TEMA 7: LA AUDITORÍA MEDIOAMBIENTAL Introducción 1. Concepto, objetivos y tipos de la AMA 1.1. Concepto 1.2. Objetivos 1.3. Tipos de auditorías medioambientales 2. Los auditores medioambientales 3. Instrumentos de la auditoría medioambiental 4. Metodología general de la auditoría medioambiental BIBLIOGRAFÍA: ARANGÜENA PERNAS, AURELIO (1994): Auditoría medioambiental en la empresa. Ed. Centro de Estudios Ramón Areces, s.a.. Madrid. CONESA FERNANDEZ-VÍTORA, VICENTE (1997): Instrumentos de la gestión ambiental en la empresa. Ed. Mundi-Prensa. Madrid- Barcelona-México. RUESGA, SANTOS M. Y DURÁN, GEMMA (1995): Empresa y medio ambiente. Ed. Pirámide. Madrid. SEOANEZ CALVO, MARIANO y ANGULO AGUADO, IRENE (1999): Manual de gestión medioambiental de la empresa. Ed. Mundi-Prensa. Madrid-Barcelona-México. 1
Introducción Dentro de los instrumentos de gestión medioambiental en la empresa, la auditoría medioambiental (AMA) fue uno de los primeros en crearse (en Estados Unidos a finales de los 70). Si bien las AMA son anteriores e independientes a los SGM, en la actualidad y de cada vez mas, dado el éxito que está teniendo la implantación de los SGM bajo la Norma ISO 14.001, las AMA ligadas a la evaluación de estos están siendo las mayoritarias. Las AMA surgen como un instrumento voluntario, incluso en el Reglamento Comunitario de Ecogestión y Ecoauditoría (Reglamento UE 1836/93), no obstante la AMA está comenzando a exigirse como requisito fundamental para ciertas operaciones o en ciertas situaciones. 1. Concepto, objetivos y tipos de la AMA 1.1. Concepto Auditoría medioambiental es un instrumento de gestión que comprende una evaluación sistemática, documentada, periódica y objetiva de la eficacia de la organización, el sistema de gestión y procedimientos destinados a la protección del medio ambiente, y que tienen por objeto facilitar el control, por parte de la dirección, de las prácticas que puedan tener efectos sobre el medio ambiente y evaluar su adecuación a las políticas medioambientales de la empresa. Se trata de un instrumento para la identificación de cualquier problema - existente o potencial- relacionado con el medio ambiente, a partir de la normativa medioambiental vigente. A medida que las AMA se transforman en instrumentos mas ligados a los SGM, adoptan un carácter periódico, convirtiéndose en la actualidad, según la Cámara Internacional de Comercio, en una evaluación del grado de cumplimiento de la organización del sistema de gestión y del equipamiento diseñado para la protección del medio ambiente. La diferencia fundamental de la AMA con la EIA, es que esta ultima se limita a determinadas etapas de la vida de la empresa previas al funcionamiento de la misma - emplazamiento e instalación-, siendo obligatoria para obtener las autorizaciones para determinadas actividades. Mientras que la AMA únicamente es obligatoria cuando aparezcan los productos con ecoetiqueta, o bien cuando la gravedad del caso así lo requiera. 1.2. Objetivos Los objetivos fundamentales comunes a cualquier AMA son: Conocer el estado medioambiental de la empresa. Proporcionar cobertura legal a la empresa. Identificar el grado de cumplimiento de la normativa aplicable a la instalación o empresa. Informar a los grupos interesados. Implantar las bases de un adecuado sistema de gestión medioambiental. 2
La AMA no debe ser considerada por la empresa simplemente como una obligación y forma de evitar sanciones o retiradas de licencias. Se debe de contemplar desde el punto de vista amplio de que una correcta gestión medioambiental no solo beneficia al Medio Ambiente sino también a la empresa. De echo, es un instrumento esencial para el aumento de la competitividad de las empresas, estas obtienen una serie de beneficios y ventajas con ella como: Ayuda a la conservación del medio y al cumplimiento de las leyes y normas. Facilita la puesta en funcionamiento de sistemas internos de protección medioambiental. Da transparencia a la gestión medioambiental de