPACIDAD FINANCIERA - REQUISITO HABILITANTE... 32 4.5.1 Verificación de la Capacidad Financiera según RUP.... 32 4.6 VERIFICACIÓN DE REQUISITOS HABILITANTES Y EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS... 34 4.6.1. CRITERIOS DE HABILITACIÓN... 34 4.6.2. VERIFICACIÓN CAPACIDAD JURÍDICA... 35 4.6.3. VERIFICACIÓN DE LAS CONDICIONES DE EXPERIENCIA... 35 4.6.4. VERIFICACIÓN DE LAS CONDICIONES TÉCNICAS... 35 4.6.5. VERIFICACIÓN CAPACIDAD FINANCIERA... 35 CAPÍTULO V... 36 5
5. CONDICIONES TÉCNICO HABILITANTE DE LA PROPUESTA Y DEL SERVICIO... 36 5.1. CONDICIONES TÉCNICAS BÁSICAS OBLIGATORIAS... 36 5.2. EJEMPLARES DE LA PÓLIZA Y SUS ANEXOS... 36 5.3. LISTADO DE DOCUMENTOS PARA EL TRÁMITE Y ATENCIÓN DE SINIESTROS... 37 5.4. INFRAESTRUCTURA ORGANIZACIONAL... 37 5.5 CONDICIONES DE LA PROPUESTA DE SERVICIOS-REQUISITO HABILITANTE... 38 5.5.1. CAPACITACIÓN CON CRONOGRAMA DE EJECUCIÓN... 38 5.5.2. INFORMES PERIÓDICOS... 38 5.6. CONDICIONES DE LA PROPUESTA ECONÓMICA-REQUISITO HABILITANTE... 38 CAPÍTULO VI... 40 6. DOCUMENTOS DE LA PROPUESTA... 40 CAPÍTULO VII... 41 7. CAUSALES DE RECHAZO DE LAS PROPUESTAS... 41 CAPÍTULO VIII... 43 8. CRITERIOS DE ADJUDICACIÓN Y EVALUACIÓN... 43 8.1. CRITERIOS DE SELECCIÓN Y PONDERACIÓN... 43 8.2. FACTORES DE EVALUACIÓN: 1.000 PUNTOS... 44 8.2.1 Factor Económico- Menor Prima (700 puntos)... 45 8.2.2. Factor Calidad Cláusulas y/o Condiciones Complementarias Calificables (300 puntos).. 45 8.3. CRITERIOS DE DESEMPATE... 47 CAPITULO IX... 48 9. ANEXOS... 48 6
FICHA RESUMEN Solicitud Pública de ofertas FBU-001-2015, para Contratar con una compañía de seguros legalmente autorizada para funcionar en el país, las pólizas de Vida Grupo Deudores del Fondo de Bienestar Universitario y del Fondo Rotatorio de Vivienda, que cumplan con los requisitos y ofrezca las mejores condiciones para satisfacer las necesidades de los fondos en mención, con objeto de indemnizar el saldo de los créditos de los deudores afiliados a los Fondos antes mencionados, favorecidos con préstamos, en caso de ocurrencia de cualquier evento amparado bajo el presente seguro. 1. Autorización del Consejo Superior Resolución Superior 2029 del 28 de julio de 2015. Universitario 2. Organismo Financiador Recursos propios de la Universidad 3. Presupuesto Oficial 4. Aprobación del Comité técnico de Contratación Presupuesto total: Mil doscientos cuarenta millones de pesos m/l. ($1.240.000.000) Acta No. 33 del 01 de julio de 2015 5. Resolución de Apertura Resolución de Apertura 001 del 6 de agosto de 2015 6. Términos de Referencia Consulta Los interesados podrán consultarlo y descargarlo en el sitio web de la Universidad: http://www.udea.edu.co enlace contratación y convocatorias, Invitaciones a cotizar o en la siguiente dirección electrónica: www.udea.edu.co/contratacion 7. Fecha de apertura 10 de agosto de 2015 8. Fecha de publicación 10 de agosto de 2015 9. Medio de publicación Portal Universitario Universidad de Antioquia http://www.udea.edu.co 10. Solicitud de aclaraciones a los términos de referencia 11. Respuesta a observaciones por parte de la Universidad 12. Publicación de adendas en caso de que haya lugar 13. Entrega de Propuestas Hasta el 25 de agosto de 2015 a las 16:00 horas. Hasta el 1 de septiembre de 2015 1 de septiembre de 2015 Fecha Hora Lugar 7 de septiembre de 2015, entre las 10:30 y las 11:00 a.m. hora legal colombiana, señalada por el Instituto Nacional de Metrología de Colombia. Universidad de Antioquia, Ventanilla Única de Gestión de Correspondencia, Calle 70 No. 52-21. 14. Duración del contrato Quince (15) meses, contados a partir del Acta de Inicio. 7
1. INFORMACIÓN GENERAL 1.1 ANTECEDENTES CAPÍTULO I LA, requiere seleccionar una o varias compañías de seguros, para ello se solicita que los proponentes examinen cuidadosamente la presente invitación a presentar oferta de seguros, la cual constituirá una exigencia y obligatoriedad legal en caso de que le sea adjudicada la presente contratación. Sólo serán evaluadas las ofertas que se presenten dentro del término previsto y que cumplan las Condiciones y Requisitos establecidos, contenidas en la presente invitación. 1.2 OBJETO Contratar con una o varias compañías de seguros legalmente autorizadas para funcionar en el país, las pólizas de seguros de vida grupo de deudores del Fondo Rotatorio de Vivienda FRV y la Póliza de vida grupo de deudores Fondo de Bienestar Universitario FBU. 1.3 ALCANCE Y DESCRIPCIÓN DEL OBJETO El Fondo de Bienestar Universitario, adscrito a la Dirección de Bienestar Universitario de la Universidad de Antioquia, requiere adelantar el proceso de selección y adjudicación para contratar la póliza seguro de vida grupo de deudores del Fondo Rotatorio de Vivienda FRV y la Póliza de seguro de vida grupo de deudores Fondo de Bienestar Universitario FBU. NOTA 1: Las propuestas presentadas DEBERÁN comprender todas las condiciones de la presente invitación. NOTA 2. NO SE ACEPTAN propuestas bajo la modalidad de coaseguro. 1.4 VIGENCIA DE LOS SEGUROS A CONTRATAR La vigencia técnica de los seguros a contratar, será de quince (15) meses, contados a partir del 1 de Octubre de 2015 a las 00:00 horas. 1.5 ESTIMACIÓN, TIPIFICACIÓN Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES QUE PUEDEN AFECTAR EL EQUILIBRIO ECONÓMICO DEL CONTRATO Se define este riesgo como aquel que resulta de la ruptura del equilibrio económico del contrato como consecuencia de que por circunstancias imprevisibles y ajenas a la voluntad de las partes aquel resulte más gravoso para el contratista. 8
