Escoles Universitàries Gimbernat i Tomàs Cerdà Sistemas de Información en el ámbito de la salud Xavier Company Trabajo final de la Asignatura Sistemas de Información en el ámbito de la salud : Sistemas de Información ERP en las organizaciones sanitarias de Cataluña (búsqueda bibliográfica) Maroussia Kostadinova Tzanova Máster Universitario en Gestión de la Información y el Conocimiento en el Ámbito de la Salud (MUGICAS) 18 de diciembre de 2014 1
ÍNDICE Pág. 1. Introducción 3 2. Contexto del sistema sanitario en Cataluña 3 3. Concepto de los Sistemas de Información ERP 4 4. Metodología de la búsqueda 6 5. Enumeración de los resultados de la búsqueda bibliográfica 8 6. Consideraciones generales 9 7. Referencias 11 8. Glosario 12 2
1. Introducción El presente trabajo tiene por objetivo identificar el material publicado sobre los sistemas de información Enterprise Resource Planning (en adelante, ERP) implantados actualmente en las organizaciones sanitarias de Cataluña, concretamente en el ámbito de la Atención Especializada (AE), y además evaluar distintos aspectos sobre el dicho material. El interés por el tema ha sido provocado por la naturaleza transversal de este sistema de información vital para la estrategia de cada negocio y a la vez por el deseo personal de interiorizarse en una problemática desconocida. Además, considerando la tendencia actual en el sector sanitario, donde cada vez más se acentúa el enfoque empresarial, crece la importancia de una adecuada planificación de recursos mediante los denominados sistemas de información gerenciales, tales como el ERP. La alta complejidad que caracteriza el sector sanitario está reflejada en el amplio abanico de sistemas de información que existen en las organizaciones tanto públicas como privadas y que en función de la finalidad de la información se clasifican como: Ø Sistemas de información operacionales o transaccionales Ø Sistemas de información decisionales (o para la toma de decisiones) Ø Sistemas de información estratégica A su vez los sistemas de información operacionales o transaccionales según el área de actividad se clasifican como administrativos, clínico-asistenciales y de gestión financiera. En este último grupo pertenece el sistema de información ERP, traducido también como sistema de planificación de recursos empresariales. A estos sistemas también se aplican los requerimientos generales de los sistemas de información: utilidad, flexibilidad, operatividad, gestión de la información, conectividad, seguridad, accesibilidad. En un entorno dinámico con constantes cambios y mejoras tecnológicas es de suma importancia adoptar aquellas soluciones que mejor se adapten a las condiciones concretas de cada organización sanitaria, ayudándole hacer más eficientes sus sistemas de gestión de la información y mejorar la calidad asistencial. 2. Contexto del sistema sanitario en Cataluña En el panorama sanitario catalán existe mucha variabilidad de los sistemas de información un fenómeno que se explica con la naturaleza jurídica del sector sanitario, donde 3
organizaciones públicas y privadas brindan servicio. El modelo sanitario catalán es un modelo sanitario mixto, que integra en una sola red de uso público todos los recursos sanitarios, sean o no de titularidad pública. Este singular modelo incluye una gran heterogeneidad de entidades (mutuas, fundaciones, consorcios, centros de la Iglesia) históricamente dedicadas a la atención de la salud. 1 Por un lado este entorno heterogéneo crea dificultades de carácter técnico para intercambiar y compartir información relevante a la actividad sanitaria, pero por otro lado estimula el desarrollo y la constante búsqueda de innovación y mejora, concretamente en el ámbito de los sistemas de información sanitarios, donde el sector sanitario catalán ocupa una posición destacada no solamente en el benchmarking de los hospitales españoles, sino a nivel internacional (según pone de manifiesto las conclusiones del Mapa de Tendencias 2014) 2. Se calcula que unos 58 sistemas de información diferentes existen en Cataluña, pero hay estándares de intercambio y procedimientos de homologación que garantizan que los diferentes productos del mercado se ajustan a la correspondiente norma de requerimientos aprobada. 