Manual de usuario. (Básico y Plus)
INDICE 1 FICHEROS... 3 1.1 Clientes... 3 1.2 Abogados... 6 1.3 Procuradores... 8 1.4 Colaboradores... 10 1.5 Organismos... 12 1.6 Juzgados... 13 1.7 Poderes... 15 2 DOCUMENTOS... 17 2.1 Expedientes... 17 2.2 Extrajudicial... 32 2.3 Facturas... 33 2.4 Búsqueda de Expedientes... 36 3 ADMINISTRACION... 38 3.1 Usuarios/Grupos (Plus)... 38 3.2 Configuración... 43 3.3 Predefinidos... 48 4 UTILIDADES... 50 4.1 Agenda Outlook... 50 4.2 Editor de Plantillas... 51 4.3 Recursos de Interés... 56 4.4 Copia de Seguridad... 57 4.5 Herramientas Online... 58 4.6 Manual Ayuda Online... 59 5. AGENDA... 60 6. CORREO... 62 7. GRAFICOS... 63 8. SALIR... 64 Página 2 de 64
1 FICHEROS 1.1 Clientes Ficheros --> Clientes (Propios o Contrarios): En este apartado se podrá dar de Alta, Modificar, Imprimir... los datos de Clientes (Propios o Contrarios). Se muestra una ventana como la siguiente: Se podrá realizar una búsqueda de un cliente poniendo su nombre o parte de él en la línea de Buscar Nombre ( lo mismo se hace con el NIF). Si hay algún caracter o palabra que no se sepa con exactitud se puede utilizar el símbolo % para sustituirla. Como puede observarse desde dicha pantalla se podrá realizar: Altas: Ticando en el botón de altas se podrán introducir todos los datos referentes al cliente (Propio o Contrario), se mostrará la pantalla siguiente: Página 3 de 64
NOTA: El alta de Clientes (Propios o Contrarios) también se podrá realizar dentro del asunto/expediente. Borrar: Permite borrar (dar de baja de forma definitiva) un cliente del fichero. Para ello, bastará con hacer un clic sobre el cliente a borrar (resaltarlo), para a continuación pulsar este botón. Modificar (o doble clic sobre un cliente): Permite entrar en la ficha del cliente y, modificar el dato o los datos que se consideren oportunos. Una vez cubiertos los campos, se pulsa el botón Aceptar. Página 4 de 64
Anexo Ficha Cliente (Propios o Contrarios): Al dar de Alta se introducen los datos genéricos para el Cliente, una vez que el Cliente esté dado de Alta, si accedemos a su ficha, realizando doble clic en el nombre o un clic y pulsando el botón Seleccionar, nos aparece una pantalla con mayor detalle: Página 5 de 64
1.2 Abogados Ficheros --> Abogados: Aquí tendremos almacenados los datos de los abogados contrarios que utilicemos en aquellos expedientes que sean de tipo contencioso. Se mostrará la ventana siguiente: Se podrá realizar una búsqueda de un abogado poniendo su nombre o parte de él en la línea de Buscar Nombre ( lo mismo se hace con el NIF). Si hay algún caracter o palabra que no se sepa con exactitud se puede utilizar el símbolo % para sustituirla. Se podrá realizar las siguientes acciones: Altas: Permitirá crear un nuevo Abogado contrario. Borrar: Permite borrar (dar de baja de forma definitiva) un abogado del fichero. Para ello, bastará con hacer un clic sobre el abogado a borrar (resaltarlo), para a continuación pulsar este botón. Modificar (o doble clic sobre un abogado): Permite modificar algún dato de la ficha Una vez dados de alta los diversos abogados, se podrán consultar todos los datos respectivos a los mismos, con doble clic del ratón sobre el abogado correspondiente o bien, marcándolo con un clic y pulsando la tecla modificar. Obtendremos además información adicional sobre los mismos, en la parte inferior de la pantalla y pulsando sobre cada una de las respectivas pestañas: asuntos actuales o Página 6 de 64
asuntos históricos. También podremos acceder directamente al asunto que interese, con un doble clic del ratón sobre el asunto que se quiere consultar o modificar. NOTA: El alta de Abogado también se podrá realizar dentro del asunto/expediente. Página 7 de 64
1.3 Procuradores Ficheros --> Procuradores: Aquí tendremos almacenados los datos de los procuradores (propios o contrarios) que utilicemos en aquellos asuntos/expedientes que sean de tipo contencioso. Se mostrará la ventana siguiente: Se podrá realizar una búsqueda de un procurador (propio o contrario) poniendo su nombre o parte de él en la línea de Buscar Nombre ( lo mismo se hace con el NIF o Población). Si hay algún caracter o palabra que no se sepa con exactitud se puede utilizar el símbolo % para sustituirla. Se podrá realizar las siguientes acciones: Altas: Permitirá crear un nuevo Procurador (propio o contrario). Borrar: Permite borrar (dar de baja de forma definitiva) un procurador del fichero. Para ello, bastará con hacer un clic sobre el procurador a borrar (resaltarlo), para a continuación pulsar este botón. Modificar (o doble clic sobre un procurador): Permite modificar algún dato de la ficha. Una vez dados de alta los diversos procuradores, se podrán consultar todos los datos Página 8 de 64
respectivos a los mismos, con doble clic del ratón sobre el procurador correspondiente o bien, marcándolo con un clic y pulsando la tecla modificar. Obtendremos además información adicional sobre los mismos, en la parte inferior de la pantalla y pulsando sobre cada una de las respectivas pestañas: asuntos actuales o asuntos históricos. También podremos acceder directamente al asunto que interese, con un doble clic del ratón sobre el asunto que se quiere consultar o modificar. NOTA: El alta de Procurador (propio o contrario) también se podrá realizar dentro del asunto/expediente. Página 9 de 64
