m e r c a d o Aspectos relevantes en la gestión de activos inmobiliarios: la promoción Raúl García García, Director de Desarrollo de Negocio y Márketing TINSA Dentro del abanico de posibles activos a gestionar en la actualidad como consecuencia de la actual situación del mercado se encuentran las promociones, quizá uno de los que mayor complejidad puede acarrear para los nuevos propietarios. Cualquiera que sea el momento de desarrollo en el que se encuentran, en ejecución, terminadas o paralizadas, implican una serie de decisiones a tomar para garantizar el éxito final en su promoción y gestión. C uando nos encontramos en esta fase del proceso del activo, el posible cliente toma la mayor de las relevancias, puesto que el producto o ya está comercializándose en el mercado o lo va a hacer (o podría hacerse) de manera inmediata. Por lo tanto, qué hacer?. Continuar, paralizar, demoler?. Vender, alquilar?. El cliente ahora debe centrar las decisiones a tomar. En primer lugar debemos preguntarnos si existen clientes en el momento actual a los que vender el producto que estamos promoviendo y si se encuentran en condiciones de adquirirlo. Si no tenemos clientes, el resto de las acciones que lleven a buen puerto la finalización de la construcción se podrán realizar de manera impecable, cumpliremos además el presupuesto asignado, pero habremos generado un precioso adorno en el paisaje urbano que no servirá finalmente para la finalidad con la que se ideó. Por lo tanto, la descripción de los potenciales clientes, su localización geográfica y su cuantía, es lo primero que nos debe preocupar. Para cubrir esta necesidad existen diferentes técnicas de análisis que nos ayudarán a tomar decisiones, desde la que nos permitirán evaluar en modelos teóricos el volumen y características de la demanda, hasta las que nos permitirán un acercamiento mayor al cliente, que sin duda es necesario. Porque, debemos preguntar a nuestros posibles clientes por sus necesidades?. De sobra se ha hablado ya del stock existente en el mercado residencial español, que, independientemente de las cifras que manejemos, es realmente muy importante. Pero este hecho se puede extrapolar al resto de sectores en los que la bajada de actividad está generando también espacios vacíos en oficinas, locales comerciales o naves industriales. Con esta situación, la diferenciación 66 Directivos Construcción Febrero 2010
del producto resultará fundamental para poder inducir a la demanda que se ha localizado a tomar la decisión de compra o alquiler hacia el producto que estamos generando. La insistencia en considerar al cliente y su análisis como parte fundamental en esta historia es el reflejo de la producción de inmuebles que ahora resultan invendibles. Por múltiples factores que quizá se podrían haber evitado y mejorado de haber existido un planteamiento de promoción enfocada al cliente, como ocurre en otros muchos sectores productivos. Si con esta premisa conseguimos ir materializando en nuestra promoción las pocas (o muchas) transacciones que se produzcan en el mercado, estaremos materializando el objetivo último de nuestra gestión, que no es otro que la transformación de inmueble en liquidez. Porque no hay que olvidar que estas decisiones iniciales originan distintas y singulares responsabilidades para el promotor, especialmente con la promoción inconclusa o sólo aparentemente concluida. Tampoco hay que tener miedo a tomar decisiones drásticas sobre la promoción que conlleven su transformación, incluso si hay que realizar nuevos planteamientos urbanísticos. Como punto de partida no hay que limitarse en la decisión, porque en el momento actual, incluso los ayuntamientos pueden ser receptivos a determinadas modificaciones que, de realizarse, pueden reconducir una situación crítica. Una vez se ha tomado la decisión sobre el producto y su adecuación a la situación de mercado que dicte su ubicación concreta, existe una gran carga de trabajo técnico y administrativo a desarrollar, siendo más reducidas, pero de gran importancia, las decisiones de contenido estratégico que se deberán tomar para llevar a buen puerto la promoción. Título: Aspectos relevantes en la gestión de activos inmobiliarios: la promoción Autor: Raúl García García. Director de Desarrollo de Negocio y Marketing TINSA Fuente: Directivos Construcción, nº 230. Pág. 66 Febrero 2010 Descriptores: Mercado/ Gestión/ Activos/ Promociones f i c h a t é c n i c a Resumen: La gestión de la fase de obras de una promoción inmobiliaria requiere la ejecución de una serie de tareas y actividades complejas que hay que tomar en consideración para que se concluya la misma con éxito. Recordar los principales puntos que la componen, ahora que aparecen nuevos agentes en el mercado, proporciona una visión global del problema al que deben enfrentarse a la hora de hacerse cargo de las obras de un desarrollo inmobiliario. www.directivosconstruccion.es Febrero 2010 Directivos Construcción 67
