Ejercicio CASO PRÁCTICO N 1

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1 1. Datos del Proyecto. Inicio del proyecto: 16/03/2015. Calendario del proyecto: 5x2 8h y Sábados de 3-6pm EDT y Actividades Ejercicio CASO PRÁCTICO N 1 SEDIPRO es formalizado y reconocido por

2 Actividades, duraciones y dependencias del proyecto: Id Nombre Duración Comienzo Fin Predecesoras Recursos 1 Programa de Prevención y Control de 120 Enfermedades días 16/03/15 09:00 18/08/15 a.m. 05:00 p.m. 2 Gestión de Proyectos 120 días 16/03/15 09:00 18/08/15 a.m. 05:00 p.m. 3 Inicio 9 días 16/03/15 09:00 26/03/15 a.m. 04:00 p.m. 4 Elaborar Acta de Constitución 6 días 16/03/15 09:00 a.m. 04:00 p.m. PM 5 Preparar Reunión kick-off 3 días 04:00 26/03/15 p.m. 04:00 p.m. 4 PM 6 Planificación 75 días 26/03/15 04:00 02/07/15 p.m. 12:00 p.m. 7 Recopilar requisitos 20 días 26/03/15 04:00 p.m. 10:00 a.m. 5 Dr. Kasolo 8 Elaborar Línea Base de Alcance 15 días 10:00 11/05/15 a.m. 07:00 p.m. 7 PMP Nick Ford 9 Elaborar Línea Base de Tiempo 20 días 12/05/15 09:00 05/06/15 a.m. 06:00 p.m. 8 PMP Nick Ford 10 Elaborar Matriz de Riesgos 20 días 05/06/15 06:00 02/07/15 p.m. 12:00 p.m. 8,9 PMP Nick Ford 11 Plan terminado 0 días 02/07/15 12:00 02/07/15 p.m. 12:00 p.m. 7,8,9,10 PMP Nick Ford 12 Seguimiento y Control días 20/04/15 09:00 19/05/15 a.m. 04:00 p.m. 13 Gantt de seguimiento 1 3 días 20/04/15 09:00 a.m. 07:00 p.m. Dr. Kasolo 14 Gantt de seguimiento 2 3 días 15/05/15 09:00 19/05/15 a.m. 04:00 p.m. Dr. Kasolo 15 Cierre 60 días 01/06/15 06:00 18/08/15 p.m. 05:00 p.m. 16 Lecciones Aprendidas 30 días 01/06/15 06:00 09/07/15 p.m. 07:00 p.m. 17 Elaborar lecciones aprendidas del proyecto 20 días 01/06/15 06:00 26/06/15 p.m. 05:00 p.m. 46 PMP Nick Ford 18 Revisar lecciones aprendidas 10 días 26/06/15 05:00 09/07/15 p.m. 07:00 p.m. 17 PMP Nick Ford 19 Lecciones aprendidas terminada 0 días 09/07/15 07:00 09/07/15 p.m. 07:00 p.m. 18 PMP Nick Ford 20 Informe Final 30 días 10/07/15 09:00 18/08/15 a.m. 05:00 p.m. 21 Recopilar información del proyecto20 días 10/07/15 09:00 05/08/15 a.m. 01:00 p.m. 16 Dr. Kasolo 22 Elaborar informe final 10 días 05/08/15 03:00 18/08/15 p.m. 05:00 p.m. 21 Dr. Kasolo 23 Informe Final terminado 0 días 18/08/15 05:00 18/08/15 p.m. 05:00 p.m. 22 Dr. Kasolo 24 Capacitación Interna días 09:00 01/06/15 a.m. 06:00 p.m. 25 Diseño de la Capacitación 21 días 10:00 19/05/15 a.m. 04:00 p.m. 26 Temática 8 días 10:00 01/05/15 a.m. 05:00 p.m. 27 Recolectar información actual 3 días 10:00 25/04/15 a.m. 04:00 p.m. 7 Dr. Ken Himmelman 28 Diseñar temática de formación 4 días 25/04/15 04:00 30/04/15 p.m. 05:00 p.m. 27 Dr. Ken Himmelman 29 Revisión de temática 1 día 30/04/15 05:00 01/05/15 p.m. 05:00 p.m. 28 Dr. Ken Himmelman 30 Temática aprobada 0 días 01/05/15 05:00 01/05/15 p.m. 05:00 p.m. 29 Dr. Kasolo 31 Programa 5 días 13/05/15 09:00 19/05/15 a.m. 04:00 p.m. 32 Recopilar requisitos de docentes 2 días 13/05/15 09:00 14/05/15 a.m. 07:00 p.m. 45 Dr. Poncelet 33 Elaborar programa de formación 3 días 15/05/15 09:00 19/05/15 a.m. 04:00 p.m. 32 Dr. Poncelet 34 Implementos y Ambientes días 09:00 22/05/15 a.m. 04:00 p.m. 35 Materiales a utilizar 8 días 13/05/15 09:00 22/05/15 a.m. 04:00 p.m. 36 Coordinar Requisitos de materiales1 día 13/05/15 09:00 13/05/15 a.m. 07:00 p.m. 45 Ing. Taravella 37 Comprar materiales 7 días 14/05/15 09:00 22/05/15 a.m. 04:00 p.m. 36 Ing. Taravella 38 Materiales en inventario 0 días 22/05/15 04:00 22/05/15 p.m. 04:00 p.m. 37 Ing. Taravella 39 Laboratorios de Formación 3 días 09:00 25/03/15 a.m. 07:00 p.m. 40 Solicitar permisos laboratorio 3 días 09:00 25/03/15 a.m. 07:00 p.m. Dr. Kenneth 41 Laboratorios aprobados 0 días 25/03/15 07:00 25/03/15 p.m. 07:00 p.m. 40 Dr. Kenneth 42 Docentes especializados 8 días 01/05/15 05:00 12/05/15 p.m. 07:00 p.m. 43 Elaborar listado de docentes potenciales 3 días 01/05/15 05:00 06/05/15 p.m. 12:00 p.m. 26 Dr. Kasolo 44 Contactar con docentes 5 días 06/05/15 12:00 12/05/15 p.m. 07:00 p.m. 43 Dr. Kasolo 45 Docentes confirmados 0 días 12/05/15 07:00 12/05/15 p.m. 07:00 p.m. 44 Dr. Kasolo 46 Capacitación 10 días 19/05/15 04:00 01/06/15 p.m. 06:00 p.m Diagnóstico Mundial del Ébola 1 día 16/03/15 09:00 16/03/15 a.m. 07:00 p.m. 48 Programa de Concientización Mundial 1 día 16/03/15 09:00 16/03/15 a.m. 07:00 p.m. 49 Programa de Tratamiento en zonas 1 afectadas día 16/03/15 09:00 16/03/15 a.m. 07:00 p.m. SEDIPRO es formalizado y reconocido por

