Aplicaciones en Tecnologías de Información y Comunicación en apoyo del desarrollo municipal y local en Bolivia Informe Trimestral 1 abril 30 junio 2003 Preparado por la Agencia para el Desarrollo Internacional de los Estados Unidos 17 de julio de 2003 Asociación Internacional para Administración de Ciudades y Condados (ICMA) Número de Contracto: LAG-I-00-99-00008-00, Task Order 10
Aplicaciones en Tecnologías de Información y Comunicación en apoyo del desarrollo municipal y local en Bolivia Tabla de contenidos Informe Trimestral III 1 abril 30 junio 2003 1. Introducción... 3 2. Principales logros... 4 3. Desafíos, temas preocupantes que afectan a la implementación, y acciones tomadas... 7 4. Proyección de actividades para el próximo trimestre (enero marzo 2003)... 8 2
I. Introducción El tercer trimestre de ejecución del proyecto Enlared Municipal estuvo marcado por la consolidación de las actividades en los tres pilares estratégicos del proyecto: capacitación, fortalecimiento al sistema asociativo, y difusión y contenidos. En este sentido, los logros generales alcanzados en cada una de estas áreas fueron: Capacitación 3 talleres de capacitación de capacitadores (La Paz, Santa Cruz y Sucre). 69 participantes replicadores (concejalas, técnicos de asociaciones y mancomunidades). 37 nuevos sitios web del sistema asociativo ya publicados Fortalecimiento al Sistema Asociativo A la fecha se cuenta con convenios con todos los integrantes del Sistema Asociativo y 3 mancomunidades (Chiquitania, Yungas y Cintis) Encuentros para concertar Plan de Negocios con: AMDEOR, AMDEPAZ, AMDECO, AMDEPO Tarifario de servicios, modelo de contrato para revisión a: AMDECRUZ, AMDEBENI, AMDECH, AMT y Mancomunidades Chiquitana, Cintis y de los Yungas. Venta de 5 sitios web y un aviso publicitario por parte de los socios Difusión, información y contenidos Establecimiento y funcionamiento de una red de corresponsales (9 periodistas municipales que trabajan con la Asociación). 3 talleres de Corresponsales en La Paz, Santa Cruz y Tarija. Los mismos sirvieron para el lanzamiento de la Agencia Virtual de Información Municipal 3 Foros de discusión con corresponsales y colaboradores para el establecimiento de una red de comunicación municipal. Presentación de la agencia virtual de información 13 boletines Comun@ enviados a mas de 1500 suscriptores de correo electrónico. Actualización permanente del Portal, alrededor de 300 notas de actualidad municipal, por trimestre. Especial: Mesa Técnica, Transparencia, cultura política 3
II. Principales Logros Después del breve relato de las líneas generales de acción que marcaron el período de abril a junio de 2003; se detalla a continuación las actividades específicas realizadas en el trimestre. A- Lanzamiento del boletín Comun@: El lunes 7 de abril se lanzó el primer número del boletín informativo de Enlared: Comun@ (Comunicación Municipal que Une). El boletín se distribuye cada lunes a más de 1.500 cuentas de correo electrónico e informa de las actividades más relevantes de la semana en lo referido al quehacer municipal y asociativo. Cabe destacar que la FAM ha participado activamente del boletín a través del espacio del Editorial, analizando los temas y exponiendo su postura en los temas más importantes de cada semana. B- Proceso de selección de la entidad capacitadota: En un trabajo conjunto de Enlared y FAM, a principios de abril se invitó a entidades que ofrecen capacitación en temas de desarrollo local y descentralización a presentar propuestas para los talleres de capacitación diseñados por Enlared. Después de un riguroso proceso de calificación, fue seleccionada la Universidad NUR para dictar los talleres. El 21 de abril, después de la aprobación de ICMA Washington, envía el contrato a esta casa de estudios. C- Talleres de Capacitación: Después de la revisión detallada de los materiales propuestos por la NUR y de una reunión con los socios contrapartes del proyecto involucrados en el primer taller de capacitación