PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DEL SERVICIO PARA LA ELABORACIÓN DEL INVENTARIO DE LOS BIENES Y DERECHOS DEL ENTE PÚBLICO DE COMUNICACIÓN DEL PRINCIPADO DE ASTURIAS Y LAS SOCIEDADES MERCANTILES TELEVISIÓN DEL PRINCIPADO DE ASTURIAS, S.A.U., RADIO DEL PRINCIPADO DE ASTURIAS, S.A.U. Y PRODUCTORA DE PROGRAMAS DEL PRINCIPADO DE ASTURIAS, S.A.U. EXPTE:1/09 EPC
1. OBJETO El presente pliego tiene por objeto describir las condiciones técnicas que regirán la contratación del servicio para la elaboración del inventario de los bienes y derechos del Ente Público de Comunicación del Principado de Asturias (EPCPA) y de las Sociedades Mercantiles Televisión del Principado de Asturias (TPA) SAU, Radio del Principado de Asturias (RPA) SAU y Productora de Programas del Principado de Asturias (PPPA), SAU. La ejecución del contrato requiere la realización de las siguientes prestaciones: a) Elaboración de un modelo para la gestión de los bienes y derechos del EPCPA, TPA, RPA y PPPA. b) Elaboración del inventario de los bienes y derechos. c) Conciliación contable del inventario, de forma que se relacione el inventario físico con su soporte documental correspondiente. d) Suministro de una aplicación informática para la gestión del inventario. Esta herramienta deberá además disponer de un módulo para la gestión de incidencias. e) Grabación en la aplicación informática de todos los datos recogidos en el inventario. 2. TRABAJOS A REALIZAR 2.1. ELABORACIÓN DEL MODELO DE GESTIÓN La empresa adjudicataria elaborará un modelo de gestión del inventario de bienes y derechos adecuado a la actividad del EPCPA, TPA, RPA y PPPA. Este modelo contemplará cuál es la división más adecuada en unidades funcionales para clasificar los elementos del inventario y establecerá la nomenclatura a utilizar para identificar dichos elementos. Describirá también las acciones a realizar sobre los elementos del inventario, e identificará a los actores involucrados en cada una de ellas, así como los procedimientos y flujos de trabajo necesarios.
2.2. ELABORACIÓN DEL INVENTARIO A.- El inventario de los bienes y derechos objeto del presente contrato, contendrá como mínimo los siguientes epígrafes: 1.- Inmuebles. Se tomará razón de los bienes de esta naturaleza que sean propiedad del EPCPA, TPA, RPA o PPPA, expresando al menos los siguientes datos: a) Nombre con el que figura concedido el inmueble. b) Naturaleza del inmueble. c) Situación. d) Linderos. e) Referencia catastral. f) Superficie. g) Noticias sobre su construcción y plazo de conservación. h) Título de adquisición. i) Datos del registro. j) Cargas y gravámenes. k) Carácter patrimonial o demanial. l) Destino. m) Valoración. n) Frutos y rentas que produjere. 2.- Muebles. Se tomará razón de esa naturaleza que sean propiedad del EPCPA, TPA, RPA y PPPA y no tengan valor artístico o histórico con expresión al menos de los siguientes datos: a) Descripción y características: marca, modelo, tipo, nº de serie, etc. b) Situación: grupo funcional, edificio y planta de ubicación, sala, etc. c) Características técnicas. d) Proveedor y servicio postventa. Estado de la garantía. e) Empresa mantenedora. f) Título y fecha de adquisición. g) Datos históricos sobre el mantenimiento de los equipos. En este concepto se incluirá toda la información procedente de las intervenciones de mantenimiento, incluyendo aspectos administrativos y contables. h) Datos económicos: datos de la factura, cuenta de inmovilizado, valor contable, valor residual, vida útil, amortización acumulada, etc. Quedan exceptuados del inventario los bienes muebles de valor inferior a trescientos euros (300 ) con vida útil inferior a un año, que estén destinados a consumirse durante un ejercicio económico.