A continuación se relacionan los eventuales riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del(los) contrato(s), tipificándolos según sus características y estableciendo cuál de las partes del contrato deberá soportarlos, para lo cual se establece la siguiente Matriz de Riesgos. TIPO DE RIESGO ASIGNACIÓN DEL RIESGO ESTIMACIÓN DEL RIESGO No. DESCRIPCIÓN DEL RIESGO ASIGNACIÓN DEL RIESGO PROBABILIDAD IMPACTO JURÍDICOS y/o LEGALES 1 2 3 Errores involuntarios que hayan quedado en los pliegos de condiciones, estudios previos, anexos técnicos, operaciones aritméticas y/o demás documentos del proceso. No expedición de las pólizas o cambios en las condiciones ofertadas por el contratista Posibilidad de Cambios en la normatividad de los contratos de seguros que beneficien los intereses del asegurado y que deben ser incorporados en el contrato suscrito CONTRATISTA Baja Baja Riesgo que asume el CONTRATISTA. 100% Riesgo que asume el CONTRATISTA. 100% Baja Baja Baja Baja 4 Aumento de la siniestralidad de la póliza Riesgo que asume el CONTRATISTA. 100% Media Media RIESGOS FINANCIERO S Y/O DE MERCADO 5 Cambios en las condiciones de los contratos de reaseguro que ha suscrito el contratista y/o el retiro de respaldo de los reaseguradores Riesgo que asume el CONTRATISTA. 100% Baja Baja 6 Cambios en la situación financiera del contratista que hace la toma de decisiones por parte de la Superintendencia Financiera Riesgo que asume el CONTRATISTA y la Universidad de Antioquia Baja Baja 9
TIPO DE RIESGO ASIGNACIÓN DEL RIESGO ESTIMACIÓN DEL RIESGO 7 Inclusión de condiciones adicionales que cambian la situación financiera o exigen mayores recursos financieros del contratista Riesgo que asume el CONTRATISTA. 100% Baja Baja 8 Revocación por parte de las pólizas que han sido adjudicadas al contratista Riesgo que asume el CONTRATISTA y la Universidad de Antioquia 50% cada uno Media Media TÉCNICOS Y/O OPERATIVOS 9 Inclusión de requisitos adicionales para el pago de los siniestros o cambios en las condiciones contratadas, de manera unilateral por parte del contratista Riesgo que asume el CONTRATISTA. 100% Baja Baja Las aseguradoras proponentes que resulten seleccionadas, deberán prever y mitigar el riesgo que se encuentra asignado a ellas sin la posibilidad de una revocación, por lo tanto, no habrá un mecanismo adicional de ajuste y revisión de primas en vigencia de los seguros contratados y como resultado del desequilibrio emanado de la siniestralidad de los mismos. Los proponentes seleccionados asumirán por su cuenta los riesgos mencionados que le fueron asignados y los riesgos propios del negocio jurídico que no sean asumidos en forma expresa por la Universidad, así como los demás que no sean explícitamente excluidos de la responsabilidad del contratista. Igualmente asumirá los riesgos de inversión, empresariales, técnicos y operativos inherentes a la ejecución de las obligaciones que le corresponden. Por lo anterior, no procederán reclamaciones del proponente seleccionado basadas en el acaecimiento de alguno de los riesgos que le correspondan y la Universidad no hará reconocimiento alguno, ni se entenderá que ofrece garantía alguna, que permita eliminar o mitigar los efectos causados por la ocurrencia de algún riesgo expresamente asumido por el proponente. Se entenderá que el oferente, con la presentación de la propuesta acepta de manera expresa la distribución de riesgos aquí establecida y los riesgos que asume a su cargo están incluidos en el costo del contrato. 10
1.6 PRESUPUESTO OFICIAL RAMOS PRESUPUESTO ESTIMADO PARA CADA GRUPO Póliza de seguro de vida grupo deudores Fondo de Bienestar Universitario FBU. Para el Fondo de Bienestar Universitario, respaldado en los Certificados de Disponibilidad Presupuestal No. 1000061311 y 1000061454. $1.200.000.000 Póliza de seguro de vida grupo deudores del Fondo Rotatorio de Vivienda FRV. Para el Fondo Rotatorio de Vivienda, respaldado en el Certificado de Disponibilidad Presupuestal: CDP: 1000061365. $40.000.000 TOTAL $1.240.000.000 El presupuesto oficial estimado incluye el valor de las primas y los impuestos a que haya lugar. La propuesta que sobrepase el presupuesto oficial estimado del cuadro anterior, será rechazada. Nota. Los oferentes deberán tener en cuenta que dentro del valor del presupuesto oficial, LA UNIVERSIDAD destinará recursos para atender las modificaciones que se presenten durante la vigencia del contrato, los cuales se verán reflejados en los cuadros de Resumen Económico de la Propuesta y es de obligatorio cumplimiento su inclusión en la oferta, so pena del rechazo para el grupo correspondiente. 1.7 PARTICIPANTES En la presente invitación podrán participar las compañías de seguros legalmente constituidas, en forma individual o a través de Consorcio o Uniones Temporales; autorizadas por la Superintendencia Financiera para funcionar en el país y que tengan Sucursales o garanticen tenerlas en la ciudad de Medellín, con capacidad para cumplir los requisitos del presente Términos de referencia y la normatividad vigente aplicable a este proceso. 1.8 NÚMERO MÍNIMO DE PROPONENTES La podrá adjudicar la presente invitación pública aún en el evento que solo se presente una propuesta hábil que pueda ser considerada como favorable. La Universidad adjudicara totalmente, teniendo claro que los ramos deben ser ofertados en su totalidad, so pena de rechazo de la propuesta. 1.9 INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES 11
