Manual de Ayuda para la Consulta de Suscripción a Procedimientos FEBRERO 2014
Índice 1 INTRODUCCIÓN... 4 2 DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO... 5 3 A QUIÉN VA DIRIGIDO... 6 4 ACCESO AL SERVICIO... 7 5 OPERATIVA DEL SERVICIO... 11 5.1 Validaciones de acceso...11 5.1 Listado de procedimientos...16 5.2 Detalles del tipo de receptor autorizado...20 5.3 Consulta del Histórico de suscripciones...22 5.5 Generar informe...25 5.6 Fin de aplicación...28 2 de 28
Ilustraciones Ilustración 1: Proceso del servicio "Consulta de suscripción a procedimientos"... 5 Ilustración 2: Acceso a la SEDESS... 7 Ilustración 3: Acceso a "Mis Notificaciones"... 8 Ilustración 4: Selección de certificado SILCON... 9 Ilustración 5: Selección de certificado digital... 10 Ilustración 6: Usuario inexistente en la base de datos... 11 Ilustración 7: Usuario con nombre diferente... 12 Ilustración 8: Usuario persona física con duplicados en la base de datos... 13 Ilustración 9: Usuario persona física que presenta una incidencia... 14 Ilustración 10: Usuario no suscrito a los procedimientos... 15 Ilustración 11: Listado con los procedimientos suscritos... 16 Ilustración 12: Listado de procedimientos suscritos (II)... 17 Ilustración 13: Listado de procedimientos suscritos (III). No hay resultados... 19 Ilustración 14: Detalle de información del Autorizado RED... 20 Ilustración 15: Detalle de información del Apoderado... 21 Ilustración 16: Consulta de histórico-selección previa de procedimiento... 22 Ilustración 17: Consulta de histórico-sin movimientos históricos... 23 Ilustración 18: Consulta del Histórico de procedimientos... 24 Ilustración 19: Generar informe... 25 Ilustración 20: Visualización y descarga del informe de situación... 26 Ilustración 21: Informe de situación del procedimiento... 27 Ilustración 22: Fin de aplicación... 28 3 de 28
1 INTRODUCCIÓN Con la puesta en marcha del Servicio de Suscripción Voluntaria a las Notificaciones Telemáticas, una vez publicada la Orden ESS/485/2013, de 26 de marzo, por la que se regulan las notificaciones y comunicaciones por medios electrónicos en el ámbito de la Seguridad Social, se ha puesto a disposición de los usuarios un servicio que permite realizar el control y seguimiento de los procedimientos a los cuáles se encuentran suscritos. Este documento, tiene como objeto servir de guía de apoyo a todos aquellos usuarios que voluntariamente o de forma obligatoria se encuentren suscritos a algún procedimiento. 4 de 28
2 DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO El servicio permitirá a los sujetos responsables consultar la información relacionada con los procedimientos a los que se encuentran suscritos como sujeto responsable en el momento del acceso. Una vez dentro del servicio, la operativa del mismo seguirá el siguiente proceso: 1. Acceso al servicio en la SEDESS con el certificado digital 5. Descarga del informe con el estado de suscripción a los procedimientos 2. Visualizar los procedimientos a los que se encuentra actualmente suscrita la empresa 4. Consulta del histórico de suscripciones 3. Consulta del detalle del tipo de receptor autorizado Ilustración 1: Proceso del servicio "Consulta de suscripción a procedimientos" 5 de 28
3 A QUIÉN VA DIRIGIDO El colectivo al que va dirigido el servicio está constituido por sujetos responsables que en sus relaciones con la Seguridad Social están obligados a la recepción de notificaciones telemáticas de gestión recaudatoria o que voluntariamente pretenden recibir o dejar de recibir dichas notificaciones por medios telemáticos. 6 de 28
4 ACCESO AL SERVICIO El acceso al servicio estará disponible desde la página web de la Sede Electrónica de la Secretaría de Estado de la Seguridad Social, https://sede.seg-social.gob.es/. Desde esta página, el usuario deberá acceder a la sección Mi sede electrónica y al apartado Mis notificaciones como muestra la pantalla siguiente: Ilustración 2: Acceso a la SEDESS El texto que se muestra al usuario en la sección de Mis Notificaciones es el siguiente: 7 de 28
Ilustración 3: Acceso a "Mis Notificaciones" 8 de 28
