Gestión de Proyectos INTRODUCCION

Gestión de Proyectos INTRODUCCION Índice. 1 Qué es la gestión de proyectos? 2 Porqué se realiza? 3 Cuales son sus objetivos? 4 Quién realiza la gestión del proyecto? 5 El director del proyecto 6 Fases de la gestión de proyectos 7 Herramientas de gestión de proyecto UPV/EHU - Vitoria/Gasteiz Expresión Gráfica y Proyectos de Ingeniería 1

Gestión de Proyectos 1 Qué es la gestión de proyectos? Desde el punto de vista de la gestión, " Proyecto es la realización de una actividad compleja, susceptible de descomponerse en una serie de tareas interdependientes entre sí en cuanto a su orden de ejecución". La experiencia demuestra que no son válidos los principios de gestión que se emplean para actividades de naturaleza continua, porque los proyectos presentan dificultades particulares que aconsejan el uso de métodos de gestión también específicos. UPV/EHU - Vitoria/Gasteiz Expresión Gráfica y Proyectos de Ingeniería 2

2 Porqué se realiza? La naturaleza especial de los proyectos como actividades complejas y discontinuas lleva aparejada la necesidad de establecer sistemas especiales y adaptados para poderlos gestionar y dirigir adecuadamente. No se trata de aplicar métodos totalmente diferentes o contrarios de los que se emplean en el resto de actividades de una empresa. Las funciones de dirección del proyecto son básicamente las mismas que competen a los directivos del resto de las actividades: planificación, organización, toma de decisiones, dirección del equipo humano, control de resultados. UPV/EHU - Vitoria/Gasteiz Expresión Gráfica y Proyectos de Ingeniería 3

3 Cuales son sus objetivos? El objetivo fundamental de la gestión "es poner en marcha el proyecto para conseguir resultados planificados dentro de un límite de tiempo y de un presupuesto de costos". Acciones: - Definir claramente el objetivo del proyecto, - Determinar que tareas se requieren para llevarlo a cabo, - Determinar el calendario de trabajo, - Fijar las duraciones de las distintas actividades, así como hitos importantes, - Planificar la realización de las tareas, - Asignar recursos a dichas tareas, - Estudiar las relaciones entre tareas y resolver conflictos entre recursos, - Establecer los costes de las tareas, - Seguir la obra en curso y compararla con el plan, - Seguir los costes y compararlos con el presupuesto, - Prever, analizar y llevar acabo las acciones correctoras debidas, - Dotarnos de la estructura adecuada al proyecto y al equipo, - Hacer participe al equipo en la programación y en la resolución de los problemas, - Buena calidad de los informes sobre el estado y el avance del proyecto. UPV/EHU - Vitoria/Gasteiz Expresión Gráfica y Proyectos de Ingeniería 4

4 Quién realiza la gestión del proyecto? La Gestión de Proyectos es el conjunto de técnicas, métodos y aptitudes que permiten la obtención de los objetivos del proyecto. Para conseguir los resultados propuestos, el "director de proyectos" debe definir los objetivos, organizar los recursos, efectuar su planificación, establecer presupuestos y controlar resultados obtenidos respecto a los objetivos propuestos. UPV/EHU - Vitoria/Gasteiz Expresión Gráfica y Proyectos de Ingeniería 5

5 El director del proyecto El director de proyectos es un gestor con plena responsabilidad sobre la planificación, dirección y control de los recursos de la organización aplicados al proyecto. El director del proyecto, como responsable directo del mismo, tiene asignadas unas funciones y unas actividades que podrían resumirse en las siguientes: - Planificación del proyecto. - Dirección del proyecto. - Relación con clientes y suministradores. - Control del proyecto. - Información y decisión en materia de costes, plazos y técnicas que aseguren el cumplimiento de los objetivos del proyecto. UPV/EHU - Vitoria/Gasteiz Expresión Gráfica y Proyectos de Ingeniería 6

En la práctica, el director del proyecto conseguirá cumplir sus funciones, más que apoyándose en la autoridad, haciendo uso de sus cualidades de liderazgo, prestigio profesional, poder de persuasión, negociación y capacidad de organización. Cualidades: - Dominio de las tecnologías implicadas en el proyecto. - Orientación de la calidad del proyecto hacia la satisfacción del cliente. - Capacidad de síntesis y análisis. Debe tener habilidad para establecer planes, programas y prioridades, con una visión general bastante amplia. - Capacidad de toma de decisiones en el control del proyecto. - Habilidad en la utilización eficaz de los recursos. - Aptitud para crear un equipo de proyectos fuerte y unido. - Capacidad en la comunicación: negociador con el cliente, subcontratistas, suministradores, etc. - Delegar responsabilidad, seleccionando los miembros del equipo más adecuados. - Destreza para captar lo esencial del proyecto, y aunque éste sea complejo, transformarlo en simple, para transmitirlo a su equipo con descripciones sencillas. - Estabilidad, flexibilidad y adaptabilidad. - Buena salud para soportar la presión extrema y la carga de trabajo constante. UPV/EHU - Vitoria/Gasteiz Expresión Gráfica y Proyectos de Ingeniería 7

