Manual de Usuario Entidad Versión 1.1 FASE ACTOS PREPARATORIOS - CONVOCATORIA DEL PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA ESPECIAL (Decreto Supremo N 071-2018-PCM)
CONTENIDO INTRODUCCIÓN... 3 1. Acceso al SEACE.... 4 I. MÓDULO ACTOS PREPARATORIOS... 4 2. Registro del Expediente de Contratación.... 4 2.1. Enlace al PAC:... 5 2.2. Datos Generales de la Contratación:... 8 2.3. Relación de Ítems:... 10 2.4. Expresión de Interés:... 12 2.5. Resumen Ejecutivo:... 16 2.6. Presupuesto:... 16 2.7. Datos de aprobación:... 17 3. Registro del Conductor de Procedimiento.... 18 4. Registro de Cronograma.... 21 5. Registro de las Bases.... 23 II. MÓDULO SELECCIÓN... 26 6. Publicación de la Convocatoria:... 26 7. Buscador Público de Procedimientos de Selección.... 31 8. Consultas.... 33 Página : 2 de 34
INTRODUCCIÓN Con fecha 12 de julio del presente, se encuentra disponible en el SEACE la Etapa 1 de la implementación del proyecto Reconstrucción con Cambios, referida a la funcionalidad que permite el registro de información de la fase Expresión de Interés del Procedimiento de Contratación Pública Especial para la Reconstrucción con Cambios, con base y en cumplimiento del Decreto Legislativo N 1354, que modifica la Ley N 30556, Ley que aprueba disposiciones de carácter extraordinario para las intervenciones del Gobierno Nacional frente a desastres y que dispone la creación de la Autoridad para la Reconstrucción con Cambios, y del Decreto Supremo N 071-2018-PCM, que aprueba el Reglamento del Procedimiento de Contratación Pública Especial para la Reconstrucción con Cambios. Al respecto, la ha concluido la Etapa 2 del proyecto de implementación del Procedimiento de Contratación Pública Especial para la Reconstrucción con Cambios en base y en cumplimiento a los mencionados dispositivos legales, el mismo que se encuentra disponible, que permite el registro de este Procedimiento de Contratación Pública Especial en sus fases siguientes: Actos Preparatorios, Procedimiento de Selección y Ejecución Contractual en la Plataforma SEACE. Por lo tanto, la, ha elaborado el presente manual dirigido a las Entidades autorizadas en el marco de la Ley N 30556, Decreto Legislativo N 1354 y Decreto Supremo N 071-2018-PCM, documento que constituye una ayuda básica que describe los pasos a seguir para efectuar el registro en el SEACE de la convocatoria del Procedimiento de Contratación Pública Especial para la Reconstrucción con Cambios. Página : 3 de 34
REGISTRO DE INFORMACIÓN DE LA CONVOCATORIA DEL PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA ESPECIAL PARA LA RECONSTRUCCIÓN CON CAMBIOS (Decreto Supremo Nº 071-2018-PCM) 1. Acceso al SEACE. El registro de la convocatoria del Procedimiento de Contratación Pública Especial inicia con el acceso al SEACE a través del Certificado SEACE. Imagen 1: Pantalla de inicio de sesión I. MÓDULO ACTOS PREPARATORIOS 2. Registro del Expediente de Contratación. Una vez leídos y aceptados los términos y condiciones generales de uso 1, la entidad autorizada en el marco de la Ley N 30556, Decreto Legislativo N 1354 y Decreto Supremo N 071-2018-PCM ingresará a la opción de menú Consola de Actos Preparatorios, a través de la cual accederá a registrar el expediente de contratación. 1 En base a la Resolución N 001-2018-OSCE/DSEACE que aprueba las Precisiones para el uso de las funcionalidades del Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado - SEACE. Página : 4 de 34
Imagen 2: Opción de menú Consola de Actos Preparatorios Imagen 3: Opción Nuevo expediente 2.1. Enlace al PAC: En la pestaña de Enlace al PAC, procederá a registrar el tipo de compra o selección, el objeto de la contratación y la vinculación al PAC, esta última en caso corresponda, del procedimiento a convocar. Página : 5 de 34