Para acceder al servicio se requiere identificación mediante el certificado digital o el certificado SILCON. El certificado digital, según la entidad emisora, puede expedirse para persona física o para persona jurídica. Por el contrario, el certificado SILCON se emite únicamente para persona física. El usuario podrá acceder al servicio a través de los enlaces Acceso con certificado digital o Acceso con certificado SILCON, ubicados en el apartado de Servicios Relaciones bajo el Servicio de Consulta de Suscripción a Procedimientos. Si el usuario accede al enlace Acceso con certificado SILCON, le aparecerá una pantalla intermedia en la que deberá seleccionar el archivo que contiene el certificado SILCON e introducir la contraseña. Le aparecerá una pantalla como la siguiente: Ilustración 4: Selección de certificado SILCON Si el usuario accede al enlace Acceso con certificado digital y tiene instalados más de un certificado, le aparecerá una pantalla intermedia en la que deberá elegir el certificado con el que desea acceder al servicio. 9 de 28
Ilustración 5: Selección de certificado digital 10 de 28
5 OPERATIVA DEL SERVICIO 5.1 Validaciones de acceso Si el usuario accede con un certificado donde el identificador de persona física no figura en la base de datos de la Seguridad Social, aparecerá un aviso en la parte superior de la pantalla con el siguiente mensaje: Atención! Se han producido Errores (1): No se permite la ejecución de este servicio debió a que el identificador de persona física no figura en la base de datos Ilustración 6: Usuario inexistente en la base de datos Si el usuario accede con un certificado donde el identificador de persona física figura con nombre diferente aparecerá un aviso en la parte superior de la pantalla con el siguiente mensaje: Atención! Se han producido Errores (1): No se permite la ejecución de este servicio debido a que el identificador de persona física figura con nombre diferente. Debe ponerse previamente en contacto con cualquier Administración de la Seguridad Social. 11 de 28
Ilustración 7: Usuario con nombre diferente Si el usuario accede con un certificado donde el identificador de persona física tiene duplicados en la base de datos de suscripción aparecerá un aviso en la parte superior de la pantalla con el siguiente mensaje: Atención! Se han producido Errores (1): No se permite la ejecución de ese servicio debido a que existe más de un afiliado con el mismo identificador de persona física, Nombre y Apellidos. Debe ponerse previamente en contacto con cualquier Administración de la Seguridad Social. 12 de 28
Ilustración 8: Usuario persona física con duplicados en la base de datos Si el usuario accede con un certificado donde el identificador de persona física es erróneo aparecerá un aviso en la parte superior de la pantalla con el siguiente mensaje: Atención! Se han producido Errores (1): No se permite la ejecución de ese servicio debido a que el identificador de persona física presenta una incidencia en la Base de Datos. Debe ponerse previamente en contacto con cualquier Administración de la Seguridad Social 13 de 28
Ilustración 9: Usuario persona física que presenta una incidencia Una vez seleccionado un certificado de acceso al servicio válido, el sistema comprobará si el usuario se encuentra suscrito a algún procedimiento. En el caso de no estar suscrito a ningún procedimiento, se mostrará el siguiente mensaje: El sujeto responsable con número de documento [NÚMERO DE DOCUMENTO] en la fecha actual [DD/MM/AAAA HH/MM/AAA] no se encuentra suscrito a ningún procedimiento. Tal y como se muestra en la siguiente pantalla: 14 de 28
Ilustración 10: Usuario no suscrito a los procedimientos 15 de 28
5.1 Listado de procedimientos Siempre que el usuario se encuentre o se haya encontrado suscrito a algún procedimiento, se mostrará un listado con la información detallada de cada uno de los procedimientos en el momento de la consulta, tal y como se muestra en la siguiente pantalla: Ilustración 11: Listado con los procedimientos suscritos 16 de 28