3. Concepto de los Sistemas de Información ERP Hay distintas definiciones del sistema de información ERP, sin embargo todas coinciden que se trata de una herramienta de gestión económico-financiera que permite integrar la información de los distintos departamentos y filiales de la empresa en una única base de datos común para toda la organización. Un sistema ERP típicamente maneja la producción, logística, distribución, inventario, envíos, facturas y contabilidad de la empresa. Sin embargo puede intervenir en el control de ventas, entregas, pagos, producción, administración de inventarios, calidad y en la administración y gestión de los recursos humanos, además de herramientas de marketing y de gestión estratégica. La particularidad de un sistema de información ERP hospitalario consiste en el hecho que abarca áreas funcionales divididas y heterogéneas (admisión, farmacia, laboratorio, facturación, nominas, compras, mantenimiento, servicios, finanzas, etc.), que además a menudo tienen sistemas de información independientes. Sin embargo, cada aplicación ERP reúne tres propiedades esenciales: Ø perspectiva multifuncional que engloba las distintas áreas de la empresa (Finanzas, Inventario, Ventas, Compras, etc.) Ø sistemas integrados, por lo que un mismo dato es compartido por distintas áreas 4
Ø estructura modular, pudiéndose utilizar diferentes combinaciones de módulos en función de las necesidades de la empresa. La integración de los servicios, productos y técnicas en un hospital tiene un impacto directo sobre los pacientes, el personal de enfermería, y facultativos, el personal de servicios y el personal financiero, e incluso, influye en las relaciones con agentes externos a la organización, tales como instituciones financiadoras, proveedores y otras autoridades sanitarias 3. Por ello, la herramienta tecnológica ERP se considera la más idónea para dar soporte a las organizaciones sanitarias. Hay dos principales enfoques para integrar la información en los hospitales: integración completa e integración parcial - el enfoque de integración completa se fundamenta en un programa integrado que abarca los módulos de información clínica, recursos humanos, finanzas, mantenimiento, etc. en una plataforma única para toda la organización, mientras las integraciones parciales se están utilizando para conseguir al menos la integración dentro del área económico-financiera. La evolución de los sistemas ERP (ERP-II y ERP-III) amplia las características de la herramienta, ofreciéndole la posibilidad de actuar con sistemas y datos externos y orientándola hacia el modelo de suscripción del uso del servicio (SaaS, Cloud Computing). Existen dos tipos de sistemas ERP: o comercial o propietario que requiere el pago de una licencia para poder ser usado - MySAP (SAP), e-business Suite EBS (Oracle), Aqua e BS (Aquaesolutions), Ibaan ERP (Baan), EKON ERP (UNIT4), Sage Logic Class (Sage Logic Control), Navision (Microsoft Business Solutions), Movex (Lawson), Ross ERP (CDC), o y de software libre o de fuente abierta - FacturaLUX, GNUe, OpenXpertya, TinyERP, Compiere, Adempire, OpenBravo, Asimismo, el sistema ERP podría ser estándar o desarrollado a medida. Según las necesidades y la capacidad de inversión de las organizaciones se definen las preferencias específicas de adquisición y implantación 4. Las ventajas de la implementación de un sistema ERP son directas y indirectas en el primer grupo se incluyen la mejora de la eficiencia, la integración de la información para una mejor toma de decisiones, el tiempo de respuesta más rápido para las consultas de los clientes, entre otros. Las ventajas indirectas se expresan en una mejor imagen corporativa, en la mejora de la buena voluntad del cliente, en la mejora de las relaciones con los proveedores, en la satisfacción del cliente, etc. 5 A parte de la mejora organizativa, de la optimización de los procesos (a través de reingeniería o revisión) y de 5
