POLITICA DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA INCODER

POLITICA DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA INCODER Documento en construcción El Instituto Colombiano de Desarrollo Rural, ha avanzado significativamente en la creación de nuevos espacios de participación ciudadana que hacen que sus procesos sean intervenidos por la comunidad, no sólo como veedora, sino como beneficiaria y gestora de cambios sociales. La política de PARTICIPACION CIUDADANA que ponemos a consideración de Usted, pretende fundamentalmente poner en marcha una estrategia de control y seguimiento de la accesibilidad a la información sobre la gestión de la entidad y su oferta institucional, que de manera transparente se divulga y se socializa entre las comunidades. Eso permitirá una permanente retroalimentación y mejor sintonía con las necesidades de la población, para ajustar estrategias y políticas ejecutadas por el instituto en materia rural. Hemos considerado que para el Instituto Colombiano de Desarrollo Rural INCODER-, la política de participación ciudadana se desarrolla en dos escenarios fundamentales: el ejercicio de las normas establecidas en la Constitución y las que se deriven de ellas, y en la aplicación de todo lo relacionado con el SERVICIO AL CIUDADANO como una nueva instancia en la que se resuelve de manera más directa y participativa la relación Estado-ciudadano como beneficiario de la oferta institucional. Marco Normativo El marco jurídico está dado por la Constitución Política de Colombia que en su artículo 270, establece que "la Ley organizará las formas y sistemas de participación ciudadana que permitan vigilar la gestión pública en los diversos niveles administrativos y sobre sus resultados". En desarrollo de este mandato constitucional, se destacan las siguientes normas que esgrime el Ministerio de Agricultura como formulador de la política pública de participación ciudadana: Ley 101 de 1993, por medio de la cual se regula el desarrollo de las actividades agropecuarias y pesqueras. Ley 134 de 1994, por medio de la cual se dictan normas sobre mecanismos de Participación ciudadana. Ley 152 de 1994, por medio de la cual se establecen los procedimientos para la elaboración, aprobación, ejecución, seguimiento, evaluación y control de los planes de desarrollo. Ley 850 de 2003, por medio de la cual se reglamentan las Veedurías Ciudadanas. Ley 489 de 1998, por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional. Ley 472 de 1998, por medio de la cual reglamentan las acciones populares y de grupo. Ley 734 de 2002, mediante la cual se expide el Código Único Disciplinario. Ley 811 de 2003. Por la cual se crean las organizaciones de cadenas en el sector agropecuario, pesquero, forestal, acuícola. Resolución 164 de 2004 del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, mediante la cual se organiza el Sistema Nacional Regional del sector agropecuario. Decreto 3800 de 2006. Reglamenta parcialmente la Ley 811 de 2003 sobre Organizaciones de Cadenas. Resolución 186 de 2008, del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, mediante la cual se crean las o Los deberes frente a los derechos ciudadanos Página 1

Este marco jurídico planteado, se complementa con la normatividad establecida para el desarrollo del SERVICIO AL CIUDADANO, que cuenta con fundamentos legales y herramientas orientadoras de gestión para el ejercicio de la función pública y que concreta la relación Estado-Ciudadano en la captura de información y acceso a la oferta institucional: Constitución Política Modelo Estándar de Control Interno MECI Ley 872 de 2003 (Sistema de Gestión de Calidad) Ley 962 de 2005 Anti trámites Plan Nacional de Desarrollo 2006-2010 Decreto 1151 de 2008 (Estrategia Gobierno en Línea) Decreto 2623 julio de 2009 (Creación del Sistema Nacional de Servicio al Ciudadano) Decreto 1122 de 1999 sobre atención integral Ley 1437 de 2011 Decreto 1538 de 2005 sobre adecuación de espacios Ley 361 de 1997 Ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupción CONPES 3649 del 15 de marzo de 2010 La política de participación ciudadana de INCODER se articula con las políticas y actividades del SISTEMA NACIONAL DE SERVICIO AL CIUDADANO, y con los Sistemas de Desarrollo Administrativo, de Control Interno y de Gestión de Calidad establecidos respectivamente por las Leyes 489 de 1998 y 872 de 2003. En ese orden de ideas, las medidas y actos relacionados con el servicio al ciudadano en las entidades de la Administración Pública del Orden Nacional, se sujetarán a las decisiones, programas y proyectos adoptados por la Comisión Intersectorial de servicio al Ciudadano con base en las facultades establecidas al respecto en el artículo 45 de la Ley 489 de 1998. Integración: La Comisión Intersectorial de Servicio al Ciudadano estará conformada por: a) El Ministro de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones o su delegado. b) El Director del Departamento Nacional de Planeación o su delegado. c) El Director del Departamento Administrativo de la Función Pública o su delegado. d) El Director del Departamento Administrativo Nacional de Estadística o su delegado. e) El Director de la Escuela Superior de Administración Pública o su delegado. MECANISMOS LEGALES DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA El Instituto Colombiano de Desarrollo Rural Incoder- incorporó mecanismos de participación ciudadana para la protección de los derechos fundamentales y aquellos que hacen referencia a la utilización de herramientas jurídicas, que permiten a la población hacer efectivo el cumplimiento de una norma o ley. Conceptualización: SOLICITUD DE INFORMACION: Requerimiento de información sobre INCODER o sobre los temas de injerencia a la institución. Tiempo de respuesta: 10 días hábiles. Página 2