1.4 Colaboradores Ficheros --> Colaboradores: En este fichero tendremos los datos de los Colaboradores que participan en los asuntos/expedientes. Se nos muestra la ventana siguiente: Se podrá realizar una búsqueda de un colaborador poniendo su nombre o parte de él en la línea de Buscar Nombre ( lo mismo se hace con el NIF). Si hay algún caracter o palabra que no se sepa con exactitud se puede utilizar el símbolo % para sustituirla. Se podrá realizar las siguientes acciones: Altas: Permitirá crear un nuevo Colaborador. Borrar: Permite borrar (dar de baja de forma definitiva) un colaborador del fichero. Para ello, bastará con hacer un clic sobre el colaborador a borrar (resaltarlo), para a continuación pulsar este botón. Modificar (o doble clic sobre un colaborador): Permite modificar algún dato de la ficha. Página 10 de 64
Una vez dados de alta los colaboradores, se podrán consultar todos los datos respectivos a los mismos, con doble clic del ratón sobre el colaborador correspondiente o bien, marcándolo con un clic y pulsando la tecla modificar. Obtendremos además información adicional sobre los mismos, en la parte inferior de la pantalla y pulsando sobre cada una de las respectivas pestañas: asuntos actuales o asuntos históricos. También, podremos acceder directamente al asunto que interese, con un doble clic del ratón sobre el asunto que se quiere consultar o modificar. NOTA: El alta de Colaborador también se podrá realizar dentro del asunto/expediente. Página 11 de 64
1.5 Organismos Ficheros --> Organismos: En este fichero están almacenados los datos de los organismos que intervienen en los asuntos/expedientes. Se muestra la ventana siguiente: Se podrá realizar una búsqueda de un organismo poniendo su nombre o parte de él en la línea de Buscar Nombre ( lo mismo se hace con el NIF). Si hay algún caracter o palabra que no se sepa con exactitud se puede utilizar el símbolo % para sustituirla. Se podrá realizar las siguientes acciones: Altas: Permitirá crear un nuevo Organismo. Borrar: Permite borrar (dar de baja de forma definitiva) un organismo del fichero. Para ello, bastará con hacer un clic sobre el organismo a borrar (resaltarlo), para a continuación pulsar este botón. Modificar (o doble clic sobre un organismo): Permite modificar algún dato de la ficha. Página 12 de 64
Una vez dados de alta los organismos, se podrán consultar todos los datos respectivos a los mismos, con doble clic del ratón sobre el organismo correspondiente o bien, marcándolo con un clic y pulsando la tecla modificar. Obtendremos además información adicional sobre los mismos, en la parte inferior de la pantalla y pulsando sobre cada una de las respectivas pestañas: asuntos actuales o asuntos históricos. También, podremos acceder directamente al asunto que interese, con un doble clic del ratón sobre el asunto que se quiere consultar o modificar. NOTA: El alta de Organismos se podrá realizar también dentro del asunto/expediente. 1.6 Juzgados Ficheros --> Juzgados: En este fichero se almacenarán todos los datos relativos a los juzgados que intervienen en los asuntos/expedientes. Página 13 de 64
La ventana que se nos muestra es la siguiente: Se podrá realizar una búsqueda de un juzgado poniendo su nombre o parte de él en la línea de Buscar Nombre ( lo mismo se hace con el NIF). Si hay algún caracter o palabra que no se sepa con exactitud se puede utilizar el símbolo % para sustituirla. Se podrá realizar las siguientes acciones: Altas: Permitirá crear un nuevo juzgado. Borrar: Permite borrar (dar de baja de forma definitiva) un juzgado del fichero. Para ello, bastará con hacer un clic sobre el juzgado a borrar (resaltarlo), para a continuación pulsar este botón. Modificar (o doble clic sobre un juzgado): Permite modificar algún dato de la ficha. Una vez dados de alta los diversos juzgados, se podrán consultar todos los datos respectivos a los mismos, con doble clic del ratón sobre el juzgado correspondiente o bien, marcándolo con un clic y pulsando la tecla modificar. NOTA: Recordar que desde el propio asunto/expediente también podremos dar de alta los juzgados que intervienen. Página 14 de 64
1.7 Poderes Ficheros --> Poderes: En este fichero tendremos la información almacenada de los mismos; teniendo en cuenta que el Poder consiste en un acto o documento en el que consta la facultad que el cliente puede dar a otro para que, en lugar suyo y representándolo, realice alguna cosa. A la hora de dar de alta un nuevo poder, se pulsa el botón Altas y se cubrirán los datos respectivos, teniendo en cuenta que por defecto, el programa, asigna un número automáticamente para que no se repitan. Conviene destacar también, que en un mismo poder pueden estar incluidos varios clientes (como es el caso del que se muestra en la pantalla siguiente). Borrar: bastará con pulsar sobre este botón para dar de baja el poder correspondiente. Página 15 de 64
Modificar: nos permite modificar el dato o datos que consideremos oportunos del poder que se encuentre seleccionado a la hora de pinchar este botón. Para guardar los datos modificados, se pulsa sobre el botón Aceptar. Página 16 de 64
2 DOCUMENTOS 2.1 Expedientes Documentos --> Expedientes --> Actuales (o Históricos): En esta sección podremos dar de alta/modificar/borrar aquellos expedientes de tipo judicial. Se muestra la ventana siguiente: En la parte de abajo de esta ventana se dispone de una búsqueda rápida para localizar el expediente por alguno de esos campos. Bastará con introducir el dato en cada campo de búsqueda. En el campo Cliente o Contrario se podrá hacer doble clic para que nos lleve al fichero correspondiente y seleccionar el cliente o contrario que nos interesa y seguidamente Página 17 de 64
