Área Articulación y Acompañamiento Programa Agenda Conectividad Estrategia Gobierno en línea República Colombia - Derechos Reservados Bogotá, DC., Mayo 2011
FORMATO PRELIMINAR AL DOCUMENTO Título: Fecha elaboración 2011 05 15 Sumario: Palabras Claves: Editorial, Actualización, Manual Gobierno en línea, Sitio Web, Criterios Gobierno en línea. Formato: DOC Lenguaje: Español Depenncia: Ministerio Tecnologías la Información y las Comunicaciones: Programa Agenda Conectividad. Estrategia Gobierno en línea. Coordinación Articulación y Acompañamiento Código: N/A Versión: 1.0 Estado: Generado Categoría: Autor: Revisó: Aprobó: Información Adicional: Ubicación: Documento Externo Fernando Augusto Segura Restrepo Lír Gobierno en línea Territorial Lina Maria Cruz Coordinadora Articulación y Acompañamiento Lina Maria Cruz Coordinadora Articulación y Acompañamiento No adicional Programa Agenda Conectividad Firmas Firmas Firmas Pág. 2 72
CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN 1.0 2011/05/15 Elaboración l documento Pág. 3 72
TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN: 5 2. POLÍTICA EDITORIAL Y DE ACTUALIZACIÓN 6 2.1 Características los contenidos 8 2.2 Criterios Cumplimiento, responsables, periodicidad y fuentes : 8 3. Procedimiento para el manejo canales l Sitio Web: 69 3.1. Procedimiento para el manejo general los canales: 69 3.2. Procedimiento manejo l foro y l chat 70 3.3. Procedimiento manejo l buzón PQR 70 3.4. Procedimiento manejo los comentarios en la sección Planeación y ejecución. 70 4. APROPIACIÓN INSTITUCIONAL DEL SITIO WEB 71 4.1. Sensibilización 71 4.2. Capacitación 71 4.3. Comunicación 71 4.4. Reconocimiento. 72 Pág. 4 72
1. Introducción: El presente documento elaborado por la Coordinación Articulación y Acompañamiento l Programa Gobierno en línea l Ministerio Tecnologías la Información y las Comunicaciones, está basado en el Documento Plan Administración l Sitio Web elaborado por la Corporación Transparencia por Colombia en el marco l Proyecto Internet Para la Rendición Cuentas. El objeto principal este material es orientar a las entidas Territoriales en elaboración la Política Editorial y Actualización Gobierno en línea, y facilitar un esquema para la construcción un Plan Administración Sitios Web. Las directrices scritas a continuación están rivadas los lineamientos establecidos en el Manual para la Implementación la Estrategia Gobierno en línea versión 2010, y buscan otorgar a los servidores públicos territoriales un método claro para hacer seguimiento a los compromisos que ben ser consignados en el Plan Acción Gobierno en línea cada entidad territorial. Todo ello orientado a garantizar el acuado mantenimiento y los contenidos los sitios web por parte las entidas. Pág. 5 72
2. Política Editorial y Actualización Debido a las características los medios electrónicos, relacionadas especialmente con el hecho que los contenidos se puen diseminar forma rápida y a un gran número personas, se ha finido una política editorial que establece las características que ben consirar las entidas al momento publicar contenidos generales en medios electrónicos. Esta política editorial berá complementarse con las indicaciones que señalen el Departamento Administrativo la Función Pública y el Departamento Nacional Planeación -en el marco la iniciativa Lenguaje Ciudadano - y l Sistema Nacional Servicio al Ciudadano que lira el Programa Reforma la Administración Pública. Los contenidos ben ser entendibles, agradables y fácil uso Los contenidos ben ser claros, precisos y lenguaje sencillo. No be jar dudas sobre el mensaje que se sea transmitir. Se be tener en cuenta que serán utilizados por personas diferentes niveles educación y diferentes regiones l país. No se ben usar abreviaturas. Si se necesita utilizar abreviaturas, éstas ben ir referenciadas spués que son utilizadas por primera vez, entre paréntesis, inmediatamente spués l texto al que hacen referencia. No se ben usar siglas sin que al pie se especifique qué significan. No se ben usar tecnicismos. Si es estrictamente necesario utilizarlos, se be explicar el significado l mismo inmediatamente spués que es utilizado por primera vez, incluyendo la explicación ntro paréntesis. No se ben utilizar términos en idiomas extranjeros. Cuando se hace necesario su uso, estos términos ben presentarse forma que se diferencien l resto (escribiendo el término en caracteres itálicos) y ben ser explicados inmediatamente spués la primera vez que son utilizados. En las fechas, no se ben utilizar abreviaturas para el nombre l mes. Se ben seguir las reglas sintácticas, gramáticas y ortográficas l idioma español, acuerdo con la Real Acamia Española. Pág. 6 72 Los contenidos ben ser vigentes, relevantes, verificables y completos Los contenidos que el Estado ofrezca por medios electrónicos ben ser vigentes, relevantes, verificables, completos, que genere algún beneficio para los clientes y que no dé lugar a interpretaciones erradas. De igual forma, se be evitar cualquier tipo distorsión o interpretación tennciosa la que va a ser publicada en medios electrónicos. Las entidas ben ofrecer sólo aquellos contenidos que sean su competencia y sobre los cuales se tenga completa seguridad en términos veracidad los mismos. En caso ofrecer contenidos tomados un tercero ajeno a la entidad, se be incluir la fuente don fueron tomados.