3.- Muebles de valor artístico o histórico. Se tomará razón de los de esa naturaleza propiedad del EPCPA, TPA, RPA o PPPA, que sean productos de la creación artística, tales como obras de arte y, en general, toda clase de objetos que manifestados sobre cualquier tipo de soporte material tengan un interés artístico o histórico. Se consignarán al menos los datos señalados en el punto anterior. 4.- Vehículos. Se tomará razón de los aparatos propiedad del EPCPA, RPA, TPA o PPPA susceptibles de desplazamiento por sí mismos o arrastrados por otros de los que formen parte complementaria, tales como automóviles, acerca de los cuales se consignarán al menos los datos señalados en el segundo punto. 5.- Derechos incorporales. Comprenderá los derechos de propiedad intelectual y de propiedad industrial pertenecientes al EPCPA, RPA, TPA o PPPA tales como derechos de autor sobre obras literarias, musicales, escultóricas, pictóricas o científicas, o los derechos sobre los modelos de utilidad y patentes, o sobre los signos distintivos de las empresas o de los productos, consistentes en marcas, nombre comercial y rótulo del establecimiento. 6.- Títulos valores. Se tomará razón al menos de los siguientes datos: a) Sociedad emisora. b) Número de títulos. c) Clase. d) Serie y numeración. e) Fecha de adquisición. f) Precio de adquisición. g) Capital Nominal. h) Frutos y rentas que produjere. i) Depositario. 7.- Derechos reales. Se anotarán los derechos sobre cosa corporal ajena, inmueble o mueble, de que sea titular el EPCPA, RPA, TPA o PPPA, tales como los derechos de usufructo, uso, servidumbres, concesiones, superficie, censos, foros, hipoteca, prenda, anticresis, arras, retención, tanteo y retracto. De los derechos reales se consignarán al menos los siguientes datos: a) Naturaleza. b) Cosa sobre la que recaen. c) Contenido del derecho. d) Título de adquisición. e) Datos del Registro de la Propiedad. f) Coste de adquisición. g) Frutos y rencas que produjere.
8.- Arrendamientos y otros derechos de carácter personal. Se anotarán los arrendamientos de inmuebles y los derechos de crédito de que sea, titular el EPCPA, TPA, RPA o PPPA de los que se consignarán los siguientes datos: a) Naturaleza. b) Contenido del derecho. c) Inmueble sobre el que recayere, en los arrendamientos. d) Nombre del arrendador o del deudor. e) Título de adquisición. f) Renta o anualidad. g) Plazo de duración o vencimiento. 9.- Bienes y derechos revertibles. Se tomará razón de los derechos de reversión a favor del EPCPA, RPA, TPA o PPPA tales como los derivados de las cesiones gratuitas de bienes inmuebles patrimoniales o de las concesiones sobre el dominio público. B.- Etiquetado de los bienes muebles Simultáneamente a la recogida de la información se procederá, por parte del personal de la empresa adjudicataria, al etiquetado del bien de manera que quede identificado inequívocamente. Las etiquetas proporcionadas por el adjudicatario deberán ser adhesivas y tener una calidad industrial contrastada que garanticen una fijación permanente. Deberán estar construidas con materiales de alta durabilidad, resistentes a los efectos externos adversos (calor, humedad, rozamiento, etc). En el caso de los focos, las etiquetas deberán estar específicamente diseñadas para resistir el calor. Cada etiqueta contendrá el logo identificativo del EPCPA, así como un código de barras legible mediante lector óptico, que identifique inequívocamente a cada elemento. En el caso de que la impresión de etiquetas requiera de un dispositivo diferente a una impresora de oficina, la empresa adjudicataria suministrará un sistema de impresión adecuado para la generación de nuevas etiquetas. También suministrará dos lectores ópticos, que deberán ser inalámbricos. La empresa adjudicataria actuará siempre coordinada con el personal designado por el EPCPA, TPA, RPA o PPA, y seguirá sus indicaciones en lo relativo al acceso a los espacios donde se encuentren los bienes a inventariar.