El Proponente, además de verificar que no se encuentra incurso en inhabilidades e incompatibilidades, señaladas en el artículo 4 del Acuerdo Superior 419 del 29 de abril de 2014 (Estatuto General de Contratación de LA UNIVERSIDAD de Antioquia), deberá declarar que él, sus directivos y el equipo de trabajo con que se ejecutarán los servicios contratados no se encuentran incursos en conflicto de interés. 1.10 RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE La presente contratación, así como las pólizas a suscribirse como resultado de la misma, en el caso de adjudicación, están sometidos a la legislación y jurisdicción colombiana y se rige por el Estatuto de Contratación de LA, Acuerdo Superior 419 del 29 de abril de 2014 Artículo 5.Normatividad que regirá la celebración de contratos y convenios de la Universidad: Los contratos y convenios que suscriba la Universidad de Antioquia, se regirán en general por el derecho privado con sujeción a los requisitos y formalidades que exige la Ley para la contratación entre los particulares y por las disposiciones contenidas en el Estatuto General de Contratación de la Universidad de Antioquia, Acuerdo Superior 419 del 29 de abril de 2014, en desarrollo de los principios de la autonomía universitaria y de la autonomía de la voluntad de las partes; sin perjuicio de la aplicación de normas especiales que regulen materias específicas., en conjunto con las reglas previstas en la invitación a presentar oferta de seguros, adendas, resoluciones y documentos que se expidan con ocasión del presente proceso de contratación, que hacen parte integral de la misma. 1.11 INFORMACIÓN SUMINISTRADA LA UNIVERSIDAD, de conformidad con el artículo 83 de la Constitución Política, presume que toda la información que el proponente allegue a esta contratación es veraz, y corresponde a la realidad. No obstante, LA UNIVERSIDAD podrá verificar la información suministrada por el proponente. 1.12 INTERPRETACIÓN Y ACEPTACIÓN DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA Con la presentación de la oferta, el proponente manifiesta que estudió los TÉRMINOS DE REFERENCIA y todos los documentos de la contratación, que obtuvo las aclaraciones sobre las estipulaciones que haya considerado inciertas o dudosas, que conoce la naturaleza del trabajo, su costo y su tiempo de ejecución, que formuló su propuesta de manera libre, seria, precisa y coherente. Cualquier interpretación unilateral que haga el o los proponentes sobre el presente pliego, será de su exclusiva responsabilidad. 1.13 PRÁCTICAS ANTICORRUPCIÓN LA exigirá que los oferentes observen los más altos niveles éticos en los procesos de selección y ejecución de los contratos. 12
En el evento de conocerse posibles hechos relacionados con corrupción, podrá reportar tal hecho a los organismos competentes, Fiscalía General de la Nación, Procuraduría General de la Nación y Contraloría General de la Nación. En todas las actuaciones derivadas de las estipulaciones del presente Términos de referencia y del Contrato que forma parte del mismo, el proponente obrará con la transparencia y la moralidad que la Constitución Política y las leyes consagran. Si LA comprobare hechos constitutivos de corrupción por parte de un proponente durante el proceso de selección, sin perjuicio de las acciones legales a que hubiere lugar, rechazará la respectiva oferta. Si los hechos constitutivos de corrupción tuvieren lugar dentro del plazo de ejecución del Contrato, tales circunstancias podrán dar lugar a la terminación del contrato. 1.14 CORRESPONDENCIA Para la Correspondencia se establece la siguiente dirección física: Ventanilla Única de Gestión de Correspondencia, Calle 70 No. 52-21 o al correo electrónico: dirfbu@udea.edu.co, gpatricia.lopez@udea.edu.co. 1.15 MULTAS Para los efectos previstos en este numeral, LA UNIVERSIDAD verificará constantemente el cumplimiento del servicio tal y como fue cotizado por las compañías de seguros y los requisitos legales, técnicos, económicos y demás establecidos en los términos de condiciones, con el apoyo del intermediario. Multas por incumplimiento. En caso de mora en el cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, o de las condiciones pactadas, LA UNIVERSIDAD le impondrá una multa equivalente al uno por ciento (1%) del valor de las primas estimadas en el Términos de referencia para el Grupo correspondiente. En ningún caso el monto de las multas impuestas al contratista podrá superar el diez por ciento (10%) del valor de las primas estimadas en el Términos de referencia para cada Grupo. El simple retardo imputable al contratista dará origen a la imposición de las multas previstas en este numeral, de conformidad con el procedimiento indicado a continuación. El contratista autoriza a LA UNIVERSIDAD para que descuente, de las sumas que le adeude, los valores correspondientes a las multas impuestas, una vez las mismas se causen. Procedimiento para la imposición de multas. Advertida cualquiera de las circunstancias anotadas anteriormente, LA UNIVERSIDAD mediante comunicación escrita, señalará al contratista los hechos en que se funda el incumplimiento correspondiente, instará al 13