Imagen 4: Pestaña Enlace al PAC Al seleccionar la opción Sí del campo Vincular al PAC, se visualiza el campo Buscar Nro. de referencia del PAC y el botón Agregar, el mismo que mostrará la ventana de búsqueda del Nro. de referencia del PAC con distintos criterios de búsqueda, esto con la finalidad de vincular el/los ítems de los procesos programados en el PAC, al Procedimiento de Contratación Pública Especial para la Reconstrucción con Cambios. Imagen 5: Pestaña Enlace al PAC Página : 6 de 34
Imagen 6: Búsqueda de ítems de los Números de Referencia del PAC En el formulario Búsqueda de ítems de los Números de Referencia del PAC, ubicará el Nro. de referencia que desea vincular, seleccionando el botón Agregar y posteriormente el botón Aceptar. Imagen 7: Búsqueda de ítems de los Números de Referencia del PAC Página : 7 de 34
A continuación, seleccione el botón Guardar borrador, para finalizar con el registro en borrador de la pestaña de Enlace al PAC para el Procedimiento de Contratación Publica Especial para Reconstrucción con Cambios, a convocar. Imagen 8: Enlace al PAC Guardar borrador 2.2. Datos Generales de la Contratación: En la pestaña Datos Generales de la Contratación, registrará los siguientes datos: - Tipo: Corresponde al tipo de procedimiento de selección que desea convocar, para este caso, solo las entidades autorizadas por la Autoridad para la Reconstrucción con Cambios, seleccionarán la opción Procedimiento Especial de Contratación. - Modalidad de Selección: Corresponde a la modalidad del tipo de procedimiento que seleccionará. Para el Procedimiento Especial de Contratación, la modalidad será Procedimiento. - Nro: Corresponde al número para la nomenclatura del procedimiento a convocar. - Siglas de la entidad: Corresponde a las siglas que formarán parte de la nomenclatura del procedimiento a convocar. - Descripción del objeto: Corresponde a la descripción del objeto de contratación del procedimiento a convocar. - Normativa Aplicable: Corresponde a la normativa o ley que permite la convocatoria de un procedimiento de selección. Para el caso de las entidades autorizadas por la Autoridad para la Reconstrucción con Cambios que seleccionen en el campo tipo Procedimiento Especial de Contratación, deberán seleccionar la normativa DS 071-2018-PCM Procedimiento de Contratación Pública Especial para la Reconstrucción con Cambios. Página : 8 de 34
Imagen 9: Enlace al PAC Campo Tipo: Procedimiento Especial de Contratación Imagen 10: Enlace al PAC Campo Normativa: DS 071-2018-PCM-Procedimiento de Contratación Pública Especial para la Reconstrucción con Cambios Página : 9 de 34
Una vez completados los campos obligatorios, seleccione el botón Guardar Borrador para culminar con el registro en borrador de la pestaña Datos generales de la Contratación. Imagen 11: Datos Generales de la Contratación 2.3. Relación de Ítems: En la pestaña Relación de ítems, se registrará la información del (los) ítem(s) del Procedimiento de Contratación Pública Especial a convocar, para ello seleccione la opción Modificar de la columna Acciones. Imagen 12: Relación de ítems A continuación, visualizará la ventana Modificar ítem, la cual contiene (3) pestañas. Seguidamente, procederá a registrar la información de los datos del ítem, ejecución del ítem y valor del ítem. Página : 10 de 34
Imagen 13: Modificar ítem Luego de haber culminado con el registro en cada pestaña, seleccione el botón Modificar. Imagen 14: Modificar ítem En caso haya seleccionado la opción No en el campo Vincular al PAC desde la pestaña Enlace al PAC, tendrá la opción de crear ítems desde la opción Crear ítem o crear ítem paquete. Página : 11 de 34
Imagen 15: Opción Crear ítem o ítem paquete Luego de registrar la información correspondiente, procederá a seleccionar el botón Guardar Borrador de la pestaña Relación de ítems para culminar con el registro en borrador del Procedimiento de Contratación Pública Especial para la Reconstrucción con Cambios. Imagen 16: Relación de ítems Guardar borrador 2.4. Expresión de Interés: A través de la pestaña Expresión de Interés, deberá ubicar y vincular la Expresión de Interés publicada en la Bandeja de Expresiones de Interés con la finalidad de incluir dicha Expresión de Interés en el Registro de Expediente de Contratación para la convocatoria del Procedimiento de Contratación Especial para la Reconstrucción con Cambios. Para ello procederá a seleccionar la opción Registrar del campo Expresión de Interés. Página : 12 de 34