2.3. CONCILIACIÓN FÍSICO-CONTABLE La empresa adjudicataria realizará la conciliación del inventario físico elaborado con el soporte documental origen del mismo (básicamente ofertas, certificaciones y facturas), de manera que quede soportado contablemente cada bien inventariado, adecuando el registro de inmovilizado a la realidad física. 2.4. APLICACIÓN INFORMÁTICA PARA GESTIÓN DE INVENTARIO E INCIDENCIAS La empresa adjudicataria proporcionará al EPCPA y sus sociedades una herramienta informática para la gestión del inventario, aportando el hardware y licencias necesarios para su puesta en marcha, y realizando la instalación, configuración y puesta a punto de todo el software necesario. El hardware suministrado dispondrá de fuente de alimentación redundante. Además, los discos duros en los que se aloje tanto el sistema operativo como la base de datos deberán formar parte de un RAID que garantice la integridad de los datos frente a fallos de disco. La aplicación dispondrá de capacidad para la gestión de usuarios y grupos con diferentes privilegios, y permitirá registrar todos los datos relativos a bienes y derechos descritos en el epígrafe anterior. Permitirá realizar las funciones de alta, baja, segregación, traslado de cualquiera de los elementos inventariados, así como bloquear elementos para que no puedan trasladarse (por ejemplo, por estar averiados). Permitirá llevar un histórico de las entradas y salidas de los bienes que se desplacen fuera de su ubicación habitual. Permitirá identificar los elementos inventariados mediante los lectores ópticos descritos en el apartado 2.2. La aplicación suministrada incorporará también un módulo para la gestión de incidencias. Este módulo permitirá la gestión de equipos de trabajo, y de tareas o incidencias con diferentes niveles de prioridad. Permitirá también establecer un control sobre los tiempos de resolución de las tareas o incidencias, anotar todas las acciones llevadas a cabo en cada una de ellas, etc. También permitirá la obtención de informes y estadísticas sobre los tipos de incidencias que se producen, sus tiempo de resolución (por persona o equipo), etc. Los módulos de inventario e incidencias estarán integrados, pudiéndose consultar las incidencias registradas sobre un elemento desde el módulo de inventario, y las características del elemento afectado por una incidencia desde el módulo de incidencias. La herramienta de gestión permitirá la generación de anotaciones contables, y su posterior exportación al sistema de contabilidad utilizado por el EPCPA y sus sociedades.
2.5. GRABACIÓN DE LOS DATOS El contenido del Inventario General de los bienes y derechos del EPCPA, TPA, RPA y PPPA elaborado conforme se detalla en el apartado 2.2, una vez validado, se grabará en la aplicación informática que el adjudicatario suministre al efecto, descrita en el apartado anterior. 3. PRESENTACIÓN DEL TRABAJO. Además de la entrega del trabajo en soporte informático, los resultados del presente contrato se presentarán en soporte papel. Se presentará la lista de todos los elementos inventariados junto con los datos relativos a los mismos según la clasificación descrita en el apartado 2.2. En el caso de inmuebles y vehículos, muebles históricos, artísticos o de considerable valor se adjuntarán también fotografías. Se adjuntarán también los documentos relativos al modelo de gestión que se haya elaborado, descrito en el apartado 2.1. 4. SEGURIDAD El EPCPA, TPA, RPA y PPPA permitirán a la empresa adjudicataria el acceso a los documentos contables y expedientes obrantes en sus archivos, de forma limitada y exclusivamente necesaria para la realización del trabajo, comprometiéndose la empresa a ejercer la confidencialidad de los datos manejados. Los datos derivados de la información encargada, no podrán ser empleados por la empresa adjudicataria para fines distintos de la elaboración del inventario objeto de este contrato. Todos los documentos, notas de trabajo y archivos generados quedan en propiedad del EPCPA, TPA, RPA y PPPA respectivamente. Gijón. 8 de enero de 2009 El Director Técnico - Darío Martín Iglesias