cumplimiento de las obligaciones pertinentes e indicará el monto total de la multa que se causa por tales circunstancias. Para rendir las explicaciones correspondientes, el contratista contará con un plazo no superior a tres (3) días hábiles. Si, vencido el plazo, el contratista guarda silencio, se entenderá que la multa ha sido aceptada y LA UNIVERSIDAD procederá a su cobro en los términos previstos anteriormente. En caso de que el contratista formule, en término, objeciones frente a los hechos en que se fundan las conclusiones sobre la mora o la cuantificación de la multa, LA UNIVERSIDAD, en un período no superior a tres (3) días hábiles, decidirá definitivamente sobre su procedencia, mediante decisión motivada. En caso de mantenerse la imposición de la multa, se procederá a su cobro en los términos previstos en el presente numeral. Si, producto del requerimiento señalado, en el término previsto para rendir las explicaciones correspondientes, el contratista procede al cumplimiento cabal de sus obligaciones y/o enerva los hechos que dieron lugar a la imposición de la multa, el monto de la misma podrá reducirse hasta en un cincuenta por ciento (50%) frente al informado inicialmente, siempre que el contratista demuestre alguna de las circunstancias anotadas. 1.16 CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA En caso de incumplimiento total o parcial de las obligaciones a cargo del contratista o de la terminación del contrato, LA UNIVERSIDAD podrá hacer efectiva la cláusula penal pecuniaria, por un monto equivalente al diez por ciento (10%) del valor de las primas estimadas en el Términos de referencia, suma que se estipula como estimación anticipada y parcial de los perjuicios que se le causen, sin perjuicio del derecho a obtener del contratista y/o de su garante el pago de la indemnización correspondiente a los demás perjuicios que con dicho incumplimiento se le hayan irrogado. El contratista autoriza a LA UNIVERSIDAD a descontarle, de las sumas que le adeuden, los valores correspondientes a la pena pecuniaria aquí estipulada. El valor de la pena pecuniaria pactada se calculará sobre el valor de las primas estimadas en el Términos de referencia. Lo anterior, sin perjuicio de que la UNIVERSIDAD, termine de manera unilateral el contrato y de reclamar la indemnización de los daños causados por dichos incumplimientos. 1.17 SUPERVISIÓN DEL CONTRATO A fin de ejercer la vigilancia y control integral al cumplimiento de las obligaciones contraídas por las partes en virtud del contrato y la adecuada ejecución del objeto contractual, LA designará a un INTERVENTOR el cual será el responsable de verificar el cumplimento de los requisitos para la ejecución del contrato. Además podrá en cualquier momento, exigir a LA ASEGURADORA la información que considere necesaria, así como la adopción de medidas para mantener, 14
durante el desarrollo y ejecución de las pólizas de seguro, las condiciones técnicas, económicas y financieras existentes al momento de la emisión de las mismas. EL INTERVENTOR apoyará, asistirá y asesorará a la Entidad en todos los asuntos de orden técnico, financiero, económico y jurídico que se susciten durante la ejecución de cada una de las pólizas de seguro emitidas. Así mismo, EL INTERVENTOR está autorizado para ordenarle a LA ASEGURADORA la corrección, en el menor tiempo posible, de los desajustes que pudieren presentarse, y determinar los mecanismos y procedimientos pertinentes para prever o solucionar rápida y eficazmente las diferencias que llegaren a surgir durante la ejecución de las pólizas de seguro. 15
CAPÍTULO II 2. PROCEDIMIENTO DE LA INVITACIÓN A COTIZAR 2.1 PUBLICIDAD Y CONSULTA DEL PROCESO DE INVITACIÓN La invitación pública a presentar propuestas será anunciada por medio de la página Web de la Universidad; los interesados podrán consultarlo y descargarlo en el sitio web de la Universidad: http://www.udea.edu.co enlace contratación y convocatorias, Invitación a cotizar o en la siguiente dirección electrónica: www.udea.edu.co/contratacion según el cronograma establecido en la FICHA RESUMEN Lo anterior con el objeto de suministrar a los oferentes y al público en general la información sobre la presente contratación y de recibir las observaciones que se presenten en relación con dicho documento. 2.2 ACTO ADMINISTRATIVO DE APERTURA DEL PROCESO Mediante la Resolución de Apertura 001 del 6 de agosto de 2015, LA UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA dio apertura al proceso de invitación pública en las fechas señaladas en el cronograma establecido en la FICHA RESUMEN, previa autorización del Consejo Superior Universitario mediante Resolución Superior 2029 de julio 28 de 2015 2.3 SOLICITUD DE ACLARACIONES A LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA Los proponentes están en la obligación de informar a la Universidad cualquier error u omisión que encuentren en estos términos de referencia y/o en los demás documentos que forman parte de la misma, y están en el derecho de pedir las aclaraciones pertinentes. Si en el desarrollo del contrato se encuentra que no se incluyó un requisito indispensable para la ejecución y buen funcionamiento del mismo, el Contratista deberá asumirlo, sin costo adicional