AMDECRUZ, Mancomunidad de la Chiquitania, Asociación de Concejalas de Santa Cruz-, se realiza en Santa Cruz el primer taller de Capacitación de Capacitadotes, del 13 al 16 de mayo. En él, se capacitó a 23 técnicos de Asociaciones, Mancomunidades y Gobiernos Municipales, quienes crean sus propios sitios web y aprenden a actualizar la información de los mismos. Además, aprenden técnicas de capacitación ya que asumen el compromiso de replicar lo aprendido. Del 27 al 30 de mayo, se realiza en La Paz el taller de capacitación, al que asistieron 24 técnicos. Por último, del 4 al 7 de julio, se lleva adelante taller de capacitación en la ciudad de Sucre, donde se logra capacitar a 20 técnicos. D- 37 nuevos sitios web: Después de haberse realizado los cursos de capacitación, donde asistieron técnicos de los 9 departamentos del país, el sistema asociativo boliviano cuenta con 37 nuevos sitios web alojados en Enlared Municipal, (más información: www.enlared.org.bo). El proyecto levantó además una línea de base para el monitoreo de la actualización de contenidos de los mismos. E- Plan de replicación de los contenidos aprendidos en el taller de capacitación: A finales de junio, el equipo de ICMA Bolivia comienza a elaborar el Plan de Replicación para las instituciones participantes de los talleres de capacitación. Para ello, se ha enviado a las entidades involucradas un esquema del Plan para obtener insumos. De esta forma, se espera tener gran acogida entre los participantes de este segundo módulo de capacitación. F- Borrador Final del Proyecto Piloto del Sistema Electrónico de Compras Menores: En la recta final del Proyecto Piloto, durante todo el trimestre se llevaron a cabo actividades referidas a la documentación técnica y normativa reglamento operativo-, como de ejercicios 4
prácticos para las pruebas piloto. De esta forma se llegó al borrador final de operación del Sistema, elaborado por el equipo interinstitucional que trabaja en el tema. El trabajo de consultoría de Microsoft, concluyó a la entrega de este documento. G- Pruebas Piloto del Sistema Electrónico de Compras Menores: Como parte de la estrategia de implementación del Sistema, Enlared Municipal, conjuntamente con Microsoft y la Unidad de Normas, realizaron pruebas piloto en cada uno de los cuatro municipios participantes del proyecto piloto. Esto con el fin de validar la posibilidad de uso de un sistema de estas características. En las pruebas, se capacitó a los funcionarios de los gobiernos municipales y a los proveedores de bienes y servicios en el uso de la herramienta y se detalló las ventajas que traería para ambas partes la incorporación de este sistema. Las pruebas pilotos se realizaron durante el mes de abril el 8 en Tarija, el 10 en Sucre y el 11 en el Alto y Cochabamba. Los cuatro gobiernos municipales se mostraron muy interesados y dispuestos a participar en una experiencia de estas características. H- Venta de Servicios: Con el fin de dar sostenibilidad económica al proyecto en cada una de las Asociaciones Municipales y Mancomunidades socias de Enlared, ICMA Bolivia entregó a cada una de ellas documentos base sobre los cuales puedan vender servicios. Para ello, se realizó una exhaustiva recopilación de datos sobre tarifas y alcances del sector privado en cada uno de los departamentos. De esta forma, se planteó a los socios políticas de venta de servicios a través del portal. Los datos ofrecidos se relacionaron al diseño, hosting, banners de publicidad, etc. Además, Enlared dio a sus socios un esquema ajustado a sus propios mercados y modelos de invitación a clientes, contratos, etc. De esta manera, cada uno de los socios trabajó con propuestas personalizadas y Enlared dio los insumos necesarios para estrategias de marketing. Formando parte de esta línea de acción, el 23 de mayo se organizó en Oruro, la primera Rueda de Negocios entre AMDEOR y sector privado, obteniéndose tres contratos con empresas. I- Apertura del universo de socios:en el marco de la estrategia seguida por