Cuando se publique en forma artículos, la be provenir fuentes totalmente confiables. Si la fuente no es totalmente confiable o si no se tiene certeza la fuente don proviene, la be ser corroborada al menos con tres (3) fuentes adicionales, intificando las fuentes al final l artículo. Cuando se publique en archivos para scargar, se be indicar la fecha publicación o su última. Las imágenes, dibujos, fotos y cualquier otro material gráfico que se utilice, ben estar acors con los textos. Cuando este tipo material sufre algún tipo tratamiento técnico (por ejemplo: montajes, composición, transparencias, etc.), se be indicar claramente en el pie l material que éste ha sido tratado y ha sufrido modificaciones su versión original. Antes ofrecer contenidos, se be validar la vigencia y calidad los mismos. Los contenidos no ben ser ofensivos ni discriminatorios Los contenidos provistos por medios electrónicos por el Estado Colombiano ninguna forma puen ser consirados como ofensivos, sexistas, racistas, discriminatorios, obscenos, en la medida que contenidos ofensivos atentan contra rechos fundamentales los particulares. En todo momento se be tener presente que se trata la imagen l Estado. Se be evitar todo tipo estereotipos por raza, género, religión, origen étnico, localización geográfica, orientación sexual, discapacidad, apariencia física o estrato social. Los contenidos que se provean no ben reflejar los intereses, seos, gustos ni ningún otro tipo tenncia sectores en particular. Igualmente, no ben reflejar posiciones políticas, religiosas, económicas ni ninguna otra índole, que puedan indicar preferencias con grupos específicos. No se ben utilizar regionalismos o frases coloquiales que son uso común en algún lugar l país pero que en otras regiones puen ser consiradas ofensivas. Los contenidos ben mantener la privacidad No se ben ofrecer contenidos que revelen aspectos confinciales las personas o entidas, que afecten el buen nombre o que puedan generar efectos legales adversos a las entidas que publiquen la. Es importante en este punto tener claros conceptos jurídicos tales como indagatorias, llamado a juicio o más, que una u otra forma están afectando la condición jurídica las personas o las instituciones. No se ben ofrecer contenidos procesos sancionatorios en trámite, en la medida en que los mismos puen estar reservados conforme a la ley. En el caso antecentes penales o disciplinarios, sólo se ofrecerán contenidos cuando se trate antecentes finitivos, en los casos en que aplique, se berán mantener actualizados y se excluirán nombres las personas cuando los antecentes jen tener vigencia. En los casos en que se solicite los particulares, se aclarará que la misma sólo será utilizada para los fines para los cuales se solicita la y que no será divulgada a terceros sin consentimiento quien suministra la, salvo en los casos previstos por la ley colombiana. Pág. 7 72
Los contenidos ben observar el recho autor y propiedad intelectual Las obras protegidas por el recho autor que se encuentren ntro los sitios Web hacen parte l patrimonio la entidad pública y por lo tanto son consirados bienes fiscales, razón por la cual su utilización be estar expresamente autorizada y así mismo se be informar claramente al ciudadano qué pue hacer y qué no, con el material alojado. Si una entidad pública sea hacer uso (reproducción, transformación, o puesta a disposición) materiales y obras protegidas por el recho autor, be cerciorarse contar con la bida autorización l titular los rechos sobre dicho material. La protección l recho autor se aplica sobre los textos, imágenes, dibujos, fotos y cualquier otro material gráfico, sonoro o visual y los programas informáticos y bases datos. Cualquier material este tipo que sea tomado alguna fuente externa a la entidad be ser consirado como una cita textual, por lo cual be ir entre comillas dobles ( ) y se be incluir la referencia l lugar don fue tomada la cita, con al menos, los siguientes datos: autor(es), libro u otra fuente l cual fue tomada, fecha publicación. La protección los rechos propiedad intelectual y propiedad industrial se observarán en lo relativo a marcas, nombres comerciales, logos, enseñas, lemas, nombres dominio, secretos empresariales, saber-hacer, diseños industriales, patentes, molos utilidad y recho autor. En caso que se tecten errores, omisiones, malas interpretaciones o cualquier situación en la que el contenido que en duda, se be corregir esta la manera más diligente. El sconocimiento las normas vigentes en materia rechos autor, rechos propiedad intelectual y propiedad industrial pue generar acciones civiles o penales. 2.1 Características los contenidos La conformación esta parte l documento be tener como punto partida lo enunciado en el Capítulo 2 Preparación para el Gobierno en línea l Manual Gobierno en Línea versión 2010 en el título Política Editorial 2.2 Criterios Cumplimiento, responsables, periodicidad y fuentes : Pág. 8 72
A continuación se encuentra un cuadro que scribe cada uno los criterios que establece el Manual para la Implementación la Estrategia Gobierno en línea versión 2010, para el cumplimiento los mandatos cada una las 5 Fases Gobierno en línea señaladas en el creto Decreto 1151 2008. En las tres primeras columnas se enuncia el nombre cada Criterio y se scriben las Observaciones y los Contenidos Mínimos que garantizan el cumplimiento l mencionado Manual. Así mismo se muestran 3 columnas que ben ser diligenciadas por cada entidad territorial, don se consignan: Los nombres y cargos los servidores Responsables l Cargar la Información cada criterio en el sitio web, las Fuentes Información entendidas como la penncias responsables producir los datos que se publican en el sitio web según cada criterio. Por último e igualmente para cada criterio la entidad be señalar la Actualización. El presente cuadro be ser utilizado por la entidad territorial como Guía y/o Referente para hacer monitoreo al cumplimiento l Manual Gobierno en línea, los responsables l mismo y la periodicidad sus Sitios Web y en este sentido la Implementación la Estrategia Gobierno en línea. Pág. 9 72
Criterios Observaciones Contenidos mínimos l Criterio Responsable cargar Fuentes : - La en el PEC está actualizada. - El vínculo la entidad es válido Información básica en el Portal l Estado Colombiano La general la entidad y los canales atención al ciudadano en www.gobiernoenlinea.gov.co, be estar actualizada. Así mismo, el vínculo al sitio Web la entidad be ser válido y la básica la entidad disponible be coincidir con la publicada en el sitio Web la entidad. - La coinci con la que aparece en el sitio Web la entidad (Teléfono, dirección, Representante legal la entidad, correo electrónico institucional) -Toda la registrada en el PEC referente a los canales atención al ciudadano e general coincidan con lo registrado en el sitio web. - Los enlaces ben ser válidos y ben direccionar al sitio indicado 1. Que el formulario quejas y reclamos este direccionado correctamente al que se encuentra en el sitio web la entidad. Debe dar clic s www.gobiernoenlinea.gov.co, en el link que aparece la entidad para intificar si funciona.