ganar competitividad, la implantación con éxito de estos sistemas en el entorno clínico también trae beneficios económicos (gracias a la reducción de costes). 4. Metodología de la búsqueda bibliográfica La metodología empleada consiste en detectar, obtener y consultar virtualmente las publicaciones y otros materiales relevantes al tema de los Sistemas de Información ERP y presentar un listado del material identificado. En primer lugar se debería elaborar la estrategia de la búsqueda. Para ello es necesario seguir unos pasos comunes. o El punto de partida es definir claramente el objetivo de la consulta en este caso, los sistemas de información ERP existentes en los hospitales de Cataluña. o Luego, el siguiente paso es definir las palabras clave de la búsqueda, o sea identificar los conceptos sobre los que se desea obtener información y hacer una relación de los términos que los van a representar. A base de una primera consulta en los principales motores de búsqueda Google y Yahoo se encontraron los siguientes términos más significativos: sistemas de información ERP (Enterprise Resource Planning) en hospitales de Cataluña; y como términos relacionados: software ERP hospitalario en Cataluña / tecnología en sector de la sanidad catalana / sistemas de información empresarial (ERP) en hospitales catalanes / sistema ERP para la gestión de operaciones, recursos y administración de organizaciones sanitarias en Cataluña / Software de gestión ERP para hospitales en Cataluña. Para evitar la inclusión de publicaciones que hacen referencia a otros conceptos con la misma abreviatura ERP, se añade la expresión completa (por ejemplo, en la búsqueda rápida en Google, aprox. 151.000 resultados, con el termino sistema de información ERP aparecen materiales relacionados con European Recycling Platform, European Recovery Program, Energy-related Products, European Register of Pharmacologists, entre otros). o Seguidamente, se deberían escoger las principales fuentes de información a consultar. Para ello se emplearan algunos criterios de búsqueda - por ejemplo, tratándose de un tema que abarca tecnologías y salud, la selección de las fuentes de información se focalizará en aquellas que permiten obtener información en el ámbito sanitario. El criterio cronológico de organizar la información no será empleado, porque el objetivo de trabajo no es la evolución del tema, sino el estado de arte actual de los Sistemas de 6
Información ERP en Cataluña y como se trata de un ámbito con cambios muy dinámicos y sustanciales, el foco de interés serán las recientes publicaciones y así se excluirán todos los recursos con más de 5 años de antigüedad. Otro criterio para delimitar la búsqueda será el uso de 3 idiomas (English, castellano y catalán). Lo que respecta el método de localización a pesar de la gran cantidad de bases de datos bibliográficas en el ámbito de la salud 6, siendo algunas de ellas genéricas mientras que otras se especializan en un campo concreto de la sanidad (farmacología, SIDA, traumatología, bioética, etc.), la búsqueda se limitará a las más conocidas - Medline y EMBASE. A continuación se accederá al portal PubMed, a la base de datos ICYT (Ciencia y Tecnología), a las Bibliotecas digitales de las Escoles Universitàries Gimbernat i Tomàs Cerdà y de la UAB (bibliotecas específicas que cuenten con bibliografía que no sea de acceso público), a la Biblioteca virtual en salud España, y por último a los motores de búsqueda Google académico y Web of Knowledge. o Una vez seleccionadas las fuentes de información, se procederá a la propia consulta, adaptándola al funcionamiento de cada una de las fuentes de información (sea mediante el lenguaje natural o a través de tesauros y descriptores). Con tal de hacer la búsqueda más eficiente y exhaustiva, se emplearan los