6.6 CONTROLAR EL CRONOGRAMA PROYECTO TÉCNICO

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1 6.6 CONTROLAR EL CRONOGRAMA PROYECTO TÉCNICO Documento redactado por Documento revisado por Documento aprobado por Alberto Arnáez Jordi Labandeira Joaquín de Abreu David Naranjo Marc Albaladejo Fecha:

2 ÍNDICE 6.6- CONTROLAR EL CRONOGRAMA Pág.2 de 5

3 6.6- CONTROLAR EL CRONOGRAMA Este proceso se realiza para dar seguimiento al estado del proyecto, con lo que será necesario actualizar el avance del mismo y gestionar cambios a la línea base del cronograma. Este proceso formará parte del proceso amplio de Realizar el Control Integrado de Cambios, y el trabajo que se debe realizar será para actualizar el estado actual del cronograma, influir en los factores que generan los cambios en el programa, determinar si el cronograma ha cambiado y gestionar los cambios reales sobre el proyecto conforme suceden. Actualizar el cronograma Mientras el proyecto avanza, el Project Manager del proyecto utilizará los reportes del estado de actividad del equipo del proyecto para actualizar el cronograma y la información del avance del trabajo. Esta información viene de la Hoja de Asignación de Trabajo o del reporte del Alcance del Trabajo. El reporte del progreso del cronograma incluye información tal como las fechas de inicio y fin reales y la duración para cualquier actividad no finalizada. Para facilitar el reporte del progreso del cronograma se puede utilizar una forma que se mantenga constante durante la vida del proyecto. El Project Manager del proyecto actualizará el cronograma utilizando dos de los siguientes métodos: 1. Colocando los porcentajes para cada actividad que ha sido completada. 2. Colocando el número de días que han sido trabajados en cada actividad. En el proyecto Walk n Charge se prefiere utilizar el primer método por medio del Microsoft Project, una muestra es la siguiente: Pág.3 de 5

4 Estos periodos de reporte se han estimado que sean semanales para tener un detalle idóneo del cronograma del proyecto. Los resultados de estas actualizaciones con los datos reales, le dan al Project Manager del proyecto la información del estado general del proyecto, lo cual puede resultar en cambios al cronograma proyecto. Monitoreo del cronograma El monitorear trata de tomar la decisión en saber si es la variación o el cronograma el que requiere cualquier acción correctiva. Por ejemplo si una actividad del proyecto Walk n Charge dura más días de lo planificado y dicha actividad no está en la ruta crítica, el final del proyecto puede no verse afectado y en consecuencia no se necesitaría aplicar acción correctiva. A continuación se muestra cómo se puede monitorizar la evolución de las tareas, por medio del diagrama Gantt de seguimiento. En este caso se observa la actualización del progreso de una tarea al 75% del trabajo realizado. Pág.4 de 5

5 Análisis de Variación El Análisis de Variación se utiliza para determinar el grado de variación que un cronograma tiene de las fechas originalmente planificadas o línea de base. La variación analiza la variación que existe entre las fechas planificadas que cada actividad tenía para empezar y terminar con las fechas actuales con las que las actividades se iniciaron y culminaron. Esto ayuda a detectar variaciones y lleva a la implementación de acciones correctivas en caso de retrasos en el cronograma. Del análisis de la variación se puede ver la posible demora del proyecto, y en consecuencia saber si es necesario tomar acciones correctivas. Acciones como puede ser el incluir el uso de recursos adicionales, que puede tener un impacto en el presupuesto del proyecto. Existen dos técnicas simples de acciones correctivas para corregir el cronograma: Crashing, es una técnica para obtener la mayor reducción del cronograma con el menor aumento de los costos. Se puede aumentar la asignación de recursos a una actividad determinada para reducir el tiempo para completarla. Para ello también se puede ampliar una actividad que no está en la ruta crítica, transfiriendo algún recurso hacia la tarea que queremos reducir su duración. El Project Manager tendrá que determinar si la reducción de la duración del proyecto es suficiente para justificar los costos asociados. Fast Tracking, involucra ejecutar en paralelo las actividades que en un inicio fueron planificadas para estar en secuencia. El Project Manager del proyecto tiene que determinar si no existen dependencias críticas. Con este método las actividades pueden ser ajustadas para tomar ventaja de Gestión del Cronograma del Proyecto. Actualizar el Cronograma Actualizar el cronograma requiere de modificaciones a la línea de base del cronograma y las nuevas fechas de inicio y fin. Todos los cambios al cronograma tienen que ser aprobados como parte de los procedimientos de control de los cambios que definen los niveles de autorización para cambios al cronograma. Pág.5 de 5