Criterios Observaciones Contenidos mínimos l Criterio Responsable cargar Fuentes 2. Que los datos registrados en la sección general estén completos, esto se be comparar con los registrado en el sitio web la entidad (incluye buscar el nombre l Alcal registrado en el canal "Nuestra Alcaldía", opción " Quiénes somos? o en cómo estamos organizados? 3. Que el link al sitio web la entidad este funcionando. Debe Cliquear s www.gobiernoenlinea.gov.co, el link que aparece la entidad para intificar si funciona. Si alguno estos tres criterios no se cumple no asigna el puntaje Misión y visión Objetivos funciones Organigrama y Son las que están scritas en la norma creación o reestructuración la entidad o finidas en el sistema gestión calidad la entidad. Son los que están scritos en la norma creación o reestructuración la entidad. Si alguna norma le asigna funciones adicionales, éstas también se ben incluir en este punto. Se be presentar una manera gráfica la estructura organizacional la entidad. : - Los dos elementos están publicados en cualquier parte l sitio Web. Si solo aparece uno ellos, el criterio no se cumple : - Los dos elementos están publicadas en cualquier parte l sitio Web. Si solo aparece uno ellos, el criterio no se cumple : - El organigrama está publicado gráficamente (No es válido que aparezca un listado penncias) Pág. 11 72
Criterios Observaciones Contenidos mínimos l Criterio Responsable cargar Fuentes - La l organigrama se pue leer manera fácil (Es válido que se pueda aumentar tamaño) - El organigrama está actualizado : Localización física Deben publicarse en la parte inferior la página inicial los datos contacto y atención la se principal y un enlace a un directorio las ses y/o sucursales que contenga la misma. - Aparece la dirección exacta y la ciudad la se principal - Aparece el enlace a los datos las sucursales y en éstos la dirección exacta y la ciudad. : Teléfonos y/o líneas gratuitas y fax (con indicativo nacional e internacional) Deben publicarse en la parte inferior la página inicial los datos contacto y atención la se principal y un enlace a un directorio las ses y/o sucursales que contenga la misma. - Aparecen los números telefónicos y el fax - Si el fax es a través un PBX se be indicar Pág. 12 72
Criterios Observaciones Contenidos mínimos l Criterio Responsable cargar Fuentes - Todos los datos ben tener los indicativos país y área - Aparece el enlace a los datos las sucursales y en éstos los números telefónicos y el fax, incluyendo el indicativo país y área. - Se recomienda usar un estándar para los indicativos Ej: (57+1) Correo electrónico contacto o enlace al sistema atención al ciudadano con que cuente la entidad Deben publicarse en la parte inferior la página inicial los datos contacto y atención la se principal y un enlace a un directorio las ses y/o sucursales que contenga la misma. Se sugiere que el correo electrónico contacto se intifique con contactenos@nombrelaentidad.gov.co : - El enlace es válido - Aparece el enlace a los datos las sucursales y en éstos el correo contacto o enlace al sistema atención al ciudadano es válido. - No es válido una cuenta correo que no sea institucional como hotmail, yahoo, gmail, etc Pág. 13 72
Criterios Observaciones Contenidos mínimos l Criterio Responsable cargar Fuentes : Horarios y días atención al público Deben publicarse en la parte inferior la página inicial los datos contacto y atención la se principal y un enlace a un directorio las ses y/o sucursales que contenga la misma. - Para que se cumpla el criterio es indispensable que esten los dos (horarios y diás atención) - Aparece el enlace a los datos las sucursales y en éstos los horarios y días atención cada una. Directorio funcionarios principales Se be publicar, como mínimo, los funcionarios que ocupan los cargos planteados en el organigrama. De estos funcionarios se be publicar: nombre, apellidos, cargo, teléfono y/o número la extensión, dirección correo electrónico institucional l spacho y/o l funcionario. Si la entidad tiene como política usar un único punto acceso l ciudadano, se be aclarar que éste es el mecanismo comunicación. : - Están los 4 elementos Directorio entidas Se be publicar el listado entidas que integran el mismo sector/rama/organismo (en el caso l orn nacional), l partamento (en el caso gobernaciones) o l municipio, : Pág. 14 72
Criterios Observaciones Contenidos mínimos l Criterio (en el caso alcaldías), con enlace al sitio Web cada una éstas. - Están todas las entidas l sector/rama/organismo/partamento/municipio. Por lo menos una entidad la clasificación finida en entidas scentralizadas. Responsable cargar Fuentes - Los enlaces son válidos DEBE TENER ENLACE NO APLICA PARA ACCION COMUNAL Y FUNDACIONES Directorio agremiaciones y asociaciones Se be publicar el listado las principales agremiaciones o asociaciones relacionadas con la actividad propia la entidad, con enlace al sitio Web cada una éstas. Puen ser Juntas Acción Comunal, Asociaciones, Veedurías, Consejos Territoriales Planeación, Juventud : - Los enlaces son válidos. En caso no tener sitio Web se be especificar al menos un dato contacto. SON VALIDOS HOTMAIL, GMAIL, ETC Leyes/ Ornanzas / Acuerdos Se be publicar la normatividad que rige a la entidad, la que termina su competencia y la que es aplicable a su actividad o producida por la misma. Esta be ser scargable y estar organizada por temática, tipo norma y fecha expedición la más reciente hacia atrás. De lo contrario, berá habilitar un buscador avanzado teniendo en cuenta los filtros palabra clave, tipo norma y fecha : Pág. 15 72
Criterios Observaciones Contenidos mínimos l Criterio expedición. Responsable cargar Fuentes - La normatividad está organizada o se pue buscar por los 3 criterios Se sugiere que la publicación se realice ntro los cinco (5) días hábiles siguientes a su expedición. -Debe ser scargable - Mínimo be tener un documento por cada tipo acto administrativo (leyes, acuerdos y ornazas) Decretos Resoluciones, Circulares y/u otros actos administrativos carácter general Presupuesto aprobado en ejercicio Las entidas ben publicar el presupuesto en ejercicio que correspon al aprobado acuerdo con las normas vigentes aplicables por tipo entidad. Se ben publicar los presupuestos ingresos y gastos y sus NO es válido que sólo exista una lista documentos y no se puedan consultar en línea. : Pág. 16 72