para la Universidad. El hecho de que la Universidad no observe errores u omisiones en los términos de referencia, no libera al contratista de su obligación de brindar satisfactoriamente el servicio en las fechas y condiciones estipuladas. Las solicitudes de explicaciones, informes y aclaraciones deberán presentarse por escrito al siguiente correo electrónico: dirfbu@udea.edu.co, gpatricia.lopez@udea.edu.co hasta el 25 de agosto de 2015, a las 16:00 horas. Las respuestas a las solicitudes de explicaciones, informes y aclaraciones, serán comunicadas por correo electrónico a más tardar el 1 de septiembre de 2015. Si como consecuencia de las solicitudes presentadas, hay lugar a modificación o aclaración del pliego, ésta se hará mediante adenda, la cual se remitirá a todos los proponentes y será de obligatorio cumplimiento para la presentación de las propuestas. 16
Las interpretaciones o deducciones que el proponente haga de lo establecido en este TÉRMINOS DE REFERENCIA, serán de su exclusiva responsabilidad, por lo tanto, LA, no será responsable por descuidos, errores, omisiones, conjeturas, suposiciones, mala interpretación u otros hechos en que incurra el proponente que le sean desfavorables y que puedan incidir en la elaboración de su propuesta. La falta de respuesta por parte de la, no podrá interpretarse como aceptación tácita de las observaciones y por consiguiente los términos de los pliegos conservan plena validez, mientras no sean modificados expresamente por LA. El hecho de que el proponente no se informe y documente debidamente sobre los detalles y condiciones bajo los cuales serán ejecutados los trabajos objeto de la presente contratación, no se considerarán como fundamento válido de futuras reclamaciones. El proponente deberá elaborar la propuesta, de acuerdo con lo establecido en este pliego y anexar la documentación exigida. 2.4 ENTREGA DE PROPUESTAS -LUGAR, FECHA Y HORA DE CIERRE DE LA INVITACIÓN PÚBLICA El cierre del presente proceso se hará en Universidad de Antioquia, Ventanilla Única de Gestión de Correspondencia, Calle 70 No. 52-21, el 7 de septiembre de 2015, entre las 10:30 y las 11:00 a.m., hora legal de la República de Colombia, señalada por el Instituto Nacional de Metrología de Colombia, quedando constancia pública por escrito de las propuestas recibidas. Las propuestas debidamente marcadas deberán ser entregadas personalmente por el proponente o su representante, únicamente en la fecha, horario y lugar aquí indicado. Las propuestas que llegaren por fuera de fecha y horario señalado, no serán recibidas. El día de entrega de las propuestas y cumplido el horario estipulado en el párrafo anterior, se abrirán las propuestas en presencia de los proponentes o de sus delegados y se levantará un acta en la que se deje constancia del nombre del proponente, número de folios de la propuesta, el valor de su oferta, su firma y las eventuales observaciones. 2.5 PRÓRROGA DE LA FECHA DE CIERRE DE LA INVITACIÓN Cuando Universidad de Antioquia lo estime conveniente, la fecha para la presentación de la oferta, podrá prorrogarse antes de su vencimiento. En tal caso, la nueva fecha para presentar propuestas se publicará mediante adenda. 2.6 COMITÉ DE EVALUACIÓN DE PROPUESTAS LA, designará un comité de evaluación, el cual estará acompañado por sus intermediarios de seguros, estudiará las propuestas y presentará informe al Comité Técnico de Contratación para que éste a su vez, haga 17
recomendaciones, apruebe o no al o los proponentes seleccionados para la posterior adjudicación por el competente. 2.7 CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS Previo a la calificación, La Universidad realizará la evaluación jurídica de las ofertas para determinar si los proponentes están habilitados para presentarlas, si se entregó la garantía de seriedad requerida en vigencia y cuantía, y si el proponente cumple los requisitos jurídicos de participación. La comisión de evaluación revisará si la propuesta cumple con los requisitos técnicos, si la propuesta económica es coherente, incluyendo la totalidad de los costos previstos, si existen errores de cálculo, si el proponente incluyó los documentos completos y en general si se ajustan a los términos de la invitación. Sólo las propuestas que cumplan con lo anterior, serán calificadas. La Universidad realizará la evaluación jurídica, técnica, financiera y económica de las ofertas, y adjudicará el contrato o los contratos, referente a esta negociación, dentro de los sesenta (60) días calendario posterior a la fecha de recepción de las mismas, incluidas las prórrogas si las hubiere. La Universidad podrá ampliar este plazo, para lo cual publicará en el portal de la Universidad el nuevo plazo, e informará de ello a los proponentes que hayan presentado propuestas. Dentro de este plazo, la Universidad podrá solicitar a los proponentes las aclaraciones y explicaciones que estime indispensables para la respectiva evaluación, para lo cual les fijará un término perentorio y en caso de no ser atendidas por éstos, las respectivas ofertas serán rechazadas. En todo caso, las propuestas son inmodificables, salvo en las correcciones aritméticas a que haya lugar. Durante el estudio de las propuestas no se permitirá injerencia alguna de los oferentes. Cualquier oferente que trate de incidir, influenciar o informarse individualmente sobre el análisis de las ofertas, será descalificado y su oferta no se tendrá en cuenta. 2.8 PRESENTACIÓN DEL INFORME DE EVALUACIÓN El Comité de Evaluación entregará al Comité Técnico de Contratación, un informe de evaluación el cuál contendrá el análisis realizado por el comité y el puntaje final de la calificación de las propuestas; dicho informe estará suscrito por cada uno de los miembros del comité, el cual será publicado por la Universidad durante cinco días hábiles, en la siguiente dirección: www.udea.edu.co/contratacion para que los proponentes puedan formular observaciones, las cuales se responderán por parte de la comisión de evaluación, y también se publicarán en el portal de la Universidad con el informe definitivo. 18