operadores Booleanos (son unos operadores lógicos que representan la combinación entre los términos): Ø Operador de intersección (Y / AND) Ø Operador sumatorio o de suma lógica (O / OR) Ø Operador de exclusión (NO / NOT) En el caso que fuera necesario se hará combinación de varios operadores Booleanos, usando para ello paréntesis y así indicarle al sistema en que orden queremos que se ejecute la estrategia de búsqueda (siempre se ejecuta primero lo que va dentro del paréntesis) o el uso de los símbolos * y? que sirven para sustituir caracteres. o Posteriormente se lanzará la propia búsqueda que en función de la fuente seleccionada puede ser básica o avanzada (esta última permite sensibilizar la consulta ya que se requiere la combinación de diferentes campos o el uso de filtros que la limitan). o Por último, se revisará el resultado obtenido y se modificará la búsqueda si fuera necesario. 7
5. Enumeración de los resultados de la búsqueda bibliográfica A pesar de la cantidad exponencial de publicaciones científicas sobre la temática de los sistemas de información en el ámbito de la salud, concretamente sobre el estado de arte de los sistemas de información ERP implantados en Cataluña no ha sido posible encontrar material sintetizado. Ø PubMed la búsqueda de referencias acerca de enterprise resource planning catalonia no ha dado resultados. Ø Medline no han sido obtenidos resultados. Ø EMBASE no ha sido posible consultar la base de datos debido al costo de acceso. Ø ICYT (Ciencia y Tecnología) después de limitar la búsqueda no se han encontrado resultados. Ø Web of Knowledge (Web of Science) no ha sido posible consultar la base de datos bibliográficos ya que se requiere suscripción corporativa. Ø Biblioteca virtual en salud España no se han obtenido resultados. Ø A través del buscador Trobador+ se han obtenido 61 resultados relativos a sistemas de información ERP, sin embargo después de refinar la búsqueda focalizándola al ámbito hospitalario de Cataluña, el resultado final ha sido 0 referencias encontradas. Ø En el DDD (Deposito digital de documentos de la UAB) se han obtenido 25 resultados, pero sin ninguna relevancia. Ø Mediante Google Scholar y la opción de búsqueda avanzada se han obtenido 28 resultados, de los cuales no se encontraron relevantes al objetivo planteado. En conclusión, el rastreo bibliográfico no ha dado respuesta a la consulta planteada ya que los resultados obtenidos no han sido relevantes. Las razones concretas de este resultado negativo incluyen la imposibilidad de acceder a algunas bases de datos debido al costo de las mismas lo cual las margina de nuestro acceso (a modo de ejemplo, EMBASE, http://www.elsevier.com/solutions/embase-biomedical-research, precio 450$ para 3 días de acceso individual) o son de acceso corporativo (Web of Knowledge, Web of Science). Asimismo, ha sido imposible detectar publicaciones científicas acerca de un tema muy concreto que más bien podría ser de interés para fines estadísticos (elaboración de informes, registros o similares). Reconozco que en el momento de plantearme la temática de la búsqueda, he tenido ciertas expectativas de encontrar algún material relacionado con las buenas practicas de implementación del software ERP en los hospitales de Cataluña, sin 8
embargo ni en las publicaciones tipo noticias se ha detectado tal información (a modo de ejemplo, los volúmenes de los últimos 3 años de la revista I+S Informática y Salud de la Sociedad Española de Informática de la Salud). De hecho, en algunos periódicos digitales o foros, de modo puntual, es posible encontrar información sobre la implementación de un SI ERP en algún hospital catalán, pero son más bien excepción (a modo de ejemplo, la elección de Unit4 en Corporació Parc Taulí (Hospital de Sabadell), http://www.erpspain.com/articulo/69317/unit4/hospitales-y-clinicas/sap-vs-unit4-en-el-sector-sanitario-elcio-de-la-corporacio-parc-tauli-hospital-de-sabadell-explica-por-que-no-eligieron-sap-comorecomienda-la-generalitat). Se