Imagen 17: Expresión de Interés Luego de haber ingresado desde la opción Registrar del formulario anterior, visualizará la ventana Buscador de Expresiones de Interés ; con el fin de buscar y vincular la Expresión de Interés que formará parte del Expediente de Contratación. Seguidamente, deberá ingresar los siguientes criterios de búsqueda: - Resumen: Corresponde al resumen o descripción con la que fue registrada la Expresión de Interés. - Nº de Expresión de Interés: Corresponde al número que el sistema genera al momento de publicar la Expresión de Interés y puede ser visualizada en la Bandeja de Expresiones de Interés. Luego, seleccione la opción Buscar para obtener el resultado de la búsqueda de acuerdo a los criterios ingresados. Imagen 18: Buscador de Expresiones de Interés Página : 13 de 34
Una vez obtenidos los resultados de la búsqueda de Expresiones de Interés, seleccione el casillero correspondiente a la Expresión de Interés ubicado de acuerdo a los criterios de búsqueda que se ingresó. Cabe indicar que, podrá elegir uno o más Expresiones de Interés que se vincularán en el Expediente de Contratación, a través de la columna Seleccionar. Posteriormente, seleccione el botón Agregar. Imagen 19: Resultado de la búsqueda de Expresiones de Interés Agregar En la sección Detalle de Expresiones de Interés se visualiza la Expresión de Interés seleccionada desde el Buscador de Expresiones de Interés, el cual detalla las siguientes columnas: Número secuencial del listado, Número de Expresión de Interés, Resumen de Expresión de Interés, la Fecha de Publicación de la Expresión de Interés y Acciones. En la columna Acciones, tendrá la opción Eliminar, en caso la Expresión de Interés seleccionada no sea el correcto. Página : 14 de 34
Imagen 20: Expresión de Interés Opción Eliminar Una vez haya registrado los datos necesarios en la pestaña Expresión de Interés, seleccione la opción Guardar Borrador. Imagen 21: Expresión de Interés Opción Guardar Borrador El sistema mostrará un mensaje indicando que el borrador de la expresión de interés se registró correctamente. Imagen 22: Mensaje de registro de Expresión de Interés en estado borrador Página : 15 de 34
2.5. Resumen Ejecutivo: En la pestaña Resumen Ejecutivo, procederá a registrar el archivo correspondiente a esta pestaña. Luego, seleccione el botón Guardar Borrador. Imagen 23: Resumen Ejecutivo 2.6. Presupuesto: Para registrar el presupuesto, deberá seleccionar la opción Fondos Públicos y procederá a completar los campos obligatorios de la pestaña Presupuesto. Posteriormente seleccione la opción Guardar Borrador para continuar con el registro del Expediente de Contratación. Imagen 24: Presupuesto Página : 16 de 34
2.7. Datos de aprobación: En la pestaña Datos de Aprobación, la entidad procederá a registrar los datos de Aprobación de Expediente y del funcionario que aprueba el Expediente de Contratación; luego, guardará el registro a través de la opción Guardar Borrador. Imagen 25: Datos de Aprobación Guardar borrador Finalmente, seleccione el botón Declarar aprobación, a fin de culminar el registro del Expediente de Contratación del Procedimiento Especial de Contratación (PEC). Imagen 26: Datos de Aprobación Declarar Aprobación Página : 17 de 34
3. Registro del Conductor de Procedimiento. Para el registro de la actividad referida al Conductor de Procedimiento del Procedimiento Especial de Contratación PEC, seleccione la opción Nuevo conductor de la columna Opciones de la actividad. Imagen 27: Datos del Procedimiento de Contratación Conductor de Procedimiento En el formulario Registrar Conductor del Tipo de Selección, procederá a registrar el Comité de Selección u OEC del Procedimiento de Contratación Pública Especial para la Reconstrucción con Cambios. Imagen 28: Registrar Conductor del Tipo de Selección - Comité de Selección: Para registrar el Comité de Selección, registrará los datos de la designación y del aprobador, guardando en borrador dicho registro; asimismo, seleccionará el botón Registrar integrante. Página : 18 de 34
