4 Herramientas para desarrollar soluciones innovadoras

4 Herramientas para desarrollar soluciones innovadoras 4.3. El método 6-3-5 Palabras clave Tormenta de ideas, escritura de ideas, método 6-3-5, técnicas de creatividad, solución de problemas, generación de ideas. Objetivo de la formación Después de leer este capítulo usted sabrá cómo poner en marcha la técnica creativa de grupo conocida como método 6-3-5. Podrá comprender cómo es esta técnica, dónde y cómo usarla, sobre todo en situaciones en las que se quieren generar ideas para un nuevo producto, buscar la solución a un problema o una nueva forma de hacer las cosas. Leer este capítulo le llevará unos 20 minutos y llevarlo a cabo con un grupo de seis personas entre 40 y 60 minutos. Introducción Se ha estudiado anteriormente, concretamente en el capítulo 4.2, el método de la tormenta de ideas, en el que se trata de involucrar a un grupo de personas para trabajar juntas en la creación de ideas y posibles soluciones a problemas. De todas maneras, a usted tal vez le parezca un método poco concreto, o que los miembros de su equipo necesitan estar más dirigidos hacia el enfoque del problema. Además, también puede estar preocupado de que no todos los miembros participen igualmente en la tormenta de ideas, por sentirse menospreciados o con miedo a que les roben las ideas. En este caso la solución puede ser el método 6-3-5. El método 6-3-5 es una forma escrita del método de la tormenta de ideas, por ello a veces es llamado escritura de ideas, que básicamente consiste en escribir en un papel las ideas que surjan, siguiendo una técnica que consiste en que los demás miembros del grupo, generen y amplíen con nuevas ideas, a partir de la idea inicial. InnoSuTra 1/10 2008/06/12

4.3.1 Que es el método 6-3-5 Es una técnica de creatividad derivada de la tormenta de ideas. A menudo se la conoce como la escritura de ideas, e implica a un grupo de personas generando ideas sobre un problema o un tema específico, usando un proceso determinado. 6 personas 3 ideas de solución 5 minutos Fuente de la imagen 1 En este proceso se pide a 6 personas que den 3 soluciones a un problema en 5 minutos. Transcurrido el tiempo fijado (habitualmente 5 minutos), se pasan las ideas a los participantes contiguos, que a su vez habrán ofrecido otras tres soluciones. Así sucesivamente, hasta que todos los participantes han tenido la oportunidad de ver las soluciones ofrecidas por el resto de los miembros del grupo y haber contribuido con sus nuevas aportaciones al documento. Este método se desarrollo por primera vez en 1969 por Rohrbach. 4.3.2 Por qué utilizar este método Como cualquier otro método de técnica creativa, puede ser utilizado en gran variedad de situaciones, por ejemplo: Generación de ideas. Se pueden generar cerca de 108 ideas en menos de una hora. Buscar soluciones a problemas. Encontrar nuevas maneras de obtener productos, sistemas y procesos. 1 www.wzl.rwth-aachen.de/en/080d8d8c949a1ac0c1256f190035d886/pm_a_l03.pdf InnoSuTra 2/10 2008/06/12

En procesos de construcción de equipos y redes. Para que se conozcan las competencias de todos los miembros del grupo a la hora de trabajar juntos. Mejorar la comunicación dentro del equipo o de la empresa. Animar a los miembros del equipo a generar ideas y soluciones, ya que la fuente de la idea se puede identificar fácilmente. Esta técnica se puede aplicar a problemas más complejos y es particularmente útil, cuando se quiere centrar al grupo y conseguir que todos los miembros participen. Hay varias ventajas e inconvenientes en el uso de este método, que se resumen en la siguiente tabla 1: Tabla 1: Ventajas e inconvenientes del método 6-3-5 Ventajas Es muy fácil de usar No se necesita un moderador cualificado Se puede explotar el potencial innovador del grupo (expertos en diferentes áreas del conocimiento) Intercambio de conocimiento (aprender de los otros) Todos los participantes son activos (lo que no pasa en la tormenta de ideas) Desventajas Algunos participantes pueden tener problemas en describir sus ideas de manera concisa y pueden no ser claras para los otros (la caligrafía también, debe de ser clara). Como el tiempo es limitado (5 minutos) los participantes se pueden sentir presionados y restringir su pensamiento. Las soluciones generadas pueden ser menos creativas porque los individuos no se ven enriquecidos con las discusiones de grupo 2 Es útil para solventar conflictos de grupo. Estos pueden ser negativos una sesión de tormenta de ideas, porque algunos pueden mostrarse reacios o dubitativos Una idea útil se desarrollar sistemáticamente Se puede identificar al autor de una idea creativa. Esto puede ser un importante factor de motivación. 2 (Pahl y Beitz, 1996) InnoSuTra 3/10 2008/06/12