La gestión administrativa que debe llevarse a cabo de forma previa al inicio de la fase de gestión del inmueble propiamente dicha, recabará y analizará la totalidad de la información precisa para el desarrollo de la promoción acorde con la legislación vigente. A la vista de la documentación estudiada y las deficiencias observadas se deberán tomar las - Contratación del Control de Calidad. Asimismo y en su caso se comprobará la contratación en la toma de las probetas al Contratista principal. - Contrato de Seguro Decenal. - Informes sobre control de calidad de materiales y recepción. Reservas técnicas. Lo primero debe ser la descripción de los potenciales clientes, su localización geográfica y su cuantía primeras decisiones para solventar estos posibles primeros problemas. Esta gestión continúa después hasta la entrega de la obra en la que existe también una importante carga administrativa. Las principales gestiones que deben realizarse, se pueden resumir como sigue: 1. Comprobación de documentación del proyecto y/o obra Proyecto visado. Licencia: vigencia y plazos restantes, adecuación de la obra realizada y condicionantes. Contrato de obra: - Análisis del contrato de obra suscrito, en su caso. - Modalidad del contrato: por administración, tanto alzado o por precios unitarios. - Vigencia y cláusulas para su continuidad o rescisión, en su caso. - Penalizaciones y garantías. - Presupuesto y mediciones. - Precios contradictorios asumidos y propuestos. Control de Calidad: - Estudio Geotécnico. - Contrato de OCT (mínimo cimentación, estructura y estanqueidad). - Plan o proyecto de Control de Calidad (CTE). Contratos de la Dirección Facultativa: director de obra (arquitecto), director de la ejecución de la obra (arquitecto técnico) y comprobación del libro de órdenes y asistencias. Seguridad y Salud, aspecto en el que habrá que tener en cuenta: - Estudio (en su caso básico) de Seguridad y Salud. - Plan de Seguridad y Salud, redactado por contratista. - Acta de aprobación del Plan de Seguridad y Salud por el coordinador de Seguridad y Salud en la ejecución de la obra. - Contrato del Coordinador de Seguridad y Salud. - Existencia de los DCs de los trabajadores. - Designación del encargado de Seguridad y Salud en la obra. - Libro de incidencias de seguridad y salud. - Actas de los cursos impartidos por el Coordinador de Seguridad y Salud a los operarios. Documentación administrativa, como es: - Alta del Centro de Trabajo. - Comprobación del cumplimiento de Seguridad Social: altas, cotizaciones, etc. - Avisos previos suscritos por el promotor respecto al contratista y subcontratas. 68 Directivos Construcción Febrero 2010
- Tasas por ocupación de espacios públicos por instalaciones temporales de obra. - Suministros provisionales de obra efectuados por el contratista. - Autorizaciones para instalación de medios auxiliares - Exigencia de otros servicios o infraestructuras necesarias para la ocupación legal de la edificación una vez terminada. 2. Situación registral, catastral y fiscal del inmueble. Cargas u otras condiciones: cargas, limitaciones, condiciones, etc. inscritas en el Registro de la Propiedad o de las que se disponga información. Agrupaciones o segregaciones de suelo, en las que es necesario analizar la vinculación de los aprovechamientos urbanísticos y la licencia de obras de edificación a una o varias fincas registrales o porciones de las mismas. Se procederá a regularizar en el Registro de Propiedad la inscripción como finca única de aquélla/s a la/s que irá vinculada la declaración de obra nueva. Alteraciones catastrales, actualizando los datos catastrales para su adecuación a la obra nueva y la parcela a ella vinculada. Otorgamiento de escrituras de obra nueva y división horizontal, cotejando que la descripción de la obra nueva se ajusta lo proyectado y que la obra ejecutada es coherente con dicha descripción. Inscripción de Obra Nueva y División Horizontal en Registro. Estudio de la situación fiscal, analizando la liquidación de impuestos vinculados, si así fuese el caso, correspondiente a transmisiones previas El stock en el mercado residencial español es realmente muy elevado www.directivosconstruccion.es Febrero 2010 Directivos Construcción 69
sujetas a Impuesto de Transmisiones Patrimoniales, Impuesto Sobre Valor Añadido y/o operaciones sujetas a Actos Jurídicos Documentados. 3. Comprobaciones de la administración de la obra. Pagos ejecutados y pendientes, de certificaciones, del contratista a subcontratas y proveedores, retenciones efectuadas al contratista y el cumplimiento de las obligaciones del contratista con Hacienda y Seguridad Social. Resolución de requerimientos de la Administración. Seguro de responsabilidad civil del contratista ( todo riesgo ) y seguro decenal del promotor para la obra correspondiente (aportación de estudio geotécnico y proyecto de ejecución). Gestiones realizadas para la disposición de los servicios definitivos por el promotor. Recopilación de documentación de instaladores y autorizaciones de la Administración. Obtención del certificado final del Seguro Decenal: declaración del valor definitivo, informe D6 y acta de recepción provisional. Solicitud o verificación de licencia de primera ocupación / actividad, aspecto en el que debe incluirse el certificado de fin de obra y el libro del edificio. Solicitud, en su caso, de autorizaciones administrativas necesarias. Liquidación definitiva de la licencia de obras. 