Criterios Observaciones Contenidos mínimos l Criterio ejecuciones al menos trimestralmente. Responsable cargar Fuentes - Se publica el talle l presupuesto aprobado Las entidas territoriales ben habilitar un enlace a la relacionada con el presupuesto publicado en el Sistema Consolidador Hacienda e Información Financiera Pública - CHIP, administrado por la Contaduría General la Nación. - Se publica el talle l presupuesto ejecutado (Pue ir en una sola tabla con el anterior) - El presupuesto aprobado y las ejecuciones ben corresponr a gastos e ingresos DEBE ESTAR 2011 Información histórica presupuestos Se be mantener al menos la dos (2) años anteriores al año en ejercicio incluyendo el presupuesto aprobado y el ejecutado. : - Se publica el talle l presupuesto aprobado Pág. 17 72
Criterios Observaciones Contenidos mínimos l Criterio Responsable cargar Fuentes - Se publica el talle l presupuesto ejecutado con corte a Diciembre cada año (Pue ir en una sola tabla con el anterior) - El presupuesto aprobado y las ejecuciones ben corresponr a gastos e ingresos (2008-2009) : Políticas, planes o líneas estratégicas Las entidas ben publicar sus políticas, planes o líneas estratégicas y como mínimo su plan estratégico vigente. Para el caso las entidas territoriales ben publicar mínimo el plan sarrollo vigente. 2010 - Las entidas territoriales ben publicar el documento plan sarrollo Pág. 18 72
Criterios Observaciones Contenidos mínimos l Criterio Responsable cargar Fuentes Nota: Para las alcaldías y gobernaciones se exige el Plan Desarrollo, para las otras entidas se exige el plan estratégico o plan acción. No se cumple el criterio con la publicación l plan mejoramiento, ni el Plan Ornamiento Territorial (POT). Programas proyectos ejecución y en Deben publicarse, como mínimo, el plan acción, el plan operativo anual inversiones o el instrumento don se consignen los proyectos o programas que se ejecuten en cada vigencia. 2011 : - Se publica el plan acción l periodo respectivo o el Plan Operativo Anual Inversión POAI. Las empresas industriales y comerciales l Estado y las economía mixta que por temas mercado tengan restricciones, berán publicar un resumen la. Contacto con penncia responsable Para cada uno los planes y proyectos que se estén ejecutando, se be contar con un enlace al correo electrónico la penncia responsable o l canal atención, para obtener mayor al respecto. : - Se publica el correo electrónico institucional contacto para cada programa o proyecto, el correo electrónico a la penncia responsable o el correo l canal atención. Pág. 19 72
Criterios Observaciones Contenidos mínimos l Criterio En la página inicial be existir, en un lugar plenamente visible, un enlace a la sección trámites y servicios la entidad, don se proporcione un listado con el nombre cada trámite o servicio, pue estar enlazado a la sobre éste en el Portal l Estado Colombiano (PEC). En los casos en que el trámite o servicio pueda realizarse en línea, berá existir junto a su nombre un enlace al punto exacto para gestionarlo en línea. : Responsable cargar Fuentes Listado trámites servicios y En las entidas l orn territorial se be diferenciar los trámites l Orn Nacional (Expedición cédula, expedición pasaporte, expedición licencia conducción, etc) que operan en las gobernaciones y alcaldías o entes scentralizados los trámites misionales cada entidad. - Aparece en la Web la entidad el listado todos los trámites y servicios que se publican en el SUIT - Todos los enlaces están bien direccionados - Ningún enlace está roto - Aparece el enlace al sitio don se pue ejecutar los trámites y servicios en línea Pág. 20 72
Criterios Observaciones Contenidos mínimos l Criterio Responsable cargar Fuentes - El enlace es válido en éste último caso CON UN LINK QUE NO SE EJECUTE NO CUMPLE Información sobre contratación la Enlace en la página inicial la entidad, mediante el logotipo oficial, a la que ésta pública sobre sus procesos contratación en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública. Se podrá presentar un listado los procesos contratación la entidad y que cada intificación l proceso se enlace con la respectiva publicada en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública. Aquellas entidas que tienen un régimen contratación especial berán publicar sus procesos en el sitio Web la entidad, en un lugar visible o en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública. Este caso no aplica para las Alcaldías y Gobernaciones. : - El enlace está en la página inicio - El enlace está direccionado específicamente al buscador la la entidad - El enlace es válido Pág. 21 72
Criterios Observaciones Contenidos mínimos l Criterio Responsable cargar Fuentes - El logotipo es el oficial, es cir el que aparece en www.contratos.gov.co Para el caso las entidas que no están obligadas a publicar en el PUC, se cumple si: - Publican la sus contratos en su sitio Web siguiendo su manual contratación. Entes control que vigilan a la entidad Se be publicar la relación todas las entidas que vigilan la entidad y los mecanismos control que existen al interior y al exterior para hacer un seguimiento efectivo sobre la gestión la misma. Para ello se be indicar, como mínimo, el tipo control que se ejecuta al interior y exterior (fiscal, social, político, etc.) y la forma como un particular pue comunicar una irregularidad ante la entidad responsable hacer el control sobre ella (dirección, correo electrónico, teléfono o enlace al sistema nuncias si existe). - Se publica el listado entes o instancias control - Se publica el tipo control que ejerce cada entidad o instancia - Se publican los datos contacto cada ente control o el enlace válido a la sección nuncias MÍNIMO DEBE ESTAR LA CONTRALORIA, PROCURADURIA Y PERSONERIA Pág. 22 72