la empresa. Facilita la comunicación externa e interna a todos los niveles. Amplía el conocimiento sobre las implicaciones ambientales de las instalaciones y las prácticas de la empresa. Proporciona ventajas frente a la competencia, como prestigio y buena imagen. Incentiva a la innovación tecnológica. Mejora el rendimiento y la eficiencia en la utilización de los recursos. Es una fuente de información fundamental para la empresa que se utilizará para introducir cambios, para la toma de decisiones o nuevas iniciativas.. Facilita la obtención de seguros especiales para cubrir riesgos ambientales. Facilita la obtención de licencias. Facilita la obtención de subvenciones o ayudas. Facilita la obtención de contratos públicos. Su objetivo último es disponer de un instrumento idóneo para asegurar que las actividades de la empresa no produzcan efectos negativos sobre el medio ambiente 1. 3. Tipos de auditorías medioambientales Existen tantos tipos de AMA como situaciones medioambientales de las empresas. Según los distintos criterios que utilicemos para la clasificación, tendremos: Según su alcance: - AMA integrada. Cuando el objeto es toda la instalación, es decir, es un análisis global de la situación medioambiental de la empresa en funcionamiento - AMA sectorial. Diagnostico parcial sobre algún aspecto de la actividad de la empresa. Según la procedencia del equipo auditor: - AMA externa. Ejecutada por una empresa especializada. - AMA interna. ejecutada por personal de la propia empresa a auditar. Según el entorno medioambiental auditado: 3
- AMA exterior. Su objeto de estudio son los impactos que la actividad de la empresa provoca en el entorno. - AMA interior. So objeto de estudio es el proceso industrial y el medio ambiente laboral. - AMA mixta. Un diagnóstico medioambiental completo. Según su periodicidad: - AMA permanente. Evaluación de forma continua en el tiempo. - AMA cíclica o periódica. A intervalos determinados en el tiempo. - AMA discontinua. De manera intermitente. - AMA única. Se realiza una solo vez. Según sus objetivos: - AMA de conformidad. Comprobar que la empresa cumple la normativa medioambiental vigente. - AMA de siniestros o accidentes. Su objetivo es puntual, realizándose tras un accidente. - AMA de riesgos. Para conocer y limitar los riegos medioambientales. - AMA de fusión, de absorción o de adquisición. En el caso de que se de alguno de estos procesos y una de las empresas sea susceptible de generar contaminación. - AMA de producto. Para comprobar los efectos sobre el medio ambiente de dicho producto. - AMA de gestión generalizada. Para conocer el impacto general que causa una empresa sobre el medio ambiente. - AMA de evaluación del sistema de gestión medioambiental. Periódicas, para conocer la eficacia del SGM, evaluar el grado de cumplimiento de los objetivos, emitir recomendaciones y medidas correctoras e informar al público sobre su comportamiento medioambiental. 2. Los auditores medioambientales La labor del auditor es muy variada y depende de la empresa en la que valla a desplegar su actividad. No obstante siempre es imprescindible que su formación sea sólida y tenga una metodología de trabajo sistemática. El auditor debe tener conocimientos técnicos adecuados, experiencia práctica, debe de saber trabajar en un equipo interdisciplinar, debe preocuparse por la formación permanente y por el desarrollo de nuevas tecnologías, debe de saber buscar apoyo en especialistas cuando sus conocimientos no alcancen en una tarea determinada. Una forma idónea de actuar en este campo es el asociacionismo profesional, este aporta gran cantidad de ventajas: Mayor fuerza representativa a la hora de conectar con las instituciones. Mayores posibilidades de acceder a informaciones de gran valor y a la actualización y reciclaje de los conocimientos adquiridos. Mayor control entre el trabajo global. 4