SUGERENCIA: Insinuación o consejo para mejorar o corregir. RECLAMO: Es una solicitud del ciudadano con el objeto de que se revise una actuación administrativa, motivo de su inconformidad y se tome una decisión final justa y equitativa. Tiempo de respuesta: 15 días hábiles QUEJA: Es el medio por el cual el ciudadano pone de manifiesto su inconformidad ante la actuación de un determinado funcionario o con la forma y condiciones en que se preste o no un servicio. Tiempo de respuesta: 15 días hábiles. DERECHO DE PETICIÓN: Mecanismo que le permite a toda persona presentar en forma verbal o escrita, solicitudes respetuosas ante las autoridades u organizaciones privadas que prestan un servicio público, para obtener una pronta resolución a un asunto, bien sea de interés general o particular (Artículo 23 de la Constitución Política de Colombia). Las empresas están obligadas a responder a las peticiones en el término de 15 días hábiles. La no atención al Derecho de Petición por parte de las autoridades o particulares encargados del servicio público, puede conducir a que este derecho sea tutelado. Estos mecanismos, se basan en una carta de valores y de principios que entrañan actividades concernientes a la gestión frente a las comunidades y frente al cliente interno como autorregulación de las actividades de impacto social que ejecutan los distintos funcionarios. Para lograr un seguimiento y control eficiente de las rutinas, se establecen algunas acciones estrategias para consolidar procesos participativos y de planeación: Participación: promover espacios para la toma de decisiones, la planeación y el control social por parte de las comunidades e individuos, que les permitan asumir el papel de actores principales en la definición y gestión de su propio desarrollo. Rendición de cuentas: deber legal y ético de todo funcionario o persona de responder e informar por la administración, el manejo y los rendimientos de fondos, bienes y/o recursos públicos que le son asignados. Así como los respectivos resultados en el cumplimiento del mandato conferido. De esta manera se constituye en un recurso de transparencia y responsabilidad para generar confianza y luchar contra la corrupción. Modelo Estándar de Control Interno (MECI): modelo establecido por el Estado para sus entidades mediante el Decreto No. 1599 de 2005. Proporciona una estructura para el control a la estrategia, a la gestión y a la evaluación, con el propósito de mejorar el desempeño institucional, mediante el fortalecimiento del control y de los procesos de evaluación que deben llevar a cabo las oficinas de control interno, las unidades de auditoria interna o quien haga sus veces. Sistema de gestión de la calidad para el sector público: herramienta de gestión sistemática y transparente para dirigir y evaluar el desempeño institucional en términos de calidad y satisfacción social, en la prestación de los servicios a cargo de las instituciones, enmarcada en los planes estratégicos y de desarrollo. Página 3