Criterios Observaciones Contenidos mínimos l Criterio Informes Gestión Se ben publicar, como mínimo, los informes l período en vigencia y el histórico l período inmediatamente anterior, presentados a la Contraloría (dos veces al año), al Congreso/Asamblea/Concejo (según aplique una vez al año) y los informes rendición cuentas a los Ciudadanos (una vez al año). - Se publican los 3 informes - Se publican las dos vigencias (semestrales, acuerdo con la periodicidad en que be hacerse los reportes Responsable cargar Fuentes Metas indicadores gestión e Se be publicar la relacionada con metas, indicadores gestión y/o sempeño y los avances periódicos, acuerdo con su planeación estratégica. - Se publican los indicadores ntro l avance l plan acción o l plan estratégico o l plan sarrollo o l POAI, o manera inpendiente dichos reportes. - Los informes están actualizados en el periodo medición respectivo (vigencia 2008) Plan Mejoramiento Se ben publicar los informes remitidos a la Contraloría sobre el Plan Mejoramiento para la vigencia 2008 Es válido que se publique el resumen l informe o la matriz tallada. Igualmente, es válido que se publique únicamente el informe l periodo en cuestión (No es necesario que se mantengan los históricos, aunque es recomendable). Pág. 23 72
Criterios Observaciones Contenidos mínimos l Criterio Responsable cargar Fuentes - La tiene dos los siguientes elementos: movimiento, parte gráfica, sonido. Información para niños Información dirigida para los niños sobre la entidad y sus actividas, manera didáctica y en una interfaz interactiva. - El lenguaje be responr a la población objetivo finida por la entidad. - La tiene que ver con lo que hace la entidad. EN PAGINA DE INICIO GENERALMENTE SE ENCUENTRA Preguntas respuestas frecuentes y Se be ofrecer una lista respuestas a preguntas frecuentes relacionadas con la entidad, su gestión y los servicios y trámites que presta. - Las preguntas están en la sección especificada - Las preguntas y respuestas frecuentes están relacionadas con lo que hace la entidad Boletines publicaciones y Se be colocar a disposición todos los boletines y publicaciones emitidos periódicamente por la entidad, organizándolos l más reciente hacia atrás. - Los boletines son scargables o se puen leer sobre la Web directamente. Pág. 24 72
Criterios Observaciones Contenidos mínimos l Criterio Responsable cargar Fuentes - Los boletines noticias son válidos y no necesariamente todas las entidas ben tener boletines CON QUE SE DESCARGUE YA CUMPLE - Las noticias están en la página inicio o existe un enlace s la página inicio Noticias En la página inicial se be habilitar una sección que contenga las noticias más relevantes para la entidad y que estén relacionadas con su actividad. - Las noticias están actualizadas (noticias con más un mes se consiran sactualizadas) estas noticias ben ser actualizadas a un tiempo no mayor a 30 días. Calendario actividas En la página inicial se be habilitar un calendario eventos y fechas clave relacionadas con los procesos misionales la entidad. Este calendario podrá estar enlazado con el Calendario Eventos en el Portal l Estado - El calendario está en la página inicio o el enlace está s la página inicio Pág. 25 72
Criterios Observaciones Contenidos mínimos l Criterio Colombiano. - El calendario tiene sobre actividas l mes en curso o meses posteriores Responsable cargar Fuentes - El enlace lleva al calendario l PEC y éste tiene la entidad sobre actividas l mes en curso o meses posteriores No es válido que tenga actividas en los meses anteriores al mes medición Glosario Se be incluir un glosario que contenga el conjunto términos que usa la entidad o que tienen relación con su actividad. - El glosario contiene términos específicos l quehacer la entidad. No es válido un listado términos generales o transversales a todas las entidas (plan, programas, trámites, etc.). Tampoco es válido un listado abreviaturas y su significado Política privacidad y condiciones uso En el pie la página inicial, se be habilitar un enlace que dirija a las políticas privacidad y condiciones uso l sitio Web. - Cuenta con las políticas - El enlace está en el pié la página inicio - El enlace es válido Política editorial La entidad be finir la política Pág. 26 72
Criterios Observaciones Contenidos mínimos l Criterio y Oferta empleos editorial y sobre los contenidos sus sitios Web incluyendo la periodicidad y la penncia responsable, teniendo en cuenta lo que establece el presente manual al respecto. La entidad be publicar las ofertas empleo vigentes incluyendo la nominación l empleo a proveer, el perfil requerido, el período oferta la vacante y los datos contacto. - Cuenta con un documento, resolución, circular, directiva, etc. Sin embargo, para el seguimiento, se berá verificar el cumplimiento las políticas. - Se publica la con los 4 elementos mencionados. Para los cargos que se suplen a través la CNSC, los datos contacto hacen referencia al enlace ésta entidad. - intidad visual la entidad está en la parte superior Responsable cargar Fuentes Intidad visual Enlace al Portal l Estado Colombiano Se be mantener, manera estática y siempre disponible en cualquier nivel navegación, la intidad visual l Estado (intidad visual la entidad). En la página inicial be estar visible un enlace al Portal l Estado Colombiano, www.gobiernoenlinea.gov.co, el cual be proveerse mediante el logotipo oficial l portal. - intidad visual la entidad está siempre disponible en cualquier nivel navegación - intidad visual la entidad está siempre estático Cumple si esta el nombre la alcaldía y logo l municipio o escudo l municipio o escudo Colombia Pág. 27 72
Criterios Observaciones Contenidos mínimos l Criterio Responsable cargar Fuentes - El enlace es válido - En enlace está en la página inicio - El enlace tiene el logo oficial que aparece en www.gobiernoenlinea.gov.co - La fecha aparece en la página inicio Fecha la última En la página inicial be aparecer la fecha la última l sitio Web. - la fecha es coherente (En ocasiones la fecha un contenido es posterior a la que aparece en la ) Es recomendable que la fecha se actualice manera automática. Pág. 28 72
Criterios Observaciones Contenidos mínimos l Criterio Responsable cargar Fuentes Si la fecha no es l último mes no se cumple el criterio Número Visitas En la página inicial be aparecer un contador histórico que refleje el número visitas a la fecha. - El contador está en la página inicio - El contador funciona Es recomendable indicar la fecha s la cual se está haciendo el conteo División los contenidos Uso colores Los contenidos ben estar divididos en porciones pequeñas, sin volverlo inconexo. Se ben utilizar pocos colores, sin caer en un diseño monótono. Para verificar que los colores contrastan, tanto l fondo como los tipos letra, se recomienda imprimir las páginas en - La está estructurada en secciones. - La cada sección se scribe en porciones pequeñas. -Que no haya secciones repetidas y que cada una las secciones lleve a páginas diferentes y que la esté en la sección don be estar. Pág. 29 72