3 Control N 1: Fecha de Estado: 20/04 Nombre de tarea Comienzo Comienzo real Fin real % completado Programa de Prevención y Control de Enfermedades 16/03/15 16/03/15 NOD 15% Gestión de Proyectos 16/03/15 16/03/15 NOD 19% Inicio 16/03/15 16/03/15 26/03/15 100% Elaborar Acta de Constitución 16/03/15 16/03/15 100% Preparar Reunión kick-off 26/03/15 100% Planificación 26/03/15 26/03/15 NOD 21% Recopilar requisitos 26/03/15 26/03/15 NOD 80% Seguimiento y Control 20/04/15 20/04/15 NOD 50% Gantt de seguimiento 1 20/04/15 20/04/15 100% Capacitación Interna NOD 2% Implementos y Ambientes NOD 8% Laboratorios de Formación NOD 30% Solicitar permisos laboratorio NOD 30% Laboratorios aprobados 25/03/15 NOD NOD 0% Nombre de tarea Costo fijo Acumulación de costos Costo total Previsto Variación Real Restante fijos Programa de Prevención y Control de Enfermedades $0.00 Prorrateo $1, $1, $30.00 $ $1, Gestión de Proyectos $0.00 Prorrateo $1, $1, $20.00 $ $ Inicio $0.00 Prorrateo $72.00 $72.00 $0.00 $72.00 $0.00 Elaborar Acta de Constitución $0.00 Prorrateo $48.00 $48.00 $0.00 $48.00 $0.00 Preparar Reunión kick-off $0.00 Prorrateo $24.00 $24.00 $0.00 $24.00 $0.00 Planificación $0.00 Prorrateo $ $ $20.00 $ $ Recopilar requisitos $20.00 Prorrateo $ $ $20.00 $ $36.00 Seguimiento y Control $0.00 Prorrateo $48.00 $48.00 $0.00 $24.00 $24.00 Gantt de seguimiento 1 $0.00 Prorrateo $24.00 $24.00 $0.00 $24.00 $0.00 Capacitación Interna $0.00 Prorrateo $ $ $10.00 $10.20 $ Implementos y Ambientes $0.00 Prorrateo $98.00 $88.00 $10.00 $10.20 $87.80 Laboratorios de Formación $0.00 Prorrateo $34.00 $24.00 $10.00 $10.20 $23.80 Solicitar permisos laboratorio $10.00 Prorrateo $34.00 $24.00 $10.00 $10.20 $23.80 Laboratorios aprobados $0.00 Prorrateo $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 SEDIPRO es formalizado y reconocido por