6 Fases de la gestión de proyectos La Gestión de Proyectos es un proceso íntimamente ligado a la Dirección, que comprende las siguientes actividades: - Planificación - Seguimiento - Control - Toma de decisiones - Comunicación - Evaluación UPV/EHU - Vitoria/Gasteiz Expresión Gráfica y Proyectos de Ingeniería 8

7 Herramientas de gestión de proyectos o Programación de tiempos o Gestión de recursos o Análisis de costes o Control de la calidad UPV/EHU - Vitoria/Gasteiz Expresión Gráfica y Proyectos de Ingeniería 9

Gestión de Proyectos Planificación de proyectos 1.1 Qué se entiende por planificación de proyectos? 1.2 Herramientas de planificación de proyectos 1.3 Fases de la planificación de proyectos 1.3.1 Descomposición del proyecto. Hitos, Sucesos, Actividades, Tareas 1.3.2 Relaciones entre las actividades. Ligaduras 1.3.3 Construcción del grafo. Programa base 1.3.4 Asignación de tiempo a las actividades 1.3.5 Tiempos Early y Last 1.3.6 Holgura 1.3.7 Camino crítico 1.3.8 Holgura libre y holgura independiente 1.3.9 Calendario de ejecución 1.4 Asociación del coste a las actividades. Los recursos 1.4.1 Costes directos 1.4.2 Costes indirectos 1.4.3 Tipos de recursos UPV/EHU - Vitoria/Gasteiz Expresión Gráfica y Proyectos de Ingeniería 10

1 Qué se entiende por planificación de proyectos? Todo proyecto conlleva la realización de una serie de actividades para su desarrollo. La distribución en el tiempo de dichas actividades y la consideración de los recursos necesarios son las funciones a desarrollar en la planificación de proyectos. El objetivo de la planificación de proyectos es obtener una distribución de las actividades en el tiempo y una utilización de los recursos que minimice el coste del proyecto cumpliendo con los condicionantes exigidos de: plazo de ejecución, tecnología a utilizar, recursos disponibles, nivel máximo de ocupación de dichos recursos, etc. UPV/EHU - Vitoria/Gasteiz Expresión Gráfica y Proyectos de Ingeniería 11

2 Herramientas de planificación de proyectos. La programación de actividades debe aportar al director de proyecto un calendario de ejecución del proyecto donde se refleje la fecha de inicio y finalización de las distintas actividades en que se ha descompuesto el proyecto. Para poder definir dicho calendario se hace necesario conocer la duración de cada actividad y su orden, así como la fecha de inicio del proyecto. UPV/EHU - Vitoria/Gasteiz Expresión Gráfica y Proyectos de Ingeniería 12

D is tin ta s u tiliz a c io n e s d e l p ro g ra m a d e l p ro y e c to D u ra c ió n a c tiv id a d e s R e la c ió n e n tre a c tiv id a d e s F e c h a in ic io d e l p ro y e c to P ro g ra m a d e l p ro y e c to C a le n d a rio d e e je c u c ió n R e c u rs o s p o r a c tiv id a d P ro g ra m a d e l p ro y e c to C a le n d a rio d e re c u rs o s G ra fic a d e c a rg a C o s te p o r re c u rs o P ro g ra m a d e l p ro y e c to C a le n d a rio d e g a s to s G ra fic o d e c o s te s UPV/EHU - Vitoria/Gasteiz Expresión Gráfica y Proyectos de Ingeniería 13

3 Fases de la planificación de proyectos La planificación de proyectos comprende las siguientes etapas: Definir el objetivo del proyecto Determinar las tareas. Concretar duración de las tareas Relacionar las tareas Asignar recursos a las tareas Fijar Holguras Localizar Camino Crítico Calcular coste total del proyecto UPV/EHU - Vitoria/Gasteiz Expresión Gráfica y Proyectos de Ingeniería 14

PROYECTO DIAGRAMA DE FLUJO PARA LA PROGRAMACION DE UN PROYECTO Descomposició ndel Proyecto en Actividades Prelaciones entre diferentes Actividades Ordenación en niveles del grafo Construcción del grafo Asignación de tiempos a las actividades Matriz de encadenamientos Método gráfico Tiempo PERT Tiempo CPM Cálculo de la Holgura Independiente Calculo de la Hogura Libre Cuadro de prelaciones Camino Critico Holgura Algoritm omatricia l Cálculo de los tiempos más tarde permisibl e (LAST) Cálculo de los tiempos más pronto posible (EARLY) CALENDARIO DE EJECUCION DEL PROYECTO Matriz de cálculo de los tiempos EARLY y LAST UPV/EHU - Vitoria/Gasteiz Expresión Gráfica y Proyectos de Ingeniería 15

