Agencia Española de Seguridad Alimentaria Procedimiento General de actuación en situaciones de crisis alimentarias
1. Introducción. INDICE 2. Glosario, definiciones 3. Qué es/ en qué consiste este procedimiento? Objetivo. 4. Para qué?. Visión. 5. Para quién?. Ámbito de aplicación. 6. Características, principios o atributos del procedimiento. 7. Cuándo, quién, cómo se inicia? 8. Cómo? Fases o etapas del procedimiento. 9. Quién? Responsable del procedimiento. 10. Con quién? Quienes están implicados 11. Con qué? Recursos necesarios 12. Va bien? Indicadores de evaluación. 13. Mejora del procedimiento Dónde, quién, cuándo y cómo? 14. Organización de los comités. 15. Bibliografía
1.- Introducción La adecuada gestión de las situaciones de crisis alimentarias mejorará la seguridad alimentaria evitando, de esta forma, riesgos para la salud de las personas. También conseguirá la disminución de la alarma social y el impacto negativo en las actividades económicas. Por otro lado, el artículo 32 del Real Decreto 709/2002, de 19 de julio, por el que se aprueba el Estatuto de la Agencia Española de Seguridad Alimentaria (BOE núm. 178 de 26 de julio de 2002), establece que el Director Ejecutivo coordinará la elaboración de un procedimiento general de actuación en situaciones de crisis y emergencias alimentarias, así como un plan general de comunicación de riesgos que se elevarán al Consejo de Dirección a efectos de aprobación. En cumplimiento de lo dispuesto en el comentado artículo, se presenta este procedimiento con el objetivo de establecer una sistemática que permita una adecuada gestión de las situaciones de crisis alimentarias. La constitución del Comité de Crisis y de las Comisiones de Trabajo y sus actuaciones se incardinaran a el correcto funcionamiento del Consejo de Dirección, Comisión Institucional, Consejo Consultivo y Comité Científico de la AESA a las que responderá de acuerdo a las funciones establecidas por las mismas en la Ley y Estatutos de la AESA
2.- Glosario, definiciones 1/3 Problema de seguridad alimentaria: Ante todo, es pertinente señalar que no existe una definición única a este respecto. Por razones operativas,optamos por definirlo como aquella situación en la que se identifica la producción o existencia en el mercado de productos no seguros o tal nivel de incertidumbre sobre su seguridad que puede llegar a desencadenar una crisis alimentaria. Situación de Crisis alimentaria: Situación extraordinaria para el sistema de seguridad alimentaria de España y que implica un peligro que amenaza o es percibido como amenaza de la salud de las personas por la opinión pública, motivada por un problema de seguridad alimentaria que no puede ser prevenido, eliminado o reducido por los mecanismos tecnológicos y de control preexistentes, y en general, cumple alguna de las siguientes características: Existe un grave riesgo para la salud. Afecta a varias comunidades autónomas Se ha considerado como crisis en otros países o continentes. Es percibido por los medios de comunicación o la opinión pública como una situación de crisis. Comité de Crisis para situaciones de crisis alimentarias. Comité coordinador y de toma de decisiones en la gestión de una crisis alimentaria. Estará constituido por 3 miembros del Consejo de Dirección, los 2 vicepresidentes del Comité Institucional y/o dos representantes de las CC.AA más afectadas, la Presidenta de la Agencia, la Dirección Ejecutiva, el responsable de comunicación, representantes de los sectores económicos y el gestor de la crisis. Podrán incorporarse los responsables de las comisiones de trabajo o personas designadas por el propio comité. Actuará como secretario del mismo un funcionario de AESA. Este Comité mantendrá permanentemente informada a la Comisión Institucional. Su portavoz es el Portavoz de la Crisis.