Criterios Observaciones Contenidos mínimos l Criterio blanco y negro. Así mismo, no se be utilizar el color como único elemento diferenciador o para resaltar un texto sobre el que se quiere llamar la atención, ya que quien tenga un monitor monocromático o una persona con dificultad visión no podrá percibirlo. Si se utiliza el color para dar significado, be utilizarse una alternativa para quienes no puen diferenciar el color. LAS LETRAS DEBEN HACER CONTRASTE CON EL FONDO - El contraste letras y fondo permite intificar el texto - El color no se usa como único medio diferenciador Responsable cargar Fuentes Uso marcos Se be evitar el uso marcos ntro las páginas. Si se llegaran a incluir, los marcos berán estar titulados y el sitio Web berá ser navegable sin marcos. - Al usar el validador Tawdis (versión 2.0) no aparece dicho error www.tawdis.net versión 2.0 Manejo vínculos En los vínculos se ben utilizar textos que claramente indiquen al usuario el contenido la página Web asociada al enlace, que expliquen el para qué esta acción. No se ben utilizar palabras propias l navegador y es prohibido el uso frases como Haga click aquí o Ver más. Adicionalmente, la entidad be garantizar que no existan enlaces rotos. - En los vínculos no se usan las siguientes expresiones: ver, ver más, scargar, ver archivo, ver PDF, haga click aquí, scargar documento o similares. Pág. 30 72
Criterios Observaciones Contenidos mínimos l Criterio Responsable cargar Fuentes - En los vínculos no se usan abreviaturas o palabras propias l navegador. - En secciones como la normatividad, el enlace está sobre el título la norma o la scripción la misma (se evalúa igual para secciones como contratación). - No existen enlaces rotos. : Mapa l sitio Se be incluir un mapa l sitio Web en la página inicio a través l cual se permita accer como mínimo a todas las secciones y subsecciones l mismo. Al mapa se be tener acceso directo s cualquier página l sitio. - El enlace al mapa l sitio está en la página inicio - Se pue accer al mapa l sitio s cualquier página l sitio - Des el mapa l sitio se pue accer a todas las secciones y subsecciones Pág. 31 72
Criterios Observaciones Contenidos mínimos l Criterio Responsable cargar Fuentes - Los enlaces s el mapa l sitio son válidos verificar por lo menos cinco (5) : Acceso a la página inicio Se be incluir un acceso directo a la página inicio, al cual se be tener acceso directo s cualquier página l sitio. - Se pue volver al inicio s cualquier página l sitio ES VALIDO QUE SE PUEDA ACEDER DESDE EL ESCUDO, O QUE SE TENGA EL ICONO DE LA CASA : Acceso al menú principal Se be tener acceso directo a cualquier opción l menú principal s cualquier página l sitio. - Se pue accer directamente a cualquier opción l menú principal s cualquier página l sitio Ruta navegación Se be incluir la ruta navegación (miga pan) en la parte superior l contenido. : - La ruta navegación está en la parte superior - La ruta navegación es válida Pág. 32 72
Criterios Observaciones Contenidos mínimos l Criterio - La ruta navegación funciona, es cir que se pue navegar a través ésta Responsable cargar Fuentes El nombre dominio la entidad be tener el formato.gov.co,.edu.co o.mil.co. : Nombre dominio Aquellas entidas que por su naturaleza jurídica sean empresas industriales y comerciales l Estado o Economía Mixta que tengan un dominio.com.co, org.co berán habilitar el dominio.gov.co para facilitar el acceso al ciudadano (Esto no aplica para alcaldías y gobernaciones). - La entidad usa alguno los tipos dominio mencionados Marcación etiquetado y/o Los elementos insertos en todas las páginas (incluidos gráficos o archivos sonoros), ben estar bidamente marcados y/o etiquetados, incluyendo una scripción acuada su contenido o lo que representa, salvo en los casos scritos en el criterio 1.1.1 los WCAG 2.0 : - Al hacer la prueba con la herramienta, en cada una las páginas, no se encuentra ningún error excepto los mencionados en el criterio 1,1,1 los WCAG 2.0 www.tawdis.net versión 2.0 - El contenido la etiqueta coinci con la que se preten mostrar Pág. 33 72
Criterios Observaciones Contenidos mínimos l Criterio Responsable cargar Fuentes - Todas las fotos tienen pie página o etiqueta - Todos los vios tienen pie página o una scripción l mismo Parpao Para toda la que se mueva, parpae o se splace forma automática y que dure más 5 segundos, o se presente en forma paralela con otro contenido, be existir el mecanismo para que ésta sea tenida u ocultada, a menos que el movimiento no sea parte una actividad esencial. - Los elementos que se muevan, parpaen o se splacen se puen tener a excepción los casos mencionados en las observaciones l criterio. SI NO HAY PARPADEO O SE PUEDE DETENER VA Uso navegadores El sitio Web berá visualizarse y ser totalmente funcional al menos en Internet Explorer y Firefox. - Se pue accer a los contenidos y funcionalidas en los dos navegadores. Se be realizar la introducción sobre los aspectos más stacables l Se be realizar la introducción sobre los aspectos más stacables l partamento o municipio. Se be realizar la introducción sobre los aspectos más stacables l partamento o municipio. Pág. 34 72
Criterios Observaciones Contenidos mínimos l Criterio Responsable cargar Fuentes partamento o municipio. Información general Se be publicar la intificación l partamento o municipio (NIT, código DANE, gentilicio), símbolos (escudo, banra, himno), historia (fecha fundación, fundadores, reseña), geografía (reseña geográfica, límites, extensión, altitud, temperatura media) ecología (reseña), economía (reseña) vías comunicaciones (aéreas, terrestres y fluviales). Se be publicar la intificación l partamento o municipio (NIT, código DANE, gentilicio), símbolos (escudo, banra, himno), historia (fecha fundación, fundadores, reseña), geografía (reseña geográfica, límites, extensión, altitud, temperatura media) ecología (reseña), economía (reseña) vías comunicaciones (aéreas, terrestres y fluviales). Territorios En el caso los partamentos, se be publicar el listado los municipios que lo conforman con enlace a sus sitios Web oficiales; en el caso los municipios, se be publicar la general las comunas, barrios, corregimientos y veredas. En el caso los partamentos, se be publicar el listado los municipios que lo conforman con enlace a sus sitios Web oficiales; en el caso los municipios, se be publicar la general las comunas, barrios, corregimientos y veredas. Mapas Deben publicarse, como mínimo, el mapa geográfico, el político y mapas territoriales. Deben publicarse, como mínimo, el mapa geográfico, el político y mapas territoriales. Pág. 35 72