Imagen 29: Opción Comité de Selección Se mostrará el formulario para registrar la información de cada integrante del conductor de tipo de selección. Imagen 30: Registrar Integrante del Conductor del Tipo de Selección - Órgano Encargado de las Contrataciones (OEC): Para registrar el Órgano Encargado de la Contratación, seleccionará la opción OEC ; luego, visualizará y seleccionará la opción Registrar Encargado. Página : 19 de 34
Imagen 31: Opción OEC A continuación, se mostrará el formulario para registrar la información del encargado del tipo de selección. Imagen 32: Registrar Encargado Una vez finalizado el registro de los integrantes (Comité de selección) o el encargado (OEC), el sistema habilitará la opción Declarar aprobación y procederá a seleccionarlo. Imagen 33: Opción Declarar Aprobación Página : 20 de 34
4. Registro de Cronograma. Para realizar el registro del cronograma, deberá seleccionar la opción Nuevo Cronograma de la columna Opciones de la actividad. Imagen 34: Datos del Procedimiento de Contratación - Cronograma En el formulario Registrar Cronograma, procederá a seleccionar el botón Nuevo y accederá a registrar el cronograma, donde indicará las fechas, horas de inicio-fin y lugar de cada etapa del procedimiento de selección. Imagen 35: Registrar Cronograma - Nuevo Página : 21 de 34
Imagen 36: Registrar Cronograma Una vez completados los datos en cada sección del registro del cronograma, procederá a seleccionar el botón Guardar Borrador. Imagen 37: Guardar borrador del Cronograma Página : 22 de 34
El sistema habilitará el botón Confirmar Cronograma y procederá a seleccionarlo. Finalmente, para culminar con el registro del cronograma, se mostrará el mensaje de confirmación. Imagen 38: Confirmar cronograma Imagen 39: Mensaje de confirmación del Cronograma 5. Registro de las Bases. Para registrar las bases del Procedimiento de Contratación Pública Especial para la Reconstrucción con Cambios, procederá a seleccionar la opción Nueva Base de la columna Opciones de la actividad. Página : 23 de 34
Imagen 40: Datos del Procedimiento de Contratación - Bases En el formulario Registrar Bases, solo cuando corresponda, se ingresará los datos de la Moneda del costo de reproducción de las bases, monto del costo de reproducción de las bases, el archivo de las bases y el casillero (en caso de requerir un periodo mayor a lo establecido en el ART. 27 de la LCE). Posteriormente, seleccione el botón Guardar Borrador. Imagen 41: Registrar Bases El sistema habilita la pestaña Aprobación Bases, en esta pestaña registrará los datos del documento que aprueba las bases, archivo y datos del aprobador. Luego seleccione el botón Guardar Borrador. Página : 24 de 34
Imagen 42: Aprobación Bases Botón Guardar Borrador Luego de guardar en borrador la Aprobación de Bases, seleccione el botón Declarar Aprobación. El sistema muestra el mensaje de confirmación. Imagen 43: Aprobación Bases Imagen 44: Mensaje de confirmación del Registro de Bases Página : 25 de 34
En dicho momento, la información registrada en el Expediente de Contratación, se encuentra con estado Aprobado. Finalmente, en la ficha Datos del Procedimiento de Contratación, se visualizará aprobados las actividades de la fase Actos Preparatorios del Procedimiento Especial de Contratación (PEC). Imagen 45: Ficha Datos del Procedimiento de Contratación Una vez concluido el registro de la información del Expediente de Contratación del Procedimiento de Contratación Pública Especial para la Reconstrucción con Cambios; procederá con la publicación de la convocatoria, para ello deberá ingresar a la Consola de Selección. II. MÓDULO SELECCIÓN 6. Publicación de la Convocatoria: Para proceder con la publicación de la convocatoria del Procedimiento Especial de Contratación, deberá ingresar a la Consola de Selección y ubicar el procedimiento requerido de acuerdo a los criterios de búsqueda básica. Imagen 46: Consola de Selección Página : 26 de 34