2.- Glosario, definiciones 2/3 Comisión interna de crisis de AESA: Nombre que recibe el grupo interno de gestión de problemas de la AESA cuando éste pasa a ser una situación de crisis alimentaria, dirigido por el gestor de la crisis responsable de realizar las funciones propias de la AESA en la gestión de una crisis alimentaria. Portavoz de la crisis: Presidente de la Agencia, o persona que designe dentro de los miembros del comité de crisis, para realizar las tareas del portavoz en el proceso. Gestor de la crisis: Directivo de la AESA designado por la misma para responsabilizarse de las tareas de gestor de crisis en este proceso, con capacidad para solicitar información y/o apoyo de cualquier unidad de la AESA y participar en las reuniones de las comisiones de crisis. Responsable del procedimiento: Persona de la AESA que se encarga del adecuado funcionamiento del procedimiento, su evaluación, mantenimiento y mejora. Procedimiento: forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Pueden estar documentados o no. En muchos casos los procedimientos se expresan en documentos que contienen el objeto y el campo de aplicación de una actividad; que debe hacerse y quien debe hacerlo; cuando, donde y como se debe llevar a cabo; que materiales, equipos y documentos deben utilizarse; y como debe controlarse y registrarse. Comisión/es científica/s de crisis. Grupo/s de expertos científicos que aportan las bases científicas para la toma de decisiones, funcionará como órgano asesor al Comité de Crisis y a la Comisión de gestión de riesgos.
2.- Glosario, definiciones 3/3 Comisión/es de gestión de la crisis. Compuesto por los técnicos de los servicios de control oficial de todas las administración con más implicación en el problema, los técnicos de los sectores implicados y los responsables de gestión de la crisis dentro de la AESA. Su director y portavoz será el Gestor de la Crisis. Comisión de Apoyo Analítico de la crisis: Formado por los responsables del Centro Nacional de Alimentación y las personas designadas por cada uno de los laboratorios de las administraciones pública y de los sectores económicos que participen en la crisis, funcionará como apoyo al Comité de crisis y a la Comisión de gestión de riesgos.
3.- Qué es/ en qué consiste? Objetivo Establecer la sistemática de toma de decisiones, de coordinación, de actuaciones de gestión de la comunicación del riesgo y de flujo de información, que será preciso seguir, por todas las partes interesadas, en la gestión de una situación de crisis alimentaria.
4.- Para qué?. Visión del proceso. Para conseguir que la situación que generó la crisis alimentaria no sobrepase los niveles de riesgo para la salud predefinidos (nivel aceptable de seguridad alimentaria). De esta forma se conseguirá que no se produzca daño asociado a la situación que generó la crisis alimentaria, para que estén satisfechas las partes interesadas, y exista una buena percepción por parte de la población y los medios de comunicación de la gestión de la misma. Todo esto, implicará: rapidez en la identificación del problema y su análisis de riesgo; dar una información rápida y clara al consumidor y difundir adecuadamente dicha información; coordinar las administraciones y organizaciones implicadas en las actuaciones y mantener una estrecha colaboración con todas las partes interesadas.
5.- Para quién?. Ámbito de aplicación. El presente procedimiento afectará a todos los Órganos de la AESA.
6.- Principios a aplicar en este procedimiento. Principios: Unidad de acción. Minimizar el potencial impacto en la salud del problema detectado. Dar una respuesta de forma rápida y ágil. Existencia y actualización de planes específicos de actuación. Transparencia en las actuaciones. Colaboración entre todas las partes interesadas. Información eficaz a los consumidores. Minimizar el impacto negativo en las actividades económicas. Lealtad entre las partes interesadas en las decisiones y actuaciones. Proporcionalidad de las medidas y actuaciones. Eficiencia de las actuaciones, practicidad y simplicidad. Utilización de metodologías avanzadas de toma de decisiones, en la gestión y ejecución de las mismas.
7.- Quién, cuándo y cómo se inicia el procedimiento. De acuerdo con el artículo 31 del Real Decreto 709/2002, de 19 de julio, por el que se aprueba el Estatuto de la Agencia Española de Seguridad Alimentaria (BOE núm. 178 de 26 de julio de 2002), corresponde a la Presidencia de la Agencia valorar y decidir la necesidad y oportunidad de constituir Comités de crisis y emergencia ante incidencias que precisen tal consideración, informando de ello al Consejo de Dirección y a los restantes órganos de la Agencia.