Criterios Observaciones Contenidos mínimos l Criterio Responsable cargar Fuentes Indicadores Se be publicar la relacionada con indicadores población, salud, educación, servicios públicos, meteorología, socio económicos, entre otros. De ser viable se recomienda enlazarlos con el Sistema Información Geográfica para la Planeación y el Ornamiento Territorial SIG-OT, administrado por el Instituto Geográfico Agustín Codazzi. Se be publicar la relacionada con indicadores población, salud, educación, servicios públicos, meteorología, socio económicos, entre otros. De ser viable se recomienda enlazarlos con el Sistema Información Geográfica para la Planeación y el Ornamiento Territorial SIG-OT, administrado por el Instituto Geográfico Agustín Codazzi. Documentos l municipio Se ben ofrecer publicaciones vigentes sobre el partamento o el municipio, en temas diversos como el agropecuario, cultura, economía, mografía, medio ambiente, obras públicas, servicios públicos, trabajo, turismo, educación, juventud, mujeres, salud, vivienda, entre otros. Se ben ofrecer publicaciones vigentes sobre el partamento o el municipio, en temas diversos como el agropecuario, cultura, economía, mografía, medio ambiente, obras públicas, servicios públicos, trabajo, turismo, educación, juventud, mujeres, salud, vivienda, entre otros. Álbum o galería fotos Debe existir un álbum fotográfico sobre el partamento o municipio, categorizado por temas, entre los cuales berán estar como mínimo: celebraciones, festividas y lugares turísticos. Debe existir un álbum fotográfico sobre el partamento o municipio, categorizado por temas, entre los cuales berán estar como mínimo: celebraciones, festividas y lugares turísticos. Turismo servicios locales y Se be publicar sobre sitios para visitar, principales festividas, directorio turístico (hoteles, posadas, restaurantes, entre otros) e indicaciones sobre cómo llegar al partamento o municipio. Así como todos Se be publicar sobre sitios para visitar, principales festividas, directorio turístico (hoteles, posadas, restaurantes, entre otros) e indicaciones sobre cómo llegar al partamento o municipio. Así como todos los servicios que la localidad preste. SITIOS TURISMO/SERVICIOS Pág. 36 72
Criterios Observaciones Contenidos mínimos l Criterio los servicios que la localidad preste. - HOTELES/ RESTAURANTES - COMO LLEGAR Responsable cargar Fuentes Servicios municipio y l partamento l Se be colocar un enlace don se enumeren los servicios que el ente territorial ofrece a sus ciudadanos. Se be colocar un enlace don se enumeren los servicios que el ente territorial ofrece a sus ciudadanos. Intidad Visual Los sitios web las entidas y secretarías y/o los sitios web adicionales al principal la entidad territorial, ben guardar intidad gráfica y visual con los finidos para el sitio Web principal la entidad pública territorial o distrital. Los sitios web las entidas y secretarías y/o los sitios web adicionales al principal la entidad territorial, ben guardar intidad gráfica y visual con los finidos para el sitio Web principal la entidad pública territorial o distrital. Pág. 37 72
Criterios Observaciones Contenidos mínimos l Criterio Servicios ciudadano Buzón contacto, peticiones, quejas reclamos al y En la página inicial en la parte superior se be crear una sección nominada Servicios Información al Ciudadano en la cual se ubique como mínimo lo siguiente: preguntas y respuestas frecuentes, glosario, ayudas para navegar en el sitio, buzón contáctenos, sistema peticiones, quejas y reclamos, servicios atención en línea, suscripción a servicios, oferta empleos y seguimiento a trámites y servicios. Debe incluirse una etiqueta que explique los servicios que se van a encontrar en esta sección. En la sección Servicios Información al Ciudadano se be ofrecer un botón o enlace contacto, peticiones, quejas y reclamos mediante un formulario que permita intificar el tipo solicitud. Así mismo se be habilitar un enlace ayuda en don se tallen las características, requisitos y plazos respuesta cada tipo solicitud acuerdo con lo previsto en el Código Contencioso Administrativo. El criterio cumple si - Existe enlace a la sección en la página inicial - parte superior. - El nombre la sección indica claramente que es un espacio atención al ciudadano. - Incluye la indicada como mínimo en los casos que ésta aplique. - Tiene una etiqueta que explique los servicios que se encontrarán en la sección. Este criterio se cumple si - -Existe un botón o enlace que direccione al "Buzón contacto, peticiones, quejas y reclamos". - La solicitud o petición se realiza a través un formulario que permite intificar la clase solicitud. - Existe una ayuda en don se indican las características, requisitos y plazos respuesta cada solicitud. Se be probar si el formulario funciona (que se pueda enviar una solicitud) pues en ocasiones existe la funcionalidad pero al momento enviar una solicitud, no se pue. Responsable cargar Fuentes Pág. 38 72