Gestión de Proyectos Grafos 1 Gestión de Proyectos: Grafos 2 Características de los métodos de programación y control 3 Tipos de diagramas El diagrama GANTT Diagramas AOA (Activity On Arrow) (PERT y CPM) Diagramas AON (Activity On Node) (ROY) UPV/EHU - Vitoria/Gasteiz Expresión Gráfica y Proyectos de Ingeniería 16

TEORIA DE LOS GRAFOS DIAGRAMA DE GANTT TEORIA PROBABILIDADES FLUJO DE REDES PERT ROY C.P.M. PDM MONPOWER SHEAULING MCX PERTI,II,III HPM CA-SUPERPROJEC T MS-PROJECT TIMELINE VERT PERT/COST HEURISTICA PERT/MRP ACPM GERT ALGEBRA BOOLEAN MRP ARBOL DE DECISION UPV/EHU - Vitoria/Gasteiz Expresión Gráfica y Proyectos de Ingeniería 17

El diagrama GANTT Es la forma habitual de presentar el plan de ejecución de un proyecto, recogiendo en las filas la relación de actividades a realizar y en las columnas la escala de tiempos que estamos manejando, mientras la duración y situación de cada actividad se representa mediante una línea o rectángulo dibujado en el lugar correspondiente. UPV/EHU - Vitoria/Gasteiz Expresión Gráfica y Proyectos de Ingeniería 18

Actividades 10 A B C D E F G H 12 16 20 16 Diagrama de GANTT 20 18 22 Ttotal = 102 Tiempo UPV/EHU - Vitoria/Gasteiz Expresión Gráfica y Proyectos de Ingeniería 19

Diagramas AOA (Activity On Arrow) Los gráficos AOA son grafos en los que el arco representa una actividad y los vértices son los sucesos. Toda actividad debe tener siempre un suceso inicio y un suceso final. Corresponden a este tipo los diagramas PERT y CPM La representación de las prelaciones es: LINEAL: A precede a B. CONVERGENTE: A, B, C preceden a D. vértice arco vértice Actividad A Suceso 1 Suceso 2 B A B D C DIVERGENTE: A precede a B, C, D. A B C D CONVERGENTE-DIVERGENTE: A, B, C preceden a D, E, F. A B C D E F UPV/EHU - Vitoria/Gasteiz Expresión Gráfica y Proyectos de Ingeniería 20

Actividades ficticias: Son enlaces lógicos que nos permiten reflejar en el grafo algunas prelaciones problemáticas. Estas actividades no consumen ni tiempo ni recursos. PROBLEMA 1: Prelaciones lineales y de convergencia y divergencia simultáneamente. A y B preceden a C y A precede a D. 1 A B 3 C 4 D 1 A 3 D 4 F1 2 MAL 5 2 B 6 BIEN C 5 UPV/EHU - Vitoria/Gasteiz Expresión Gráfica y Proyectos de Ingeniería 21

PROBLEMA 2: Actividades en paralelo. MAL BIEN A B C 1 2 3 4 D E A 1 2 B C 3 D 4 F1 F2 E 5 6 A precedente a B, C y D; B, C y D preceden a E. UPV/EHU - Vitoria/Gasteiz Expresión Gráfica y Proyectos de Ingeniería 22

Diagramas AON (Activity On Node) Los grafos AON se distingen de las AOA, basicamente en que las actividades vienen representadas por los vértices del grafo y los arcos del mismo indican el orden en que deben de ejecutarse las actividades. Vease figura adjunta: A B C El diagrama ROY Principios básicos del método ROY En el año 1960 el matemático francés Bernard ROY presentó un métod de programación y control de proyectos, que difiere en algunos aspectos básicos de los métodos PERT y CPM. El método ROY, conocido también por el método de los potenciales o método MPM, no ha tenido hasta la fecha mucha difusión, salvo en su pais de origen, ni tampoco su utilización ha sido demasiado grande, sobre todo en comparación con la popularidad alcanzada por los métodos PERT y CPM. No obstante, como veremos más adelante, el ROY presenta una serie de ventajas de cierta importancia respecto a sus predecesores. La diferencia básica que existe entre el método ROY y los métodos PERT y CPM reside en los principios en que se basa la construcción del grafo. Tal como se ha visto en el apartado anterior, la diferencia principal esta en que en el ROY las actividades estan en los nudos y en el PERT se encuentran en las uniones entre sucesos. UPV/EHU - Vitoria/Gasteiz Expresión Gráfica y Proyectos de Ingeniería 23

Esto acarrea cambios importantes a la hora de la representación del grafo. En la figura 14.1 se ha representado el caso de una prelación lineal según el sistema ROY. En efecto, el arco que une los dos vértices del grafo indica que la actividad A es anterior a la actividad B; es decir, para poder iniciar la ejecución de la actividad B es necesario que haya finalizado previamente la actividad A y eso mismo vemos como sería en el método PERT. Grafo AON (ROY) A B A B Grafo AOA (PERT) 1 2 3 UPV/EHU - Vitoria/Gasteiz Expresión Gráfica y Proyectos de Ingeniería 24