pulsar el botón Buscar. Para consultar un expediente bastará con realizar un clic sobre el mismo, se abrirá una ventana en la cual aparecerán todos los datos que se han introducido. Altas: Al pinchar sobre este botón, se muestra una ventana con la fecha y el número de expediente que le corresponde (estos datos son modificables por el usuario). Una vez que se pulsa el botón Aceptar aparece una ventana en la que iremos introduciendo los datos del Expediente como se detalla a continuación: Página 18 de 64
La ventana de Alta de expedientes está dividida en dos, en la parte de arriba se introducen los datos más generales y en la de abajo se irán introduciendo todos las actuaciones que se realicen. Pestaña General: encontramos los campos siguientes: Los campos Cuantía, Intereses, Costas y Total son de caracter informativo, no intervendrán en la facturación del expediente. El campo Num.anterior no es un campo que se pueda modificar. Es utilizado para guardar la numeración de expedientes que se han migrado de otras aplicaciones. Los campos Tipo de Asunto y Tipo de Procedimiento nos permitirán escoger de una lista que ya hemos definido previamente en Administración --> Predefinidos --> Tipos de Asunto ó Tipos de procedimiento. El campo Ref.Propia : Permitirá que ustedes guarden una referencia por la cual podrán realizar búsquedas. Ejemplo: Entrar una descripción que nos permita localizar este expediente en el lugar físico de nuestra oficina. Campo Ref. Cliente: De igual forma pueden incluir una referencia de su cliente. Ejemplo: Si tienen un grupo de expedientes con clientes diferentes pero que guardan relación porque pertenecen a una misma compañia (TELEFONICA), pueden introducir en este campo telefónica. De esta forma podrán buscar todos los expedientes que le lleven a Página 19 de 64
clientes de esa compañía. Campo Notas: Se podrá incluir en él cualquier información que resulte de utilidad. Pestaña Clientes. Haciendo doble clic en el área de texto del Cliente o en la pestaña de Cliente pulsando el botón nos aparecerá la ventana del fichero de Clientes en la cual podremos buscar al cliente por nombre o por nif. Simplemente con un clic y pulsando el botón Seleccionar o doble clic en el nombre del cliente que deseamos se incorpora al asunto. En la parte de la derecha aparecen los siguiente botones: : - El primero Editar cliente nos lleva a la ficha del cliente para modificar algún dato como teléfono, fax, dirección... - El segundo Borrar cliente borra el cliente del expediente pero no del fichero de clientes. - El tercero Convertir en cliente principal pondrá a ese cliente como el principal del expediente si tenemos más de uno. Para incluir otro cliente en el expediente basta con pulsar de nuevo el botón proceder como se ha descrito anteriormente. y Página 20 de 64
Las siguientes pestañas: El manejo de estas pestañas es el mismo que se ha descrito para Clientes. En la pestaña de Juzgados después de incluírlo en el expediente como se haría con un cliente, contrario, procurador etc. aparecerá una ventana para incluir el número de autos que el juzgado le ha dado a ese expediente. Se debe pulsar el botón principal para que aparezca en la casilla de juzgado. De esta forma se sabrá en todo momento el último juzgado en el que está. En la parte inferior de la ventana de Alta de expedientes podemos informar de las actuaciones realizadas o previstas para este expediente. Página 21 de 64
Para dar actuaciones de alta bastará con pulsar el botón Altas o el botón mostrará la siguiente ventana:. Se En esta ventana nos aparecen cubiertos el Núm. Expediente, Año, Fecha de Actuación que podremos cambiar pulsando el botón calendario:. La casilla Realizada la marcaremos si hemos realizado ya la actuación que estamos anotando, en caso contrario quedará como actuación pendiente de realizar. Página 22 de 64
Campo Descripción de Actuación: Definiremos aquí la actuación a realizar. Campo Profesional: Seleccionaremos del desplegable el profesional que va a realizar este trabajo. En esa lista aparecerán todos los profesionales que sen han dado de alta como usuarios. En el apartado Apuntes se podrá si se desea realizar un apunte en la Agenda directamente desde esta actuación. Se escogerá el tipo de apunte que nos interesa, cubriremos la fecha, hora de Inicio y hora Fin que queramos que aparezcan en la agenda. Página 23 de 64
Campo contador: Se pone en marcha al dar de alta la actuación. Este campo es útil si vamos a facturar por tiempo empleado en la realización del trabajo. Posee un botón de Parar Contador que nos permitirá pararlo e introducir el tiempo si así lo deseamos en el formato hh:mm:ss Campo Actuación para Facturar: Ticaremos esta casilla si se factura por tiempos y coste. Campo Notas: Se podrá escribir en este campo cualquier tipo de información que se considere útil para el trabajo/actuación. El campo : Se seleccionará si se desea adjuntar un documento a la actuación en el momento de pulsar el botón Guardar. Si está marcada esta casilla se abrirá una ventana que nos permitirá importar, buscar y seleccionar el documento que deseamos adjuntar. Podremos Borrar ese documento simplemente seleccionándolo con un clic y pulsando el botón borrar. Página 24 de 64