8.- Cómo? Fases o etapas del proceso. A. Comunicación urgente al Consejo de Dirección y a la Comisión Institucional. Para informar a los mismos de la puesta en marcha del procedimiento general de actuación en situaciones de crisis alimentarias y las razones de tal decisión. B. Creación de Comités de Crisis. Genéricamente se constituirán los siguientes Comité/Comisiones de Crisis: a. Comité de Crisis b. Comisión/es científica/s de crisis. c. Comisión/es de gestión de riesgos de la crisis. d. Comisión de apoyo analítico de la crisis. C. Tareas/ Funciones del Comité de Crisis. a. Coordinación de actuaciones con las Comisiones de la UE y otros Estados Miembros, supervisión y coordinación general y dirección de actividades y medidas adoptadas. b. Decidir sobre la necesidad de constitución de las comisiones de crisis. c. Aprobación de las propuestas del resto de las comisiones de crisis y de la AESA. d. Apoyar al Portavoz y al gestor de la crisis. e. Proponer y ejecutar las estrategias de comunicación. f. Aprobación plan post-crisis. g. Cerrar la crisis. D. Tareas/ actividades de la Comisión de Gestión de Riesgos. a. Análisis de impacto del problema. b. Análisis y propuesta al Comité de Crisis de alternativas de gestión de la crisis
8.- Cómo? Fases o etapas del proceso. c. Análisis y propuesta al Comité de Crisis de ejecución de las estrategias de gestión de la crisis. d. Coordinación y seguimiento de las actividades de gestión de riesgos adoptadas por las autoridades de control y los sectores afectados. d. Elaborar el informe final de la crisis. e. Proponer plan post-crisis. E. Tareas/ actividades de la Comisión de Apoyo Analítico a. Unificar los criterios analíticos y de muestreo. b. Coordinar el reparto de cargas de trabajo analítico. F. Tareas/ actividades a realizar por la Comisión Científica. a. Proponer un portavoz interno de la Comisión Científica. b. Elaborar los informes y dictámenes científicos requeridos por los distintos comité/comisiones de crisis y/o por la AESA.
8.- Cómo? Fases o etapas del proceso. G. Tareas/ actividades de la AESA en la crisis: a. Nombrar e informar sobre el gestor de la crisis. b. Identificar las partes interesadas. c. Realizar e informar al Comité de Crisis sobre la evaluación de riesgo. d. Facilitar toda la información científico-técnica a las partes interesada. e. Estudiar y proponer a la Comisión de Gestión alternativas de gestión de riesgo. f. Estudiar y proponer a la Comisión de Gestión fórmulas de ejecución de las alternativas de gestión aprobadas. g. Supervisar la ejecución de las alternativas de gestión aprobadas. h. Interlocución con las autoridades internacionales.
8.- Cómo? Fases o etapas del proceso. i. Ejecutar las actividades de información que le sean encomendadas por el Comité de Crisis para mantener informado al consumidor. j. Elaborar y presentar el informe final gestión de crisis. k. Coordinar Comisiones de Crisis. l. Supervisar la ejecución de las alternativas de gestión aprobadas.
9.- Quién? Responsable del procedimiento. Agencia Española de Seguridad Alimentaria
10.- Con quién? Participantes en el proceso. Unidades que participan: Órganos de AESA (de dirección, de asesoramiento y coordinación, de evaluación de riesgo y de gestión) Autoridades de control oficial de los distintos organismos y administraciones públicas. Sector/es implicado/s. Gabinete Ministerio de Sanidad Consumidores
11.- Con qué? Recursos necesarios Recursos necesarios: Informes y documentos. Bases de datos legislativas. Sistemas informáticos. Fax, teléfono (móvil y fijo) Gabinete comunicación. Salas de reuniones.