ESTRATEGIA GOBIERNO EN LINEA De manera complementaria a este marco normativo y conceptual, se enuncian acciones o iniciativas que pretenden impulsar el desarrollo local y la democracia participativa, a través de la integración con y de la comunidad. Para ello, se sugiere el desarrollo de un modelo que permita incentivar el desarrollo de la democracia participativa por medios electrónicos. La construcción de la estrategia debe hacerse con la comunidad, y hace referencia de manera general, a cuatro actividades: definir la estrategia de participación por medios electrónicos, construir de forma participativa las políticas y la planeación estrategia, abrir espacios para el control social y abrir espacios de innovación abierta. El Decreto 1151 de 2008, define los lineamientos generales de la Estrategia aportando elementos de unificación de criterios a través del desarrollo de cinco fases. Para dar cumplimiento a este Decreto, las entidades públicas cuentan con el manual para la implementación de la Estrategia, el cual traza a las entidades la hoja de ruta a seguir. De igual forma, la Ley 1437 de 2011 por la cual se expide el nuevo Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo hace énfasis en el uso de medios electrónicos tanto en la relación de las entidades con los ciudadanos como en su funcionamiento interno. Por último el Decreto 019 de 2012 también conocido como Ley Anti Trámites, dicta las normas bajo las cuales se suprimen o reforman las regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios que existen en la administración pública. La implementación de la Estrategia Gobierno en línea se fundamenta en: Construcción colectiva Innovación Neutralidad tecnológica Confianza y seguridad La Estrategia Gobierno en línea debe ser implementada por todos los organismos y entidades que conforman las ramas del poder público en sus distintos órdenes, sectores y niveles, por todos los órganos autónomos e independientes del Estado y por los particulares, cuando cumplan funciones administrativas y a quienes en adelante se les denominará sujetos obligados. Las entidades del orden territorial deben finalizar las actividades del 2012 de acuerdo con el Manual 2.0 e iniciar su planeación frente al nuevo Manual Territorial (actualmente en construcción). Por su parte, las Entidades del orden nacional deben desarrollar sus actividades frente a lo establecido en el Manual 3.1. De esta forma, la propuesta que se presenta a consideración de la ciudadanía, podrá enriquecerse con ideas que posibiliten mejorar la relación ESTADO-CIUDADANO a través de nuestra entidad y que le posibilite a nuestro ciudadano-cliente participar en la construcción de la gestión de la entidad. CRITERIOS PARA AUTOEVALUACION INCODER ha realizado su autoevaluación desde 2007, con base en el Manual de Gobierno en línea, que es una herramienta de autoayuda, que determina los lineamientos que deben seguir las entidades públicas y los particulares que desempeñan funciones administrativas en la implementación de la Estrategia de Gobierno en línea en Colombia. INCODER ha mejorado y ajustado sus procesos y procedimientos obteniendo un resultado que refleja el esfuerzo de la entidad por seguir las indicaciones del GEL ( Gobierno en Línea) y las del DAFP, obteniendo a 2011 un nivel de avance del 99.3%. Página 4

Entidad Información Interacción Transacción Transformación Democracia CONSOLIDADO Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural Banco Agrario de Colombia Instituto Colombiano Agropecuario - ICA Corporación Colombiana de Investigación Agropecuaria - CORPOICA Almacenes Generales de Depósito - ALMAGRARIO Instituto Colombiano de Desarrollo Rural - INCODER 100% 100% 100% 72% 100% 91,6% 100% 100% 100% 100% 100% 100,0% 100% 100% 100% 87% 100% 96,1% 100% 100% 100% 100% 100% 100,0% 100% 100% 100% 100% 100% 100,0% 99% 100% 100% 98% 100% 99,3% Fiduagraria 94% 100% 100% 93% 100% 97,3% Empresa Colombiana de Productos Veterinarios S.A - VECOL Fondo para el Financiamiento del Sector Agropecuario - FINAGRO Balance Sector - Diciembre 26 de 2011 100% 100% 100% 100% 100% 100,0% 100% 100% 100% 100% 100% 100,0% 99% 100% 100% 94% 100% 98,3% En esta evaluación se tienen en cuenta: criterios: 1. TRANSVERSALES a. Sostenibilidad y mejoramiento de la implementación de la estrategia GEL, con base en una planeación que permita articular el uso de la tecnología con los objetivos misionales de la entidad. b. Caracterización de Usuarios c. Participación Ciudadana d. Sistema de gestión de Seguridad de la información SGSI. Confidencialidad, integridad, disponibilidad. Norma ISO 27001: La normatividad y la obligatoriedad de la norma. Crear un sistema de seguridad con el ciclo PVAH (Planear, verificar, actuar, hacer). Crear Políticas de Seguridad, definir el alcance, manuales, divulgar las políticas. Matriz de Análisis de Riesgos, plan de tratamiento de riesgos, declaración de aplicabilidad, a partir del análisis de riesgos seleccionar controles e implementar. Definir el plan de acción de los controles. Política de calidad Realizar inventario de activos: equipos de cómputo, contratistas, funcionarios, etc. Página 5