Puede ver usted alguna situación particular en su empresa en la que pueda aplicar el método 6-3-5 en vez de de la tormenta de ideas? 4.3.3 Dónde se puede utilizar este método La escritura de ideas, el método 6-3-5, se puede utilizar como un método alternativo a la tormenta de ideas en los siguientes casos: El equipo necesita otra técnica de producción de ideas Hay personalidades que requieren de otro tipo de enfoque Los miembros del equipo provienen de diferentes estatus en la empresa El número de miembros hace impracticable la tormenta de ideas de manera tradicional. Cuando hay mucha gente, se pueden organizar varios grupos de 6-3- 5, y las hojas se hacen circular menos veces. 4.3.4 Como utilizar el método 6-3-5 El objetivo del método es encontrar y desarrollar ideas y soluciones a un problema particular. Prerrequisitos 6 participantes (de diferentes áreas de conocimiento) Formularios preparados (vea el cuadro 4.3.2) Una habitación aislada Algunas partes del ejercicio se llevarán a cabo en silencio De 30 a 40 minutos con tiempo posterior para el debate InnoSuTra 4/10 2008/06/12

Tabla 2: Ejemplo de un formulario tipo Definir el problema: Cómo? Participante Idea 1 Idea 2 Idea 3 Nombre Nombre Nombre Nombre Nombre Tabla 3: Fases del método 6-3-5 InnoSuTra 5/10 2008/06/12

4.3.5 Ejemplo de aplicación: Tabla 4: Ejemplo de ideas generadas utilizando el Método 6-3-5 Definición del problema: Cómo podemos mejorar el conocimiento de inglés en el departamento de servicios? Nikos Clases nocturnas Motivar con vacaciones en el extranjero Un día en inglés semanal en cada departamento Vald Clases nocturnas pagadas por la empresa Motivar para acudir a la universidad de verano en inglés Reuniones de proyecto en inglés Aideen Clases nocturnas con permiso de dos horas Contribución por parte de la empresa para la universidad de verano en GB, Irlanda o EEUU Circulo de conversación una vez al mes después del trabajo Linda Dos horas semanales con profesor en la empresa Mayor remuneración por un título Versiones en inglés de la literatura profesional Lalia Clases por internet con tutor en la empresa Biblioteca inglesa en la empresa Círculos de conversación con colegas extranjeros de la empresa Caron Cursos intensivos dos veces al año en fin de semana Ir al pub inglés lo más a menudo que se pueda Tardes culturales con colegas extranjeros de la empresa Resultados recogidos Máximo 6x3x6 = 108 ideas de solución Una cantidad de documentos que contienen sugerentes soluciones que pueden ser estudiadas posteriormente usando grupos dirigidos, etc. InnoSuTra 6/10 2008/06/12

Por qué no ensaya el método 6-3-5 con algunos colegas de su empresa? Coja un problema hipotético o uno sencillo, antes de embarcarse en algo más complejo. Pida a un grupo de personas que colabore y reserve una hora sin distracciones. También le puede sacar jugo al método practicándolo por internet, como sesiones virtuales, utilizando el correo electrónico como forma de hacer circular las hojas. 4.3.6 Resumen de los puntos clave El método 6-3-5 es una técnica de pensamiento creativo utilizada para encontrar soluciones a un problema específico. Se basa en tres principios: 6 participantes hacen apuntes Las ideas surgen por un periodo de 5 minutos Se realiza 5 veces La técnica se puede utilizar para generar ideas, buscar soluciones, encontrar modos nuevos de hacer, construir equipos, animar e impulsar a dar ideas y soluciones a los participantes. En este capítulo usted ha conocido un nuevo método de pensamiento creativo, cómo y dónde usarlo, y en qué situaciones. InnoSuTra 7/10 2008/06/12