12.- Va bien? Indicadores de evaluación. Indicadores de evaluación: Impacto en salud de la actuación realizada. Días de respuesta entre inicio crisis y propuesta de alternativas y entre inicio del proceso y ejecución decisiones. Grado de satisfacción de las partes interesadas con la gestión realizada (informe). Evaluación de la imagen, de las partes interesadas implicadas en la crisis, en los medios de comunicación (impacto medios). Nº de recursos administrativos contra las actuaciones y su resultado. Eficacia de la ejecución de las medidas aprobadas.
13.- Mejora del proceso. Dónde, quién, cuando, cómo? Mejora Proceso: Dónde?. Consejo de Dirección de AESA Quién?. Consejeros. Cuándo?. Punto de orden del día para evaluar proceso desarrollado. Un mes después de cerrado el proceso y al año. Cómo? Sobre un informe elaborado por AESA en base a los indicadores de evaluación. Identificación de áreas de mejora y asignación de responsabilidades para ejecutar las mejoras.
14.- Comité y Comisiones de Crisis COMITÉ DE CRISIS Portavoz Gestor de crisis Comisión Interna Crisis de AESA Comisión de Gestión de Riesgos Comisión Científica Comisión de Apoyo Analítico
15.- Bibliografía Referencias normativas y bibliográficas - Real Decreto 709/2002, de 19 de julio, por el que se aprueba el Estatuto de la Agencia Española de Seguridad Alimentaria (BOE núm. 178 de 26 de julio de 2002). - Guidelines on science and health communication. November 2001. The Royal Society. Social Issues Research Centre. Royal Institution of Great Britain. -Crisis Response & Communication Planning Manual. Ontario Ministry of Agriculture. http//www.plan.ouguelph/safefood/. - Manual de Gestión de Crisis Alimentaria. AECOC. - Cómo actuar ante una crisis. Equipo Singular. Felicísimo Valbuena de la Fuente. Universidad Complutense de Madrid -Comunicación para una crisis. Gustavo Coppola. Revista DirCom 1 marzo 2000. http://www.revistadircom.com.ar - The Belgian Dioxin Crisis of the summer of 1999: a case study in crisis communication and management. Corie Lok and Douglas Powell. Department of Food Science. University of Guelph. Ontario. February 1, 2000. Technical Report#13 - Risk Communication and Government. Theory and Application for the Canadian Food inspection Agency. http://www.inspection.gc.ca/english/corpaffr/publications/riscom m/riscomme.shtml - Communication Foodborne Disease Risk. Fishhoff B, Downs JS. Emerging Infectious Disesases 1997; 4 - A primer on Health Risk Communication Principles and Practices. ATSRD.
TRACTO DEL PROCEDIMIENTO GENERAL DE ACTUACIÓN EN SITUACIONES DE CRISIS FASE 0 - ANÁLISIS PRECRÍTICO INTERNO 0.1 - INCIDENTE ALIMENTARIO POTENCIALMENTE CRÍTICO 0.1.1. Recepción de información potencialmente desencadenante del procedimiento de crisis 0.2 - CALIFICACIÓN DEL INCIDENTE
FASE 1 - DECLARACIÓN DE CRISIS 1.1. Presidenta AESA informa a Consejo de Dirección 1.2. Consejo de Dirección AESA ratifica carácter crítico 1.3. Presidenta informa a CCAA en la Comisión Institucional 1.4. Eventualmente, informe a otros Órganos AESA: > Consejo Consultivo > Comité Científico 1.5. Declaración Formal de Crisis Alimentaria FASE 2 - CONSTITUCIÓN COMITÉ CRISIS 2.1. Constitución del COMITÉ DE CRISIS Presidencia AESA designa PORTAVOZ Comité de Crisis para situaciones de crisis alimentarias. Estará constituido por 3 miembros del Consejo de Dirección, los 2 vicepresidentes del Comité Institucional y/o dos representantes de las CC.AA más afectadas, la Presidenta de la Agencia, la Dirección Ejecutiva, el responsable de comunicación, representantes de los sectores económicos y el gestor de la crisis. Podrán incorporarse los responsables de las comisiones de trabajo o personas designadas por el propio comité. Actuará como secretario del mismo un funcionario de AESA. Este Comité mantendrá permanentemente informada a la Comisión Institucional. Tareas/ Funciones del Comité de Crisis. Coordinación de actuaciones con las Comisiones de la UE y otros Estados Miembros, supervisión y coordinación general y dirección de actividades y medidas adoptadas. Decidir sobre la necesidad de constitución de las comisiones de crisis. Aprobación de las propuestas del resto de las comisiones de crisis y de la AESA. Conocer y apoyar al Portavoz y al gestor de la crisis. Proponer y ejecutar las estrategias de comunicación. Aprobación plan post-crisis. Portavoz de la crisis: Presidente de la Agencia, o persona que designe dentro de los miembros del Comité de Crisis, para realizar las tareas del portavoz en el proceso.