También seleccionándolo y pulsando el botón Título podremos cambiar la descripción del título del documento ya que por defecto la herramienta GESTIÓN ABOGADOS toma el nombre que le hayamos puesto al fichero que adjuntamos. Campo Publicar en Web: Si se tiene activado el Módulo Online que permite a un Cliente ver sus expedientes, marcando esta casilla se podrá decidir que actuaciones puede ver el cliente y sin marcar cuales son de uso interno. El botón permitirá imprimir el expediente con una plantilla que tengamos diseñada en el Editor de Plantillas, al pulsarlo aparecerá una ventana que nos permitirá ver las carpetas que tengamos creadas y dentro de ellas sus plantillas. Tomaremos la plantilla con la que queramos imprimir y pulsaremos aceptar: Todas los trabajos/actuaciones que se vayan incluyendo en un expediente se visualizarán en la parte de abajo tal como se puede ver en la ventana siguiente: Página 25 de 64
Una vez introducida la información que deseamos en el expediente en la parte de superior disponemos de los siguientes botones: Botón Aceptar: Se debe pulsar para asegurarnos de que se guardan los datos que el usuario ha incluído. Botón Histórico: Cuando se haya finalizado con un expediente y deseemos archivarlo pulsaremos este botón. Si tenemos actuaciones y eventos en la agenda sin finalizar nos saldrá un mensaje de advertencia. También nos preguntará si deseamos traspasar este expediente con los documentos adjuntos a sus actuaciones. Asimismo nos pedirá una referencia para el histórico que deberán cubrir, bien asignándole el mismo número que tenía en actual o poniendo una referencia de archivo etc. Cuentas: En este apartado se darán de alta todos los conceptos que facturaremos a este expediente: honorarios, gastos, suplidos, provisiones... Facturas: Se visualizarán todas las facturas que se han emitido para este expediente. IMPORTANTE: Se debe tener especial cuidado en asignar siempre el Grupo y el Profesional al expediente. En el caso de que no se haya hecho, ese asunto sólo será visible por el usuario Administrador. Página 26 de 64
Anexo Cuentas y Facturas Al ticar sobre el botón que se encuentra en el margen superior derecho dentro de un expediente judicial o extrajudicial, se nos muestra una ventana como la siguiente en la que a modo de ejemplo hemos incorporado algunos conceptos: El procedimiento a seguir será: Seleccionar la fecha en que se introduce el concepto. Seleccionar el concepto a introducir: Provisión, Gasto, Suplido u Honorario. Introducir en el campo Descripción el literal del mismo o bien pinchar sobre el botón que aparece a la derecha del campo descripción si se seleccionan gastos, suplidos u honorarios. Introducir el importe teniendo en cuenta que la cifra de decimales se separa con un punto. Finalmente pinchar sobre el botón Altas, pasando automáticamente a la parte superior de la pantalla. Página 27 de 64
Botón Borrar: Seleccionando una de las líneas de concepto de la parte superior de la pantalla (marcada en color naranja) y pulsando el botón de borrar, se elimina la línea de concepto totalmente. Botón Modificar: Pulsando este botón una vez seleccionada con un clic una de las líneas de concepto existentes en la parte superior de la pantalla, se podrán modificar uno o varios datos del concepto: Botón Actuación: Si en las Actuaciones, se ha señalado al opción en alguna de ella, se pulsa este botón para traspasar automáticamente dicha actuación a las cuentas del expediente, siendo necesario informar el importe/hora de los Honorarios. Página 28 de 64
Una vez informados todos los conceptos a facturar, se pincha sobre el botón. El programa automáticamente asigna un número de factura correlativo (a fin de no repetirse nunca), permitiendo seleccionar la serie, factura Normal o factura Proforma e informar de la Fecha de la Factura. Al pinchar sobre el botón Aceptar, la aplicación nos muestra una ventana con los datos correspondientes a la factura, pudiendo modificar alguno de ellos o bien aceptarla pinchando sobre el botón Guardar. Página 29 de 64
En esta ventana también apreciamos el botón de Imprimir que permitirá imprimir la factura con una plantilla que tengamos creada: Página 30 de 64
Se obtiene la factura con todos los campos cubiertos y, sobre la cual podremos: - Imprimir: se llevará a cabo la impresión efectiva de dicha factura. - Enviar: se enviará un e-mail, con la respectiva factura, a todos los clientes del expediente en curso o bien, a aquellos clientes que se hayan seleccionado para el envío. En la previsualización de la factura (antes de imprimirla) podemos modificar o incluir algún texto. Si así lo hacemos cuando salga el mensaje: Pulsaremos el botón OK de esta forma se adjunta un documento a la factura tal cual se ha impreso y que será visible pulsando el botón Documentos dentro de la factura. NOTAS: Una vez que se hayan incluído los conceptos en un factura, éstos aparecerán con la marca de facturado. Página 31 de 64
2.2 Extrajudicial Documentos --> Extrajudiciales --> Actuales (o Históricos): La gestión de los expedientes extrajudiciales es similar a la de expedientes judiciales descrita anteriormente. Al ser un expediente que no utiliza la vía judicial, carece de la pestaña de Juzgados. En los Expedientes Extrajudiciales nos encontramos con el botón que nos permite pasar de Extrajudiciales-Actuales a Extrajudiciales-Histórico o pasar un expediente Extrajudicial a Judicial. Página 32 de 64