4 Control N 2 Fecha de Estado: 15/05 Nombre de tarea Comienzo Programa de Prevención y Control de Enfermedades 16/03/15 Gestión de Proyectos 16/03/15 Inicio 16/03/15 Elaborar Acta de Constitución 16/03/15 Preparar Reunión kick-off Planificación 26/03/15 Recopilar requisitos 26/03/15 Elaborar Línea Base de Alcance Elaborar Línea Base de Tiempo mar 12/05/15 Seguimiento y Control 20/04/15 Gantt de seguimiento 1 20/04/15 Gantt de seguimiento 2 vie 15/05/15 Capacitación Interna Diseño de la Capacitación Temática Recolectar información actual Diseñar temática de formación sáb 25/04/15 Revisión de temática 30/04/15 Temática aprobada vie 01/05/15 Programa 13/05/15 Recopilar requisitos de docentes 13/05/15 Elaborar programa de vie formación 15/05/15 Implementos y Ambientes Materiales a utilizar 13/05/15 Coordinar Requisitos de materiales 13/05/15 Comprar materiales 14/05/15 Laboratorios de Formación Solicitar permisos laboratorio Laboratorios aprobados 25/03/15 Docentes especializados vie 01/05/15 Elaborar listado de docentes vie potenciales 01/05/15 Contactar con docentes 06/05/15 Docentes confirmados mar 12/05/15 Comienzo real 16/03/15 16/03/15 16/03/15 16/03/15 26/03/15 26/03/15 mar 12/05/15 20/04/15 20/04/15 vie 15/05/15 sáb 25/04/15 30/04/15 Fin real % completado Duración real Duración restante Costo real SEDIPRO es formalizado y reconocido por Trabajo real NOD 49% días días $ horas NOD 47% 56 días 64 días $ horas 26/03/15 26/03/15 100% 9 días 0 días $ horas 100% 6 días 0 días $ horas 100% 3 días 0 días $ horas NOD 73% 55 días 20 días $ horas 11/05/15 vie 05/06/15 mar 19/05/15 mar 19/05/15 100% 20 días 0 días $ horas 100% 15 días 0 días $ horas 100% 20 días 0 días $ horas 100% días 0 días $ horas 100% 3 días 0 días $ horas 100% 3 días 0 días $ horas NOD 60% días días $ horas NOD 89% días 2.26 días $ horas NOD 99% 7.9 días 0.1 días $ horas sáb 25/04/15 30/04/15 100% 3 días 0 días $ horas 100% 4 días 0 días $ horas NOD 90% 0.9 días 0.1 días $ horas NOD NOD 0% 0 días 0 días $ horas 13/05/15 13/05/15 vie 15/05/15 13/05/15 13/05/15 14/05/15 25/03/15 vie 01/05/15 vie 01/05/15 06/05/15 mar 12/05/15 NOD 74% 3.7 días 1.3 días $ horas NOD 80% 1.6 días 0.4 días $ horas NOD 70% 2.1 días 0.9 días $ horas NOD 61% días días $ horas NOD 46% 3.7 días 4.3 días $ horas NOD 90% 0.9 días 0.1 días $ horas NOD 40% 2.8 días 4.2 días $ horas 25/03/15 25/03/15 25/03/15 100% 3 días 0 días $ horas 100% 3 días 0 días $ horas 100% 0 días 0 días $ horas NOD 88% 7 días 1 día $ horas 06/05/15 100% 3 días 0 días $ horas NOD 80% 4 días 1 día $ horas NOD 80% 0 días 0 días $ horas