Test final 1. Por qué se llama a esta técnica 6-3-5 Respuesta: 6 participantes 3 ideas en un periodo de 5 minutes, 5 veces 2. Por favor, indique algunos prerrequisitos necesarios para implantar esta técnica. Respuesta: Algunos de los siguientes prerrequisitos deberían ser mencionados: 6 participantes (en diferentes áreas de conocimiento) Formularios tipo (ver el párrafo con el ejemplo de implantación) Una habitación sin distracciones externas Tiempo adicional de 30-40 minutos para discutir. 3. Para qué se puede utilizar el método 6-3-5 Respuesta: Se podrían mencionar las siguientes posibilidades. Creación de nuevas ideas Encontrar soluciones a un problema Convertir el conocimiento tácito en explícito. Procesos de trabajo en equipo Procesos de constitución de redes Transferencia de conocimiento InnoSuTra 8/10 2008/06/12

BIBLIOGRAFÍA Method 6-3-5, InnoSupport Project Platform, visitada el 26 de mayo de 2008 <www.innosupport.net> Pahl and W. Beitz (1996), Engineering Design: A Systematic Approach. Professor Schuh, Production Management I Lecture 3 Production Planning & Engineering, <www.wzl.rwthaachen.de/en/080d8d8c949a1ac0c1256f190035d886/pm_a_l03.pdf> visitada el 26 de mayo de 2008 Madara Ogot y Gul Okundan-Kremer (2004), Engineering Design: A Project-based Introduction Jack B Revelle, 2004, Quality Essentials: A Reference Guide from A-Z Brainstorming 2008, Wikimedia Foundations Inc, visitada el 26 de mayo de 2008, <http://en.wikipedia.org/wiki/brainstorming> Creativity Techniques 2008, Wikimedia Foundations Inc, visitada el 26 de mayo de 2008, <http://en.wikipedia.org/wiki/creativity_technique> Información adicional Páginas web Las páginas web que recogen más información acerca de este método están escritas principalmente en inglés y se muestran a continuación: www.mycoted.com/brainwriting#brainwriting_6-3-5 http://creatingminds.org/tools/brainwriting.htm http://cqi.ucok.edu/brainpres.pdf http://ezinearticles.com/?brainwriting,-a-more-perfect-brainstorm&id=510585 http://www.creativityatwork.com/articlescontent/brainwriting.htm> InnoSuTra 9/10 2008/06/12

GLOSARIO Tormenta o lluvia de ideas (brainstorming): es una técnica de creatividad en grupo, diseñada para generar gran cantidad ideas para solucionar un problema. El método apareció originalmente en un libro de 1953 que se titulaba Applied Imagination de Alex Faickney Osborn, un ejecutivo publicitario. Osborn propuso que los grupos podían doblar sus resultados creativos usando este método. Aunque la tormenta de ideas tradicional no aumente la productividad en los grupos, tiene otros beneficios potenciales, como animar a disfruta del trabajo en grupo y a mejorar el ánimo. También puede servir como ejercicio práctico para la creación de equipos. (Fuente: http://en.wikipedia.org/wiki/brainstorming) El término tormenta de ideas clásica se refiere al método tradicional de tormenta de ideas. La escritura de ideas es una variación en donde las ideas se escriben individualmente, y se van pasando por el grupo. Las técnicas de creatividad son una variada gama de técnicas o métodos que pueden ser usados individualmente o en grupo, para facilitar un enfoque sistemático, para explicitar en un formato transferible a los demás las experiencias individuales, el conocimiento y las ideas creativas acumuladas en la mente de las personas, y así, poder usarlas para crear nuevo conocimiento y nuevas soluciones. (Fuente: http://en.wikipedia.org/wiki/creativity_technique) InnoSuTra 10/10 2008/06/12