2.3 Facturas Documentos --> Facturas: En esta sección se podrán consultar, borrar, buscar todas las facturas (normales o proforma) emitidas a todos los clientes. Por ello, en la ventana que nos encontramos, estarán todas las facturas (normales o proforma) de expedientes (judiciales y extrajudiciales) e igualas que se han generado previamente. Con respecto a la relación de todas las facturas creadas podremos: Bajas: Al pulsar este botón se superpone un mensaje que debemos confirmar si lo que se desea es borrar la factura que previamente hemos señalado con un clic del ratón. Página 33 de 64
Conviene destacar que si una factura está cobrada, el programa no nos permite borrarla, debiendo quitar la marca de cobrada para posteriormente darla de baja. Para eliminar la marca de cobrada debemos dar de baja los cobros realizados a esa factura. Modificar: Pinchando sobre este botón, una vez seleccionada la factura, podremos modificar la misma en alguno de sus datos respectivos y, pulsado a continuación sobre Aceptar. Al mismo tiempo, al pinchar sobre el botón Modificar, en la parte inferior de dicha pantalla tendremos el botón Imprimir. Por medio de dicho botón se podrán imprimir las facturas seleccionando la plantilla correspondiente de entre las existentes. Una vez se pincha el botón Imprimir es necesario seleccionar la plantilla que se quiere imprimir pulsando a continuación sobre Aceptar. Se obtiene la factura con todos los campos cubiertos y, sobre la cual podremos: - Imprimir: se llevará a cabo la impresión efectiva de dicha factura. - Enviar: se enviará un e-mail, con la respectiva factura, a todos los clientes del expediente en curso o bien, a aquellos clientes que se hayan seleccionado para el envío. Botón Buscar: Con este botón podremos buscar y obtener listados (que se mostrarán solamente en pantalla) de las facturas existentes, por distintos criterios de selección (números de facturas, fechas, expedientes, etc.). Basta para ello con informar de las condiciones y pulsar el botón Aceptar. Botón Cobrar: Pinchando este botón, una vez marcada la factura a cobrar, se superpone una ventana en la cual se nos propone el total de la factura para que el usuario cobre la misma en su totalidad o, la cobre en varios plazos. Página 34 de 64
El procedimiento para llevar a cabo el cobro es: Se pulsa el botón Altas, proponiendo el programa el total de la factura. Si se está de acuerdo, simplemente se acepta dicho mensaje. Si no se está de acuerdo, se modifica el importe que propone el programa y se acepta; repitiendo tantas veces el alta como sea necesario para cobrar el total de la factura. Si lo que se quiere es dar de baja una línea de cobro, simplemente se marca dicha línea y se pulsa el botón de Bajas. Con respecto al cobro de las facturas, conviene tener en cuenta que si se quiere eliminar o modificar una factura es necesario que no esté cobrada. Por ello, se debe eliminar el cobro como primer paso y, a continuación eliminar o modificar dicha factura según corresponda. Página 35 de 64
FACTURAS PROFORMA: Para cobrar una factura proforma será necesario traspasarla con el botón Traspasar a factura normal y luego seguir el proceso descrito mas arriba. NOTA: Cuando se traspasa una factura proforma a normal se le adjudica automáticamente por el programa el número siguiente al último emitido de la facturación normal, teniendo en cuenta también la serie de factura. 2.4 Búsqueda de Expedientes Página 36 de 64
Documentos --> Búsqueda de expedientes: En este apartado, el usuario o administrador de la aplicación podrá realizar búsquedas de expedientes por diferentes conceptos. Ejemplo: La búsqueda se realizará de la forma siguiente: Informar el campo o campos por los que se quiera realizar la búsqueda. En aquellos en los que exista desplegable podrá seleccionarse el campo correspondiente. Asimismo podremos realizar un clic en el signo + para deplegar más campos de búsquda. Se debe indicar el tipo de expediente de que se trata (judicial o extrajudicial) y si es actual, histórico o ambos. Se pulsa el botón de Buscar. En aquellos conceptos en donde es necesario informar de datos, se pulsará doble clic con el ratón sobre el mismo apareciendo la pantalla correspondiente (ejemplo: profesional) para seleccionar también con doble clic del ratón. Página 37 de 64
3 ADMINISTRACION 3.1 Usuarios/Grupos (Plus) Se accede a este menú a través de la opción Administración à Usuarios/Grupos. Por esta opción se pueden dar de alta a todos los Usuarios de la aplicación así como crear los Grupos de trabajo y los Grupos contables. Página 38 de 64
Administradores Usuarios del Gestión Abogados à Administradores: Será la persona o personas que tengan acceso a todas las opciones del programa. El administrador sólo se debe de utilizar, en principio, para establecer los demás Usuarios, crear los Grupos de trabajo y Grupos contable. Además contará con el privilegio de ver las tareas y eventos de la agenda de cada profesional del despacho. Consejo: NO debe utilizarse el usuario Administrador para trabajar con el programa. Para dar de alta Administradores basta con rellenar los campos obligatorios marcados con * y pulsar el botón de Aceptar. Al realizar esta operación automáticamente el programa envía un mail a la dirección de correo que se ha puesto con los datos de acceso Usuario y Contraseña. Por motivos de seguridad no se incluye la ruta del programa. Página 39 de 64