4. Situación comercial de la promoción. En el caso de que ya se haya iniciado la comercialización de la promoción habrá que realizar las siguientes comprobaciones: Identificación de compradores: contratos y señalización. Existencia y vigencia, en su caso, de los avales por cantidades a cuenta. Cobros pendientes. Compromisos de plazos, mejoras y personalización. Preparación de escrituras de compraventa o contratos de alquiler. Facturas inmuebles vendidos o alquilados Escrituras de cancelación de hipotecas de aquéllos que no se subroguen en caso de venta. 5. Gestión de entregas a adquirentes. Fase en la que se debe realizar la recepción de la lista de repasos y remitirla al contratista, así como la asistencia para la firma del acta de recepción. Lo comentado hasta ahora tiene que ver con toda la documentación que es necesario revisar y tener en consideración al tomar una promoción en gestión. Además hay una serie de aspectos que tienen que ver con la ejecución material de las obras y que presentan elementos diferenciales en función del momento de obras en el que se encuentre la promoción en cuestión. En primer lugar, se debe levantar acta sobre el estado de las obras en curso, incluso de la lista de repasos o desperfectos (también en obras en ejecución) suscrita por la dirección facultativa precedente (y la futura si no coincide con la precedente), la propiedad y el contratista precedente (si es posible). En su caso también debiera concurrir el contratista que asumirá la ejecución de las obras restantes. Asimismo, si se observan discrepancias entre la realidad física y la documentación administrativa 70 Directivos Construcción Febrero 2010
que debiera describir el estado de la obra, se podrá concertar la visita a obra de un Notario, que levante acta con fotografías de la obra y acompañe al informe de la dirección facultativa. Una vez realizado este paso previo, se efectuará la recepción de la obra, que tendrá una consideración diferente en función del estado en el que se encuentre la ejecución de la misma: 1. Obras en ejecución, en la que la tarea de comprobación de la obra ejecutada, supondrá las siguientes actividades: Adecuación de la obra ejecutada con el proyecto y libro de órdenes. Comprobación de las medidas de seguridad y salud. Medición de obra ejecutada y comparación con la obra certificada, según contrato inicial y contradictorios asumidos. Análisis de la vigencia de la licencia de obras, en relación al periodo máximo de interrupción de las obras que, en su caso, conste en la misma. En su caso será necesario tramitar la prórroga de la misma. Comprobar el estado contractual y de pago de la dirección facultativa y contratista precedentes, con el fin de liquidar dichos contratos o reanudar las actividades de dichos agentes. Es necesario plantear un escenario de desarrollo futuro. En el caso de no continuidad del contratista precedente o modificación del precio del contrato, se procederá a: - Actualizar la medición de partidas necesarias para concluir la obra. - Valorar con precios de mercado las partidas restantes del coste de finalización de la obra. En su caso, y efectuados la totalidad de los análisis indicados en el Es necesario elaborar un programa de actuaciones propio para cada inmueble Escenario de desarrollo futuro, realizándose una valoración del presupuesto que queda por ejecutar en función de los precios acordados. Comprobación de la correcta ejecución de la obra realizada. Acopios y medios auxiliares disponibles. 2. Obras paralizadas, caso en el que la recepción de la promoción supondrá, además de las comprobaciones indicadas anteriormente para obras en ejecución, las siguientes puntualizaciones: Medidas de seguridad y salud de la obra, relativas a la protección del edificio. apartado anterior, se procederá a la búsqueda de nuevos contratistas y dirección facultativa. Para ello se elaborará un documento de bases de la oferta, que incluirá, en función del tipo y tamaño de obra, todos o algunos de los siguientes contenidos: - Memoria descriptiva de los trabajos. - Pliego de Condiciones Técnicas. - Condiciones Administrativas (contrato tipo). - Programa detallado de la obra. - Planos necesarios para licitación y mediciones correspondientes (presupuesto ciego). - Condiciones de oferta económica, incorporando la valoración de costes previstos. www.directivosconstruccion.es Febrero 2010 Directivos Construcción 71