2.9 DECLARATORIA DE DESIERTA DE LA INVITACIÓN PÚBLICA La Universidad de Antioquia de conformidad con el artículo 33 numeral 14 de la Resolución Rectoral 39475 del 14 de noviembre de 2014 Por la cual se reglamenta el Acuerdo Superior 419 del 29 de abril de 2014, Estatuto General de Contratación de la Universidad de Antioquia y se dictan otras disposiciones, mediante acto administrativo motivado podrá declarar desierta la presente contratación, total o parcialmente para alguno de los grupos, en los siguientes eventos: Si ninguna propuesta se ajusta al Términos de referencia. Si hay motivos que impidan la escogencia del contratista. Si sobrevinieren motivos de fuerza mayor o inconvenientes que le impidan cumplir la obligación contractual futura. Si no se recibe ninguna propuesta. Nota: La declaración de desierta de esta negociación no da derecho a los proponentes para solicitar indemnización alguna. 2.10 ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO El o los contratos se adjudicarán, dentro de los sesenta (60) días calendario posterior a la fecha de recepción de las propuestas, al proponente que ocupó el primer lugar en cada grupo, si ello favorece los intereses de la Universidad. La adjudicación se hará mediante Resolución Rectoral motivada contra la cual no procede recurso alguno y será notificada al proponente favorecido según lo establecido en las disposiciones legales vigentes. 2.11 PERFECCIONAMIENTO Y LEGALIZACIÓN DEL CONTRATO El contrato se entenderá perfeccionado con la firma de las partes, para su ejecución requerirá el registro presupuestal, la aprobación de las pólizas y la publicación del contrato a través del portal www.contratos.gov.co, por parte de LA UNIVERSIDAD. Se debe diligenciar el anexo No. 11. Si el adjudicatario no suscribe el contrato dentro del término establecido, incurrirá en una causa de inhabilidad para contratar con entidades estatales por el término de 5 años y le será efectiva la garantía de seriedad de la oferta. Ante esta situación, LA, mediante acto administrativo debidamente motivado, podrá adjudicar el contrato al oferente que ocupó el segundo lugar, siempre y cuando su propuesta sea favorable para la Universidad, previo visto bueno del Comité Técnico de Contratación. 19
2.12 CORREDORES DE SEGUROS La Universidad de Antioquia, actualmente tiene contratada la intermediación de estas pólizas con el corredor Aon Risk Services Colombia S.A. 20
CAPÍTULO III 3. PREPARACIÓN Y ENTREGA DE PROPUESTAS 3.1 COSTOS Y ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA Todos los costos asociados a la preparación y presentación de la propuesta serán a cargo del proponente. 3.2 IMPUESTOS Y DEDUCCIONES Todos los gastos, derechos, impuestos, tasas, contribuciones que se causen con ocasión de la suscripción de las pólizas y ejecución del contrato, de acuerdo con las normas legales vigentes, serán por cuenta del contratista. Al preparar su oferta el proponente deberá tener en cuenta todos los impuestos que puedan afectar sus precios y hayan de causarse por la ejecución del contrato. 3.3 PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA La propuesta debe presentarse foliada en original, copia 1 y copia 2, escrita en cualquier medio mecánico, en español, sin enmendaduras, tachones ni borrones y depositarse en sobres separados, cerrados y sellados. Los sobres deben numerarse uno, dos, tres (original, copia 1 y copia 2, respectivamente) marcando claramente el objeto, el número de la Invitación, el nombre y la dirección del proponente. En caso de divergencia entre las copias, prevalecerán los datos consignados en la propuesta original. Los proponentes deben adjuntar todos los documentos exigidos en el Términos de referencia tanto en la propuesta original como en las copias, de tal manera que el número de folios de los cuadernillos coincida exactamente y además contener toda la información solicitada en este Términos de referencia que permita su comparación objetiva frente a las demás ofertas. Para este efecto los proponentes deberán examinar cuidadosamente el Pliego e informarse de todas las exigencias y circunstancias que tengan incidencia de cualquier manera en la invitación o el contrato y sus costos. La propuesta se identificará así: En cada sobre se hará constar el nombre del proponente y su dirección comercial, y se dirigirá de la siguiente forma: 21