Podremos modificar, bloquear o reactivar Administradores pero NO borrarlos. Usuarios Usuarios del Gestión Abogados à Usuarios: Desde este apartado se introducirán a todos los usuarios que vayan a utilizar el programa. Es conveniente que de de Alta a los usuarios el Administrador para de esta forma establecer los permisos a las opciones del Gestión Abogados que le correspondan a cada uno. A tener en cuenta: Se deben cumplimentar todos los campos que lleven *. Aunque no lleva el * como campo obligatorio el campo Profesional es conveniente introducirlo ya que éste se incluye en numerosos informes del programa Gestión Abogados. Habitualmente se pone lo mismo que en el campo Nombre. Página 40 de 64
Grupo Contable: Este define qué facturación podrá ver el Usuario si se le conceden permisos. Un Usuario sólo puede pertenecer a un Grupo Contable. Grupo o Grupo de trabajo: Habrá que indicar a qué Grupo pertenece este Usuario. Importante ya que el usuario verá todos los eventos de la agenda y asuntos de aquellos Grupos a los que pertenezca. En la parte derecha de la ventana tenemos la zona de Permisos, estas casillas coinciden con todas las opciones que presenta la aplicación Gestión Abogados. Si las marcamos el Usuario tendrá acceso a dichas opciones. Puede elegir entre Marcar todos o Desmarcar todos, lo más práctico es Marcar todos y después ir desmarcando aquellas opciones a las que el usuario no tendrá acceso. Es recomendable que los Usuarios no tengan permiso al apartado de Usuarios/Grupos para que no puedan modificar sus datos y tampoco la Configuración. Una vez cubiertos todos los datos que se consideren oportunos, bastará con pulsar sobre el botón Aceptar para que el usuario del programa esté dado de alta. Con ello, y de forma automática, dicho usuario recibirá en su dirección de correo electrónico un e-mail conteniendo sus claves de acceso al programa. Como pueden comprobar los usuarios no pueden darse de baja, sólo bloquearlos. Esto es porque esos usuarios pueden estar asociados a información (asuntos, eventos, trabajos ) y darlos de baja haría que se perdiese esos registros. Ver Grupos En Grupos de Trabajo - Ver Grupos podrá ver los distintos grupos de trabajo que hay creados en Gestión Abogados así como los usuarios que pertenecen a cada grupo; también se podrán dar de baja los grupos marcándolos con el ratón y pulsando el botón Bajas. Página 41 de 64
Página 42 de 64
3.2 Configuración Se accede a este menú a través de la opción Administración à Configuración. Configuración Alertas (Plus) Configuración de Alertas: Tener definidas alertas a clientes nos permite enviarles correos con cierta periodicidad. Para configurar las Alertas a clientes debemos pulsar el botón de Altas: Página 43 de 64
Activar/Desactivar Alerta: Casilla que si está activada informa que la Alerta está preparada para el envío. Se pueden tener configuradas alertas y no activarlas hasta que sea necesario utilizarlas. Título: Nombre que pondremos a la alerta. Plantilla: Como se ha dicho la alerta es un mail que se le envía a los clientes, por ello debemos establecer una plantilla con lo que queremos notificar. Véase el Editor de plantillas para su confección. Asunto email: Descripción que aparecerá en el campo asunto del mail. A partir de Fecha: Fecha a partir de la cual se empezará a emitir el mail. Periodicidad: Se escogerá del desplegable la regularidad con la que se enviará este mail. Según el ejemplo de la ventana el primer mail que se enviará será con fecha 22-05- 2008. Página 44 de 64
Pulsaremos el botón Guardar para que quede grabada. Las Alertas se pueden Borrar y Modificar. IMPORTANTE: Para que las alertas funcionen correctamente se debe tener en cuenta lo siguiente: Estar activadas. En la ficha del cliente tener marcada la casilla de Activar alertas. Dar de Alta en la ficha del cliente las alertas que se le quieren enviar. Estar activadas Página 45 de 64
Configuración Despacho Configuración del despacho: En este apartado reflejaremos los datos del despacho. No es obligatorio cubrir todos los datos pero sí necesario para el buen funcionamiento del programa Gestión Abogados. Página 46 de 64
Configuración Iva e Irpf: Se muestra la ventana siguiente: El administrador o usuario de Gestión Abogados simplemente tendrá que informar el porcentaje de Iva y de Irpf que quiere que, por defecto, el programa aplique a cada una de las facturas emitidas que se crean desde los expedientes o facturación de igualas. Una vez que se pincha sobre el botón de Facturar, cuando obtenemos un resumen de la factura, por defecto aparecerán informados estos dos campos, pero se podrán modificar. Página 47 de 64
3.3 Predefinidos Administración --> Predefinidos: En este apartado se podrán definir los Tipos de asunto y Tipos de procedimiento que vayamos a utilizar en los expedientes judiciales y extrajudiciales. Tipos de Asunto: En esta tabla aparecen por defecto unos valores cargados, pero el administrador/usuario del programa podrá dar de alta nuevos o modificar sus descripciones y adaptarlas a las características de su despacho. NOTA: NO se pueden dar de baja Tipos de asunto, esto es debido a la cohesión de estas descripciones con otras tablas/datos del programa. Página 48 de 64
Tipos de procedimiento: El programa presenta una tabla en la que ya existen tipos de procedimiento creados, pudiendo el usuario de la aplicación dar de alta nuevos o modificar la descripción de los ya existentes. Los diferentes tipos de procedimiento registrados en esta tabla son los que el usuario del programa puede utilizar cuando da de alta un expediente judicial o extrajudicial. En caso de que necesite un tipo de procedimiento que no está creado, es necesario cerrar el expediente y dar de alta el procedimiento correspondiente desde este menú. NOTA: NO se pueden dar de baja Tipos de procedimientos, esto es debido a la cohesión de estas descripciones con otras tablas/datos del programa. Página 49 de 64