En el campo Tipo de Selección, seleccione la opción Procedimiento Especial de Contratación e ingrese otros criterios de búsqueda necesarios para ubicar el procedimiento que se convocará. Seguidamente, seleccione el botón Buscar. Imagen 47: Consultar bandeja de Procedimientos de Selección Entidad Una vez obtenido el resultado de la búsqueda, seleccione el ícono Ficha de Selección de la columna Acciones. Imagen 48: ícono Ficha de Selección Una vez se haya accedido al ícono de Ficha de Selección desde la Bandeja de Procedimientos de Selección, se mostrará la ficha Visualizar Ficha de selección. Página : 27 de 34
A continuación, en la sección Información General de la Ficha de Selección, verificará la nomenclatura del procedimiento que está a punto de convocar. Para el caso del Procedimiento de Contratación Pública Especial para la Reconstrucción con Cambios, se mostrará en la nomenclatura, la abreviatura PEC (Procedimiento Especial de Contratación); asimismo, en la Normativa Aplicable, se visualiza DS 071-2018-PCM- Procedimiento de Contratación Pública Especial para la Reconstrucción con Cambios. Imagen 49: Información General de la Ficha de Selección Seguidamente, en la parte inferior de la Ficha de Selección, procederá a seleccionar el botón Publicar. Imagen 50: Visualizar Ficha de Selección Botón Publicar Página : 28 de 34
Para continuar con la publicación de la convocatoria en el SEACE, seleccione el botón Publicar Convocatoria. Imagen 51: Opción Publicar Convocatoria Cabe mencionar que el sistema mostrará un mensaje de alerta, el cual se aceptará de estar seguros de la información registrada, de lo contrario, seleccione la opción Cancelar. Imagen 52: Mensaje de alerta de información registrada - Aceptar Se mostrará un mensaje de confirmación de publicación de la convocatoria, para ello, seleccione el botón Aceptar. Imagen 53: Mensaje de confirmación de la publicación de la convocatoria Página : 29 de 34
Finalmente, visualizará la Ficha de Selección publicada. Imagen 54: Ficha de Selección Página : 30 de 34
7. Buscador Público de Procedimientos de Selección. Una vez haya publicado la convocatoria del Procedimiento de Contratación Pública Especial para la Reconstrucción con Cambios, esta información podrá ser visualizada en el Buscador Público, pestaña Buscador de Procesos de Selección. Imagen 55: Buscador Público de Procedimientos de Selección Para buscar su Procedimiento de Selección, deberá ingresar los campos obligatorios, tales como: Código Captcha y Año de la Convocatoria. Para ubicar el Procedimiento de Contratación Pública Especial para la Reconstrucción con Cambios, deberá seleccionar en el campo Tipo de Selección, la opción Procedimiento Especial de Contratación y otros criterios de ser necesario para la búsqueda. Imagen 56: Buscador público de procedimientos de selección Página : 31 de 34
Asimismo, podrá observar la Información General en la Ficha de Selección del Procedimiento Especial de Contratación (PEC), publicado con la Nomenclatura y la Normativa Aplicable respectiva. Imagen 57: Buscador Público Ficha de Selección Página : 32 de 34
8. Consultas. En caso requiera efectuar consultas podrá comunicarse a: SEDE CENTRAL: Av. Gregorio Escobedo cuadra 7 - Jesús María Lima 11, Lima Perú CENTRO DE CONSULTAS DEL OSCE: 614 3636 Opción 2 Consultas SEACE Adicionalmente, puede comunicarse al: 613 5555 Anexos: 2434 y 2433 CONSULTAS VIRTUALES: consultas@osce.gob.pe También puede acercarse a cualquiera de nuestras Oficinas Zonales. http://portal.osce.gob.pe/osce/node/428 Página : 33 de 34
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