Invitación Pública No. FBU-001-2015 Por la cual se requiere Contratar con una compañía de seguros legalmente autorizada para funcionar en el país, las pólizas de Vida Grupo Deudores del Fondo de Bienestar Universitario y del Fondo Rotatorio de Vivienda, que cumplan con los requisitos y ofrezca las mejores condiciones para satisfacer las necesidades de los fondos en mención, con objeto de indemnizar el saldo de los créditos de los deudores afiliados a los Fondos antes mencionados, favorecidos con préstamos, en caso de ocurrencia de cualquier evento amparado bajo el presente seguro. Propuesta presentada por: Nombre o razón social Dirección No. Teléfono No. de fax Correo electrónico ORIGINAL / COPIA 1 / COPIA 2 No se admitirán propuestas enviadas por correo, fax o correo electrónico, los sobres de la propuesta deberán ser entregados en la dirección determinada para el efecto, no se aceptarán propuestas complementarias o modificaciones que fueren presentadas con posterioridad a la fecha y hora de cierre del presente proceso de contratación, ni ofertas presentadas en un lugar diferente al establecido. Los proponentes podrán solicitar por escrito, a la, el retiro de su propuesta antes de la fecha y hora previstas para el cierre del plazo establecido, la cual será devuelta sin abrir, en el acto de apertura de las mismas, al proponente o a la persona autorizada. Después de la fecha y hora previstas para el cierre del plazo establecido, no se permitirá el retiro total o parcial de los documentos que la componen; los cuales serán devueltos dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la fecha de adjudicación del contrato, a solicitud del interesado, excepto la del proponente favorecido. La propuesta deberá ser válida durante sesenta (60) días, contados a partir de la fecha de presentación de la misma, pero si las necesidades de La Universidad así lo exigen, ésta podrá solicitar al proponente, que antes del vencimiento del plazo anteriormente establecido, prorrogue la validez de la propuesta hasta por un término superior al inicialmente señalado, debiendo el proponente proceder en conformidad, so pena de hacerse efectiva la garantía de seriedad de la propuesta. 3.4 CONDICIONES DE LAS PROPUESTAS a) Propuesta Total: Se tendrá como tal, la que se refiera a las dos pólizas objeto de la presente Invitación. b) Propuesta Parcial: No se aceptan ofertas parciales. Las propuestas deberán contener todos los ramos que conforman la presente invitación, de lo contrario serán rechazadas. 22
3.5 RESERVA DE LA INFORMACIÓN DE LAS PROPUESTAS La información y documentos suministrados por el oferente en su propuesta tienen carácter público, a partir del traslado de la verificación de los requisitos habilitantes y evaluación de las propuestas, por lo tanto podrá ser consultado en cualquier tiempo por los interesados. Si en los documentos presentados, se incorpora información confidencial o privada de acuerdo con la Ley Colombiana, deberá indicarse claramente tal circunstancia en la Carta de Presentación de la Propuesta y en el documento considerado confidencial. En caso de calificar una información como confidencial, el proponente deberá señalar cuál es la norma legal que soporta tal calificación. La Universidad de Antioquia, se reserva el derecho a revelar dicha información a sus funcionarios e intermediario de seguros, con el fin de verificar el cumplimiento de los requisitos exigidos en el Términos de referencia y ante solicitud de autoridad competente. No obstante la Universidad como sus funcionarios e intermediarios de seguros, están obligados a mantener la confidencialidad de dicha información. 23
4. REQUISITOS PARA PARTICIPAR CAPÍTULO IV En la presente invitación podrán participar las compañías de seguros legalmente constituidas, en forma individual o a través de Consorcio o Uniones Temporales; autorizadas por la Superintendencia Financiera para funcionar en el país y que tengan Sucursales o garanticen tenerlas en la ciudad de Medellín, que no estén incursos en causales de incompatibilidades o inhabilidades para contratar, de acuerdo con la Constitución Nacional, la Ley y el Estatuto General de Contratación de la Universidad de Antioquia (Acuerdo Superior 419 del 29 de abril de 2014), que no aparezcan reportadas en el Boletín de Responsables Fiscales de la Contraloría General de la República (Artículo 60 de la ley 610 de 2000) y que estén inscritos en el Registro Único de Proponentes. En caso de que la propuesta se presente en Consorcio o Unión Temporal: Se deberán especificar el porcentaje de participación de cada miembro, el cual no deberá ser inferior del 30%. El proponente y/o los miembros integrantes de los consorcios y/o uniones temporales deberán acreditar, cada uno, que su duración no será inferior a la del plazo del contrato y un (1) año más. En el documento de constitución, se deberá designar la persona que, para todos los efectos, representará al consorcio o unión temporal y señalarán las reglas básicas que regulen las relaciones entre ellos y su responsabilidad. Los integrantes de los consorcios o uniones temporales deberán cumplir individualmente con los requisitos exigidos en el presente Términos de referencia, salvo los casos expresamente señalados. Los proponentes no deben encontrarse incursos en alguna causal de inhabilidad e incompatibilidad consagradas en la Constitución Nacional, la Ley y en el Artículo 4 del Acuerdo Superior 419 del 29 de abril de 2014, (Estatuto General de Contratación de la Universidad de Antioquia), lo cual será declarado bajo juramento, que se entenderá prestado con la firma de la propuesta. Presentar la propuesta debidamente suscrita por el proponente, representante legal de la persona jurídica, persona designada para representar el Consorcio o Unión Temporal o apoderado, según el caso. De conformidad con el Artículo 60 de la Ley 610 de 2000 (por medio del cual se establece el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal de competencia de las contralorías); paz y salvo expedido por la Contraloría General de la Nación donde conste que el proponente no se encuentra reportado como responsable fiscal: la universidad lo verificara e imprimirá directamente de: http://www.contraloriagen.gov.co/html/responsabilidad_fiscal/responsabilidad_boletin. asp 24