5 Resolución del Gantt de seguimiento 1: Archivo/Opciones/Programación/Cálculo/Activado SEDIPRO es formalizado y reconocido por

6 2. Seleccionamos todas las celdas presionando el cuadrado que se encuentra al lado de la fila 1 y debajo del símbolo (i) y luego autoprogramar. SEDIPRO es formalizado y reconocido por

7 3. Según el problema, el proyecto comienza el 16/03 y los sábados se trabaja. Nos dirigimos a la Pestaña Proyecto/Información de Proyecto 4. Luego nos vamos a proyecto/cambiar tiempo del proyecto, luego la subpestaña de Semanas Laborales y luego Detalles SEDIPRO es formalizado y reconocido por

8 5. Luego elegimos el día sábado, luego la opción establecer días en periodos laborales y colocamos la hora de trabajo. 6. Luego llenamos los campos de predecesoras, duración, fecha de inicio y fin y luego recursos según el cuadro indicado anteriormente. Cabe resaltar que sólo colocamos las estimaciones en las ACTIVIDADES, los entregables y las fases se calculan con la suma de atributo de las actividades. Al terminar nos vamos a Tarea, Diagrama de Gantt/Hoja de Recursos y colocamos el valor de 1$ a cada recurso SEDIPRO es formalizado y reconocido por

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10 7. Antes de terminar la línea base de tiempo, tenemos que colocar de forma visual cuál es la ruta crítica del proyecto. Para ello, nos dirigimos a Formato/Estilo de texto/tareas críticas y elegimos un color. 7. Luego mencionamos al Ms Project que lo que hemos programado es la línea base. Nos dirigimos a Proyecto/Establecer línea base/establecer línea base y aceptamos. SEDIPRO es formalizado y reconocido por

11 8. Desde el paso 1 al 7, hemos detallado nuestra línea base ya planificada. Ahora guardamos el archivo como Linea base Proyecto X. Hemos definido dos fechas de Estado que es el 20/04 y 15/05 en las filas 13 y 14. Supongamos que ya estamos en el día 20/04 y queremos hacer el control del proyecto. Lo primero que debemos hacer es indicarle al Project con el paso N 3 en Información del Proyecto Aquí definimos la fecha de Estado del proyecto. En este caso colocamos 20/ Nos dirigimos a VISTA/Tablas/Seguimiento SEDIPRO es formalizado y reconocido por