Enlared de contar con el mayor número posible de socios, previo convenio que implica compromiso de ambas partes, este trimestre se incorporaron al universo de socios, la Asociación de Municipios de Pando, la Mancomunidad de Cintis y la Mancomunidad de Yungas. Con esto, Enlared logra tener como socios a las nueve asociaciones departamentales de municipios y a tres mancomunidades: Chiquitania, Cintis y Yungas. A la fecha, todos los socios de Enlared han respondido adecuadamente a los compromisos descritos en el Convenio, notándose una mayor madurez de ellos respecto a las ventajas que ofrece el uso del portal en internet. J- Nuevos Contenidos de Información de Enlared: Herramienta HIPCII: fue actualizada con la última información disponible a Junio 2003 Actualización de leyes y decretos. Incorporación de un nuevo servicio denominado Anteproyectos de Normas, donde la sociedad civil y los municipalistas pueden opinar sobre la normativa que se esta elaborando, profundizando la democracia y la participación. Producto Extra-Especial: Mesa Técnica, Transparencia, cultura política Página web sobre los talleres de periodismo municipal: http://www.enlared.org.bo/muniforo 5
K- Los servicios de Contáctenos y Municipio Responde: Estos dos servicios incorporados en el portal, han permitido demostrar que a través de Enlared, el ciudadano, el funcionario o quien trabaja desde adentro en el sistema asociativo, pueden resolver dudas, encontrar información, hallar herramientas que ayudan a su gestión, etc. Más de cien consultas son recibidas cada mes a través de estos servicios. Enlared Municipal ha respondido a cada una de ellas, en un plazo no superior a las 24 horas. Una muestra más de que Enlared se consolida como una plataforma de servicios abierta a cualquier consulta relacionada a lo local. L- Talleres sobre Periodismo Municipal: Durante este trimestre Enlared organizó tres talleres de Periodismo Municipal con dos objetivos claves: primero, estimular el debate entre los periodistas bolivianos para realizar la información local a nivel nacional e identificar los problemas más comunes a la hora de cubrir la información municipal y; segundo, presentar a los periodistas del área local la agencia de información Enlared, para que se sumen al esfuerzo del envio de información a Enlared, pudiéndola usar, además, como fuente de información. El taller realizado en La Paz reunió a periodistas que cubre el área de local de La Paz, El Alto, Cochabamba y Oruro; al taller de Santa Cruz asistieron periodistas de ese departamento, de Pando y de Beni y el celebrado en Tarija congregó a profesionales de Potosí, Tarija y Chuquisaca. M- Talleres de capacitación a los Corresponsales de Enlared Municipal: Aprovechando los talleres de periodismo municipal, Enlared capacitó a su red de corresponsales tanto en el uso de los servicios del portal, como en la herramienta CGconte: creada específicamente por el equipo de tecnología de Enlared para el envio y recepción de información. Estos talleres duraron dos días y se realizaron en La Paz, Santa Cruz y Tarija, respectivamente. La red de corresponsales, está conformada por un corresponsal en cada departamento que trabaja estrechamente con la Asociación de Municipios, más un corresponsal de FAM que cubre la información de esta institución y la de ACOBOL. N- Inauguración del salón El Patio Municipal: El Patio Municipal es un espacio ubicado en las oficinas de la FAM y de Enlared. Es un salón multieventos, con capacidad para 50 personas y acceso a internet, destinado a realizar diversas actividades que conciernen a la actividad municipal: reuniones, eventos, charlas, presentaciones artísticas y culturales, etc. Este espacio, se convierte además en un apoyo a la gestión de FAM. El Patio Municipal fue inaugurado el 29 de mayo y su acondicionamiento estuvo a cargo de ICMA Bolivia. O- Primer Chat Municipal: A petición de los representantes de FAM, a finales de mayo se incorporó en la plataforma de servicios Enlared, la aplicación