4 UTILIDADES 4.1 Agenda Outlook Utilidades --> Agenda Outlook: En esta opción el programa Gestión Abogados permite traspasar todos los datos existentes en la Agenda a la agenda del programa Outlook. Una vez los datos en Outlook, utilizando el software de su PDA se podrán traspasar los datos de la agenda Outlook a su propio dispositivo PDA. Se muestra la ventana siguiente: Como se puede comprobar, el programa le informa automáticamente del nombre al archivo (agendaeplan_20080603.csv) y, del tipo de archivo (Microsoft Excel). Pinchando sobre Guardar y pulsando Aceptar, el fichero se guardará en la ubicación que tengamos por defecto para las descargas. Este archivo será el que tengamos que importar desde el programa Outlook. Página 50 de 64
4.2 Editor de Plantillas Utilidades --> Editor de plantillas: Gestión Abogados dispone de un gestor de plantillas para realizar plantillas de escritos, mailings, facturas... Su manejo es similar al Word. A la hora de diseñar las plantillas podremos incluir en ellas, logos, texto e información de la BBDD del Gestión Abogados. Se muestra una ventana como la siguiente: Página 51 de 64
Desde aquí se podrá: Nueva Carpeta: Creación de una carpeta nueva; simplemente será necesario informar del nombre de la misma y pulsar sobre Aceptar. Nueva Plantilla: Creación de una nueva plantilla; es necesario seleccionar la carpeta en que se quiere introducir. Muy importante es informar del título sin ninguna extensión (es decir, no puede llevar.) Se creará una plantilla en blanco que después podremos diseñar. El Gestión Abogados nos permite Importar documentos diseñados en Word, para ello una vez diseñada en Word la plantilla, la guardaremos en Formato RTF para poder importarla. Ticaremos igualmente la carpeta en donde queremos guardarla. Seguidamente bastará con ticar en Importar y buscar nuestro documento con extensión.rtf y abrirlo. Se almacenará en la carpeta que hayamos seleccionado. Borrar Plantilla: Se borrará la plantilla seleccionada previamente. Borrar Carpeta: Se borrará la carpeta previamente seleccionada. Renombrar: Se renombrará la carpeta correspondiente. Seleccionar la carpeta/plantilla respectiva e informar del nuevo nombre. A la hora de configurar una plantilla, podemos utilizar unos campos predefinidos en el programa, denominados Campos de enlace con la base de datos, a fin de que el programa sustituya el campo por la información que en él tenga almacenada. Página 52 de 64
Toda plantilla estará compuesta de una parte fija o literal que permanecerá invariable y siempre se imprimirá en la plantilla y una parte variable, que como su nombre indica irá variando según imprimamos esa plantilla. Esta parte variable la componen los campos de enlace con la BBDD. Explicaremos la forma de configurar una plantilla tanto en formato.rtf como en el propio editor fomato.php: - Se irá confeccionando la plantilla con sus partes fijas de texto o números (literales) y en la posición que queramos introducir el valor del campo de la BBDD pulsaremos el botón. se nos abrirá una ventana como la siguiente: - En esta ventana aparecen 4 desplegables, dependiendo desde donde se vaya a imprimir la plantilla utilizaremos los campos de un desplegable u otro. Ejemplo: Estamos confeccionando una plantilla para enviar mailings, los campos serán de la opción mailings. Ejemplo: Se confecciona una plantilla para imprimir facturas, los campos de enlace serán de facturas. Ejemplo: Se trata de una plantilla que se va a imprimir desde un asunto/expediente, utilizaremos los campos de enlace de expedientes Ejemplo: Diseñamos una plantilla para imprimir desde el correo, tomaremos los campos de clientes. - En Campos, el usuario puede seleccionar aquel campo que quiera que el programa enlace. Por ejemplo Número Factura: - Aparece el nombre del campo en el cuadro blanco de la parte inferior [num_factura]: - Pinchamos sobre la opción Aplicar y con el teclado copiamos (Ctrl+C): Página 53 de 64
- Pulsamos sobre el botón Cerrar. - Nos colocamos en la plantilla del editor o en la plantilla de Word y pulsamos Pegar, con el teclado (Ctrl+V). - Por último una vez confeccionada la plantilla si se está realizando con el Editor de plantillas del programa se pulsará Aceptar para guardar los cambios. Si la estamos haciendo en Word, procederemos a guardarla en formato RTF, para luego importarla al Gestión Abogados como se ha dicho anteriormente. Página 54 de 64
NOTAS: Como se ha dicho, dependiendo de donde se vayan a utilizar las plantillas tenemos que incluir unos campos de enlace u otros. Pues esto también lo tenemos que tener en cuenta a la hora de archivar las plantillas en Carpetas: - Una plantilla para utilizar en el Correo, debe estar en la Carpeta emails. - Una plantilla de factura estará archivada en la Carpeta facturas. - Una plantilla para mailings estará en la Carpeta mailings. - Una plantilla para imprimir desde el asunto/expediente puede estar colocada en la carpeta que queramos excepto en la Carpeta de facturas. Página 55 de 64
4.3 Recursos de Interés Utilidades --> Recursos de interés: Gestión Abogados incorpora un acceso a la página de Revista Legal en donde el usuario del programa podrá obtener información gratuita sobre legislación, jurisprudencia, convenios, subvenciones, etc. También podrá consultar tanto el calendario laboral como el del contribuyente, tendrá un buscador de abogados, y otros recursos de interés. Página 56 de 64