El proponente deberá acreditar con los certificados de Cámara de Comercio y de la Superintendencia Financiera, expedidos con fecha no superior a treinta (30) días calendario anteriores a la fecha de cierre de la Invitación, los siguientes aspectos: Que el proponente es una sociedad que ha sido legalmente constituida como compañía de seguros, con una antelación de por lo menos cinco (5) años a la fecha de presentación de la propuesta. Para tal efecto se tomará como fecha de referencia, el correspondiente registro como compañía aseguradora y la fecha de cierre de la invitación pública, de conformidad con la respectiva certificación expedida por la Superintendencia Financiera. Que las facultades del representante legal son suficientes para la presentación de la presente oferta. Para tal efecto se solicita indicar si las facultades del representante legal son suficientes para la presentación de la oferta, en razón a lo dispuesto en un artículo específico de los estatutos sociales, en tal caso indicar qué artículo o en razón a una autorización impartida por el órgano social competente, para lo cual deben aportar copia del acta en la que conste dicha autorización. De requerir autorización, ésta deberá aportarse. Acreditar con el certificado vigente de la Superintendencia Financiera, que está autorizada para operar en Colombia los ramos de seguros correspondientes a las pólizas para las cuales presenta oferta. Presentar la propuesta dentro de la oportunidad y lugar señalado en el Términos de referencia. Aceptar las cláusulas detalladas en el Anexo No. 11 OTRAS CLÁUSULAS OBLIGATORIAS Estar inscrito en el RUP en los términos exigidos en el numeral 4.2.9. En caso de presentar la oferta bajo una de las formas asociativas aceptadas en el presente Términos de referencia, cada uno de sus integrantes debe cumplir con este requisito. Los proponentes deberán presentar el certificado expedido por el Revisor Fiscal o Representante legal, en el que conste que a la fecha de presentación de la propuesta, se encuentra a paz y salvo en el pago por concepto de aportes de sus empleados al Sistema de Seguridad Social en Salud, Pensiones y Riesgos Laborales y con el pago de los aportes parafiscales de todos sus empleados vinculados por contrato de trabajo, durante los seis (6) meses anteriores a la fecha de cierre del proceso citado en el asunto. 25
El incumplimiento de los requisitos de participación, así como el incumplimiento de las capacidades mínimas exigidas de experiencia, técnica y financiera, dará lugar al rechazo de la propuesta. 4.1 FACTORES DE VERIFICACIÓN Una vez efectuada la apertura de las propuestas, se hará una evaluación jurídica de éstas, y el Comité Evaluador procederá a verificar las condiciones de experiencia, capacidad técnica y capacidad financiera de los proponentes, con el fin de verificar el cumplimiento de estos requisitos, de conformidad con lo establecido en el presente Términos de referencia. El informe Jurídico no tiene ponderación alguna, se trata del estudio y verificación del cumplimiento de requisitos jurídicos, para determinar si la propuesta se ajusta a los requerimientos de la ley y del Términos de referencia, estableciéndola HÁBIL o NO HÁBIL. Son factores de verificación que deben cumplir ( Hábil ) las propuestas para poder ser calificadas, los siguientes: FACTORES CUMPLIMIENTO / NO CUMPLIMIENTO Verificación Jurídica Hábil o no Hábil Verificación de experiencia Hábil o no Hábil Verificación Técnica Hábil o no Hábil Verificación Financiera Hábil o no Hábil En el presente proceso de selección primara lo sustancial sobre lo formal. En consecuencia, no se rechazará una propuesta por la ausencia de requisitos o la falta de documentos que sean subsanables y que no constituyan los factores de escogencia establecidos en el Términos de referencia. Por lo anterior y una vez cerrada la Invitación, LA UNIVERSIDAD, podrá solicitar por escrito aclaraciones sobre puntos dudosos de las propuestas sin que por ello puedan los proponentes adicionarlas o modificarlas, o requerir documentos para acreditar información precisa y detallada contenida en las propuestas. De no ser atendida por el proponente oportunamente la solicitud que en tal sentido le efectúe LA UNIVERSIDAD, se entenderá que el oferente carece de voluntad de participación y su propuesta será rechazada en el ramo para el cual se solicita la aclaración o en su totalidad en el caso de que la misma corresponda a un aspecto general. 4.2 DOCUMENTOS JURÍDICOS EXIGIDOS- HABILITANTES 4.2.1 Carta de Presentación de la Oferta (ANEXO No. 3) Carta de presentación de la propuesta diligenciada de acuerdo con el modelo 26