Ilustración 12: Listado de procedimientos suscritos (II) Desde la pantalla anterior, el usuario podrá filtrar los procedimientos haciendo uso de los filtros que aparecen disponibles. Por defecto, se mostrará el valor de Todos en todos los filtros. A continuación, se muestra una tabla con la totalidad de los procedimientos a los cuales se encuentra o se ha encontrado suscrita la empresa y el número de procedimientos existentes. Para cada procedimiento, se ofrecerá la siguiente información: Organismo: Organismo perteneciente a la Seguridad Social. Nombre del procedimiento: Inicialmente se mostrarán los siguientes procedimientos: o REGÍMENES SEG. SOCIAL OBLIGADOS A RED o REGÍMENES SEG. SOCIAL NO OBLIGADOS A RED o RECLAMACIONES DE DEUDA Y RECIBO DE C.C Situación: Tomará los siguientes valores: o ALTA OBLIGADA POR LEGISLACIÓN: En este estado se encontrarán todos los sujetos responsables que se encuentren obligados a la recepción de notificaciones por medios telemáticos. o ALTA OBLIGADA POR VOLUNTARIEDAD A RED : En este estado se encontrarán todos los sujetos responsables que se encuentren obligados a la recepción de notificaciones por medios telemáticos por haberse adherido voluntariamente al Sistema RED, mientras se encuentren adheridos a dicho sistema. o ALTA VOLUNTARIA : En este estado se encuentran todos aquellos sujetos responsables no obligados, que se han suscrito voluntariamente a la recepción de notificaciones telemáticas a excepción de las Mutuas que a pesar de encontrarse 17 de 28
suscritas con alta voluntaria al procedimiento de Reclamación de deuda y recibo de C.C no se permite su baja desde el servicio. o BAJA POR ERROR: En este estado se encuentran todos aquellos sujetos responsables no obligados, que se hayan dado de alta como obligados por legislación debido a algún error. Únicamente los usuarios podrán dejar en dicho estado a un determinado procedimiento. o BAJA POR RESOLUCIÓN ADMINISTRATIVA : En este estado se encuentran todos aquellos sujetos responsables no obligados, que se hayan dado de alta y posteriormente mediante resolución administrativa se requiera dar de baja del procedimiento. Únicamente los usuarios podrán dejaren dicho estado a un determinado procedimiento. o BAJA POR RESOLUCIÓN JUDICIAL : En este estado se encuentran todos aquellos sujetos responsables no obligados, que se hayan dado de alta y posteriormente mediante resolución judicial se requiera dar de baja del procedimiento. Únicamente los usuarios podrán dejaren dicho estado a un determinado procedimiento. o BAJA POR DESASIGNACIÓN AUTOMÁTICA A RED : En este estado se encontrarán todos aquellos sujetos responsables no obligados que estuviesen adheridos voluntariamente al Sistema RED y posteriormente se hubiesen desasignado del mismo. El sistema automáticamente pondrá al procedimiento en dicho estado, en el momento en el que el usuario se desasigne del Sistema RED. o BAJA POR OFICIO : Se pondrá automáticamente en dicho estado a los procedimientos de gestión recaudatoria de cuenta ajena y cuenta propia a los que se encontrasen suscritos de forma voluntaria los sujetos responsables en el momento del cambio de los procedimientos del servicio. La fecha de situación de la baja por oficio será el 9 de enero de 2013. A partir de dicha fecha, los sujetos responsables aparecerán suscritos a los nuevos procedimientos del servicio con la situación de alta que les corresponda. o BAJA VOLUNTARIA : En este estado se encuentran todos aquellos sujetos responsables no obligados, que se hayan dado de baja voluntariamente desde el servicio de suscripción voluntaria a las notificaciones telemáticas. Tipo de suscripción: Tomará los siguientes valores: o OBLIGADO POR LEGISLACIÓN : En el caso de que el campo Situación tenga el valor de ALTA OBLIGADA POR LEGISLACIÓN o ALTA VOLUNTARIA en el caso del procedimiento de las Mutuas. o OBLIGADO POR VOLUNTARIEDAD A RED : En el caso de que el campo Situación tenga el valor de ALTA OBLIGADA POR VOLUNTARIEDAD A RED. o VOLUNTARIO : En el caso de que el campo Situación tenga el valor de ALTA VOLUNTARIA, BAJA VOLUNTARIA, BAJA POR OFICIO, BAJA POR ERROR, BAJA POR RESOLUCIÓN ADMINISTRATIVA, BAJA POR RESOLUCIÓN JUDICIAL, BAJA POR DESASIGNACIÓN DEL RED : Tipo de receptor autorizado: Tomará los siguientes valores: Autorizado RED, Apoderado y en el caso de no existir tipo de receptor autorizado el valor - - - - - - -. Fecha de situación: Fecha de alta o de baja correspondiente al cambio de situación de suscripción del procedimiento o cambio del tipo de receptor autorizado. Tendrá el siguiente formato [DD/MM/AAAA HH:MM:SS]. Desde la pantalla que muestra el listado de los procedimientos, el usuario podrá realizar las siguientes acciones: Consultar la información de detalle del tipo de receptor autorizado pulsando en el botón DETALLES asociado a cada procedimiento. 18 de 28