4.4 Copia de Seguridad Utilidades --> Copias de seguridad: En esta sección podremos realizar una Copia de seguridad de la base de datos de Gestión Abogados. Conviene aclarar que esta copia de seguridad se realiza en un formato reconocible por la aplicación, y que en ella no se incluyen los documentos que se tienen adjuntos a los asuntos/expedientes. Le aparece una ventana para informar en que lugar queremos guardar dicho fichero de copia: IMPORTANTE: Al ser Gestión Abogados una aplicación web almacenada en nuestros servidores de seguridad, le informamos también de las copias que realizamos como seguridad de sus datos: - Copia de seguridad de las bases de datos: - 2 copias diarias completas que se mantienen 1 semana - 1 copia semanal completa que se mantiene 1 mes - 1 copia mensual completa que se mantiene 1 año - Copia de seguridad de ficheros: - 1 copia incremental diara que se mantiene 1 semana - 1 copia semanal completa que se mantiene 1 mes - 1 copia mensual completa que se mantiene 1 año Página 57 de 64
4.5 Herramientas Online Utilidades --> Herramientas Online: La aplicación Gestión Abogados incorpora, unas herramientas de cálculo a fin de facilitar al administrador o usuario del programa su trabajo diario. CÁLCULO DE INTERESES: Permite realizar un cálculo de intereses de capital ACTUALIZACIÓN DE RENTAS: Permite la actualización de una renta a una fecha. EMBARGOS DE SALARIOS: Permite el cálculo del importe del posible salario a embargar. INDEMNIZACIÓN DE DESPIDOS: Permite el cálculo de la indemnización por despido. INDEMNIZACIÓN POR IT: Permite el cálculo de la indemnización por Incapacidad Temporal. INDEMNIZACIÓN POR MUERTE: Permite el cálculo de la indemnización por muerte. Página 58 de 64
4.6 Manual Ayuda Online Utilidades --> Manual Ayuda Online: Desde esta sección se podrá consultar el Manual de la Aplicación Gestión Abogados. Página 59 de 64
5. AGENDA Agenda --> Agenda: Gestión Abogados incorpora una agenda sencilla y práctica para sus usuarios. Es la primera pantalla que se muestra al acceder al programa. Ofrece vistas diarias, semanales, mensuales. Dependiendo si se ha accedido como Administrador o Usuario, se podrá consultar los apuntes por usuario (profesional) o por Grupos de trabajo respectivamente. Las anotaciones que se hagan y se relacionen con un asunto/expediente determinado, pasan al mismo automáticamente y viceversa. En la pantalla se aprecian dos partes : Izquierda: En ella aparece el Calendario, los días que tienen apuntes aparecen iluminados en un color, dependiendo si esos apuntes están finalizados o no han vencido todavía (color amarillo), o queda alguno pendiente y ya ha vencido (naranja). También aparece reflejado un pequeño resumen de los eventos (apuntes) que se tienen pendientes, las de hoy y las ya pasadas. Debemos aclarar, que para la aplicación Gestión Abogados, un evento es un apunte en la agenda realizado de una forma directa (utilizando las pestañas de Día, Semana o Mes) o a través de un trabajo/actuación dentro de un asunto/expediente. Este evento aparecerá reflejado en el calendario con el día iluminado del color correspondiente según se ha explicado. La opción de Ver agenda por usuario (propia del Administrador) o Ver agenda por Grupo Página 60 de 64
(propia de los Usuarios) permitirá realizar un filtro que sólo muestre lo que hemos seleccionado. La opción de Ver agenda por usuario (propia del Administrador) o Ver agenda por Grupo (propia de los Usuarios) permitirá realizar un filtro que sólo muestre lo que hemos seleccionado. Derecha: Se visualiza los eventos del día en que nos encontramos. Por defecto al entrar en la aplicación Gestión Abogados nos sitúa en el día de hoy, pero si se desea podemos colocarnos en un día concreto con un clic sobre el calendario de la parte izquierda. Se pueden apreciar las pestañas: Día - Semana - Mes. Las tres son comunes a todos los usuarios, esto quiere decir, que lo que se anote en cada una de ellas, será visible por los demás usuarios que pertenezcan al mismo Grupo de trabajo del que ha hecho la anotación. Para añadir un evento en la agenda, lo podemos realizar por cualquiera de las pestañas Día, Semana, Mes. Ponemos de ejemplo la pestaña Día: Se tica con el ratón en la hora más cercana y se muestra la siguiente ventana: Página 61 de 64
6. CORREO Correo --> Correo: Gestión Abogados dispone de un servicio de Correo que permite permite un envío masivo de mails personalizados en formato HTML y texto plano, a los distintos clientes de la asesoria/despacho y también a sus colaboradores, contrarios... La ventana que se muestra es la siguiente: Página 62 de 64
7. GRAFICOS Gráficos --> Gráficos: En esta sección se representa de manera gráfica la información que contiene la aplicación Gestión Abogados. Ofrece: - Total de asuntos/expedientes actuales e históricos. - Total de asuntos/expedientes clasificados por Grupos. - Total de facturas general y por tipos: normales cobradas, normales no cobradas y proforma. Página 63 de 64
8. SALIR Salir --> Salir del Eplan: Esta es la forma correcta de salir de la aplicación Gestión Abogados. La justificación de utilizar esta opción y no cerrar directamente el navegador, se debe a que así no quedan sesiones abiertas de ningún usuario. Esto es importante ya que en aquellas asesorías o despachos que las licencias contratadas sean muy justas,las sesiones abiertas ocupan licencias. Página 64 de 64