podría especular sobre el resto de las razones que dificultan la tarea de identificar referencias al tema como el hecho que existen artículos que no se encuentran indexados, por distintas razones, o que probablemente existe información que no ha sido aún publicada o que nunca será publicada (por ejemplo, es probable que en los sitios web de los hospitales exista información relevante, pero compilarla eclécticamente no es una tarea fácil y además sería objetivo de un trabajo más ambicioso). Asimismo, no descarto la idea que las palabras-clave no han sido las más adecuadas. También deduzco que por ser un tema de interés local, no haya o eventualmente sería muy escasa la información en ingles sobre el tema (y por norma, las publicaciones científicas se publican en ingles). En cambio, es mucho más fácil localizar publicaciones sobre casos reales de implantación de ERP en otros sectores de la economía (de hecho, las pocas que se referían al ámbito hospitalario eran trabajos de fin de grado, de máster o doctorado, pero sobre casos ficticios). En resumen, no se pudo encontrar bibliografía sobre los sistemas ERP implantados actualmente en los hospitales catalanes, por lo tanto no hay un listado de las referencias relevantes y de las descartadas. 6. Consideraciones generales A pesar de que la búsqueda no ha dado un resultado favorable a la consulta planteada, ha sido una experiencia valiosa ya que ha aportado nuevos conocimientos acerca de los sistemas empresariales, concretamente sobre los factores críticos de éxito de la implantación y de los principales sistemas ERP en el mercado. Actualmente, los principales vendedores de ERP son: SAP, Oracle y Microsoft. 9
Aunque existen algunas diferencias en las estrategias de marketing y los productos de estos vendedores, tienen algunas características comunes: una base de datos relacional, una arquitectura cliente/servidor y varios módulos funcionales 7. SAP es el primer proveedor de software empresarial en el mundo. SAP es un producto desarrollado y comercializado por la empresa alemana SAP AG. En el 2007, su principal producto, SAP R/3, pasa a llamarse SAP ERP. El sistema usa la arquitectura cliente/servidor aplicada a varios niveles, permitiendo el control de los módulos de interacción entre distintos clientes y servidores en tiempo real. Está basado en la arquitectura en tres capas: base de datos, servidor de aplicaciones y cliente. Se comercializan los sistemas: SAP Business Suite, para grandes empresas; SAP Business All in One, Business One y Business ByDesign, para pymes; y MySAP, para soluciones sectoriales. En Cataluña hay 66 empresas que se dedican a la implantación y mantenimiento de SAP 8. Oracle es el segundo fabricante internacional de paquetes empresariales después de SAP. El ERP de la empresa estadounidense Oracle, conocido como Oracle Applications, proporciona aplicaciones para la grande y mediana empresa y soluciones específicas para los sectores industriales con las soluciones sectoriales. Algunos de los productos que ofrece son: Oracle E- Business Suite, PeopleSoft Enterprise, Siebel y JDEdwards Enterprise One. Todos estos productos ofrecen aplicaciones CRM, SCM, e-business y la integración de aplicaciones vía Internet. El objetivo que persigue Microsoft, en el mercado de software ERP, es desbancar del liderazgo a SAP, fin también perseguido por Oracle. La empresa Microsoft con su producto Microsoft Dynamics pretende dar apoyo al área financiera, a la producción, a la gestión de las relaciones con los clientes (CRM) y a la cadena de suministros (SCM). Incluye el siguiente software: Microsoft Dynamics AX (antes, Axapta), Microsoft Dynamics GP (antes, Great Plains), Microsoft Dynamics NAV (antes, Navision) y Microsoft Dynamics SL (antes, Solomon). Actualmente, ofrece soluciones sectoriales y se han añadido aplicaciones CRM (Microsoft Dynamics CRM). Los principales proveedores de ERP de software libre son: Openbravo - es la solución líder en software libre y en entorno web para la pequeña y mediana empresa. Adempiere - es un proyecto guiado por la comunidad, la cual desarrolla y soporta una solución de código abierto para negocios del mismo nombre, ofreciendo la funcionalidad de ERP, CRM y SCM. 10