e. USABILIDAD. Diseño de interfaz efectivo, eficiente y satisfactorio. Qué tan fácil es para el usuario. Necesidades del usuario. f. ACCESIBILIDAD. Norma NTC 5854. W3C para estandarizar el Internet. WCAG Guías de Acceso. Acceso a la información y los servicios de los sitios Web. 2. INFORMACION EN LINEA Garantizar a través de la sede electrónica, el acceso de los ciudadanos a toda la información, observando las reglas constitucionales y de ley, cumpliendo todos los requisitos de calidad, disponibilidad, accesibilidad y estándares de seguridad. La información debe estar dispuesta de tal forma que sea fácil de ubicar y de utilizar. a. Datos Abiertos. El Acceso a la información es un derecho constitucional. Publicar información a través de la página web y dispositivos móviles, teniendo en cuenta la ley de protección de datos (Oficina Jurídica). Realizar Inventario de Información: Institucional, Misional, de Planeación, espacios de interacción, datos abiertos y gestión en general. b. Múltiples Canales. Implementar servicios a través de múltiples canales, página web y dispositivos móviles, para optimizar el servicio a usuarios: TV interactiva, chat, periódico, radio online, redes sociales. Criterios de Evaluación Multicanal: 1. Accesos Multicanal 2. Buzón de contacto PQR Página Web y móvil 3. Análisis y caracterización de los usuarios de la Entidad. 4. Suscripción Servicios de Información al Móvil: SMS Envío de correos a celular. 5. Sistema Integrado de PQR integrado con Organismos de Control y Superintendencias. Página 6

3. INTERACCION EN LINEA Habilitar, implementar e integrar diferentes espacios de interacción con los usuarios y disponer de opciones de consulta interactiva de información y de soporte en línea. a. Participación Ciudadana. Espacios de interacción: 1. Foros, chat, redes sociales. 2. Buzón de contacto PQR Página Web y móvil 3. Suscripción Servicios de Información al Móvil: SMS Envío de correos a celular. 4. Sistema Integrado de PQR integrado con Organismos de Control y Superintendencias. 4. TRANSACCION EN LINEA. Ofrecer a través de la sede electrónica todos los trámites y servicios que por su relación costo beneficio puedan automatizarse y organizar los servicios a través de ventanillas únicas, permitiendo a los usuarios realizar el trámite desde la elaboración de la solicitud hasta la obtención del producto de forma totalmente virtual. a. Trámites y Servicios en Línea: Formularios para descarga, certificaciones y constancias, trámites y servicios, ventanillas únicas. 5. TRANSFORMACION. Incrementar la eficiencia en la ejecución de todos los procesos internos críticos de la entidad a través del uso de medios electrónicos y reducir por lo menos en un 30% el uso del papel, así como implementar el intercambio de toda la información y los requerimientos de otras entidades para el desarrollo de sus funciones. a. Interoperabilidad. Intercambio de información entre entidades (convenios administrativos u otros mecanismos b. Cero Papel. 6. DEMOCRACIA. Conformación de espacios virtuales de participación para la construcción de políticas, planes, programas, proyectos, normatividad, en la toma de decisiones y en la solución de problemáticas a. Participación Ciudadana. 1. Definir la Estrategia de Participación. 2. Construir de forma participativa las políticas y planeación estratégica. 3. Rendición de Cuentas b. Datos Abiertos c. Solución de problemas. Página 7

MEDIOS DE DIVULGACIÓN DE LA OFERTA INSTITUCIONAL Incoder, realiza y desarrolla varios canales de difusión de la oferta que atienden las nuevas tecnologías: internet, como plataforma de la NUEVA comunicación con todo sus mecanismos y espacios de interacción: sistemas electrónicos de comunicación como redes sociales, pagina web, chat, correo electrónico, y sistemas de gestión interna a los cuales también tiene acceso el ciudadano para el seguimiento a sus peticiones, quejas o reclamos, lográndose mayor cobertura y llegar de manera efectiva a las comunidades más apartadas del país. En la página web www.incoder.gov.co, los ciudadanos pueden conocer las actividades del CENTRO DE ATENCION AL CIUDADANO y presentar solicitudes, quejas, reclamos o elevar consultas a la entidad, relacionadas con los temas misionales o trámites y servicios. Con este micrositio, y con un menú de diversas opciones, la población puede lograr contacto con la entidad, conocer los avances en su gestión y verificar los sitios a los cuales puede acudir para participar de los distintos programas para la población rural. VIGILANCIA Y CONTROL DE LA GESTIÓN PÚBLICA Todos los ciudadanos de manera individual o colectiva pueden participar en la vigilancia de la actuación del Instituto. Como marco de acción, y en concordancia con lo establecido por el Ministerio de Agricultura como escenarios para gestionar y motivar dicha participación, el Incoder participa en: Consejos Comunales de Gobierno convocados por la Presidencia de la República. Convocatorias Públicas para la asignación de recursos del sector agropecuario. Consejo Nacional de Secretarías de Agricultura CONSA. Página 8