12 10. Luego filtramos por intervalo de Fecha. Nos vamos a Vista/Filtro/Intervalos de fecha y colocamos en la primera casilla la fecha de comienzo del proyecto (16/03) y en la segunda la fecha de estado (20/04). 11. Para poder controlar de manera más fácil, nos dirigimos al final del cuadro donde dice agregar columnas y seleccionamos los nombres Comienzo y otra columna más de Fin y lo traemos a las columnas iniciales. Esto nos ayudará a saber si la tarea ya comenzó y si ya terminó según nuestro cronograma. 12. Posteriormente, llenamos la columna %COMPLETADO según el cuadro al inicio del documento. Recordar que se controlan y se completan las ACTIVIDADES. Los entregables y fases se completan automáticamente según avancemos con las actividades. SEDIPRO es formalizado y reconocido por

13 Además, añadimos las columnas IRC (CPI) e IRP (SPI). Como podemos apreciar, sólo hay variación con respecto al tiempo. Esto debido que no hemos corregido algún imprevisto en el costo que lo vemos a continuación. 13. Si sus actividades han costado más de lo debido o han tenido algún cambio, estos deben de ser colocados en la pestaña VISTA/TABLAS/Costo. SEDIPRO es formalizado y reconocido por

14 Según el caso, hubo un problema con recopilar requisitos y la solicitud de permisos de los laboratorios. Cada uno tuvo un sobre costo de 20 y 10 soles respectivamente. En el caso hayan gastado menos, se coloca -20 o x soles y recomendamos que lo coloquen en COSTO FIJO debido que si han añadido material o han contratado a más personas, esto merece una modificación de la línea base y tendremos que ir a la hoja de recursos, añadir el recurso, luego ir al diagrama de Gantt y en la columna recursos añadir 1 por 1 cada recurso que tuvimos. Recomendamos que la variación sólo se coloque en costo fijo, así simplificamos toda la tarea. Ahora, al regresar a la tabla seguimiento, se ha modificado nuestro CPI. Esto debido que los costos reales han cambiado. SEDIPRO es formalizado y reconocido por

15 14. Debemos colocar las líneas de progreso del proyecto. Para ello nos dirigimos al dibujo del diagrama de Gantt, le damos click derecho/línea de progreso y mostrar como se muestra en la figura Con esto ya tomamos decisiones sobre el control del proyecto. Lo guardamos como GANTT DE SEGUIMIENTO y colocamos en la carpeta correspondiente al seguimiento y control. Recuerden guardarlo como otro archivo y no SOBREESCRIBIRLO, sino perderán información anterior y no podrán regresar. SEDIPRO es formalizado y reconocido por

16 BONUS: Si desean colocar señales de alarma en semáforos, podemos hacer los siguientes pasos. 1. Nos dirigimos a la pestaña Proyecto/ Campos personalizados. En el cuadro está como predeterminado la casilla TEXTO en la parte superior derecha. Lo cambiamos por NÚMERO. Elegimos un campo y vamos a cambiar de nombre. Al número 1 le ponemos Indicador SPI y al número 2 Indicador CPI Luego nos dirigimos a FORMULA. En fórmula colocamos Costo/IRC (si es CPI) o IRP si es SPI. SEDIPRO es formalizado y reconocido por

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18 Aceptamos y nos vamos a INDICADORES GRÁFICOS. En esta pestaña colocamos los umbrales de tolerancia así como una imagen que nos indique de manera visual lo que queremos reflejar. Por ejemplo, si el indicador es menor a 0.8 ponemos un semáforo Rojo, si está entre 0.8 y 0.9 ámbar y si es mayor a 0.9 Verde. Además, no olviden dar click a FILAS DE RESUMEN y dar CHECK a la casilla las filas de resumen heredan los criterios de las filas y lo mismo en RESUMEN DEL PROYECTO. Posteriormente le damos click a FILAS DE NO RESUMEN. Antes de dar aceptar, tienen que dejarlo igual a la imagen. Posterirmente añadimos las columnas Indicador CPI e Indicador SPI y nos saldrá lo siguiente: SEDIPRO es formalizado y reconocido por

19 Aquí podemos analizar de manera gráfica lo que pasa con las actividades, entregables y fases. SEDIPRO es formalizado y reconocido por