Posibilidad de repartir gastos. El trabajo en equipo es fundamental, y el diseño del equipo de auditores es de una importancia radical. El tipo de auditoría de que se trate definirá tanto la estructuración como la cantidad de miembros del equipo, de acuerdo con la disponibilidad técnica y humana con que se cuente, es interesante poder contar con un especialista en cada una de los campos que se vallan a tratar El equipo planificará la auditoría y distribuirá las funciones entre sus componentes. El primer paso será la elección del jefe del equipo, que será responsable del reparto de obligaciones y responsabilidades entre los auditores que forman el equipo. Las cualidades principales del auditor serán: Capacidad de dialogo. Cualificación personal. Conocimientos técnicos suficientes. Honestidad. Objetividad. Los auditores deberán tener acceso a toda la información que consideren necesaria, o posibilidad de entrevistarse con los directivos, personal técnico o trabajadores, para poder llevar a cabo su trabajo y elaborar el informe auditor. La responsabilidad del auditor será realizar correctamente la auditoría, para ello deberá: Definir clara y precisamente el objeto de su misión en un documento escrito previo al desarrollo de la auditoría. Buscar y exigir toda la información útil. Aconsejar de forma correcta al cliente. El auditor será responsable por las consecuencias del incumplimiento de esto. El auditor también será responsable de que el informe que se redacte sea riguroso y veraz. 3. Instrumentos de la auditoría medioambiental Entrevistas. Son instrumentos imprescindibles, que por medio del diálogo, permiten obtener información del personal de la empresa. Para realizar correctamente una entrevista se deberá: - Prepararla anticipadamente con detenimiento. - Definir los objetivos de la entrevista y los resultados buscados. - Iniciarla en un ambiente propicio y con una relación constructiva con el entrevistado. - Preguntar a los entrevistados sobre sus tareas y responsabilidades. - Elaborar un documento de trabajo con los resultados de las entrevistas y otras informaciones adicionales obtenidas. 5
Cuestionarios. Son instrumentos indispensables para el trabajo del equipo auditor. De su correcta realización y posterior tratamiento dependerá la calidad de la auditoría. Deben ser preparados metódicamente. Deberán facilitarse unas respuestas de tipo si y no con comentarios al margen. Existen dos tipos de cuestionarios, según sea el momento de la auditoría: Cuestionario de información previa Se realizará antes del inicio de la auditoría propiamente dicha. La información que se obtenga servirá para planificar la auditoría y definir su alcance y objetivos. La información requerida será: 1. Recopilación de información general sobre la sociedad y la instalación. Que permita caracterizar la sociedad y conocer su estructura de producción:. Permisos, licencias y autorizaciones.. Plano de la zona donde se ubica la instalación.. Descripción de los procesos. Identificando emisiones, residuos, efluentes y olores.. Gestión de los residuos.. Materias primas utilizadas. Entradas y salidas de las mismas.. Política medioambiental de la sociedad. Costos medioambientales.. Organigrama. Areas de responsabilidad.. Último informe anual de la sociedad a sus accionistas.. Revisión de auditorías anteriores.. Cualquier otra información que se considere interesante sobre la sociedad. 2. Sistemas y procedimientos de gestión interna medioambiental: Objetivos y alcance. Documentos para conocer los SGM de la empresa:. Política medioambiental de la sociedad.. Programa medioambiental de la sociedad.. Programa de la auditoría. 3. Descripción de los objetivos, alcance, finalidad y aplicación de la auditoría. 4. Informe interno de los resultados de las auditorías anteriores. 5. Situación externa propuesta. 6. Deficiencias o infracciones cometidas durante los últimos cinco años. 7. Resumen de todas las acciones civiles realizadas en la instalación. 8. Exposición cronológica de la información sobre la instalación. Cuestionario posterior a la visita. Con el objeto de conocer toda la información del funcionamiento y control interno de la instalación. Sus resultados son fundamentales para la redacción del informe final. El contenido de dicho cuestionario es mayor que el del previo. 6