del chat municipal. Este espacio, sirve de punto de encuentro entre FAM y las Asociaciones Departamentales, quienes cada día fijan una hora de reunión en la sala de chat, abaratando costos, incentivando el uso de Enlared y permitiendo una mejor comunicación entre el sistema asociativo de Bolivia. P- Primera Agencia virtual de Información: Inaugurada el 29 de mayo, la Agencia de Información Enlared intenta fomentar la difusión de las noticias relacionadas a lo local, brindando información actualizada diariamente a los municipios del país. La agencia se ha convertido además en importante fuente de información de los medios de comunicación nacionales, dando a las actividades que el sistema asociativo impulsa, una fuerte repercusión 6
en los medios. Enlared es apoyada por una red de corresponsales en cada uno de los departamentos del país, por FAM y Acobol. Q- Actividades específicas del equipo de Tecnología de Enlared Municipal Implementación de retroalimentación en calendario municipal www.enlared.org.bo/calendario2 Armado y distribución del Boletin Enlared Comun@ números 1-13 Soporte en la creación del sitio web MuniForo http://www.enlared.org.bo/muniforo Soporte en la creación del sitio para el Grupo de Trabajo Municipal sobre Transparencia http://www.enlared.org.bo/transparencia Armado del CD de Capacitación para distribución con todo el material disponible y utilitarios Soporte en la actualización de información sobre Asociaciones Municipales Soporte en la actualización de información sobre Mancomunidades Soporte y monitoreo de los sitios creados en los cursos de capacitación: FAM, AMDECRUZ, AMDEBENI, ALCALDIA DE SAN IGNACIO, ALCALDIA DE VALLEGRANDE, ALCALDIA DE PUERTO SUAREZ, MANCOMUNIDAD CHIQUITANIA, ACOVICRUZ, ACOCRUZ, ACOPANDO, ACOBENI, ACOLAPAZ, AMCOR, AMDEPAZ, AMDEOR, AMDEPO, CURAHUARA DE CARANGAS, ADECO, ALCALDIA EL ALTO, ACOBOL, MANCOMUNIDAD PISCICOLA CB, AMDECO, MANCOMUNIDAD LOS YUNGAS, AMCOT, MUNICIPIO DE CULPINA, MANCOMUNIDAD CHUQUINORTE, ADECOCH, COLCHAK, AMDECH, ACOP, CECAOT, MANCHACO, MANCOMUNIDAD CHU. CENTR, MANCOMUNIDAD J.A.PADILLA, AMT, FACOVBOL. Implementación de la sala de reunión municipal, chat municipal Coordinación inicial con Microsoft para el Proyecto de Telecentros Actualización de información en Munidatos (HIPCII, entre otros) Optimización de Vitrina Virtual www.enlared.org.bo/vitrina Soporte a usuarios y visitantes Administración y monitoreo de Servidores (Web, Mail, Data, ISA) III. Desafíos, temas preocupantes que afectan a la implementación, y acciones tomadas a.- Cumplimiento del Plan de Replicación por parte de los socios del proyecto: aunque el primer módulo de capacitación fue considerado por Enlared como un éxito en cuanto a participación, organización, contenidos, etc- cabe ahora esperar por parte de los socios que lo aprendido sea replicado en sus municipios. ICMA Bolivia ya viene trabajando en esto con los involucrados; de hecho, el segundo módulo de capacitación a desarrollarse en el siguiente trimestre se dirige en ese sentido. Preocupados por este factor de riesgo, Enlared ha tomado algunas otras acciones, como el lanzamiento de dos concursos que incentiven a los socios a mantener sus respectivos sitios web actualizados y a replicar sus conocimientos. 7
b.- Capacidad de FAM de asumir integralmente las actividades de Enlared: aunque FAM participa cada vez más en las actividades diseñadas por Enlared y se involucra en el proyecto entendiendo sus alcances, falta aún generar una mayor conciencia de apropiación en relación a la Federación con el proyecto en su conjunto. Para ello, Enlared, ha capacitado a sus técnicos y ha generado herramientas poniendo especial atención a la demanda de FAM. ICMA ha analizado, detalladamente, las acciones que habría que desarrollar para el traspaso integral de Enlared a la Federación. Este trabajo, será presentado durante el próximo trimestre tanto a la FAM como a USAID. IV. Actividades programadas para el IV Trimestre (julio, agosto, septiembre) Capacitación: Elaboración de convocatoria para el concurso Mejor Replicación y Mejor Sitio Web Asistencia técnica a las instituciones socias de Enlared para la elaboración de sus Planes de Replicación. Definición de los contenidos del taller 2 de capacitación de capacitadores en coordinación con NUR y participantes del Taller 1. Elaboración de un video que documente el primer ciclo de capacitación de capacitadotes Recepción y revisión de los Planes de Replicación. Elaboración de instrumentos para la evaluación de resultados de replicación Seguimiento a la actualización de sitios web Asistencia a asociaciones y mancomunidades socias en la ejecución de cursos de replicación Realización del segundo taller de Capacitación de Capacitadores en Santa Cruz Ajuste al programa y contenido del segundo taller de Capacitación de Capacitadores con base en resultados de Santa Cruz Realización del segundo taller de Capacitación de Capacitadores en La Paz Realización del segundo taller de Capacitación de Capacitadores en Sucre. Elaboración de informe sobre el segundo ciclo de capacitación de capacitadores. Fortalecimiento al sistema asociativo: Realizar por lo menos cinco ruedas de negocios con los socios del proyecto. Participación y cumplimiento de acciones comprometidas en la comisión interinstitucional de Transparencia, liderada por la Secretaria de Lucha contra la Corrupción y la Vicepresidencia. Atención continúa del servicio del portal, Municipio Responde en los diversos temas que el proyecto tiene alcance. Base de Datos para establecer las preguntas y respuestas, para procesar las estadísticas respectivas. Incorporar una base de datos relacionada a demografía y datos poblacionales en el portal. Efectuar los cursos de capacitación en la temática Planes de Negocios como parte del segundo ciclo de capacitación, conjuntamente al área de capacitación del proyecto. Sistematizar la información proporcionada acerca de los contratos suscritos y recursos generados por los socios del proyecto. Apoyo a la FAM en las mesas de diálogo municipal, en la perspectiva al Diálogo Municipal a realizarse en agosto. 8
Apoyo a FAM en la consolidación del Congreso Internacional de Municipios. Enlared servirá como canal de comunicación entre todos los participantes de este evento y creará espacios especiales para el Congreso. Difusión, Información y Contenidos Evento de presentación de los resultados del Sistema Electrónico de Compras Menores, en coordinación con grupo de trabajo interinstitucional que participó del proyecto piloto. Potenciar y consolidar la Red de corresponsales Potenciar y consolidar la Agencia Virtual Enlared Apoyar todas las actividades de difusión e información de la Agenda Municipal, del Congreso Municipal y la Feria municipal. Continuar con actividades promocionales del proyecto y campañas específicas de promoción que apoyen las otras áreas de Enlared. Mantener el promedio logrado de noticias actualizadas propias de Enlared. Actualización de información del Portal sobre Oferta de Capacitación Elaboración de informe y material documental sobre los Talleres de Periodismo Municipal. Incorporar la última normativa (Leyes y Decretos) sobre descentralización municipal al portal. Equipo de Tecnología Enlared Implementación y capacitación para Intranet de la Mancomunidad de la Gran Chiquitania. Implementación y capacitación sobre Vitrina Virtual en la Mancomunidad de la Gran Chiquitania Asesoramiento Técnico a Contrapartes Validación técnica en la utilización de servicios otorgados por el Proyecto de las contrapartes Seguimiento y refuerzo de la capacitación recibida por las contrapartes. Recopilación de conocimientos y disponibilidad de Software y Hardware en las contrapartes Coordinación, seguimiento, control y validación de Munidatos como Producto Digital Soporte a usuarios y visitantes Administración y monitoreo de Servidores (Web, Mail, Data, ISA) Optimización de Foro Municipal Realización de herramientas según demandas de las áreas del proyecto o de la FAM. 9