OpenERP - está orientado al uso en las pequeñas y medianas empresas, aunque disponga de módulos más habituales en la gran empresa, como gestión de proyectos o estadísticas. Sin lugar a duda, la búsqueda realizada ha sido útil para adquirir conocimientos sobre el tema de los sistemas de información ERP en general, conocer quiénes son sus protagonistas principales, sus conceptos fundamentales, el devenir del problema y el impacto de este herramienta de apoyo a la planificación, gestión y el control. 7. Referencias 1. Carlos Gallego, Catherine Amarantinis. Homologación de Interoperabilidad en Cataluña: El Servicio isalut. I+S: informática y salud, 2013; Nº. 97, 22-24. [Consultado mayo de 2015]. Disponible en: http://www.ticsalut.cat/media/upload/pdf/seiscarlos_editora_21_168_1.pdf 2. Fundació TICSalut. Enquesta TIC i salut a Catalunya 2014. Página web. [Consultado mayo de 2015]. Disponible en: http://www.ticsalut.cat/observatori/enquesta-tic-salut/8/enquesta-tici-salut-a-catalunya-2014 3. Bartual Sopena, Lourdes. Aceptación de tecnologías de información en el sector hospitalario. (Tesis Doctoral). Huelva: Universidad de Huelva; 2014. [Consultado mayo de 2015]. Disponible en: http://rabida.uhu.es/dspace/bitstream/handle/10272/8908/aceptacion_de_tecnologias.pdf?seq uence=2 4. Oswaldo Lorenzo, Experiencias y factores de éxito en la implementación de sistemas ERP en España y Latinoamérica. IE Business School Working Paper; 2008, [Consultado diciembre de 2014]. Disponible en: http://core.kmi.open.ac.uk/download/pdf/6414049.pdf 5. Alexis Leon, Enterprise Resource Planning, 2 nd edition. Tata McGraw-Hill Publishing Company Limited; 2008, p.52. [Consultado diciembre de 2014]. Disponible en: http://books.google.es/books?hl=es&lr=&id=ptgdy2gx_suc&oi=fnd&pg=pt20&dq=enter prise+resource+planning&ots=aqq6bd2uw6&sig=fejaxk4hyr2aihyi6srslkttjg#v=onepage&q=enterprise%20resource%20planning&f=false 6. El Instituto de Ciencias de la Salud de Castilla-La Mancha. Recursos para búsqueda bibliográfica. Página web. [Consultado mayo de 2015]. Disponible en: http://ics.jccm.es/uploads/media/recursos_para_la_busqueda_bibliografica_01.pdf 7. Isabel Guitart Hormigo. Sistema de información empresarial. Universitat Oberta de Catalunya; 2011. [Consultado mayo de 2015]. Disponible en: 11
https://www.exabyteinformatica.com/uoc/administracio_i_direccio_dempreses/fundamentos _de_sistemas_de_informacion/fundamentos_de_sistemas_de_informacion_(modulo_1).pdf 8. Glosario Benchmarking una herramienta que mantiene la organización en un proceso de continua investigación y medición de procesos, tanto internos como de otras instituciones, con el fin de buscar los más altos estándares y las mejores prácticas con que comparar la gestión del propio grupo de trabajo, ayudando a la buena administración de la organización. Descriptores cada una de las palabras clave (normalmente puesta por los autores) que sirve para indexar y recuperar un documento. Sistema de información sanitaria - un sistema de información sanitaria se define como la metodología y los sistemas de recopilación, proceso, análisis y transmisión de los datos que se precisan para organizar y dirigir los servicios sanitarios, así como para la investigación y la formación del personal sanitario. También se podrían emplear otra definición: conjunto de procesos, sean o no automáticos, que, ordenadamente relacionados entre sí, tienen por objeto la administración y el soporte de las diferentes actividades que se desarrollan en los centros sanitarios, así como el tratamiento y explotación de los datos que dichos procesos generen. Tesauro - es la lista de palabras o términos controlados empleados para representar conceptos, y entre los que hay relaciones jerárquicas, asociativas y de sinonimia. 12