4.5. REALIZAR EL CONTROL INTEGRADO DE CAMBIOS PROYECTO TÉCNICO Documento redactado por Documento revisado por Documento aprobado por David Naranjo Marc Albaladejo 7-08-12 Joaquín de Abreu 02-09-12 Jordi Labandeira 14-08-12 Alberto Arnáez 25-08-12 30-07-12 http://www.pm-devices.com Pág.1 de 6
ÍNDICE 4.5. REALIZAR EL CONTROL INTEGRADO DE CAMBIOS... 3 4.5.1 PRESENTACIÓN Y OBJETIVO... 3 4.5.2 PROCESO DE GESTIÓN DE LAS SOLICITUDES DE CAMBIO... 4 http://www.pm-devices.com Pág.2 de 6
4.5. REALIZAR EL CONTROL INTEGRADO DE CAMBIOS 4.5.1 PRESENTACIÓN Y OBJETIVO Realizar el control integrado de cambios es el proceso cuyo objetivo es la revisión de todas las solicitudes de cambio y aprobación de las mismas. También incluye la gestión de los cambios para los entregables, los activos de los procesos del equipo, los documentos del proyecto y para el plan para la dirección del proyecto. Este proceso interviene desde el inicio al fin del proyecto. De esta manera se garantizará que el plan para la gestión del proyecto, el alcance y todos los entregables se mantienen actualizados a través de una gestión rigurosa y continua de los cambios, ya sea rechazándolos o aprobándolos. Así se asegurará que sólo los cambios aprobados se incorporen a las líneas base revisadas de coste, tiempo y alcance del proyecto. Las siguientes actividades de gestión de cambios están comprendidas en este proceso, variando el nivel de detalle en función del estado de avance en que se encuentre el proyecto: Influir en los factores que eluden el control integrado de cambios, garantizando que sólo se implementan los cambios aprobados. Revisar, analizar y aprobar las solicitudes de cambio de forma rápida para evitar que una decisión tardía pueda influir negativamente en el tiempo, coste o la viabilidad de un cambio. Gestionar los cambios ya aprobados. Mantener la integridad de las líneas base de tiempo, coste y alcance incorporando sólo los cambios aprobados. Revisar, aprobar o rechazar las acciones preventivas y correctivas recomendadas. Coordinar los cambios a través de todo el proyecto. Una solicitud de cambio aprobada puede requerir la revisión o reelaboración de estimaciones de costes, secuencias de actividades, fechas programadas, necesidades de recursos y análisis de alternativas de respuesta a los riesgos. Documentar el impacto total de las solicitudes de cambio. http://www.pm-devices.com Pág.3 de 6
4.5.2 PROCESO DE GESTIÓN DE LAS SOLICITUDES DE CAMBIO Una solicitud de cambio puede provenir de cualquier interesado involucrado en el proyecto y siempre debe registrarse por escrito e ingresarse al sistema de gestión de cambios (ver plantilla del documento ANX_Plantilla_Solicitud_de_Cambios en Fig. 4.5.1): SOLICITUD DE CAMBIO Cambio solicitado por: Nº Solicitud Descripción de la solicitud de cambio Impacto sobre el proyecto en: Coste Tiempo Alcance Calidad Descripción del impacto: Acción preventiva / correctiva propuesta para minimizar el impacto: REVISIÓN COMITÉ CONTROL DE CAMBIOS Fecha revisión Comité Control de Cambios Solicitud Aprobada Solicitud Rechazada Motivo Aprobación/ Rechazo Acción preventiva / correctiva aprobada: Actualizaciones a realizar: Línea base tiempo Línea base alcance Línea base coste Planes de gestión subsidiarios: Interesados a informar Fig. 4.5.1. Plantilla Solicitud de Cambios http://www.pm-devices.com Pág.4 de 6
El estado de todos los cambios, aprobados o no, se actualizará en el registro de solicitudes de cambio como parte de las actualizaciones a los documentos del proyecto. El Project Manager será el encargado de revisar en primera instancia cualquier solicitud de cambio. Sólo aquellas que estén debidamente documentadas pasarán al Comité de Control de Cambios. El Comité de Control de Cambios estará formado por el Project Manager, el Director de Calidad y el Director de Finanzas. Este Comité será el encargado de evaluar la viabilidad y el impacto de cada una de las solicitudes recibidas durante el transcurso del proyecto, rechazando aquellas que no se consideren viables económica o temporalmente o que pongan en alto riesgo la ejecución y la calidad del proyecto. En aquellos casos en que un cambio tenga un impacto mayor del 3% sobre el coste o plazo del proyecto el Project Manager deberá recibir la aprobación previa del Project Board, al que deberá informar debidamente en el momento de producirse la solicitud, sin esperar a la siguiente revisión mensual. En aquellos casos en que el solicitante sea un stakeholder o cuando el cambio afecte directamente a uno de estos, se podrá unir al Comité si el Project Manager así lo considera. Aquellos cambios que sean aprobados llevarán asociada una actualización al plan para la dirección del proyecto. Entre los elementos del plan que pueden actualizarse se encuentran: o Todos los planes de gestión subsidiarios o Las líneas base de coste, tiempo y/o alcance que están sujetas al proceso formal de control de cambios. Cualquier otro documento que esté sujeto al proceso formal de control de cambios podrá actualizarse con motivo de la aprobación de un cambio (plantillas, normas de convivencia, organización del equipo, etc). El siguiente esquema muestra el proceso de gestión de las solicitudes de cambio: http://www.pm-devices.com Pág.5 de 6
Solicitudes de Cambio Revisión Project Manager Comité Control de Cambios / Project Board Rechazos Aprobaciones Cambios en líneas base Actualización registro solicitudes de cambio Fig. 4.5.2. Proceso gestión solicitudes de cambio Una vez cerrado el proyecto toda la documentación de cambios del mismo se archivará en una base de datos histórica de para tener en cuenta como lecciones aprendidas en futuros proyectos. http://www.pm-devices.com Pág.6 de 6