Análisis de procesos. Posibilitará al auditor un conocimiento detallado de la actividad de la empresa, lo que facilitará sus sugerencias sobre dicho funcionamiento. Consistirá en: - Valoración de la situación actual. - Evaluación de las tecnologías utilizadas, obsolescencia o no y su adecuación para dicho momento, bajo las perspectivas económica y técnica. - Sugerir, en caso necesario, su reemplazamiento. Guiones de auditoría. Conjunto de reglas generales que aportan la metodología a seguir a base de listas, cuestionarios o formularios estandarizados, proporcionando una visión rápida de la misión del equipo auditor. Muestreos y análisis. Toma de muestras y posterior análisis de las mismas, imprescindible para conocer la situación tecnico-ambiental de la empresa. Se realiza mediante muestreos por sectores. Documentación de trabajo. Consiste en el documento realizado por cada auditor que contiene toda la información obtenida, además de sus reflexiones y conclusiones particulares. Constituyen el soporte de las conclusiones de la auditoría. Se aconseja que el contendido esté ordenado cronológicamente y por sectores. 4. Metodología general de la auditoría medioambiental Las etapas necesarias para realizar una auditoría, pueden variar según el tipo de auditoría, los objetivos que se persigan o la situación de la empresa, no obstante, en general podemos distinguir cuatro fases: Definición de objetivos. Preauditoría. Auditoría. Postauditoría. Definición de objetivos. Se trata de definir la misión de la auditoría, el alcance y extensión de la misma, seleccionar prioridades y el método adecuado; todo ello dependiendo del tipo de auditoría y de las características de la empresa a auditar. Preauditoría. Es esta una etapa de diagnóstico previo y de preparación para la ejecución de la auditoría propiamente dicha. Esta fase de preauditoría comprende las siguientes actividades: - Desarrollo del plan de auditorías. - Definición del alcance (técnico, temporal, geográfico, jurídico, etc.). - Elección de los criterios de evaluación. - Selección del equipo de auditoría. - Obtención de la información necesaria. Auditoría (en sentido estricto). En esta etapa se persiguen los siguientes objetivos, por un lado la verificación de la situación técnica y medioambiental de la empresa a partir de la información conseguida, 7
de la empresa a partir de la información conseguida, entrevistas, etc.; y, por otro, el análisis y la discusión crítica de los resultados, en función de los objetivos planteados en un principio, completando así las informaciones recopiladas En cuanto a la metodología, la Cámara Internacional de Comercio sugiere 5 fases para la ejecución de la auditoría: 1ª. Estudio de la información recopilada. 2ª. Estudio de los puntos fuertes y de los puntos débiles de la empresa. 3ª. Recopilación de pruebas. 4ª. Evaluación de las pruebas. 5ª. Informe sobre los resultados de la auditoría o informe previo. En cuanto a las técnicas a utilizar, serán elegidas por el auditor, en función del tipo de auditoría. Para conseguir la cooperación por parte del personal de la empresa se ha de utilizar la comunicación y el diálogo a partir de las cualidades humanas del auditor. Además, se utilizarán controles técnicos para tener mas información del funcionamiento se la empresa, más rigurosos cuanto mayores riesgos o deficiencias existan en la empresa, estos controles se llevan a cabo mediante: - Cuestionarios, test y encuestas. - Observación por parte del auditor. - Inspecciones y visitas técnicas. - Análisis de muestras (de emisiones, de vertidos o de residuos sólidos). - Tests de verificación, etc. Además, cada auditor debe tomar sus propias notas de trabajo. Postauditoría e informe del auditor. Se elabora un informe final o informe