Nuevas funcionales del tramitador. Uso de la utilidad Comunicaciones Área Web y Administración Electrónica
HOJA DE CONTROL Título Nombre del Fichero Autores Nuevas funcionalidades del tramitador. Uso de la utilidad Comunicaciones UHU_GuiaUtilidadComunicaciones.pdf Área Web y Administración Electrónica Versión/Edición v01r00 Fecha Versión 30/09/2011 REGISTRO DE CAMBIOS Versión Causa del Cambio Fecha del Cambio v01r00 Versión Inicial 30/09/2011
1.- INTRODUCCIÓN 2.- USO 3.- VISUALIZACIÓN Nuevas funcionalidades del tramitador. Uso de la utilidad Comunicaciones Versión v01r00 3
Nuevas funcionalidades del tramitador. Uso de la utilidad Comunicaciones 1.- INTRODUCCIÓN En este documento vamos a presentar algunos cambios que van a mejorar la plataforma de tramitación y la relación con el solicitante. El más significativo de todos es el de que de ahora en adelante los documentos que generemos en el expediente (resoluciones, cartas de pago, ) durante el trámite serán accesibles directamente en la oficina virtual del interesado desde donde podrá visualizarlos o descargarlos. Esto supone dos cosas principalmente: no tenemos que enviar ningún documento por correo y el solicitante tampoco tiene que recogerlo presencialmente. Otra novedad es el seguimiento del trámite por parte del solicitante, estará informado a través de la oficina virtual de las fases y tareas por las que va pasando su expediente. Todo esto se complementa con la incorporación en el tramitador de una nueva utilidad llamada Comunicaciones mediante la cual se podrá informar al solicitante que tiene disponible en la oficina virtual los documentos generados, tiene que hacer alguna subsanación o se ha rechazado/denegado su solicitud, o cualquier otro aviso que nos surja en la tramitación del expediente. No tiene carácter obligatorio puesto que haciendo un buen uso de la oficina virtual el solicitante tiene acceso a todos los documentos. Se debería utilizar únicamente para incluir avisos que no lleven asociado ningún documento, por ejemplo, una comunicación de subsanación. Sin embargo, hasta que los usuarios aprendan a moverse por la oficina virtual, es recomendable utilizar la opción de email/comunicación. Se activará en aquella fase en la que antes había una tarea de Comunicación al interesado. Al incorporar esta funcionalidad se han suprimido, de todos los procedimientos, las tareas de Comunicación al interesado de todas las fases. Versión v01r00 4
Nuevas funcionalidades del tramitador. Uso de la utilidad Comunicaciones 2.- Uso Cuando estemos en una fase en la que hay que establecer una comunicación con el interesado, seleccionaremos la utilidad a través del icono situado en la barra de utilidades del escritorio del tramitador, tal y como se indica en la siguiente imagen: Nos aparecerá un formulario, en el que se piden una serie de datos, algunos obligatorios, para poder enviar la comunicación. En algunos procedimientos todos estos campos vendrán predefinidos. En el formulario observamos varios campos: - Remitente: direccion de correo del remitente de la comunicación, normalmente viene predefinido. - Destinatario: dirección de correo del destinatario de la comunicación, normalmente viene predefinido. - Asunto: Asunto que aparecerá en la cabecera de la comunicación enviada. - Mensaje: es el texto de la comunicación, puede venir predefinido. Versión v01r00 5
Nuevas funcionalidades del tramitador. Uso de la utilidad Comunicaciones - Doc. a incorporar: si se quiere enviar un documento complementario con la comunicación. NO es para adjuntar documentos que se han generado durante la tramitación o incorporados ya que éstos se informan directamente en la oficina virtual. No se puede adjuntar documento si se va aenviar una comunicación, sólo es para el caso del correo. Una vez completados los campos del formulario, podemos: -> con esta opción la comunicación se realiza únicamente a través del envio de un e-mail. -> con esta opción se realiza la comunicación a través de la oficinavirtual, el usuario podrá ver la comunicación en la pestaña de Mis Comunicaciones. -> seleccionando esta opción enviamos la comunicación via e-mail y a través de la oficinavirtual. -> esta opción anula esta acción, de esta manera no llegará a enviarse la comunicación. Al pulsar sobre cualquiera de los botones de envio que tenemos, si no existe ningún error, nos aparece una pantalla confirmando que los datos se han enviado correctamente: En cambio si lo que pulsamos es el botón pantalla de comunicaciones., directamente se nos cerrará la Cuando creamos una comunicación, en la ventana Documentos asociados aparecerá un documento de texto (.txt) con el contenido de la comunicación que se ha enviado para que tengamos constancia de lo que hemos enviado. Al principio, y hasta que el usuario esté familiarizado con las nuevas funcionalidades de la Oficina Virtual, se enviarán comunicaciones y correos cuando las resoluciones y documentos generados estén firmados, informando de que ya puede recoger el documento en la Oficina Virtual. Versión v01r00 6
3.- VISUALIZACIÓN Nuevas funcionalidades del tramitador. Uso de la utilidad Comunicaciones El solicitante podrá visualizar sus comunicaciones de dos formas distintas, dependiendo del tipo de envío que hayamos elegido. 3.1- OficinaVirtual Para poder ver la comunicación enviada a la OficinaVirtual, el solicitante entrará en la oficina virtual y una vez validada la entrada seleccionará la pestaña. En la sección Comunicaciones asociadas a solicitudes aparecerán todas las que les han sido enviadas, apareciendo las no leídas resaltadas en negrita. 3.1- Correo Electrónico Para ver las comunicaciones enviadas por correo electrónico, el solicitante accederá a su buzón de correo. Versión v01r00 7