Criterios Observaciones Contenidos mínimos l Criterio Seguimiento solicitus, peticiones, quejas reclamos. a y Se be habilitar un mecanismo a través l cual el ciudadano pueda hacer seguimiento en línea a todas las solicitus, peticiones, quejas y reclamos. El criterio cumple si - Existe y funciona un mecanismo en línea que le permita al usuario tener la trazabilidad la solicitud o petición. VERIFICAR EN SU CORREO PERSONAL SI LLEGO EL NUMERO DE RADICADO Responsable cargar Fuentes Mecanismo búsqueda Suscripción servicios correo electrónico RSS a al o En la página inicial se be habilitar un mecanismo búsqueda los contenidos l sitio Web. Se recomienda el uso herramientas que permitan el refinamiento por palabras clave y combinaciones. Se recomienda utilizar búsqueda ferada (no limitada únicamente al propio portal). Se be ofrecer la posibilidad suscribirse a servicios en el sitio Web que permitan el acceso a contenidos como por ejemplo noticias, boletines, publicaciones, eventos, avisos resultados entre otros. El criterio cumple si - Existe y funciona un mecanismo búsqueda en el sitio Web, visible al usuario. El criterio cumple si - Existe un mecanismo suscripción a servicios (noticias, boletines eventos etc.) a través l correo electrónico o RSS. Encuestas opinión Se be disponer encuestas opinión, con sus respectivos resultados, sobre temas generales relacionados con la finalidad la entidad y interés los particulares. Se recomienda mantener un histórico las encuestas y sus resultados. El criterio cumple si - Existe un mecanismo consulta a través encuestas disponible en el sitio Web Pág. 39 72
Criterios Observaciones Contenidos mínimos l Criterio Responsable cargar Fuentes - Se disponen los resultados la encuesta activa. - Las encuestas hacen referencia a la finalidad la entidad y es interés para los particulares. Se be ofrecer la más relevante en audio y/o vio, consirando que los archivos ben ser calidad y al mismo tiempo permitir una fácil visualización en el sitio Web, disponiendo los controles para manejar su reproducción. Información en audio y/o vio - Se dispone archivos audio o vio con la más relevante la entidad. Los vios ben incluir una breve scripción su contenido, los temas relacionados y su fecha elaboración. - La reproducción se realiza en el sitio Web y es calidad. - Se tienen controles reproducción. - Los vios tienen una scripción su contenido, los temas que se relacionan y su fecha elaboración. Servicios atención línea en Las entidas ben habilitar chats o salas conversación o vio chats como mecanismos atención al ciudadano o usuario en línea. La entidad finirá las condiciones para su Pág. 40 72
Criterios Observaciones Contenidos mínimos l Criterio operación, las cuales berán ser plenamente visibles para los usuarios y se be garantizar su correcto funcionamiento en los periodos establecidos. - Se ofrece el chat para efectos atención o soporte. Responsable cargar Fuentes - Existen condiciones para su uso y estas son visibles para los usuarios. - Funciona correctamente en los horarios finidos por la entidad. Se ben habilitar mecanismos participación como foros discusión o listas correo o blogs. Estos ben ser convocados, abiertos, retroalimentados y cerrados por la entidad. Igualmente, los resultados y cisiones generadas, a partir los mismos, ben ser publicados por la entidad. Mecanismos participación - Existe al menos un mecanismo participación (foros, listas correo, blogs, res sociales) De ser posible la entidad be implementar espacios adicionales como res sociales o usar las herramientas disponibles en el Portal l Estado Colombiano como mecanismos participación, siempre y cuando cumpla con las indicaciones anteriormente mencionadas. Pág. 41 72
Criterios Observaciones Contenidos mínimos l Criterio Responsable cargar Fuentes Ayudas Se ben proporcionar aplicaciones ayuda, tutoriales y/o simuladores, asociadas a todos los trámites y servicios en línea que se habiliten, las suscripciones y el diligenciamiento formularios, entre otros. - Existe una ayuda, tutorial o simulador para cada trámite o servicio que se proporciona en línea, para las suscripciones, diligenciamiento formularios y en general toda actividad en línea que suponga la interacción con el ciudadano. Revisar si existen ayudas y/o tutoriales y/o guías para diligenciar un formularios que pue ser el peticiones quejas y reclamos POR LO MENOS UNO Avisos confirmación Cada vez que el usuario interactúe con la entidad a través solicitus o suscripciones en línea, se ben proveer mensajes electrónicos que indiquen la recepción las solicitus respectivas. - Existe un mensaje electrónico (pue ser a través l mismo sitio Web) que le permita al usuario tener la certeza la recepción la solicitud. Pág. 42 72
Criterios Observaciones Contenidos mínimos l Criterio Responsable cargar Fuentes Formularios para scarga o diligenciamiento en línea En concordancia con la Ley 962 2005, se ben poner a disposición gratuita los particulares, a través l sitio Web, todos los formularios cuya diligencia se exija para la realización los trámites y servicios acuerdo con las disposiciones legales. Deben publicarse en un lugar visible y asociados al trámite o servicio respectivo. Los formularios que se diligencien en línea se ben acompañar un mo o guía diligenciamiento y ben contar con mecanismos que permitan a los usuarios la verificación los errores cometidos en el proceso diligenciamiento. Para el diseño o automatización nuevos formularios se ben utilizar los conceptos y formatos l lenguaje estándar para el intercambio. NOTA: Se envía una petición a tr ves l formulario PQR y se be recibir un mensaje o correo electrónico don se indique la recepción la solicitud o el número ed radicado. - Se disponen, para scarga o diligenciamiento en línea, todos los formularios todos los trámites y servicios que los requieran. - Los formularios están relacionados con los trámites y servicios. - Los formularios que se diligencian en línea tienen un mo para su diligenciamiento o ayudas para su diligenciamiento. Pág. 43 72
Criterios Observaciones Contenidos mínimos l Criterio Responsable cargar Fuentes Los formularios l orn nacional que se utilicen en entidas l orn territorial o entes autónomos ben conservar el logotipo l Ministerio o entidad que los expi sin modificación en los ítems solicitados. - Los formularios que se diligencian en línea realizan una validación errores al ser diligenciados. - Los formularios construidos luego la expedición l Manual 2010 se elaboran utilizando el lenguaje estándar para el intercambio Revisar en la sección trámites y servicios si en algún paso esta el diligenciamiento un formulario, be tener la opción sagargar el mismo. Nota: Para verificar este criterio se be tomar en cuenta el listado trámites y servicios publicados en el sitio web y verificar si estos pin algún formulario, leyendo la scripción dicho trámite. Si se exige formulario, be estar scargable en la página. Consulta a bases datos Las entidas ben habilitar servicios consulta en línea a bases datos que contengan relevante para el ciudadano Pág. 44 72