2.2 Grupo de Trabajo AESA se constituye en Comisión Interna de Crisis AESA designación del GESTOR DE CRISIS Tareas/ actividades de la AESA en la crisis: Nombrar e informar sobre el gestor de la crisis. Identificar las partes interesadas. Realizar e informar al Comité de Crisis sobre la evaluación de riesgo. Facilitar toda la información científico-técnica a las partes interesada. Estudiar y proponer a la Comisión de Gestión alternativas de gestión de riesgo. Estudiar y proponer a la Comisión de Gestión fórmulas de ejecución de las alternativas de gestión aprobadas. Supervisar la ejecución de las alternativas de gestión aprobadas. Interlocución con las autoridades internacionales. Ejecutar las actividades de información que le sean encomendadas por el Comité de Crisis para mantener informado al consumidor. Elaborar y presentar el informe final gestión de crisis. Coordinar Comisiones de Crisis. Supervisar la ejecución de las alternativas de gestión aprobadas.
FASE 3 - ACTUACIÓN COMITÉ DE CRISIS 3.1. Constitución de Comisiones Ad Hoc: > Científica Grupo/s de expertos científicos que aportan las bases científicas para la toma de decisiones, funcionará como órgano asesor al Comité de Crisis y a la Comisión de gestión de riesgos. Tareas/ actividades a realizar por la Comisión Científica. Proponer un portavoz interno de la Comisión Científica Elaborar los informes y dictámenes científicos requeridos por los distintos comité/comisiones de crisis y/o por la AESA > De Gestión Compuesta por los técnicos de los servicios de control oficial de todas las Administraciones con más implicación en el problema, los técnicos de los sectores implicados y los gestores de la crisis dentro de la AESA. Tareas/ actividades de la Comisión de Gestión de Riesgos. a. Análisis de impacto del problema. b.análisis y propuesta al Comité de Crisis de alternativas de gestión de la crisis > De Apoyo Analítico Formado por los responsables del Centro Nacional de Alimentación y las personas designadas por cada uno de los laboratorios de las Administraciones públicas y de los sectores económicos que participen en la crisis, funcionará como apoyo al Comité de crisis y a la Comisión de gestión de riesgos. Tareas/ actividades de la Comisión de Apoyo Analítico Unificar los criterios analíticos y de muestreo Coordinar el reparto de cargas de trabajo analítico 3.2. Generación de Informes y Propuesta de Medidas 3.3. Seguimiento / Evaluación Continuada 3.3. ] Circulación de Información [ Red de Contactos Como criterio general se elaborará informe diario de seguimiento que será remitido a todas las partes interesadas. 3.4. Procedimientos de COMUNICACIÓN
FASE 4 - RECAPITULACIÓN EVALUACIÓN 4. a) REVISIÓN RECONDUCCIÓN 4. b) CIERRE DE LA CRISIS. RESOLUCIÓN 4. b) 1. Disolución Comité de Crisis 4. b) 2. Traslado a Unidades AESA seguimiento medidas 4. b) 3. Elaboración Informe Final de Actuaciones > Descripción > Conclusiones / Balance > Programa de Seguimiento Post-Crisis