Consultar el histórico de suscripciones de cada procedimiento pulsando en el botón Consultar histórico de suscripciones Generar, descargar e imprimir el informe con el estado de suscripción de los procedimientos pulsando en el botón Generar informe Salir del servicio pulsando en el botón Finalizar En el caso en que tras la aplicación de filtros, la consulta realizada no ofreciera ningún resultado, se mostraría el siguiente mensaje que avisaría de esta circunstancia al usuario. No existen Suscripciones a Procedimientos con los criterios seleccionados Tal y como se muestra en la siguiente pantalla: Ilustración 133: Listado de procedimientos suscritos (III). No hay resultados 19 de 28
5.2 Detalles del tipo de receptor autorizado Desde la pantalla que muestra el listado de procedimientos, el usuario una vez pulse en el botón Detalles podrá consultar la información de detalle del tipo de receptor autorizado asociado a cada procedimiento, Autorizado RED o Apoderado, siempre que exista. La información de detalle que se mostrará en el caso de disponer como tipo de receptor un autorizado RED, será la siguiente: Nombre del procedimiento NIF asociado a la autorización Número de autorización RED Nombre y Apellidos / Razón social de la autorización Ilustración 144: Detalle de información del Autorizado RED La información de detalle que se mostrará en el caso de disponer como tipo de receptor un Apoderado, será la siguiente: Nombre del Procedimiento NIF del Apoderado Nombre y Apellidos/ Razón Social del apoderado 20 de 28
Ilustración 155: Detalle de información del Apoderado Desde las pantallas de información de detalle el usuario podrá regresar a la pantalla que muestra el listado de procedimientos pulsando en el botón Volver o salir del servicio pulsando en el botón Finalizar. 21 de 28
5.3 Consulta del Histórico de suscripciones En el caso de no haber seleccionado ningún procedimiento y pulsar en el botón Consultar histórico de suscripciones se mostrará el siguiente mensaje: Para poder consultar el histórico de suscripciones previamente debe seleccionar un procedimiento. Tal y como se muestra en la siguiente imagen: Ilustración 166: Consulta de histórico-selección previa de procedimiento 22 de 28
En el caso de haber seleccionado un procedimiento para el cuál no existe histórico de procedimientos suscritos y pulsar en el botón Consultar histórico de suscripciones se mostrará el siguiente mensaje: El usuario no tiene movimientos históricos en el procedimiento seleccionado. Tal y como se muestra en la siguiente imagen: Ilustración 177: Consulta de histórico-sin movimientos históricos 23 de 28
En el caso de haber seleccionado un procedimiento para el que existen movimientos previos, podrá consultarse el histórico de suscripciones. Tal y como se muestra en la siguiente imagen: Ilustración 188: Consulta del Histórico de procedimientos A nivel de cada procedimiento, se mostrarán todos los movimientos previos, informando para cada uno de ellos la fecha en la que se originó algún cambio de situación, tipo de suscripción o de tipo de receptor. 24 de 28
5.5 Generar informe Cuando el usuario pulse el botón Generar informe desde la pantalla que muestra la situación actual de los procedimientos, se mostrará la siguiente pantalla: Ilustración 199: Generar informe El usuario deberá pulsar en Informe: Informe de Situación de Suscripción para poder consultar y descargar el informe. 25 de 28
Ilustración 20: Visualización y descarga del informe de situación Para su descarga se requiere disponer del programa Acrobat Reader de Adobe. Este programa puede descargarse desde los avisos informativos existentes al final de la pantalla Mis notificaciones, o accediendo al enlace de requisitos técnicos. El certificado llevará incorporado un código CEA que permitirá verificar su integridad a través del servicio correspondiente de la Sede Electrónica. 26 de 28
SERVICIO DE SUSCRIPCIÓN DE NOTIFICACIONES TELEMÁTICAS INFORME DE SITUACIÓN Empresa: [NOMBRE Y APELLIDOS/RAZÓN SOCIAL DE LA EMPRESA] NIF: [NIF DE LA EMPRESA] Nombre del procedimiento Situación Fecha y hora A [FECHA DE DESCARGA] Ilustración 21: Informe de situación del procedimiento 27 de 28
5.6 Fin de aplicación Para salir del servicio el usuario podrá hacerlo pulsando en el botón Finalizar desde cualquiera de las pantallas: Ilustración 22: Fin de aplicación 28 de 28