del auditor, donde se presentan los resultados y las conclusiones obtenidas junto con las recomendaciones, observaciones y medidas correctoras adecuadas. Se debe llamar la atención especialmente sobre las deficiencias, las infracciones y los riesgos detectados, insistiendo sobre la urgente necesidad de soluciones, tanto técnicas como jurídicas. La estructura y contenidos del informe dependen de los objetivos de la auditoría, el equipo auditor deberá asegurarse que se han cubierto todos ellos. El informe final escrito será una exposición de los resultados materiales de la auditoría, en base a las pruebas obtenidas, en relación con la legislación medioambiental por sectores (agua, aire, suelo) vigente. Quedando reflejadas las deficiencias e inconformidades del sistema respecto a dicha normativa. Dentro del informe final, es aconsejable que se establezcan como conclusiones las medidas a corto plazo y las medidas a largo plazo recomendadas en un orden de prioridad. La información que proporciona el informe final será útil para: - El auditor y el equipo auditor. - La empresa, la persona o el organismo que haya encargado la auditoría. - El público en general. 8
Seguimiento y control de la auditoría medioambiental. Una vez definidas las medidas a adoptar, se establecerá un programa de actuación que indique el procedimiento y los mecanismos necesarios para la aplicación de las medidas correctoras. Al mismo tiempo se pondrán en funcionamiento los mecanismos de control para garantizar la puesta en práctica de dichas medidas. Se establece también un programa de periodificación de las auditorías, procurando que estas no estén excesivamente distanciadas en el tiempo. Normalmente, las auditorías o los ciclos de auditorías se realizarán a intervalos no superiores a tres años. La periodicidad para cada una de las actividades de un centro la fijará la dirección de la empresa teniendo en cuenta las repercusiones medioambientales generales que puedan entrañar las actividades del centro y el programa medioambiental del centro, en función, en particular, de los elementos siguientes: - Naturaleza, magnitud y complejidad de las actividades. - Naturaleza y grado de producción de emisiones y residuos y de consumo de materias primas y energía, así como de interacción general con el medio ambiente. - Importancia y urgencia de los problemas detectados, habida cuenta del estudio medioambiental inicial o de la auditoría anterior. - Historial de problemas medioambientales. Plan de elaboración de auditoría medioambiental 9
1. Preauditoría. 1.1. Planificación de la auditoría. 1.1.1. Definición del alcance del análisis. 1.1.2. Identificación de las fuentes de información de la empresa. 2. Auditoría. 2.1. Recopilación de la información general sobre la planta. 2.2. Análisis del proceso de producción. 2.2.1. Reuniones con el personal de la planta. 2.2.2. Identificación de los procesos unitarios. 2.2.3. Identificación y características de residuos y emisiones. 2.2.4. Visitas a la planta e inspecciones. 2.2.5. Construcción de los diagramas de flujo. 2.3. Revisión del plan de auditoría. 2.4. Balance de materiales. 2.4.1. Análisis de las entradas de materiales. 2.4.1.1. Determinación de las pérdidas debidas a almacenamiento y manipulación de materias primas. 2.4.1.2. Determinación del consumo de materias primas. 2.4.1.3. Determinación del consumo de agua. 2.4.2. Análisis de las salidas de productos, subproductos, residuos, vertidos y emisiones. 2.4.2.1. Cuantificación. 2.4.2.2. Determinación de los volúmenes de subproductos que se reciclan. 2.4.2.3. Registro de los residuos y procedimientos de gestión. 2.4.2.4. Resumen de la información de entrada y salida. 2.5. Obtención de un balance preliminar de materiales para cada proceso. 2.5.1. Revisión del desequilibrio de materiales. 2.5.2. Ajuste del balance de materiales. 3. Postauditoría. 3.1. Informe final. 3.1.1. Evaluación y presentación de los resultados. 3.1.2. Posibles usos de los resultados. 10