- Criterios de baremación y puntuación de las ofertas. En su desarrollo se efectuará un análisis y estudio comparativo de ofertas y propuesta de adjudicación, en el que deben quedar reflejadas las diferentes ofertas convenientemente homogeneizadas para poder ser comparadas permitiendo así la selección final. 3. Obras terminadas, caso en el cual también se hacen necesarias una serie de comprobaciones específicas adicionales a las anteriormente descritas, que tienen que ver con acabados y funcionalidad. Además de verificar el estado físico inmueble y elaborar la lista de repasos, se comprueba el funcionamiento de los servicios comunes. Por una parte, se localizará la existencia de las pruebas y puesta en carga previas al Certificado Final de Obra. No obstante, cuando las mismas se hubieran efectuado sin las garantías suficientes o haya transcurrido más de un mes desde aquélla, se intentará promover la repetición de las pruebas de puesta en marcha. En cuanto a las instalaciones de gas, ascensores, etc., se habrán de recopilar contratos, mantenimientos, autorizaciones de industria, etc. Esta información habrá Análisis de las unidades de obra. Análisis de rendimientos. Estudio de costes unitarios. Elaboración del planning dinámico de obra. Elaboración del presupuesto de coste de obra. Control del presupuesto, control de variaciones y proyecciones. 2. Organización, Control y Coordinación de los Trabajos necesarios para la ejecución de la Obra, entre los que se encuentran: Organización y gerencia general de la obra. Organización de la implantación de la obra. Gestión de los contratos adjudicados. Coordinación de suministros. Coordinación, dirección y control de los contratistas. 3. Seguimiento de Obra, que supondrá: Control de costes de las unidades de obra. Control de la planificación de la obra, seguimiento y análisis del progreso. Seguimiento y supervisión del Plan de Control de Calidad de la obra. Seguimiento de la ejecución mediante el registro de los trabajos del contratista, medios y personal. Además de verificar el estado físico del inmueble, debe comprobarse el funcionamiento de los servicios comunes de formar parte, entre otra, del libro del edificio. Se verificará y/o contratará la asistencia técnica para control de ejecución de repasos, cuando proceda. La última parte que habrá que considerar tiene que ver con la ejecución y seguimiento de la obra, fase en la que también son numerosas las consideraciones a tener en cuenta: 1. Programación técnica y económica de la obra, que comprende: Mediciones de la obra ejecutada. Certificación de la obra ejecutada. Revisión de precios. Precios contradictorios. Plan de necesidades de flujo de caja. Correcciones y actualizaciones: seguimiento técnico y económico. 4. Elaboración de informes mensuales. Periódicamente se redactará un informe que sintetiza el proceso anteriormente descrito, teniendo en cuenta el estado actual de los trabajos, el control de pla- 72 Directivos Construcción Febrero 2010
A partir de ahora, el cliente ahora debe centrar las decisiones a tomar zos, avance de obra y actualización de la planificación, la detección de actividades con retraso y medidas correctoras propuestas, el control de calidad realizado y resultados obtenidos y el control de costes. 5. Por último, con el cierre de obra, se realizarán una serie de tareas que en algún caso se han mencionado anteriormente que son: Ensayos de funcionamiento de las instalaciones y limpieza final de las obras por parte de los contratistas. Certificaciones de liquidaciones finales de las obras e instalaciones ejecutadas. Cierre de cuentas del Proyecto. Recepción provisional y definitiva de la obra ejecutada. Elaboración y entrega de la documentación de final de obra y de los manuales de operación y mantenimiento. Gestión de la reparación de cualquier elemento defectuoso o deteriorado. Inicio del Periodo de Garantía. Por lo tanto, es necesario que el gestor de una promoción elabore el programa de actuaciones propio para cada inmueble en función de la situación o estado en que se encuentre y, en su caso, deberá preparar la propuesta de decisión o de línea de actuación sobre aspectos concretos que se considere más apropiada, conforme a la información recabada y la experiencia acumulada. Este proceso de trabajo estructurado ayudará a tomar decisiones sobre actuaciones y su ejecución concreta. Un último aspecto a tener en cuenta es la necesidad de disponer de una herramienta de gestión y de almacenamiento ordenado de la información digitalizada concerniente al activo, que debería ser accesible vía web para acceder a la base de datos de los activos inmobiliarios en desarrollo y al estado del mismo sobre el project que se haya diseñado. Desde esta herramienta se podrá gestionar la abundante documentación, mucha de ella en papel que se genera en el desarrollo de la promoción (sobre todo la concerniente a temas con la Administración). Se completará con la existencia de herramientas que permitan también el control de la comercialización y la documentación que esta genera. www.directivosconstruccion.es Febrero 2010 Directivos Construcción 73