Consejo Seccional de Desarrollo Agropecuario CONSEA. Consejos Municipales de Desarrollo Rural CMDR. Se destaca como oferta institucional de la entidad, la realización y organización de las convocatorias públicas en las que la población rural puede participar para acceder a los subsidios de manera transparente y equitativa, en virtud de los principios que inspiran estas propuestas. Estas convocatorias tienen amplia difusión por los medios masivos de comunicación y por los canales de información de la entidad: página web, cartillas, charlas informativas, etc LA PARTICIPACIÓN COMO ESTRATEGIA DE PLANEACION El Instituto Colombiano de Desarrollo Rural, ejecuta y materializa el direccionamiento estratégico de la política integral de desarrollo rural. Esto le demanda articular con otras entidades distintos ejercicios de planeación que culminan en la presentación de sendos programas de desarrollo para regiones específicas. Este trabajo de PARTICIPACION para la planeación hace parte de la política de participación ciudadana, en la medida en que se constituyen unidades básicas de planificación y de ejecución de los programas y proyectos de desarrollo rural denominándolas Áreas de Desarrollo Rural ADR, definiéndolas..como territorios que comparten características relativamente homogéneas en lo físico, económico, cultural y social. En estas ADR, es donde el INCODER, con el acompañamiento del MADR, iniciará los trabajos de planeación estratégica participativa, formulación de los programas y proyectos de desarrollo rural integral, su gestión y ejecución. Los indicadores, metas y acciones que se adelantan en este objetivo, los procesos y productos del ejercicio de planificación territorial, es otro aporte para la organización del trabajo de planificación participativa que lidera el INCODER en los territorios: una caracterización integral de la región, la formulación de un Programa Integral de Desarrollo Rural, y un Proyecto Ancla (llamado entonces Proyecto Región). De esta manera, se encuentra establecida la base de una propuesta de contenido de la actividad de Planificación Participativa cuyos resultados y orientación deberán liderar y coordinar el MADR e INCODER en las ADR, en estrecho relacionamiento con las Gobernaciones (Secretarías y CONSEA) y los Municipios (Umatas y CMDR). Y estos resultados, a su vez, son un núcleo esencial en el modelo de trabajo que se deberá implementar en las regiones. Es así como el INCODER resuelve otro escenario de participación ciudadana, de cara al desarrollo y de aplicación de la estrategia de desarrollo rural diseñada de manera vinculante, interinstitucional y complementaria de la gestión incluyente de la sociedad civil, soporte de ejecución y apalancamiento de dicho propósito. Así lo plantea el documento ESTRATEGIA DE DESARROLLO RURAL en su capítulo de Planeación participativa, que resalta los insumos con los que se convoca al trabajo conjunto con la institucionalidad y la sociedad civil y el necesario trabajo de sensibilización y concertación para desarrollar jornadas de planeación rural. Adicionalmente a este escenario misional de participación ciudadana, se ejecuta lo planteado por el GEL, como se mencionó en el aparte de CRITERIO DE AUTOEVALUACION LAS COMUNIDADES COMO OBJETIVO DE LA APLICACIÓN DE LA ESTRATEGIA Las metodologías que diseñe el INCODER para la implementación de sus diversos programas y de la oferta institucional, deberá consultar la forma de organización de los distintos actores que serán parte de la aplicación de metodologías para lograr ejercicios de planeación concertada. Página 9

En reconocimiento y legitimación de los liderazgos conformados para acceder a esta oferta institucional, INCODER incluye en sus estrategias componentes que incluyen miembros de comunidades, organizaciones sociales, empresarios, autoridades, funcionarios y todo ello para apuntar a la consolidación del esfuerzo institucional y al estímulo de los aportes realizados en esa concurrencia. Los ciudadanos encontrarán en esa articulación, la oportunidad de gestionar su participación, de fortalecer sus capacidades y de promover procesos de ordenamiento productivo, social y ambiental que propicie escenarios de acercamiento a la interinstitucionalidad, y vinculantes con el sector privado, la cooperación internacional y otros actores con los que se determine el diseño y aplicación de estrategias de desarrollo rural. FIN/ Página 10